HRosi: Optymalizacja procesu rekrutacji - TRAFFIT ATS

W świecie biznesu i HR nie ma lepszego źródła wiedzy niż specjaliści – przedsiębiorcy, którzy chcą dzielić się swoim doświadczeniem. W serii wywiadów HRosi przeprowadzamy rozmowy z doświadczonymi managerami oraz ekspertami branży HR, by poznać tajniki skutecznego zarządzania pracownikami, dowiedzieć się, jak wygląda rynek pracy w nowej, pokoronawirusowej rzeczywistości i jak radzić sobie z wyzwaniami, jakie napotykają na swojej drodze mniejsi i więksi przedsiębiorcy. Dzięki wiedzy i latom praktyki nasi rozmówcy oferują nie tylko skuteczne porady, ale również profesjonalną pomoc.

Inwestowanie w wiedzę zawsze przynosi największe zyski – Benjamin Franklin

Dziś na łamach HRosów gościmy TRAFFIT – firmę zajmującą się tworzeniem oprogramowania ATS, które wspiera rekruterów w pozyskiwaniu najlepszych specjalistów.

TRAFFIT tworzy narzędzie, które umożliwia optymalizację procesu rekrutacji nowych pracowników. Dzięki integracji z popularnymi portalami pracowniczymi i personalizacji procesu rekrutacji, zapewnia perfekcyjne doświadczenie rekrutacyjne zarówno dla rekruterów – usprawniające ich pracę, jak i dla kandydatów.

O tym, jak zoptymalizować proces rekrutacji i zatrudniać najlepszych specjalistów, opowie Anna Sykut – Chief Evangelist TRAFFITa. Anna od 4 lat pomaga rekruterom w usprawnianiu procesu pozyskiwania pracowników. W swojej pracy korzysta z doświadczenia zdobytego na studiach ekonomicznych i bacznie obserwuje rynek pracy oraz najświeższe trendy HR.

Co skłoniło Was do założenia firmy zajmującej się wspieraniem rekruterów podczas zatrudniania pracowników?

Muszę przyznać, że był to trochę przypadek! Nasz CEO, jeszcze w czasach studenckich, zdecydował się na przyjęcie zlecenia od jednej z trójmiejskich agencji rekrutacyjnych na stworzenie dedykowanego systemu rekrutacyjnego. Okazało się wtedy, że jest na rynku potrzeba, którą jego ówczesny projekt – po odpowiednim “dopieszczeniu” – mógłby zaspokoić. Potrzeba, aby system nie tylko pozwalał na prowadzenie rekrutacji, ale też budowanie i zarządzanie własną bazą kandydatów. Niedługo później pojawili się partnerzy biznesowi (obecny zarząd), którzy w ten pomysł uwierzyli; postanowili stworzyć spółkę i dać TRAFFITowi szansę.

Do kogo skierowana jest Wasza oferta? Kto może najbardziej skorzystać z TRAFFIT?

Praktycznie każdy, kto rekrutuje – niezależnie od skali. Wśród naszych użytkowników są zarówno freelancerzy, jak i duże agencje rekrutacyjne, wewnętrzne działy HR i urzędy. Dzięki temu, że rozwiązanie jest oferowane w modelu SaaS każdy może wybrać dokładną liczbę użytkowników i wariant systemu, który odpowiada jego potrzebom rekrutacyjnym.

Czy pandemia miała wpływ na zainteresowanie Waszym narzędziem lub profil Waszego klienta?

Tak – jak chyba każda firma mieliśmy obawy, jak pandemia wpłynie na nasze wyniki i zainteresowanie systemem – ale okazało się, że niepotrzebnie. Dla wielu firm przejście zespołów rekrutacyjnych na [pracę zdalną]() oznaczało https://calamari.pl/blog/19-najlepszych-gier-i-zabaw-integracyjnych-dla-zdalnych-pracownikowwręcz konieczność wprowadzenia systemu rekrutacyjnego. Zespół nie siedział już w jednym pokoju, gdzie w każdej chwili mógł omówić profile kandydatów czy podzielić się spostrzeżeniami o danej aplikacji. A rozwiązanie chmurowe umożliwia swoim użytkownikom korzystanie z niego w każdym miejscu i na każdym urządzeniu posiadającym dostęp do Internetu oraz sprawną komunikację.

