Dobra komunikacja pomiędzy pracownikami jest niezbędna do zapewnienia produktywności zespołów. Praca ze mną to sposób, by pomóc ludziom wzajemnie się zrozumieć, unikając nieporozumień, przyspieszając rzeczową dyskusję i budując fundamenty empatii. Sprawdź, czym jest Praca ze mną, jak wdrożyć ją do organizacji i ile może na tym skorzystać.
Praca ze mną – nazywana inaczej Work with Me – to dokument lub przestrzeń, w ramach której pracownicy mogą podzielić się wskazówki na temat tego, jak z nimi współpracować, dzięki czmeu inni mogą ich lepiej zrozumieć. To miejsce do opisania swoich preferencji, motywacji, potrzeb i słabości.
To kompleksowa baza wiedzy, która umożliwia zrozumienie stylów komunikacyjnych i wzorów pracy innych, dzięki czemu wspiera współpracę i zapobiega potencjalnym konfliktom i niezrozumieniu pomiędzy członkami zespołu.
Pierwsza wzmianka dotycząca idei prywatnych poradników współpracy pojawiła się po w 1982 roku w książce The One Minute Manager, w której Kenneth Blanchard i Spencer Johnson dyskutowali na temat tego, jak ważne jest dostosowanie sposobu zarządzania zespołami do unikalnych umiejętności i charakterystych jego członków.
Jednak idea Work with Me rozpopularyzowała się dopiero w 2014 roku dzięki Adamowi Bryantowi, który zastanawiał się nad poradnikiem współpracy z pracownikiem w swoim artykule w czasopiśmie New York Times. Jeśli chcesz jeszcze lepiej poznać to zagadnienie, możesz obejrzeć wystąpienie Bryanta na The New Your Times Higher Ed Leaders Forum: The Leadership "User Manual" from 2017.
W obecnych czasach potrzeba stworzenia porad dotyczących współpracy z pracownikiem jest ściśle związana z nowymi sposobami komunikacji, wzrostu popularności pracy zdalne i hybrydowej oraz wielkością organizacji. W zdigitalizowanym świecie bazującym na komunikacji online mowa i sygnały niewerbalne stają się trudniejsze do odczytania Ze względu na to, że obecnie komunikacja odbywa się przede wszystkim w formie pisemnej, bardzo łatwo jest źle odczytać intencje nadawcy. To może prowadzić do konfliktów i opóźnień w pracy, które z kolei przekładają się na stres i napięcia pomiędzy pracownikami.
Praca ze mną to baza wiedzy o pracowniku – o tym, w jaki sposób lubi pracować, jak postrzega pewne rzeczy, w jaki sposób lubi się komunikować oraz innych istotnych rzeczy, które wpływają na poprawę współpracy w zespołach.
Zrozumienie, w jaki sposób pracują i komunikują się pozostali pracownicy, ułatwia planowanie pracy w czasie i ułatwia dbanie o well-being pracowników, uwalniając ich od niepewności związanej z tym, czy zostali odpowiednio zrozumieni. Każdy z nas jest inny. I właśnie dlatego pracownicy potrzebują miejsca, w którym mogą poznać swoje różnice i nauczyć się je szanować, co przekłada się na poprawę pracy zespołowej.
Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez McKinsey Global Institute poprawa komunikacji pozwala podnieść produktywność pracowników o nawet 25%.
Jednak dane zaprezentowane przez Zippia pokazują, że aż 86% pracowników uznaje słabą komunikację jako główny powód porażek w firmie. Dzięki doskonałej komunikacji 70% pracowników może osiągnąć lepszą produktywność. Znając znaczenie dobrej komunikacji na produktywności organizacji ma dobra komunikacja, stworzenie miejsca na wymianę informacji dotyczących sposobu współpracy z pracownikiem wydaje się obowiązkowe.
Work with me to baza wiedzy, która umożliwia wszystkim przedstawienie się i zrozumienie, jak wzajemnie ze sobą współpracować. Dotyczy to zarówno pracowników na pozycjach decyzyjnych, managerów jak i pracowników niższego szczebla.
Pracownicy na C-level mogą korzystać z takiej bazy wiedzy, by lepiej poznać swoich pracowników. Ma to duże znaczenie szczególnie w firmach zatrudniających wielu pracowników, w których ludzie nie widzi się ze sobą na co dzień. Praca ze mną pozwala im lepiej przygotować się na spotkanie. Umożliwia im również łatwiejsze dobranie pracowników w zespoły pod względem ich predyspozycji, sposobu pracy i charakteru.
