Zatrudniasz? Sprawdź, co musisz zrobić – zmiany w kodeksie pracy 2023

Od 7 kwietnia 2023 obowiązują nowe przepisy kodeksu pracy. Przyjrzeliśmy się im i wybraliśmy najważniejsze, o które wpłyną na codzienność każdego pracodawcy.

O projekcie zmian w Kodeksie pracy głośno było już od jakiegoś czasu – projekt ustawy został przyjęty przez Radę Ministrów 24 maja 2022 roku. Oprócz zdefiniowania i określenia zasad pracy zdalnej, na pracodawców czekają również inne zmiany. Dzięki temu artykułowi poznasz najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy oraz dowiesz się, w jaki sposób dostosować do nich swoją firmę.

W tym artykule dowiesz się o zmianach dotyczących:

1. Pracy zdalnej
2. Urlopu rodzicielskiego
3. Urlopu ojcowskiego
4. Urlopu opiekuńczego i z powodu siły wyższej
5. Umowy o pracę na okres próbny
6. Dodatkowych przerw wliczanych do czasu pracy
7. Kontroli trzeźwości pracownika

Zmiany w kodeksie pracy i ich wpływ na Twoją organizację

Praca zdalna, urlop rodzicielski, ojcowski, opiekuńczy i urlop z powodu siły wyższej – to najistotniejsze zmiany, jakie wprowadza nowelizacja kodeksu pracy. Zobacz naszą selekcję najważniejszych zmian i sprawdź, jakie niosą ze sobą skutki.

1. Praca zdalna

Najgłośniejszą zmianą w kodeksie pracy jest wprowadzenie definicji pracy zdalnej oraz zasad jej funkcjonowania. Nowelizacja umożliwi pracę w trybie zdalnym na stałe, a nie tylko na czas pandemii, jak przewidywała specustawa covidowa.

Zmiany na rynku pracy wywołane pandemią sprawiły, że praca zdalna i hybrydowa stały się niezwykle popularne. Konieczne było więc dostosowanie zasad kodeksu pracy do nowych realiów. W ten sposób praca zdalna wyparła dotychczasową telepracę, która wraz z nowelizacją zniknęła z kart kodeksu pracy.

Nowa definicja pracy zdalnej

Nowe przepisy wprowadzają definicję pracy zdalnej, zasady jej wykonywania, a także prawa i obowiązki pracodawców oraz pracowników.

Rodzaje pracy zdalnej

Wraz z wprowadzeniem definicji pracy zdalnej, określone zostały również jej trzy podstawowe rodzaje:

• praca zdalna całkowita – wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym, po jednorazowym wniosku pracownika lub po poleceniu pracy zdalnej przez pracodawcę
• praca zdalna częściowa (hybrydowa praca zdalna) – wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo zdalnie, po jednorazowym wniosku pracownika lub po poleceniu pracy zdalnej przez pracodawcę
• praca zdalna okazjonalna – wykonywana za każdym razem na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.

Osobą wnioskującą o pracę zdalną może być zarówno pracodawca jak i pracownik. Na wniosek obu stron można również przywrócić poprzednie warunki wykonywania pracy. W przypadku zmiany miejsca wykonywania pracy ze zdalnej na stacjonarną wymagane jest porozumienie stron, ponieważ zmiana dotyczy szczególnych warunków pracy.

Wykonywanie pracy zdalnej nie musi mieć regularnego charakteru, a miejsce jej wykonywania może zostać zmienione po ustaleniu z pracodawcą.

Praca zdalna w umowie o pracę – obowiązki pracodawcy i koszt pracy zdalnej

W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej, pojawiają się również nowe obowiązki pracodawców. Są zobowiązani do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy,
• zapewnienia lub pokrycia kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy,
• pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych używanych do pracy,
• pokrycia kosztów bezpośrednich związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,
• zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystania do pracy zdalnej prywatnego laptopa i materiałów niezapewnianych przez pracodawcę.

Zwrot kosztów pracy zdalnej może mieć formę ekwiwalentu (pokrycia faktycznych kosztów zużycia energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i materiałów niezbęndych do pracy) lub ryczałtu.

