Świadectwo pracy - wzór z omówieniem

Poprawne wydanie świadectwa pracy w terminie jest obowiązkiem pracodawcy, którego niedopełnienie podlega karze grzywny do 30 000 zł. Sprawdź, kiedy musisz je wystawić i i jak to zrobić, by wystawić je prawidłowo.

Świadectwo pracy, jak każdy dokument, składa się z elementów, których nie może zabraknąć. Pracodawca nie jest zobowiązany do korzystania ze wzoru świadectwa pracy załączonego do rozporządzenia w sprawie treści tego dokumentu. Może opracować go samodzielnie, pamiętając, by zawierało wszystkie określone przepisami postanowienia.

Dowiedz się, w jaki sposób przygotować świadectwo pracy, co w nim zawrzeć i w jakim terminie je wystawić, by dopełnić wszystkich obowiązków względem opuszczającego organizację pracownika.

Co to jest świadectwo pracy

Świadectwo pracy to dokument, który pracownik otrzymuje od pracodawcy, gdy dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Pracodawca ma obowiązek wystawienia dokumentu w przypadku:

• umowy o pracę na czas określony,
• umowy o pracę na czas nieokreślony,
• umowy o pracę na okres próbny.

Świadectwo pracy może zostać wystawione w formie papierowej, a także jako dokument elektroniczny.

Kiedy należy wystawić świadectwo pracy?

Pracownik powinien otrzymać świadectwo pracy w dniu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, jeśli pracodawca nie zamierza nawiązywać z nim kolejnej umowy. Pracodawca może również dostarczyć świadectwo pracy w ciągu 7 dni od upłynięcia terminu zakończenia umowy za pośrednictwem poczty lub innego sposobu doręczenia dokumentu. W razie kontroli, będzie on musiał jednak wykazać, że dostarczenie świadectwa pracy w dniu zakończenia umowy nie było możliwe z obiektywnych przyczyn.

Świadectwo pracy należy wystawi zawsze, gdy dochodzi do rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca ma również obowiązek wystawić świadectwo pracy pracownikowi, z którym przedłuża umowę o pracę, jeżeli ten wystąpi z wnioskiem o jego wystawienie.

Niewydanie świadectwa pracy

Jeżeli pracodawca nie wyda świadectwa pracy pracownikowi, ten może wystąpić do sądu o to, by pracodawca zobowiązał się je wydać. Jeżeli z jakiegoś powodu jest to niemożliwe, na wniosek pracownika sąd może ustalić uprawnienia pracownicze danej osoby.

W przypadku, gdy z powodu niewydania świadectwa pracy w terminie lub jego niepoprawnego wypełnienia pracownik ucierpi, może domagać się odszkodowania. Jego wysokość powinna być równa wysokości wynagrodzenia pracownika za czas, przez jaki nie mógł podjąć pracy ze względu na brak świadectwa pracy, nie może być jednak dłuższy niż 6 tygodni.

Co powinno się znaleźć w świadectwie pracy?

Aby świadectwo pracy zostało wypełnione poprawnie, a w jego treści znalazły się wszystkie niezbędne informacje, należy odwołać się do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2016 roku w sprawie świadectwa pracy. Znajdują się tam wszystkie przepisy, które regulują co powinno znaleźć się w świadectwie pracy, a także jakich zapisów nie można w nim uwzględnić.

Punkt 1 - dane pracownika i okres wykonywania pracy

W tej części należy wskazać imiona i nazwiska pracownika oraz wskazać dokładne datą datę zatrudnienia i rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Jest to niezbędne, by kolejny pracodawca mógł określić staż urlopowy potrzebny do określenia wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli w trakcie trwania stosunku pracy pracownik był zatrudniony w różnych wymiarach czasu, w świadectwie pracy należy wskazać je wszystkie oraz dokładnie określić, w jakich okresach wykonywał pracę w różnych wymiarach etatu.

Punkt 2 - wskazanie okresu pracy tymczasowej

W dokumencie należy również wykazać okresy pracy w agencjach pracy tymczasowej. Jeżeli pracodawca posiada status takiej agencji, w świadectwie pracy powinien wykazać wszystkie okresy pracy danej osoby, uwzględniając każdego z pracodawców-użytkowników.

Należy pamiętać o tym, że w przypadku gdy organizacja nie posiada statusu agencji pracy tymczasowej, w tym miejscu dokumentu trzeba wpisać "nie dotyczy". Pozostawienie podpunktu pustego może być przesłanką do uznania świadectwa pracy za niepoprawnie wypełnione.

Punkt 3 - stanowiska pracy

W punkcie trzecim pracodawca wskazuje pracę, jaką wykonywała zatrudniona osoba. Wskazuje wszystkie stanowiska oraz funkcje, jakie pełniła dana osoba.

Stanowiska i funkcje należy podawać w porządku chronologicznym, by pokazać ścieżkę rozwoju (lub jej brak) danego pracownika. Nie ma obowiązku wskazywania dokładnego okresu, w jakim dana osoba świadczyła pracę na poszczególnych stanowiskach, jednak dopisanie takich danych poprawia przejrzystość zapisu świadectwa pracy.

Punkt 4 - tryb pracy i podstawa prawna rozwiązania umowy

W tej części pracodawca określa postawę prawną oraz tryb rozwiązania współpracy z pracownikiem.

Wygaśnięcie umowy skutkuje zakończeniem stosunku pracy. Może nastąpić na skutek m.in. zakończenia okresu zatrudnienia śmierci pracownika lub pracodawcy, a także aresztowania przekraczającego 3 miesiące.

Rozwiązanie umowy wynika z czynności podjętych przez strony stosunku pracy. W tym przypadku należy dokładnie określić rodzaj rozwiązania umowy, np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przez pracownika lub pracodawcę.

Formę rozwiązania umowy wskazuje się za pomocą podania artykułu Kodeksu pracy, który umożliwia rozwiązanie umowy w określonej sytuacji. W przypadku rozwiązania stosunku pracy, pracodawca nie może podać w świadectwie przyczyny rozwiązania stosunku pracy, podać można jedynie stronę, która dokonała wypowiedzenia.

Punkt 5 - likwidacja lub upadłość pracodawcy

Jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi z powodu ogłoszenia przez pracodawcę likwidacji lub upadłości, a także innych powodów niedotyczących pracownika, pracodawca ma obowiązek wskazać okres, o który został skrócony czas wypowiedzenia uprawniający do odszkodowania.

Pracodawca ma w tej sytuacji możliwość skrócenia trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia do najmniej 1 miesiąca. Musi jednak wypłacić pracownikowi odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Punkt 6 ust. 1 - urlop wypoczynkowy

W tym miejscu pracodawca wskazuje liczbę dni urlopu wypoczynkowego, które pracownik wykorzystał w bieżącym roku. Ta informacja jest niezbędna kolejnemu pracodawcy, bowiem na tej podstawie ustali limit urlopowy przy zatrudnianiu pracownika.

W świadectwie pracy wskazuje się tylko dni i godziny urlopu przysługującego w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Uwzględnia się zarówno dni wykorzystane w naturze, jak również te, za które pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny.

Punkt 6 ust. 2 - urlop bezpłatny

Pracodawca ma również obowiązek udokumentować okres trwania urlopu bezpłatnego oraz podstawę prawną, na jakiej udzielił go pracownikowi.

W odróżnieniu do urlopu wypoczynkowego, należy podać daty udzielonego urlopu bezpłatnego za cały okres zatrudnienia pracownika - nie tylko za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy.

Punkt 6 ust. 3-4 - urlop rodzicielski i ojcowski

W ustępie 3 pracodawca wskazuje w tej części urlop ojcowski, ale jedynie w sytuacji, w której pracownik będzie miał część urlopu do wykorzystania u kolejnego pracodawcy.

Ustęp 4 poświęcony jest wskazaniu urlopu rodzicielskiego. Podobnie jak w poprzednim przypadku, należy go wskazać jedynie w sytuacji, w której pracownik będzie miał możliwość wykorzystania reszty urlopu u kolejnego pracodawcy.

Punkt 6 ust. 5 - urlop wychowawczy

Urlop wychowawczy może być udzielony w maksymalnie pięciu częściach. Pracodawca ma więc obowiązek wykazania wszystkich okresów urlopu wychowawczego, z którego skorzystał pracownik oraz jego dokładne daty trwania, by poinformować kolejnego pracodawcę o tym, ile okresów urlopu pozostało pracownikowi.

Punkt 6 ust. 6 - ochrona stosunku pracy

Pracownik ma możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy do wymiaru nie mniejszego niż połowa pełnego etatu w trakcie trwania urlopu wychowawczego. Daje mu to ochronę przed zwolnieniem z pracy przez 12 miesięcy. Jeżeli pracownik z tego skorzysta, pracodawca ma obowiązek do wykazania tego faktu w świadectwie pracy.