Managerowie i ich zespoły mogą wykorzystać Work with Me, by lepiej zrozumieć, jak ze sobą współpracować, w jaki sposób i jakimi kanałami się ze sobą kontaktować oraz co najbardziej ekscytuje ich w pracy. Dzięki temu nie muszą się martwić, czy ich wiadomość została odpowiednio zrozumiana. Managerowie mogą również wykorzystać tę przestrzeń, by opowiedzieć swoich zespołom, w jaki sposób przeprowadzają spotkania One-to-One, codzienne spotkania oraz zajmują się innymi sprawami organizacyjnymi.
Jednak dla wszystkich – niezależnie od pozycji – to dobre ćwiczenie, które pozwala lepiej zrozumieć samego siebie, swój sposób pracowania i porozumiewania się. To ważne, by wiedzieć, w jakich warunkach jest się najbardziej produktywnym, co nas motywuje, a co sprawia nam trudność w pracy, by móc wzajemnie zadbać o najlepsze warunki dla wszystkich z zespołu.
Work with Me umożliwia opowiedzenie o tym, w jaki sposób pracownik się komunikuje, kiedy odpowiada na wiadomości, z jakich kanałów komunikacji korzysta i jak lubi współpracować. Upubliczniając te informacje, pozwala swoim współpracownikom lepiej się zrozumieć. To zrozumienie wpływa na jakość komunikacji. Pozwala wyjaśnić różnice kulturowe i inne uwarunkowania, które wpływają na komunikację.
Informacja zwrotna ma ogromne znaczenie w komunikacji w firmie. Wpływa na rozwój zespołu i nawiązywanie relacji pomiędzy jego członkami. Zapewnia pracownikom wartościowe informacje na temat ich wyników oraz ich mocnych i słabych stron, które mają wpływ na ich ścieżkę rozwoju.
Informacja zwrotna zapewnia otwartą i transparentną komunikację pomiędzy członkami zespołów. Pozwala wyjaśnić oczekiwania, ułatwić rozwiązywanie problemów i ustalanie celów niezbędnych do osiągnięcia dla zespołów. Regularne oceny pozwalają pracownikom pełne wykorzystanie ich potencjału i przyczyniają się do ogólnego sukcesu zespołu i całej organizacji.
Aby mieć pewność, że feedback przynosi oczekiwane efekty, należy rozmawiać z pracownikami w taki sposób, by prawidłowo odczytali intentencje managera. W tym celu warto dowiedzieć się, w jaki sposób najlepiej komunikować się z daną osobą. Dzięki Work with Me można sprawdzić, w jaki sposób rozmawiać z daną osobą. Zrozumienie, w jaki sposób ludzie reagują na feedback jest kluczem do stworzenia odpowiednio dopasowanego komunikatu.
Praca ze mną przynosi wiele benefitów całej organizacji. Gdy wszyscy mają dostęp do informacji o współpracownikach, mogą je sprawdzić przed spotkaniem z kimś, przed rozpoczęciem współpracy nad nowym projektem lub żeby lepiej poznać daną osobę. Mówienie o swoich słabych i mocnych stronach nie jest łatwe – szczególnie jeśli pracujemy zdalnie lub w hybrydowym modelu pracy.
Dając pracownikom przestrzeń, w której mogą spisać informacje o sobie, buduje się kulturę zrozumienia i empatii, która wspiera współpracę. Ludzie są bardziej produktywni i mniej zestresowani. ich managerowie również rozumieją, jak z nimi pracować, dzięki czemu łatwiej im zaplanować pracę w zespołach.
Gdy ludzie się rozumieją, to ich różnice kulturowe i w sposobie komunikacji są dla innych jasne, dzięki czemu rzadziej dochodzi do napięć i nieporozumień, które przedłużają czas realizacji projektu i mogą prowadzić do strat organizacji.
Wiele rozpoznawalnych na rynku firm zdecydowało się na wprowadzenie Work with Me, dostrzegając potencjał, jaki drzemie w takim narzędziu. Atlassian – organizacja doskonale znana ze swoich produktów, takich jak: Jira, Confluence, Trello czy Bitbucked, przygotowała własne narzędzie do opisania sposobu współpracy z pracownikami, by pomóc pracownikom lepiej się poznać i wspierać pracę zdalną.
