Od chaosu w Excelu do sprawnego HR: Jak agencja turystyczna usprawniła zarządzanie personelem dzięki Calamari

World's Ultimate Travels to operator turystyczny zajmujący się organizacją wyjazdów wakacyjnych do wybranych destynacji na całym świecie. Firma działa na rynku od 2013 roku, spełniając podróżnicze marzenia swoich klientów.

Gdy nasza firma rozrosła się do pięciu oddziałów – opowiada  Daleen Lombard, Dyrektor Operacyjny World’s Travel  – stanęliśmy przed ważną decyzją - dalej używać arkuszy Excel do zarządzania czasem pracy i urlopami, czy znaleźć nowe rozwiązanie, które połączy wszystkie nasze oddziały?

"Każdy zespół prowadził ewidencję urlopów w swoim arkuszu. Było to mało dokładne i bardzo trudno było na bieżąco wiedzieć, kto aktualnie jest na urlopie" – wspomina nasz zespół zarządzający. Potrzebowaliśmy narzędzia, które działałoby sprawnie we wszystkich lokalizacjach i dawało jasny obraz dostępności pracowników.

Przy analizowaniu trzech różnych rozwiązań HR, mieliśmy jeden kluczowy warunek – system musiał współpracować z Microsoft Teams, którego używamy codziennie.
‍
Calamari od razu zwróciło naszą uwagę, oferując nie tylko potrzebne funkcje, ale także najlepszą integrację z Teams w atrakcyjnej cenie.

Możliwość zarządzania procesami HR bezpośrednio w Microsoft Teams usprawniła naszą codzienną pracę:

• Dostęp przez istniejące konta: Pracownicy logują się przez swoje konta Microsoft – nie muszą otwierać innego programu, pamiętać haseł
• Mobilne zatwierdzanie wniosków: "Zatwierdzanie wniosków urlopowych bezpośrednio w aplikacji Teams jest świetne, szczególnie na telefonie, gdy nie masz pod ręką laptopa"
• Wszystko widoczne w Teams i Outlooku: Menedżerowie widzą kalendarz urlopów całego zespołu bez przełączania się między systemami
• Koniec z ręcznym zbieraniem ewidencji: "Nie musimy już prosić każdego pracownika o dostarczenie ewidencji godzin do naliczenia wynagrodzeń"

Przejście na nowy system zajęło nam zaledwie tydzień.

Zarówno agenci turystyczni, jak i pracownicy księgowości czy centrali szybko przyzwyczaili się do platformy dzięki intuicyjnemu interfejsowi w Teams.

Zmiana w naszej codziennej pracy jest ogromna – opowiada Daleen –  Wcześniej każdy zespół prowadził ewidencję urlopów w Excelu, co było niedokładne i utrudniało śledzenie, kto kiedy jest na urlopie. Przy każdym rozliczeniu płac musieliśmy zbierać indywidualne ewidencje czasu pracy, a uzyskanie jasnego obrazu dostępności zespołów w pięciu lokalizacjach było prawdziwym wyzwaniem.

"To prawdziwa rewolucja, która bardzo ułatwiła nam życie." Proces zatwierdzania, który kiedyś wymagał wielu e-maili i aktualizacji arkuszy, teraz odbywa się kilkoma kliknięciami w aplikacji Teams.

Co najważniejsze, znacznie poprawiła się komunikacja i współpraca w firmie. Pracownicy mają stały dostęp do informacji o swoich urlopach i statusie wniosków, co zwiększa ich zaangażowanie. Jak podsumowuje Daleen: "Wreszcie mamy dokładną ewidencję urlopów i czasu pracy oraz kontrolę nad ich zatwierdzaniem."

Dla organizacji rozważających Calamari, szczególnie tych już korzystających z Microsoft Teams, mamy kilka porad:

• Stawiaj na integrację: Wybieraj narzędzia współpracujące z systemami, których już używasz
• Przygotuj się na szybkie wdrożenie: Z dobrym rozwiązaniem zmiana może nastąpić w ciągu dni, nie miesięcy‍
• Doceń wsparcie techniczne: "Wdrożenie przebiegło bezproblemowo, a Aleksandra zawsze szybko odpowiadała i pomagała, gdy mieliśmy pytania"

Dla firm chcących usprawnić procesy HR, jednocześnie wykorzystując już posiadane narzędzia jak Microsoft Teams, nasze doświadczenie pokazuje, że wybór odpowiedniego zintegrowanego rozwiązania ma kluczowe znaczenie. "To naprawdę dobra inwestycja – ekonomiczne rozwiązanie, które spełnia wszystkie nasze wymagania."

Połączenie funkcji Calamari z integracją z Microsoft Teams nie tylko usprawniło nasze procesy HR – zmieniło sposób, w jaki cała firma zarządza czasem pracy i urlopami we wszystkich lokalizacjach.