Jak wybrać narzędzie do ewidencji czasu pracy i urlopów dla G Suite (Google Workplace)

Zapewnienie zintegrowanego środowiska pracy to jeden z najpopularniejszych sposobów podnoszenia produktywności firmy. Oprogramowanie G Suite dostarczane przez Google to jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań biznesowych, którego użyteczność można zwiększyć jeszcze bardziej dzięki potężnemu programowi do zarządzania zasobami ludzkimi.

Transformacja cyfrowa cały czas aktywnie wpływa na wygląd biznesowej rzeczywistości. Zgodnie z danymi Gartnera 81% firm jest zaangażowana w jakąś inicjatywę technologiczną, a 87% doświadczonych biznesmenów uważa, że cyfryzacja organizacji to priorytet.

Mimo że zmiany technologiczne wiążą się ze zmianami w sposobie produkcji oraz obsługi klienta, pozostałe działy również mogą czerpać korzyści z automatyzacji i cyfryzacji pracy. Dział HR nie jest w tym przypadku wyjątkiem.

Według badania DMEC zarządzanie urlopami jest jednym z najbardziej kłopotliwych obowiązków w firmie, który staje się jeszcze trudniejszy wraz z rozwojem i powiększaniem się organizacji. Póki przedsiębiorstwo zatrudnia mniej niż 100 pracowników, może pozwolić sobie na zatrudnianie jednej osoby zajmującej się ewidencją czasu pracy. Jednak przy większych organizacjach konieczne jest wprowadzenie zmian.

Zatrudnienie kolejnego specjalisty HR nie jest rozwiązaniem problemu – to jedynie przesuwanie go w czasie. By wyeliminować problem na stałe, należy sięgnąć po nowoczesne rozwiązania, takie jak elektroniczna ewidencja czasu pracy i urlopów. Program tego typu może działać jako samodzielny system, ale można go również zintegrować z popularnymi narzędziami biurowymi, takimi jak: Slack, Microsoft Office czy G Suite (Google Workspace). Ten ostatni jest głównym tematem tego artykułu.

Czym jest G Suite (Google Workplace)?

G Suite to pakiet biurowy online stworzony przez Google. Jest silnie zintegrowany z pozostałymi usługami Google. Użytkownik, tworząc konto, zyskuje dostęp nie tylko do programu do prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych i procesorów tekstowych, ale również do podstawowych narzędzi biurowych, takich jak e-mail, kalendarz czy narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym, jak Google Hangouts.

Miłośnicy produktywności mają możliwość skorzystania z Google Tasks (listy zadań), Google Keep oraz łączenia tych usług i zarządzania nimi za pośrednictwem innych narzędzi, takich jak Google Calendar czy Gmail. Wyrafinowanym użytkownikom Google dostarcza również Google Colab umożliwiający wspólną pracę nad kodem oraz Google Fi – przeznaczone dla podróżników.

W czasie pandemii w 2020 roku narzędzia dostarczane przez Google przekroczył← próg 6 milionów płacących klientów.

Jak śledzić czas w G Suite?

Podczas gry Google dba o dostarczanie kompleksowych i niezawodnych narzędzi biurowych, firmie brakuje podstawowych usług związanych z pracą działu HR, takich jak rejestracja czasu pracy i tworzenie listy obecności.

• Zapisywanie czasu pracy – dotyczy sytuacji, w której firma jest zobowiązana do dokumentowania czasu pracy danego pracownika. Ma to swoje zastosowanie z wielu powodów:
• zarządzanie personelem – zbieranie dokładnych informacji na temat pracowników zajmujących się konkretnym projektem może stać się kluczowe do utrzymania płynności operacji;
• płatność za czas pracy – w sytuacji, w której od przepracowanych godzin zmienia się należność do wypłacenia pracownikowi, rzetelne dokumentowanie czasu pracy zwiększa wiarygodność i zapewnia prawidłowe określenie należności;
• zapewnienie zgodności z lokalnymi przepisami – w zależności od przepisów funkcjonujących na danym terenie, firmy mają obowiązek zapewnić pracownikom obowiązujący harmonogram pracy oraz wynagrodzenie przysługujące za jego wypełnianie;
• płace i świadczenia – kontrolowanie czasy pracy jest niezbędne do zarządzania kwestiami związanymi z wypłacaniem wynagrodzenia oraz świadczeń, szczególnie w przypadku, gdy pracownik jest rozliczany za przepracowane godziny, a świadczenia zależne są od czasu, jaki poświęci na dany projekt lub pracę w organizacji.

Jak zarządzać nieobecnościami w G Suite?

Podobny problem występuje w przypadku oprogramowania do rejestracji i zarządzania dniami wolnymi. Podczas gdy podstawowe funkcje pakietu Google umożliwiają organizacji emulowanie oraz tworzenie własnych programów do kontrolowania czasu pracy i zarządzania nieobecnościami, nie ma możliwości, by rozwiązać aspekt dokumentowania urlopów za pomocą narzędzi Google G Suit.

