Zgodnie z badaniami Pegasystems i Harvard Business Review, przeciętny pracownik przełącza się między aplikacjami ponad 1 100 razy dziennie. To ciągłe przełączanie się to nie tylko statystyka – to koszmar produktywności, który kosztuje organizacje średnio 32 dni robocze na pracownika rocznie. Wraz z rozwojem firmy pojawia się presja dodawania kolejnych narzędzi – nowy system HR tutaj, nowe narzędzie do zarządzania procesami tam.
A co jeśli rozwiązaniem nie jest dodawanie kolejnych narzędzi, ale lepsze wykorzystanie tych, które już masz?
Na przykład narzędzia do komunikacji zespołowej, takie jak Microsoft Teams czy Slack, mogą służyć nie tylko do komunikacji, ale także do podstawowego zarządzania urlopami i śledzenia czasu pracy, co może zwiększyć produktywność i współpracę w zespole.
Liczby mówią same za siebie:
To nie tylko niedogodności – to zabójcy produktywności, które bezpośrednio wpływają na wyniki finansowe firm. W Calamari wierzymy, że integracja narzędzi HR z Microsoft Teams lub Slackiem może zmniejszyć przeciążenie techonlogiczne i poprawić produktywność. Na przykład dokładne śledzenie godzin pracy w tych narzędziach może ograniczyć błędy manualne i zapewnić sprawiedliwe wynagrodzenie, co dodatkowo redukuje chaos nadmiaru aplikacji i zwiększa efektywność.
Pomyśl o typowym dniu pracy. Prawdopodobnie zaczyna się od otwarcia Microsoft Teams. Z ponad 320 milionami aktywnych użytkowników miesięcznie na początku 2024 roku, Teams przekształcił się z prostego narzędzia do czatu w wirtualne biuro, w którym faktycznie pracownicy spędzają większość swojego dnia. To pierwsza zakładka otwierana rano i ostatnia zamykana pod koniec dnia.
Dla większości firm Teams to nie tylko kolejne narzędzie komunikacyjne – to ich cyfrowe miejsce pracy. Pracownicy już tam są:
Więc skoro Twoi pracownicy i tak są w Teams, dlaczego zmuszać ich do opuszczania go w celu wykonywania innych zadań na przykład tych związanych z HR?
Zamiast dodawać kolejne narzędzie do stosu technologicznego, wiodące firmy przyjmują inne podejście: integrują procesy HR bezpośrednio z narzędziami do współpracy, takimi jak Slack czy Microsoft Teams. To nowoczesne podejście zmienia sposób, w jaki zespoły obsługują codzienne zadania HR, czyniąc je częścią naturalnego przepływu pracy.
Firma z wieloma biurami podzieliła się swoim doświadczeniem:
“Przed wdrożeniem narzędzi HR w Teams każdy zespół śledził urlopy w arkuszach kalkulacyjnych. To nie było dokładne i utrudniało śledzenie, kiedy ludzie byli na wakacjach. Ale przeniesienie procesów HR bezpośrednio do Teams zmieniło wszystko.”
Ich historia pokazuje konkretne korzyści z tej zmiany:
“To była rewolucja i bardzo ułatwiła nam życie”, mówi Daleen Lombard, dyrektor operacyjna. “W końcu dokładnie śledzimy urlopóy i mamy kontrolę nad zatwierdzeniami. Najlepsze jest to, że cała firma dostosowała się do nowego systemu w ciągu tygodnia, ponieważ i tak codziennie korzystali z Teams.”
Nie każda integracja Microsoft Teams jest równie skuteczna. Oto kluczowe cechy najlepszych rozwiązań:
Wprowadzając procesy HR do Microsoft Teams, bezpieczeństwo i zgodność są kluczowe. Nowoczesne integracje HR wykorzystują infrastrukturę bezpieczeństwa Microsoft klasy korporacyjnej, dodając własne warstwy ochrony:
Integracja z Microsoft Teams nie oznacza kompromisu w zakresie bezpieczeństwa – wręcz przeciwnie, zmniejsza liczbę podatnych punktów dostępu, jednocześnie utrzymując wysokie standardy ochrony danych HR.
Dane z różnych źródeł jasno pokazują koszty nadmiaru narzędzi w dzisiejszym miejscu pracy:
Dokładne śledzenie godzin pracy czy urlopów w jednym narzędziu, takim jak Microsoft Teams, upraszcza procesy płacowe i ułatwia precyzyjne rozliczenia klientów, redukując złożoność i zwiększając produktywność.
Konsolidując procesy HR w narzędziach, których pracownicy już używają, nie tylko eliminujesz zbędne komplikacje – odzyskujesz cenny czas i poprawiasz doświadczenie pracowników. Dzięki integracji z Microsoft Teams Twój zespół spędzi mniej czasu na zarządzaniu narzędziami, a więcej na tym, co naprawdę ważne.
Na podstawie udanych wdrożeń w wielu organizacjach oto mapa do skutecznej integracji procesów HR z Microsoft Teams:
Cel to nie tylko dodanie kolejnej integracji – chodzi o to, by procesy HR stały się naturalną częścią codziennej pracy w Microsoft Teams.
Przyszłość HR nie polega na dodawaniu kolejnych narzędzi – chodzi o to, by te, które już masz, działały mądrzej razem. Integrując procesy HR z Microsoft Teams czy Slackiem, nie tylko redukujesz złożoność – tworzysz bardziej efektywne i przyjazne środowisko, w którym pracownicy mogą skupić się na tym, co najważniejsze.
Pomyśl o tym: Twój zespół już spędza większość dnia w Microsoft Teams – zarządza projektami, komunikuje się i podejmuje decyzje. Dodanie procesów HR do tego ekosystemu to nie tylko wygoda – to transformacja. Koniec z przełączaniem się między aplikacjami, zapominaniem haseł czy traceniem czasu na szukanie informacji. Zamiast tego pracownicy mogą załatwiać sprawy HR tam, gdzie już pracują – zgłaszać urlopy, sprawdzać kalendarze zespołu czy przeglądać polityki HR.
Matematyka jest prosta: mniej czasu na zarządzanie narzędziami oznacza więcej czasu na wartościową pracę. A w dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu to nie tylko zaleta – to konieczność.
Usprawnij proces zarządzania urlopami dzięki skutecznej integracji z Microsoft. Odkryj praktyczne wskazówki i strategie zwiększające efektywność. Czytaj więcej!
.jpg)
Microsoft Teams to podstawowe narzędzie współpracy dla nowoczesnych firm, jednak wiele organizacji nie wykorzystuje w pełni jego potencjału do optymalizacji pracy zespołu. Tradycyjne metody śledzenia obecności powodują nieefektywność, prowadząc do opóźnień projektów, ryzyka niezgodności i frustracji pracowników. W tym przewodniku omawiamy, jak aplikacja do zarządzania obecnością zintegrowana z Microsoft Teams może zmienić Twoją organizację—zwiększając produktywność, usprawniając planowanie zasobów i ułatwiając zgodność z przepisami.
Chcesz zarządzać swoim czasem pracy i nieobecnościami bezpośrednio z komunikatora Microsoft Teams i środowiska Microsoft 365? Przyspiesz swoją codzienną pracę i miej wszystkie niezbędne informacje o czasie pracy zawsze pod ręką dzięki naszej nowej integracji!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami