Nielimitowane urlopy to trend, który w dalszym ciągu nie cieszy się zbyt wielką popularnością, jednak w Polsce pojawiają się już firmy, które decydują się na to rozwiązanie. Wśród nich jest jeden z klientów Calamari – TRAFFIT – narzędzie wspierające wszystkie etapy procesu rekrutacji. Porozmawialiśmy z Aniką Osmólską, Head of People & Culture w firmie Traffit. Sprawdź, w jaki sposób wprowadzili politykę nielimitowanego urlopu i poznaj przydatne wskazówki, jak zrobić to dobrze w Twojej firmie.
Anika: W momencie planowania strategii oraz wzrostu na rok 2021 nasz zespół liczył ponad 30 osób. Założyliśmy, że żeby spełnić nasze plany, nie chcemy podwajać liczy osób w zespole, ale chcemy skupić się na rozwoju naszych obecnych pracowników. Wiedzieliśmy, że musimy stworzyć dla każdego jasny system rozwoju oparty na konkretnych celach, żeby tak się stało.
Tak stworzyliśmy TRAFFIT Pathways, który gwarantuje transparentne ścieżki wynagrodzeń oraz rozwoju każdej osobie zatrudnionej w TRAFFIT. Dzięki temu wszyscy znali swoje zadania i wiedzieli, na czym należy się skupić w pracy, aby odnieść sukces. Bardzo ważnym aspektem jest to, że to nasi pracownicy decydują o tempie swojego awansu i tego, w jaki sposób osiągną konkretne założenia. Postawiliśmy na transparentność, zaufanie i odpowiedzialność zespołu.
Wprowadzenie TRAFFIT Pathways oparte na tych wartościach stało się czymś więcej niż tylko systemem – nadało kierunek naszej kulturze organizacyjnej. Praca z dorosłymi i dojrzałymi ludźmi pozwoliła nam pójść o krok dalej i otworzyła możliwość rozmów o wprowadzeniu nielimitowanych płatnych urlopów.
Anika: Osobom zatrudnionym na umowie o pracę przysługiwał urlop wypoczynkowy zgodny z prawem pracy, natomiast pracownicy zatrudnieni na umowie B2B mogli wziąć dni wolne, ale bezpłatne. Zanim zdecydowaliśmy się ostatecznie na nielimitowane płatne urlopy, zaoferowaliśmy osobom na B2B 12 dni płatnego urlopu, ale zaraz ten pomysł przerodził się w nielimitowaną ilość.
Anika: Pracując na konkretnych celach i oddając odpowiedzialność poszczególnym pracownikom, stwierdziliśmy, że jesteśmy gotowi, aby spróbować.
Chcieliśmy wesprzeć pracowników w osiąganiu ich celów i taki ruch miał stworzyć każdej osobie przestrzeń do kierowania swoją pracą oraz decydowania o swoim czasie wolnym.
W naszym przekonaniu efektywniej będzie dać pracownikom możliwość wzięcia wolnego w momencie, kiedy czują, że muszą odpocząć 1-2 dni i po powrocie wrócą ze zdwojoną siłą. Kto wie lepiej, że potrzebuje na chwilę się oderwać, niż my sami?
Dlatego zapewniliśmy pracownikom nielimitowaną ilość płatnych dni wolnych, aby nie pracowali w momencie, kiedy czują, że to ponad ich siły. Jeśli tylko wywiązujemy się z naszymi zadaniami na czas i osiągamy założone cele, nikt nie będzie wnikał, w jakim czasie zostały one dowiezione.
Często padającym pytaniem jest to, czy był to ruch skierowany pod EB i podniesienie naszej atrakcyjności na rynku. Jednak nie był to motywator, ponieważ nie mamy w planach znaczącego powiększania naszego zespołu, ale chcemy mocno zadbać o obecny. Jednak jest to dodatkowy benefit, który przyciąga talenty do naszej firmy, nawet kiedy aktywnie nie rekrutujemy. Więc, pomimo że wprowadzenie nielimitowanych płatnych urlopów miało zadbać o zespół, to nie można zaprzeczyć, że pozytywnie również wpływa na markę pracodawcy na zewnątrz.
Anika: Pomysł o wprowadzeniu unlimited PTO wyszedł od Adriana Wolaka, CEO TRAFFIT oraz Micka Griffin, Chief of Growth. Zanim jednak został on wdrożony w życie, cały pomysł został przedyskutowany z managerami każdego z zespołów. Chcieliśmy wspólnie podjąć ostateczną decyzję z przekonaniem, że nie będzie to szkodziło żadnemu departamentów oraz że osoby zarządzające innymi osobami również widzą w tym korzyść.
Anika: Decyzja zapadła pod koniec roku 2021 i chcieliśmy wdrożyć politykę nielimitowanych płatnych urlopów już od stycznia 2022.
W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę, nie musieliśmy podjąć żadnych formalnych działań. Nadal przysługiwał im minimalny urlop wypoczynkowy 20 lub 26 dni (w zależności od przepracowanych lat) gwarantowany przez kodeks pracy.
Natomiast dla osób na kontrakcie musieliśmy przygotować nowe umowy i zmienić rozliczenie godzinowe na miesięczne. Po wprowadzeniu nielimitowanych urlopów rozliczamy się z tymi pracownikami zadaniowo, nie na podstawie przepracowanych godzin. Poza tym, nie musieliśmy robić wielkich rewolucji, jeśli chodzi o formalności.
Kolejnym krokiem było przygotowanie odpowiedniej komunikacji do pracowników. Musieliśmy się upewnić, że pierwszy przekaz jasno wyjaśni powody oraz założenia nielimitowanych płatnych urlopów. Dodatkowo, po oficjalnym ogłoszeniu, każdy z managerów rozmawiał ze swoim zespołem, aby się upewnić, że wszystko zostało odpowiednio zrozumiane.
Checklista skutecznego wdrożenia polityki nielimitowanych urlopów w TRAFFIT:
Anika: Urlopy wdrożyliśmy w styczniu 2022 r. i mniej więcej jakiś miesiąc później okazało się, że brakuje nam narzędzia, które usprawniłoby nam cały proces zgłaszania urlopów.
Zależało nam również na tym, aby śledzić liczbę dni wolnych branych przez pracowników. Miało nam to pomóc w analizie nowo wdrożonego pomysłu. Ostatecznie w marcu 2022 wybór padł na Calamari i od tamtej pory ułatwia nam wszystkim pracę.
Anika: Większość osób zareagowała bardzo entuzjastycznie na informację o nielimitowanych płatnych urlopach, jednak na początku pojawiły się też głosy niepewności.
Osoby, którym nigdy taki płatny urlop nie przysługiwał twierdziły, że lepiej byłoby nałożyć limit wolnych dni, ponieważ czułyby się bardziej komfortowo i nikt nie patrzyłby negatywnie, kiedy wykorzystają całą pulę. Dlatego bardzo istotną rolę odgrywali managerzy, którzy mieli dać przykład innym poprzez branie czasu wolnego. Całkiem fajnie nam to się sprawdziło, ponieważ szybko zachęcili innych i udowodnili, że nielimitowane urlopy to nie jest ściema ani chwyt marketingowy i można śmiało z nich korzystać.
Od początku wdrożenia widzimy, że nielimitowane dni wolne naprawdę dobrze wpływają na samopoczucie i nastroje pracowników. Nieraz spotkałam się z przypadkiem, kiedy ktoś postanowił odpocząć 1-2 dni i wracał z nową energię do działania i pomysłami. Pracownicy potrafią też intensywnie pracować przez jakiś okres czasu, bo wiedzą, że po zakończeniu projektu wezmą kilka dni urlopu na zresetowanie się. Sama widzę jak to działa w moim przypadku i teraz nie chomikuję wolnego “w razie czego”, gdzie wcześniej kilka dni urlopu wypoczynkowego przechodziło mi na kolejny rok. Kiedy czuję, że pora na odpoczynek po prostu biorę urlop.
Anika: Wydaje mi się, że produktywność wzrosła. Były takie przypadki, że osoby po kilku dniach urlopu wracały do pracy, mówiąc “Mam pomysł!” i okazywało się, żę naprawdę były to fajne pomysły, które dobrze nam się sprawdziły.
Anika: Jedną z odpowiedzialności zespołów po wprowadzeniu nielimitowanych urlopów było to, że sami między sobą ustalają wolne. Manager dostaje informacje o wolnym po ustaleniu tego najpierw w zespole. Chodzi o to, żeby uzgodnić między sobą ewentualne zastępstwo, przekazać zadania, itp.
Muszę przyznać, że wyszło to naprawdę dobrze. Zespoły od początku udowadniają, że są w stanie zorganizować pracę oraz urlopy bez angażowania managerów. Dzięki temu zadania i obowiązki zawsze są zaopiekowane podczas nieobecności odpowiedzialnych za dany temat pracowników. Nie zauważyliśmy negatywnego wpływu nielimitowanych urlopów na szybkość pracy przy tworzonym przez nas produkcie.
Anika: Szczerze, to raczej nic większego nas nie zaskoczyło.
Anika: Inspiracją był Netflix, a sam pomysł i polskie realia konsultowaliśmy z polską firmą SYZYGY, która miała już u siebie wdrożone nielimitowane PTO.
Anika: Jak wspomniałam wcześniej, po wprowadzeniu nielimitowanych urlopów od razu odczuliśmy brak narzędzia, które usprawniłoby przepływ informacji o dniach wolnych. Szukaliśmy systemu, który jest prosty w obsłudze, ma integrację ze Slackiem oraz kalendarzem Google, bo z tego na co dzień korzystamy. Bardzo ważnym aspektem było również to, aby narzędzie ogarniało kwestie dodatkowych typów urlopu dostępnych dla osób zatrudnionych na umowie o pracę. Wszystkie nasze oczekiwania spełniło Calamari.
Od wdrożenia możemy łatwo zgłaszać wolne przez Slacka, który jest zawsze pod ręką, a manager automatycznie dostaje powiadomienie również na Slacku i na maila.