Zarządzanie frekwencją wiąże się z jeszcze większymi wyzwaniami dotyczącymi zgodności i listy płac. firmy, które nie spełniają standardów dotyczących dni wolnych od pracy przysługujących pracownikowi, narażone są na grzywny oraz złą opinię w branży.

Niemniej ważny jest fakt, iż narzędzie go zarządzania nieobecnościami ułatwia długoterminowe planowanie projektów w firmie dzięki jasnym i wiarygodnym informacjom na temat dostępności każdego z pracowników.

Dlaczego warto integrować narzędzie do rejestracji czasu pracy z G Suite?

Przedstawiona lista funkcjonalności i produktów daje wgląd w to, jak wygodne i użyteczne może być narzędzie do ewidencji czasu pracy w firmowej codzienności. Bezproblemowa integracja z narzędziami Google to jedna z wartości wspierających firmy w osiąganiu wysokiej produktywności.

W Google brakuje jednak narzędzi biznesowych, takich jak CRM (zarządzanie relacjami z klientem) – HRM (zarządzanie zasobami ludzkimi). By praca była szybka i wygodna, Google zapewnił możliwość zintegrowania swojego systemu z zewnętrznymi, komplementarnymi narzędziami. Calamari jest przykładem programu HRM zaprojektowanego w taki sposób, by bez trudu integrował się z googlowskich ekosystemem. Na rynku jest jednak wiele innych opcji, które konkurują między sobą ceną i funkcjonalnością.

Integracja systemu zmniejsza ilość pracy potrzebnej do prowadzenia firmy dzięki automatyzacji i odciąża poszczególne działy. W ten sposób pozwala skutecznie eliminować błędy oraz problemy, sprawiając, że organizacja staje się lepiej zorganizowana i wydajna, a pracownicy mogą przeznaczać zaoszczędzony czas na inne obowiązko.

Ale jakie ma to znaczenie w kontekście poszczególnych funkcjonalności google owskiego systemu?

Kluczowe cechy programu do ewidencji czasu pracy dla G Suite

Mimo istnienia wielu systemów, wybór odpowiedniego bywa mylący. Z tego względu należy wiedzieć, które funkcje programu do zarządzania czasem pracy są najistotniejsze:

Jeden login

Najbardziej oczywista z funkcji. Zapewnienie oddzielnego punktu uwierzytelniania dla wielu systemów używanych w firmie bywa kłopotliwe. Pojedyncze logowanie do Googla zapewnia zaś wygodę bez konieczności tracenia na bezpieczeństwie.

Pojedyncze dane do logowania to też sposób, by nie stracić dostępu do narzędzia – administrator firmy jest bowiem kluczem do wszystkich punktów dostępowych

Dostępność

Zintegrowane oprogramowanie tworzy nowe punkty dostępu. Na przykład: Calamari dodaje ikonę do panelu dostępnych aplikacji Google, która umożliwia z tego poziomu dostęp do wybranego produktu Google. To przydatna funkcjonalność w przypadku, gdy użytkownik chce uzyskać dostęp do rejestrowania czasu pracy za pomocą smartfona.

Integracja z Google Calendar

Ogromnym udogodnieniem dla firm jest zintegrowanie gogolowskiego kalendarza z kalendarzem urlopów programu HRM, dzięki czemu wszyscy w firmie otrzymują aktualne informacje na temat dostępności współpracowników. Nie wymaga to ręcznego przepisywania danych do kalendarza, a tym samym – ryzyko pominięcia informacji lub błędnego jej wpisania staje się minimalne.

Niweluje to również problem z zapraszaniem na spotkania osób, które nie są obecne – nawet z powodu wyjątkowych okoliczności.

Importowanie użytkowników z Google Workspace

Funkcja zmniejsza kłopot działu HR w dostępie do listy pracowników w czasie rzeczywistym. Integracja sprawia, że ręczne przenoszenie danych nie jest konieczne.

Importowanie świąt

Najbardziej wyrafinowane systemy, takie jak Calamari, umożliwiają specjalistom HR zarządzanie wielojęzycznymi i wielonarodowymi pracownikami. Może się to wiązać z przeszkodami, takimi jak różne daty świąt i dni narodowych.

Systemy pokroju Calamari pozwalają na importowanie harmonogramu urlopów bezpośrednio z Google Calendar, dzięki czemu nie dochodzi do sytuacji, gdy współpracownicy są zaskoczeni nieoczekiwaną nieobecnością kolegi bez podania powodu.

Podsumowanie

Dzięki nowoczesnej, zintegrowanej sile roboczej organizacje mogą zapewnić pracownikom kompleksowe narzędzie nowej generacji, które pomaga w zwiększaniu produktywności w niespotykany dotąd sposób. Tworzenie zamkniętego systemu produktywności polega przede wszystkim na zmniejszeniu ilości pracy do wykonania, która może zostać zautomatyzowana.

Calamari to dobry przykład nowoczesnego systemu do zarządzania czasem pracy i nieobecnościami. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o integracji programów HRM z pakietem Google lub budowaniu nowoczesnego miejsca pracy z wykorzystaniem integracji, skontaktuj się z nami już teraz!