5 powodów, ze względu na które powinieneś zmienić arkusz kalkulacyjny na profesjonalne oprogramowanie HR

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych to częsta praktyka w startupach i małych firmach. Narzędzia takie jak Google Sheets mają spore możliwości, są proste w obsłudze, a przede wszystkim: nic nie kosztują. Jednak im bardziej firma się rozwija, tym wyraźniej widać, że sam excel nie sprosta wszystkim potrzebom działu HR.

Wykorzystanie darmowych rozwiązań to dobra praktyka na start. Pozwala spożytkować budżet na rozwój firmy, zatrudnianie nowych specjalistów i promocję. Z czasem jednak nawet najlepiej zautomatyzowany arkusz kalkulacyjny rośnie do takich rozmiarów, że pracowanie w nim staje się mozolne, nieproduktywne oraz zwiększa się ryzyko wystąpienia błędów.

Prowadzenie dokumentacji HR

Kodeks Pracy reguluje, jakiego rodzaju dane na temat firmy i pracowników powinny być zbierane, przetwarzane oraz przechowywane. Reguluje również to, jak długo i w jaki sposób powinny być przechowywane. Wiele informacji na temat pracowników zbiera się również w czasie rekrutacji i do tworzenia talent poola kandydatów. W tym przypadku ochrona danych również jest ogromnie ważna. Sprawne zarządzanie dokumentami i informacjami przyspiesza proces rekrutacji, wpływając na pozytywny Candidate Experience i usprawnienie onboardingu, rejestrowania czasu pracy, zarządzania urlopami oraz tworzenia raportów.

Wymogi prawne

Zgodnie z prawnymi wymogami wprowadzonymi przez Unię Europejską, rejestrowanie i dokumentowanie informacji na temat czasu pracy w firmie jest obowiązkiem pracodawcy, a jego niewypełnienie skutkować może wysoką karą. Dokument nie reguluje jednak, z jakiego oprogramowania powinna korzystać firma.

W związku z tym odgórnym wymogiem, firmy muszą wypracować sobie sposób, w jaki będą rozliczały czas pracy zatrudnionych. Jeżeli firma nie jest zbyt duża, przez jakiś czas arkusz kalkulacyjny będzie się sprawdzał, jednak wraz z jej rozwojem informacji do procesowania będzie zbyt dużo, by można było zarządzać nimi sprawnie i bez błędów.

Nie tylko ewidencjonowanie godzin pracy pada ofiarą pozornie atrakcyjnego, darmowego rozwiązania. W przypadku prowadzenia rekrutacji jest podobnie. Arkusz w Google Sheets udostępniony do wglądu osób decyzyjnych to dobre rozwiązanie na początek, ale wraz ze wzrostem zapotrzebowania na pracowników i coraz dokładniej określane specjalizacje, z czasem przestaje być użyteczny.

Dlaczego warto zmienić arkusz kalkulacyjny na oprogramowanie HR?

Nawet jeśli arkusz kalkulacyjny wciąż wystarcza do efektywnego zarządzania pracownikami w organizacji, warto wiedzieć, jakie zalety płyną z zrezygnowania z excela na rzecz programu RCP albo ATS (Applicant Tracking System). Decyzję o zmianie można podjąć w każdej chwili, a im szybciej nastąpi, tym szybciej można będzie czerpać płynące z niej korzyści.

Bezpieczeństwo danych

Zgodnie z wymaganiami prawnymi, dane pracownicze powinny być zbierane i przechowywane zgodnie z zasadami RODO. Możliwe jest dokumentowanie danych zarówno w formie tradycyjnej jak i elektronicznej.

Oprogramowanie do zarządzania HR i rekrutacją tworzone jest zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa. Oznacza to, że techniki wykorzystywane przez Calamari i inne produkty HR do zabezpieczania informacji o pracownikach są zgodne z obowiązującymi standardami.

Dzięki temu, inwestując w program do zarządzania czasem pracy i pracownikami, dostaje się pewność, że w przypadku naruszenia danych winą nie zostanie obarczony pracodawca. Podmiotem odpowiedzialnym za bezpieczeństwo danych. a więc odpowiadającym prawnie w wypadku ich wycieku jest firma tworząca oprogramowanie, które zostało zhakowane.

Minimalizowanie ryzyka wystąpienia błędu

Programy do zarządzania pracownikami oferują różne udogodnienia, dzięki którym zarządzanie danymi i ich analiza stają się dużo prostsze. W przypadku rejestrowania czasu pracy automatyczne zapisywania godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy pozwalają uzyskać wiarygodne, dokładne informacje.

Rezygnacja z arkusza kalkulacyjnego to również koniec sytuacji, w których ktoś omyłkowo wpisuje się na listę obecności w nieswojej kolumnie, pomyli klawisze, wpisując w rezultacie niewłaściwą godziną lub niechcący kasuje część danych z pliku.