Z jakimi problemami najczęściej borykają się rekruterzy?

Z naszej perspektywy zauważamy najczęściej:

• zbyt małą liczbę aplikacji lub aplikacje niedopasowane do stanowiska i wymagań,
• odwrotny problem: zbyt dużą liczbę aplikacji, których preselekcja i zadbanie o candidate experience na najwyższym poziomie jest kłopotliwe,
• słabą responsywność osób podejmujących decyzję o zatrudnieniu (Hiring Managerów) która przedłuża cały proces i sprawia, że często najlepsi kandydaci są już niedostępni,
• brak czasu lub narzędzi pozwalających na szybką i efektywną komunikację z kandydatami w procesie.

A w jaki sposób na te problemy odpowiada?

TRAFFIT jest zintegrowany z wieloma źródłami aplikacji, takimi jak Facebook Jobs czy Talent.com oraz oferuje wtyczkę do sourcingu na Linkedinie. Zachęcamy też do budowania własnej bazy kandydatów w systemie, gdyż często okazuje się, że mamy już CV idealnego kandydata. A znaleźć go można przy użyciu boolean search.

Duża liczba aplikacji może zaś być w systemie łatwo zarządzana np. przez widok szybkiego przeglądu kandydatów, mechanizm dopasowania kandydatów według pożądanych przez rekrutera słów kluczowych i możliwość wykonania aktywności na wielu rekordach równocześnie. Automatyzacja korespondencji mailowej związanej z przesuwaniem kandydatów między etapami sprawia, że każdy kandydat jest na bieżąco jeśli chodzi o status jego aplikacji.

Hiring Managerowie mogą otrzymać dostęp do TRAFFITa pozwalający na przeglądanie wybranych aplikacji i pozostawianie notatek i ocen, o których dodaniu rekruter jest natychmiastowo informowany. Takie rozwiązanie znacznie przyspiesza cały proces.

Co jest największym wyzwaniem podczas rekrutowania pracowników z branży IT?

Trzeba się wyróżnić. Sama informacja o technologiach czy stawce w ogłoszeniu jest niewystarczająca. Kandydaci szukają ciekawych i rozwojowych projektów oraz są wręcz uczuleni na pewne powielane wszędzie sformułowania takie jak “młody, dynamiczny zespół”. W tej branży dominują kandydaci pasywni, czyli nieposzukujący aktywnie pracy. Publikacja ogłoszeń na portalach czy w social media musi być więc wspierana przez sourcing i bezpośrednie docieranie do kandydatów.

Jak ważną częścią opinii kandydatów na temat potencjalnego pracodawcy odgrywa Candidate Experience?

Powiedziałabym, że najważniejszą. Rekrutacja to pierwszy prawdziwy punkt styku kandydata z organizacją. Takiego prawdziwego, ludzkiego – a nie reklamy czy ładnego opisu na stronie Kariera. Zachowanie rekrutera podczas procesu: szacunek, profesjonalizm, słowność, terminowość i wiele innych elementów bardzo przedkłada się na sposób postrzegania potencjalnego przyszłego pracodawcy.

W jaki sposób TRAFFIT pozwala podnosić Candidate Experience?

Strona Kariera, na której kandydat często szuka informacji o tym, czy warto aplikować do firmy, może być stworzona i zarządzana w systemie (generator strony Kariera) – a dzięki temu jest zawsze aktualna i angażująca.

Formularze aplikacyjne stworzone w Trafficie są czytelne, proste i responsywne – więc sam proces aplikacji jest dla kandydata łatwy i przyjemny.

