Szybsze rozpatrywanie wniosków i entuzjastyczne przyjęcie oprogramowania przez pracowników

Brightspot zmienił oprogramowanie do zarządzania projektami, jednak udostępniane przez nie narzędzie do kontroli czasu pracy nie zapewniało wszystkich niezbędnych opcji do prawidłowego zarządzania urlopami. W związku z tym musieliśmy znaleźć do tego celu osobną aplikację.

Nasze poprzednie narzędzie pozostawiało wiele do życzenia. Mieliśmy nadzieję, że dzięki wykorzystaniu innego programu, uda nam się stworzyć bardziej wydajny proces zgłaszania/akceptacji wniosków, zadbać o transparentność procesu oraz ulepszyć raportowanie.

Poszukiwania nowego narzędzia do ewidencji czasu pracy rozpocząłem w Google i po przejrzeniu wyników wybrałem dwie opcje.

Przed rozpoczęciem poszukiwań wybrałem 19 wymagań, jakie powinien spełnić system. Niektóre z nich były obowiązkowe, inne po prostu dobrze byłoby mieć. Wymagania obejmowały między innymi stawki naliczania opłat w zależności od długości stażu pracy, automatyczne przeliczenia, powiadomienia o decyzjach w sprawie wniosków, możliwość dodania zasad wnioskowania, integracje z innymi narzędziami i kilka innych.

Calamari było jedynym narzędziem, które miało w sobie wszystko, czego potrzebowaliśmy. Pracownicy przywykli do niego momentalnie! To było tak duże ulepszenie w stosunku do poprzedniego programu, że wszyscy szybko je zaakceptowali.

Calamari zostało przyjęte bardzo entuzjastycznie, głównie ze względu na to, że wszystko można zrobić online, korzystając chociażby z telefonu komórkowego. Cenną wartością, która przełożyła się na ułatwienie komunikacji w organizacji, jest możliwość wglądu w kalendarz, na którym widoczne są nieobecności pracowników z danego działu lub też, w zależności od ustawień, nieobecności całej firmy, co pozwala zaplanować i rozłożyć pracę zespołu na długo wprzód.

Wprowadzenie Calamari znacząco odciążyło moją osobę od pracy typowo kadrowej, czyli sprawdzania stanów urlopów, pilnowana przepływu dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy czy chociażby kwestiami związanymi ze zgłaszaniem urlopów na żądanie. Z racji tego, że każdy pracownik ma na bieżąco dostęp do swoich wniosków, nieobecności czy przepracowanych godzin, sam może monitorować swoje zasoby. Na koniec miesiąca wystarczy wygenerować raport, który zawiera wszelkie informacje niezbędne do rozliczenia miesiąc.

Odpowiedź na wprowadzenie do naszej firmy Calamari była niezwykle pozytywna. Pracownicy zaczęli lepiej orientować się w swoich limitach urlopowych, docenili transparentność oraz łatwość składania wniosków urlopowych.

Poprzednio wnioski pozostawały niezatwierdzane przez całe tygodnie. Dzięki powiadomieniom e-mail i przez Slacka, zaczęto je rozpatrywać znacznie szybciej. Managerowie polubili prostotę akceptacji wniosków za pośrednictwem Slacka, teraz mogą szybko zaakceptować/odrzucić wniosek, a wszystkie informacje potrzebne do podjęcia decyzji (długość urlopu o jaki wnioskuje pracownik, bilans czasu wolnego, itp.) mają w jednym miejscu i nie muszą logować się nigdzie indziej.

Mamy tak wiele różnych narzędzi i oprogramowania, że żonglujemy nimi na porządku dziennym, dlatego możliwość załatwienia wszystkich formalności odnośnie wniosków urlopowych w Slacku ułatwiło nam życie.

Dodatkowo nasza poprzednia platforma nie oferowała możliwości raportowania. Brak tej wiedzy często skutkował stratą orientacji managerów w kwestii urlopów podwładnych i ból głowy personelu. Korzystając z elastycznych powiadomień e-mail Calamari stworzyliśmy specjalne notyfikacje, które pozwalają wyeliminować niepotrzebne problemy. Proces planowania liderów stał się pewniejszy i bardziej wydajny.

Zasady naliczania – poprzednio pod koniec roku musiałem zarezerwować co najmniej 20-40 godzin na ręczne obliczanie sald pracowników. Żmudny proces był okupiony wieloma wymagającymi poprawy błędami. Dzięki Calamari limity urlopowe pracowników ustawiają się automatycznie w prawidłowy sposób.

Obsługa klienta – zespół Calamari jest niesamowity! Zrobił wszystko, by upewnić się, że implementacja narzędzia przebiegła poprawnie i wszystko działa idealnie. Na każdy e-mail zespół odpowiadał w ciągu dnia i w tym samym czasie rozwiązywał problem. Świetnie się z nim pracuje i są niezwykle pomocni!