Obliczanie ryczałtu: Należy sprawdzić stawki za energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne, na podstawie których określa się wysokość ryczałtu. Ryczał powinien być rozliczany nie rzadziej niż w cyklach wypłacania wynagrodzenia. Jego wysokość powinna zostać pomniejszona o dni, w które pracownik miał pracować zdalnie, ale do tego nie doszło (np. ze względu na urlop, chorobę czy obecność w biurze).

W przypadku pracownika pracującego zdalnie za granicą, należy wziąć również pod uwagę umowę ubezpieczenia społecznego (w przypadku pracowników n terenie Unii Europejskiej), a jeśli mieszkają za granicą ponad pół roku (ponad 183 dni), należy również uwzględnić kwestię rezydencji podatkowej.

W kwietniu 2023 ryczałt należy rozliczyć za wszystkie dni przepracowane przez pracownika zdalnie od 7 kwietnia 2023 włącznie. Pierwszych 6 dni kwietna nie wchodzi do rozliczenia.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

W kodeksie znalazły się również warunki wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową oraz w regulaminie ustalanym przez pracodawcę (w przypadku, gdy nie dojdzie do porozumienia z organizacją związkową lub w przypadku jej braku).

Ustawa umożliwia również dopuszczenie pracy zdalnej w przypadku, gdy żaden z powyższych warunków nie został spełniony. W takiej sytuacji pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu pracy zdalnej lub w porozumieniu zawieranym w tej sprawie z pracownikiem.

Jeżeli w firmie nie obowiązuje porozumienie ani regulamin pracy zdalnej, będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek pracownika.

Ustawa określa również sytuacje, w których pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej ani wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej. Należą do nich:

• ciąża pracownika,
• posiadanie zaświadczenia o ciąży powikłanej oraz w przypadku niepowodzeń położniczych,
• wychowywanie dziecka do lat 4,
• sprawowanie opieki nad innym członkiem rodziny lub z osobą, z którą pracownik prowadzi wspólne gospodarstwo domowe, jeżeli posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• wychowywanie dziecka niepełnosprawnego albo z orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, nawet po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia,
• wychowywanie dziecka z orzeczeniem o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, o potrzebie kształcenia specjalnego lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, nawet po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Przygotuj się do pracy zdalnej! Pobierz darmową checklistę przygotowań, dzięki której o niczym nie zapomnisz!

Odmówienie uwzględnienia takiego wniosku możliwe będzie jedynie w sytuacji, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na charakter pracy. Odmowa musi zostać uzasadniona w formie papierowej bądź elektronicznej w ciągu 7 dni od złożenia wniosku przez pracownika.

Pracodawca ma również możliwość polecenia pracy zdalnej w przypadku obowiązywania stanu nadzwyczajnego.

Potrzebujesz pomocy w zarządzaniu pracy zdalnej? Dzięki Calamari zawsze wiesz, skąd i w jakie dni pracują Twoi pracownicy!

Kontrola pracy zdalnej

Zmiany w Kodeksie uwzględniają również prawa pracodawcy i pracownika odnośnie kontroli pracy zdalnej. Określone zostały 3 podstawowe zasady:

1. Kontrola przeprowadzana jest w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
2. Pracodawca musi dostosować sposób przeprowadzenia kontroli do rodzaju i miejsca wykonywania pracy zdalnej.
3. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika zdalnego oraz innych osób, a także nie mogą utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Jeżeli podczas kontroli pracy zdalnej stwierdzone zostaną uchybienia w przestrzeganiu zasad dotyczących BHP lub wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur dot. danych osobowych), pracownik jest zobowiązany do usunięcia tych uchybień we wskazanym terminie. W przeciwnym wypadku pracodawca może wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a ten rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy określonym przez pracodawcę.

2. Urlop rodzicielski

Zmiany w Kodeksie pracy 2023 przewidują wiele nowych uprawnień pracowników z dziećmi. Jedną z najbardziej wyczekiwanych przez rodziców zmian jest wydłużenie okresu urlopu rodzicielskiego o 9 tygodni. Każdy z rodziców ma prawo do wykorzystania na wyłączność 9 tygodni tego urlopu. Jednocześnie pracownik nie będzie miał możliwości złożenia wniosku o przedłużenie urlopu na podstawie tzw. długiego urlopu rodzicielskiego.