TRAFFIT pozwala na automatyzację korespondencji mailowej z kandydatem przy każdej zmianie statusu jego aplikacji w procesie, przy zachowaniu jej personalizacji.

W systemie kumulowane są wszystkie informacje o kandydacie i udziale w poprzednich rekrutacjach – więc jest dla rekrutera tym, czym CRM dla handlowca. Bo w rekrutacji relacje są równie ważne jak w sprzedaży. Co więcej, dzięki opcji integracji skrzynek mailowych korespondencja wymieniana z kandydatem jest dostępna w systemie dla całego zespołu rekrutacyjnego.

Rekrutacja wymaga dobrej organizacji. Jak TRAFFIT pomaga rekruterom w planowaniu spotkań z kandydatami?

W tej kwestii wprowadziliśmy całkiem niedawno fantastyczne usprawnienie – Planer. Można go zintegrować z kalendarzem rekrutera i udostępniać kandydatom link, pod którym mogą sami wybrać dogodny dla nich termin rozmowy rekrutacyjnej.

Optymalizacja pracy to jeden z priorytetów przedsiębiorców. W jaki sposób dzięki TRAFFIT można sprawić, że rekrutacje będą przebiegały szybciej i skuteczniej?

Tak naprawdę wszystkie etapy procesu mogą być usprawnione i przyspieszone z TRAFFITem – od zbierania aplikacji (wspomniany wcześniej prosty i responsywny formularz aplikacyjny), przez preselekcję kandydatów (szybki podgląd aplikacji), przesuwanie kandydatów w procesie (kanban view), umawianie rozmów rekrutacyjnych (Planer) po feedback do odrzucanych kandydatów (automatyzacja maili).

Co Waszym zdaniem jest najważniejsze z punktu widzenia pracownika podczas procesu rekrutacji?

Feedback, którego często nadal brakuje. Partnerskie podejście w trakcie procesu – w tym przestrzeń na zadawanie pytań i dowiedzenie się więcej o firmie czy konkretnym projekcie. I przede wszystkich realny opisu stanowiska, na które kandydat aplikuje – czyli informacja nie tylko o oferowanych benefitach, ale też o wyzwaniach, które go czekają.

Czy TRAFFIT wspiera zatrudnianie pracowników zdalnych? W jaki sposób może ułatwić to zadanie?

Zdecydowanie tak, chociażby przez integrację z Google Meets czy Planer ułatwiający umawianie spotkań (również tych online).

Z jakim problemem najczęściej przychodzą do Was klienci. Którą potrzebę TRAFFIT rozwiązuje jako pierwszą?

Zadbanie o candidate experience – świadomość tej potrzeby stale rośnie, co bardzo nas cieszy.

Często też chodzi o to, że źródeł aplikacji jest wiele – tak jak miejsc, gdzie dane kandydatów są przetwarzane (Excel, Trello, Google Sheets, e-mail itp.). Taka mnogość i rozproszenie nie sprzyjają efektywnemu zarządzaniu. Uporządkowanie bazy w jednym miejscu daje pełny obraz rekrutacji i równy dostęp do informacji oraz bazy kandydatów dla całego zespołu.

Co również mnie cieszy, klienci chcą móc monitorować, czy budżety na promocję ofert pracy są optymalnie wykorzystywane – żeby móc inwestować tylko w te źródła, które najlepiej konwertują. Tu z pomocą przychodzą TRAFFITowe raporty prezentujące efektywność poszczególnych źródeł aplikacji.

Jak zoptymalizować proces rekrutacji dla klienta w najprostszy sposób?

Na pewno zacząć od ustalenia tego, jak proces ma wyglądać (ile ma mieć etapów oraz jakie) i przyporządkować osoby odpowiedzialne za każdy etap. Można też narzucić sobie maksymalny czas, jaki powinien trwać każdy etap. Warto również przygotować sobie szablony wiadomości mailowych do kandydatów. Dzięki temu proces przebiega szybciej, sprawniej – a każdy członek zespołu wie, co ma robić.

W jaki sposób integracja z portalami pracowniczymi podnosi skuteczność rekrutacji?

Pozwala na szybkie dotarcie do kandydatów aktywnie poszukujących pracy. Osobiście polecam portale, które są wyspecjalizowane w konkretnej branży. Aplikacji jest często mniej, ale są bardziej dopasowane – a dzięki temu konwersja z procesu wyższa.

Z jakimi narzędziami integruje się TRAFFIT? Jaka jest największa korzyść z takiej integracji?

TRAFFIT może być bezpośrednio zintegrowany np. ze skrzynką mailową i kalendarzem rekrutera, Slackiem czy Google Meet. Dzięki połączeniu z Zapierem możliwa jest również bezpośrednia integracja 3.000 innych aplikacji bez pomocy działu IT. To sprawia, że TRAFFIT staje się prawdziwym centrum dowodzenia ze wszystkimi informacjami i narzędziami potrzebnymi rekruterowi w codziennej pracy w jednym miejscu.

W branży HR dbanie o bezpieczeństwo danych jest niesamowicie ważne. W jaki sposób TRAFFIT chroni dane kandydatów i pracowników?

TRAFFIT pozwala zbierać zgody, wycofywać je i anonimizować dane osobowe kandydatów, którym się one kończą. W dużym skrócie można powiedzieć, że jest RODO-przyjazny. A dane kandydatów są trzymane na dedykowanych serwerach znajdujących się na terenie EOG i raz na dobę backup-owane.

Opowiedzcie jeszcze coś więcej o TRAFFIT Pathways – wspaniały projekt. Co skłoniło Was do jego stworzenia? Jakie widzicie zalety tego systemu? I jak podchodzą do niego Wasi pracownicy i kandydaci?

Przesłanek było kilka, ale najważniejszą było danie pracownikom poczucia równego traktowania i równych szans w kwestii podwyżek i awansów, ale też możliwości rozwoju w wybranym przez siebie tempie. Każdy pracownik wie, co musi zrobić, aby przejść na kolejny poziom w 24-stopniowej ścieżce. To również gwarancja dla kandydatów, potencjalnych przyszłych członków zespołu TRAFFIT, że pomimo niedużego zespołu i płaskiej struktury organizacja daje możliwość “pięcia się w górę”. Szczegóły projektu i ścieżki można zobaczyć tutaj.

Pytanie na koniec: Czy korzystacie z programu do ewidencji czasu pracy? Jakie zalety z punktu widzenia rekrutera może mieć takie narzędzie?

Na ten moment, jako że większość zespołu to IT, czas pracy jest ewidencjonowany w Jirze. Ale nie wykluczamy w przyszłości zmian w tej kwestii! Narzędzie takie pozwala, oprócz rozliczeń dla kadr, badać też, ile czasu poświęcone jest na poszczególne zadania. A wiedząc, które zajmują najwięcej czasu – można się im dokładniej przyjrzeć i pomyśleć, jak je usprawnić. Jeśli np. okaże się, że umawianie spotkań z kandydatami to aż ¼ czasu pracy rekruterów, to wyraźny sygnał, że jest nam potrzebny ATS :).

Dziękujemy za wyczerpujące odpowiedzi! W świecie rekrutacji dobre narzędzie wspomagające specjalistów to doskonały sposób, by skutecznie zatrudniać najlepszych specjalistów i budować bazy kandydatów na przyszłość.

Jeśli szukasz narzędzia, które wesprze Twój dział HR przy rekrutacjach i onboardingu, a jednocześnie pomoże zadbać o pozytywne employee experience, gorąco polecamy wypróbowanie TRAFFITa i przekonanie się, jak wiele zysków może przynieść profesjonalne oprogramowanie HR.

Jeśli chcesz dowiedzieć się czegoś więcej na temat rekrutacji pracowników, integracji narzędzi HR oraz optymalizowania pracy w firmach z różnych branż, obserwuj naszego bloga HR lub skontaktuj się z nami!