Do tego mamy osobny kalendarz widoczny dla każdego pracownika, gdzie widzimy urlopy wszystkich osób w firmie. Fajne jest również to, że w dniu urlopu, Slack automatycznie zmienia status na palemkę, więc nawet nie trzeba pamiętać o jego zmianie, bo dzieje się to automatycznie.
Bardzo pomocne są również raporty, które jasno pokazują interesujące nas dane. Dzięki temu możemy np. szybko dać znać danemu pracownikowi, że dawno nie był na urlopie i że śmiało niech planuje sobie jakieś wolne.
Anika: Ogromnym wsparciem przy wdrożeniu była dedykowana osoba z Customer Success – Kasia – która w pierwszej wiadomości przesłała mi cały plan, co musi się zadziać krok po kroku, wraz z pomocnymi artykułami.
Część rzeczy starałam się skonfigurować sama, ale Kasia była bardzo pomocna i przy niektórych krokach wystarczyło, że przesłałam np. dane i Kasia ustawiła to już na naszym koncie. Czułam się bardzo zaopiekowana na każdym etapie wdrożenia. I pomimo że nielimitowane płatne urlopy nie są standardem na rynku, Calamari spełniło nasze wszystkie oczekiwania i potrzeby.
Anika: Na pewno istotna jest dla mnie opcja wyznaczania swojego zastępcy podczas nieobecności. Gdybyśmy o tym zapominali, cały projekt mógłby nam się nie udać, ponieważ ludzie mogliby zostawić niezaopiekowane zadania lub byłoby niejasne w firmie, kto przejął dane obowiązki.
Integracja ze Slackiem i kalendarzem Google jest również niezwykle dla nas ważna, bo dzięki temu mamy pewność, że nikt nie zapomni zgłosić swojego urlopu oraz że odpowiednie osoby będą poinformowane. Logowanie się do kolejnego narzędzia często skutkuje tym, że ludzie tego po prostu nie robią. A dzięki integracji, mamy pewność, że wszystko idzie płynnie i zgodnie z ustaleniami.
Istotne są typy urlopów i zwolnień dostępne w Calamari oraz fakt, że możemy dodać swój własny – tak jak nielimitowany płatny urlop. Osoby zatrudnione na umowie o pracę dalej korzystają ze zwolnień lekarskich, czy urlopów macierzyńskich, dlatego jasny podział jest bardzo pomocny dla nas oraz dla księgowości.
Kolejną pomocną funkcją jest kalendarz, który nie tylko pokazuje urlopy innych osób, ale również w momencie zgłoszenia widzimy, kto z naszego zespołu w dniu, który początkowo wybraliśmy ma już urlop. Dzięki temu, gdybyśmy nie mieli osobiście sprawdzić tego z zespołem, łatwo możemy sprawdzić taką informację w narzędziu.
Anika: Raporty pozwalają nam zobaczyć podstawowe dane, czyli ile dany pracownik wziął wolnego w danym czasie. Mieliśmy rekordzistę, który wziął najwięcej dni urlopowych w roku i połączyliśmy to z faktem, że zawsze każde zadanie oddawał na czas i do tego miał dużo pozytywnej energii. Takich osób było dużo więcej i jest to na pewno jeden z głównych wyznaczników, że to nielimitowane urlopy zdają u nas egzamin.
Anika: Nielimitowane płatne urlopy to nie tylko clickbaitowe hasło, ale naprawdę coś, co może wnieść wiele dobrego do organizacji.
Jednak zanim wprowadzimy je u siebie, warto zweryfikować, czy jako organizacja jesteśmy gotowi na taki krok. Sprawdzi się to, kiedy przełożeni ufają swoim pracownikom, a zespół jest odpowiedzialny i wie jak zarządzać swoją pracą oraz czasem wolnym. Bardzo ważne jest również to, aby ustalić jasne cele oraz zadania dla każdego wraz z czasem, kiedy oczekujemy rezultatów. Jeśli komunikujemy się ze sobą otwarcie, nie powinno to być większym problemem.
Warto też zastanowić się, czemu tak naprawdę mają służyć nam nielimitowane płatne urlopy. Nie warto działać na zasadzie kopiuj-wklej z innym organizacji, które już to robią, a czerpać inspiracje. Każda jest inna i ma różne potrzeby. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, po prostu ich zapytajmy, jak to u nich działa. Firmy, które zdecydowały się na taki krok, z reguły są bardzo otwarte i chętnie dzielą się swoimi doświadczeniami.
Dziękujemy Anice Osmólskiej z TRAFFITa za podzielenie się z nami doświadczeniem związanym z wprowadzeniem nielimitowanych urlopów do ich organizacji.
Dobrze zorganizowana polityka nielimitowanych urlopów może zapewnić Twoim pracownikom work-life balance, dzięki któremu będą zadowoleni, pełni energii i bardziej produktywni. Dobra organizacja to przede wszystkim porządnie opracowane zasady, jasna komunikacja i narzędzie, które pomoże w codziennym zarządzaniu nielimitowanymi urlopami. Wypróbuj Calamari, któremu zaufał TRAFFIT i przekonaj się, jak może ułatwić Twoją codzienną pracę.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