Punkt 6 ust. 7 - opieka nad dzieckiem

Pracownik wychowujący dziecko do 14 roku życia, ma prawo do dwóch dodatkowych dni urlopu opiekuńczego do wykorzystania. Pracodawca ma więc obowiązek wykazać stan urlopu opiekuńczego na dziecko roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Punkt 6 ust. 8 - okresy niezdolności do pracy

Okres chorobowy pracodawca wykazuje za rok kalendarzowy, w którym rozwiązany został stosunek pracy. Wymiar urlopu chorobowego ni może wynosić więcej niż 14 na 33 dni. Pracodawca musi wyszczególnić dni, za które pracownik pobierał wynagrodzenie chorobowe.

Punkt 6 ust. 9-11 - okresy bez wynagrodzenia

W kolejnym podpunkcie należy wykazać okresy, podczas których pracownik nie miał prawa do wynagrodzenia w okresie od 1.01.2003 do 31.12.2003 zgodnie z obowiązującym wtedy artykułem 92 Kodeksu pracy.

W 6 ust. 10 pracodawca podaje okresy, w których pracownik odbywał czynną służbę wojskową lub jej formy zastępcze wyszczególnione w ustawie o obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.

Ustęp 6.11 służy do umieszczenia okresów oraz sytuacji, w czasie których pracownik wykonywał obowiązki na szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pamiętając o podaniu rodzaju pracy i zajmowanego stanowiska. Informacje te są niezbędne do uprawnienia pracownika do przejścia na wcześniejsza emeryturę.

Punkt 6 ust. 12 - urlop dodatkowy

W tym miejscu pracodawca ma obowiązek wypisania wszystkich informacji mających wpływ na uprawnienia pracownicze u następnego pracodawcy. Należą do nich m. in. niewypłacenie wynagrodzenia za określoną i udokumentowaną w świadectwie pracy liczbę nadgodzin, niewykorzystanie dodatkowego urlopu wypoczynkowego przez pracownika niepełnosprawnego czy niewypłacenie odprawy emerytalnej lub rentowej.

Punkt 6 ust. 13 - okresy nieskładkowe

W tej sekcji pracodawca wykazuje okresy nieskładkowe pracownika. Jest to niezbędne do prawidłowego wyliczenia prawa do emerytury i jej wysokości.

Do tych okresów zalicza się niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, za którą pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy, okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego oraz okres pobierania zasiłku opiekuńczego.

Punkt 7 - komornicze zajęcie wynagrodzenia

Obowiązkiem pracodawcy jest wpisanie w świadectwo pracy danych komornika, który zajmuje wynagrodzenie pracownika. Musi również podać numer sprawy egzekucyjnej i wysokość potrącanych kwot do czasu ustania stosunku pracy.

Informacje te są potrzebne, by kolejny pracodawca mógł skontaktować się z urzędnikiem w celu dokonania potrąceń z pensji obarczonego zajęciem wynagrodzenia.

Punkt 8 - informacje uzupełniające

W tym miejscu pracodawca może na żądanie pracownika zanotować informacje, dla których nie było mniejsza powyższym punktach dokumentu. Z reguły są to informacje, takie jak wysokość wynagrodzenia, jego składniki oraz kwalifikacje zdobyte w dotychczasowej pracy.

Na samym końcu świadectwa należy zawrzeć pouczenie, którego wzór znajduje się we wzorze świadectwa pracy dołączonym do artykułu

Czego nie można uwzględnić w świadectwie pracy?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy zabrania podawania informacji oceniających na temat pracownika. Nie można więc napisać, czy pracodawca był zadowolony z jego pracy oraz zachowania.

Zabronione jest podawanie informacji, które mogą postawić pracę danej osoby zarówno w korzystnym, jak i niekorzystnym świetle.

Podsumowanie

Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem, o którego wystawieniu powinien pamiętać pracodawca. Niedopełnienie obowiązku, jak i niepoprawne wypełnienie świadectwa pracy mogą skutkować wysokimi karami, dlatego warto skorzystać ze wzoru dokumentu, który pomoże zapewnić, że wszystkie niezbędne informacje zostaną w nim zawarte.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat prawa pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz wypróbować Calamari i wygodnie zarządzać dokumentacją swoich pracowników, skontaktuj się z nami.