W związku z niemożnością przejścia z urlopu macierzyńskiego bezpośrednio na rodzicielski, zmieniają się również zasady dotyczące zasiłku za urlop rodzicielski. Jest on równy 70% podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego. Uzyskanie 81,5% podstawy wymiaru będzie możliwe jedynie na wniosek złożony do 21 dni od daty porodu.

Jak to wpłynie na działanie firmy?

W związku z tymi zmianami pracodawcy będą musieli przygotować się na dłuższą nieobecność pracowników i zadbać o zapewnienie na ten czas odpowiedniego zastępstwa, by zachować płynność pracy w organizacji.

3. Urlop ojcowski

Nie wszystkie zmiany dotyczą jednak rozszerzenia uprawnień rodzicielskich pracowników. Od wejścia ustawy w życie, urlop ojcowski może zostać wykorzystany jedynie przez pierwsze 12 miesięcy życia dziecka.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Zgodnie z przyjętymi zasadami, pracownik, któremu dziecko urodzi się do dnia wejścia w życie ustawy włącznie (czyli do 7 kwietnia 2023 roku), ma prawo do wykorzystania przysługującego mu urlopu na starych zasadach. W przypadku osób, których dziecko urodziło się po 7 kwietnia, obowiązywać będą nowe zasady. Pracodawca musi więc zadbać o porządek w dokumentacji i czujnie sprawdzać składane przez pracowników wnioski, aby w okresie przejściowym (do 24 miesięcy od wejścia w życie ustawy) prawidłowo przyznawać urlop i wynagrodzenie rodzicom.

4. Urlop opiekuńczy i z powodu siły wyższej

Nowe zasady umożliwiają pracownikowi wzięcie do 5 bezpłatnych dni urlopu opiekuńczego w wymiarze rocznym. Urlop jest nieproporcjonlany do okresu zatrudnienia, a niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok. Będzie możliwy do wykorzystania w celu opieki nad bliskim krewnym (dzieci, rodzice, małżonek) bądź osobą, z którą prowadzi się wspólne gospodarstwo domowe.

Drugim nowym rodzajem urlopu jest zwolnienie z pracy z powodu działania siły wyższej. Zwolnienie będzie mogło zostać wykorzystane w przypadku pilnych spraw rodzinnych w wymiarze 16 godzin lub 2 dni w roku kalendarzowym.

Nieobecność tego rodzaju należy zgłosić najpóźniej w dniu, z którego się z niego korzysta. Pracodawca ma obowiązek udzielenia tego rodzaju urlopu, jeżeli pracownik spełnia wymagania niezbędne do skorzystania z niego. Za czas tej nieobecności pracownikowi zostanie wypłacona połowa wynagrodzenia przypadającego za czas, w którym wykorzystał on ten rodzaj urlopu.

Informacje na temat wymagań i płatności za urlop należy dołączyć do firmowej bazy wiedzy, aby każdy z pracowników miał do nich dostęp.

Co to oznacza dla pracodawcy?

W celu poprawnego prowadzenia ewidencji czasu pracy pracodawca będzie musiał dodać do polityki urlopowej organizacji nowe rodzaje nieobecności, określić ich wymiar i prowadzić ich dokumentację podobnie, jak dotychczas rozliczał inne rodzaje nieobecności.

Dzięki Calamari możesz w prosty sposób dodać nowe typy nieobecności i określić zasady ich otrzymywania za pomocą kilku kliknięć. System automatycznie doda rodzaj nieobecności do listy z limitami urlopowymi odpowiednich pracowników i będzie kontrolował ich zużycie tak samo, jak w przypadkach pozostałych typów nieobecności.

Jeśli jeszcze nie korzystasz z elektronicznych wniosków urlopowych, wypróbuj Calamari przez 14 dni za darmo już teraz.

5. Umowa o pracę na okres próbny

Pracowników z pewnością cieszy zmiana dotycząca długości umowy o pracę na okres próbny. Długość okresu próbnego jest zależna od rodzaju kolejnej umowy, jaką pracodawca zamierza zaoferować pracownikowi.

Umowa na okres próbny będzie mogła być zawierana: na miesiąc – jeśli pracodawca planuje zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę na czas określony do 6 miesięcy, na 2 miesiące – jeśli pracodawca planuje zawrzeć z pracownikiem umowę na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy, ale nie dłuższy niż 12 miesięcy, na 3 miesiące – jeżeli pracodawca zamierza zawrzeć umowę z pracownikiem na czas określony powyżej 12 miesięcy lub na czas nieokreślony.