Ma to również ogromne znaczenie podczas rekrutacji. Programy ATS, takie jak Traffit, z którym mieliśmy przyjemność rozmawiać ostatnio, pomagają w zarządzaniu kandydatami i optymalizują cały proces rekrutacji. Ponadto, dzięki integracji z popularnymi biurowymi rozwiązaniami – takimi jak Google Calendar – umożliwiają organizowanie rozmów rekrutacyjnych z uwzględnieniem urlopów, nieobecności i dostępności rekruterów. Dzięki temu eliminuje sytuacje, gdy kandydat zjawia się na rozmowie, a rekruter nie jest dostępny.

Integracje pomiędzy narzędziami

Profesjonalne narzędzie HR zapewnia nie tylko bezpieczeństwo i ograniczenie błędów. Możliwość zintegrowania narzędzia do zarządzania pracownikami z komunikatorem jak Slack czy Microsoft Teams oraz z kalendarzem Google sprawia, że informacje na temat nieobecności, pracy zdalnej, spotkań i innych docierają do współpracowników natychmiast, dzięki czemu łatwiej zachować płynność pracy i planować kolejne zadania.

Narzędzia HR integrują się również ze sobą. Połączenie programu do zarządzania nieobecnościami takiego jak Calamari z programem ATS pozwala na stworzenie szczegółowego spisu kandydatów i ich umiejętności. W momencie zdecydowania o zatrudnieniu któregoś z kandydatów, integracja z programem do ewidencji czasu pracy pozwoli szybko i sprawnie przenieść informacje na temat pracownika z programu rekrutacyjnego do docelowego narzędzia HR.

Dlaczego integracja pomiędzy programem RCP i ATS jest korzystniejsza niż zainwestowanie w jeden kombajn HR z wbudowanymi obiema wymienionym funkcjonalnościami i masą innych? Firmy zajmujące się jedną z wielu dziedzin HR mają większe możliwości, by w ramach swojej specjalizacji zadbać o bardzo zaawansowane funkcje i ich prawidłowe działanie. Duże oprogramowania nie mogą sobie na to pozwolić w takim samym zakresie.

Automatyzacja – oszczędność czasu

Automatyzowanie często powtarzalnych procesów i zadań to skuteczny sposób na optymalizację pracy działów. W przypadku działu HR pozyskiwanie i wstępna weryfikacja kandydatów jest jednym z tych procesów, które można łatwo przyspieszyć, oddając w ręce programu mniej istotne zadania.

W przypadku ewidencjonowania czasu pracy automatyzacja sprawia, że przygotowywanie cyklicznych raportów ewidencji wymaga zaledwie kilku kliknięć. Dane opracowane przez dedykowane narzędzie HR przechowywane są w taki sposób, że ich wyselekcjonowanie i wyeksportowanie na potrzeby różnych sytuacji również nie stanowi problemów.

Automatyzacja ma jeszcze jedną zaletę – eliminuje błąd ludzki. Dzięki temu drastycznie spada szansa na wystąpienie nieścisłości w raportach i brakujących danych.

Wydajność

Bez względu na to, jak zaawansowany będzie arkusz kalkulacyjny, prędzej czy później samodzielne i zautomatyzowane jedynie w minimalnym stopniu dokumentacje w excelu staną się niemożliwe do zarządzania bez ponoszenia przez firmę strat. Im więcej komórek i zapisanych w nich danych, tym bardziej ich procesowanie spowalnia działanie dokumentu. Może więc dojść do sytuacji, w której excel będzie na tyle obszerny, że nie będzie chciał nawet wyświetlić się w całości.

Dedykowane programy HR rozwiązują ten problem poprzez odpowiednie zapisywanie danych i optymalizację pracy narzędzi, co jest możliwe dzięki dostępowi do kodu. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, użytkownik nie ma możliwości zmieniania kodu na swoje potrzeby – jest więc zależny od funkcjonalności arkusza.

Arkusze takie jak Excel czy Google Sheets nie powstały z myślą o prowadzeniu w nich dokumentacji, dlatego nie posiadają wielu opcji, które nie tylko mogą znacznie pomóc specjalistom HR, ale są im niemalże niezbędne.

Podsumowanie

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych do prac związanych z zarządzaniem ludźmi, ich czasem pracy i rekrutacjami prędzej czy później prowadzi do tego samego wniosku – arkusz to za mało. Programy takie jak Calamari pomagają podnieść efektywność pracy działu HR, dlatego gdy arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać, warto rozważyć wybór programu HRM, który odpowie na wszystkie potrzeby Twojej organizacji.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zaletach prowadzenia ewidencji czasu pracy w Calamari obserwuj naszego bloga HR lub odezwij się do nas. Z chęcią odpowiemy na Twoje pytania!