Pracodawca będzie mógł przedłużyć umowę na okres próbny zawartą na 1 lub 2 miesiące o miesiąc – jedynie w uzasadnionych przypadkach. Maksymalnie okres próbny będzie mógł zostać wydłużony o 3 miesiące.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Niezbędne będzie ponowne przejście przez wszystkie ścieżki zatrudnienia pracowników i lepsze planowanie następujących umów, które będzie niezbędne do uzyskania możliwości przedłużenia okresu próbnego. Podejmując decyzję o zatrudnieniu nowej osoby, trzeba będzie przedstawić proponowaną ścieżkę i zaplanować sprawdzenie umiejętności pracownika w taki sposób, by po okresie próbnym mieć pewność co do jego kompetencji. Rozwiązanie będzie wymagało od pracodawców większego przemyślenia i może wpłynąć na częstotliwość zatrudniania nowych osób.

6. Dodatkowe przerwy wliczane do czasu pracy

Pracownik ma prawo do dwóch dodatkowych przerw, które przysługiwać będą po spełnieniu określonych warunków. Druga przerwa, trwająca co najmniej 15 minut, wliczana będzie w czas pracy, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika przekracza 9 godzin pracy. Trzecia przerwa, również co najmniej 15 minutowa, obowiązywać będzie pracowników, którzy w cyklu dobowym pracują wymiarze ponad 16 godzin.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Aby poprawnie rozliczać dodatkowe przerwy pracowników, warto skorzystać z elektronicznego narzędzia do rejestracji czasu pracy. Calamari pozwoli na rejestrowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia zarówno przerw wliczanych, jak i niewliczanych w czas pracy. Dzięki temu rozwiązaniu zadbasz o porządek i poprawność zbieranych danych niezbędną do prawidłowego rozliczania pracowników.

7. Kontrola trzeźwości pracownika

Nowelizacja przepisów kodeksu pracy wprowadza również możliwość kontrolowania trzeźwości pracownika. Przepis wszedł w życie 21 lutego 2023 roku.

Pracodawca ma możliwość, zgodnie z zasadami kontroli trzeźwości, przeprowadzić badania z wyłączeniem metod laboratoryjnych – czyli z użyciem np. alkomatu. Badania krwi lub moczu pracownika może być przeprowadzone jedynie przez odpowiednie służby medyczne, policję bądź inny organ ochrony porządku publicznego. Pracodawca nie może samodzielnie przeprowadzić takich badań.

Jeżeli pracodawca podejrzewa nietrzeźwość pracownika, może wezwać policję, która na jego żądanie zbada pracownika pod kątem alkoholu lub innych środków o podobnym działaniu (m.n. opioidów, amfetaminy i jej analogów, kokainy, THC, benzodiazepiny).

Jak to wpłynie na działanie firmy?

W zakładach pracy, w których kontrola trzeźwości pracowników jest niezbędna do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób oraz ochrony mienia, pracodawca będzie musiał przygotować wewnątrzzakładowy regulamin dotyczący warunków i metod kontroli oraz grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości. W dokumencie powinny również znaleźć się informacje dotyczące daty i godziny wykonania badania z uwzględnieniem danych pracownika i jego stanowiska oraz częstotliwości przeprowadzania kontroli.

Jeżeli kontrola wykaże, że pracownik nie jest trzeźwy, pracodawca będzie miał obowiązek niedopuszczenia go do pracy, a informacje o kontroli i jej wyniku musi załączyć do akt osobowych pracownika. W ramach sankcji, pracodawca może nałożyć na pracownika karę porządkową lub rozwiązać z nim stosunek pracy w trybie dyscyplinarnym.

Podsumowanie

Nowe zmiany w kodeksie pracy wymagają od pracodawców przystosowania dotychczasowych procesów zgodnie z nowymi zasadami. Ze względu na dużą liczbę zmian dotyczących nieobecności, czasu i miejsca pracy, warto wspomóc się elektronicznym narzędziem, które znacznie skróci czas dostosowania się do nowych zmian i prawidłowego ich egzekwowania. Jeśli Twoja firma jeszcze nie korzysta z takiego rozwiązania, wypróbuj Calamari przez 14 dni za darmo.