Managerowie Hubspota do opowiedzenia o sobie wykorzystują swoje profile na GitHubie. To kolejna alternatywa dla tworzenia własnego narzędzia, które pozwala przekazać współpracownikom najważniejsze informacje. Pracownik Spotify stworzył swój Work with Me w formie pokazu slajdów.
Pierwszą rzeczą, jaką musisz zrobić, jest wybranie medium, które zostanie nową bazą danych o pracownikach. Wybierać można spośród wielu różnych narzędzi. Od zwykłych dokumentów tekstowych przez zaawansowane narzędzia stworzone w tym celu. Gdy podejmiesz decyzję dotyczącą medium, musisz przygotować listę pytań, na które będą odpowiadać pracownicy. Pamiętaj podkreślić, że nie muszą odpowiadać na wszystkie pytania, a jedynie na te, które ich zdaniem są najważniejsze.
Przed wprowadzeniem Work with Me do całej organizacji, warto zacząć od rozmowy z pracownikami wyższego szczebla i poprosić ich, by jako pierwsi wypełnili swoje profile, aby świecić przykładem. W ten sposób pozostali pracownicy poczują się pewniej, dzieląc się informacjami na swój temat. Dobrą praktyką jest również opracowanie przykładowych odpowiedzi, które ułatwią pracownikom opowiedzenie o sobie.
Wprowadzenie bazy danych na temat preferencji pracowników do organizacji wymaga planowania i odpowiedniej komunikacji. Pracownicy muszą zrozumieć powód takiej decyzji oraz korzyści, jakie przyniesie dla nich i całej organizacji. Należy podkreślić poprawę współpracy, możliwość otwartego dialogu i pracy zespołowej, które mają wpływ na produktywność zespołów.
Aby upewnić się, że pracownicy będą wypełniali swoje profile, muszą czuć, że mogą to swobodnie zrobić. Zaangażowanie pracowników wyższego szczebla będzie dobrym przykładem, który ośmieli pozostałych. Przeczytanie Work with Me pracowników na wysokich stanowiskach pomoże pozostałym w otworzeniu się i podzieleniu wiedzą na swój temat. Warto również zapewnić pracowników, że nie mają obowiązku wypełniania swoich profili. Brak presji sprawi, że szybciej się przekonają.
Pamiętaj podkreślić, że pracownicy nie muszą odpowiadać na wszystkie pytania, a jedynie na te, które są ich zdaniem ważne i pomogą innym lepiej z nimi współpracować. Bez konieczności wypełnienia wszystkich pól, ludzie chętniej zajrzą na swój profil i odpowiedzą niezobowiązująco na kilka pytań, a być może później wrócą i odpowiedzą na kilka kolejnych. Należy również zachęcać pracowników do aktualizowania swoich profili, gdy uznają, że jakaś informacja będzie pomocna.
Oczywiście prawidłowe wprowadzenie tego rozwiązania powinno zacząć się od odpowiedniego wstępu opisującego przyczyny i zalety tego rozwiązania, o czym szerzej pisaliśmy w poprzednim dziale.
Wybierając medium, które stanie się bazą informacji o sposobie współpracy z innymi, można decydować pomiędzy takimi rozwiązaniami, jak dokument tekstowy czy pokaz slajdów. Oba te rozwiązania się sprawdzą, ale poruszanie się po systemie zbudowanym w ten sposób jest czasochłonne i nieoptymalne w przypadku średnich i dużych organizacji. Z tego względu wybranie narzędzia stworzonego do Work with Me to lepsze rozwiązanie, które ułatwia zarządzanie i wyszukiwanie informacji.
W zależności od rodzaju wykonywanej pracy i organizacji, z którą się współpracuje, różne narzędzia mogą okazać się najlepsze. W przypadku freelancerów warto postawić na miejsce, do którego dostęp mogą mieć osoby z zewnątrz bez konieczności logowania się czy zakładania konta. W tym celu sprawdzają się takie narzędzia, jak:
Jeżeli jednak pracuje się w organizacji wraz z innymi osobami i współdzieloną bazą informacji o pracownikach, najlepiej wykorzystać do tego celu jedno z narzędzi z firmowego Tech Stacku lub innego, które się z nim integruje. Najlepiej w tym celu sprawdzi się program do zarządzania HR, który zapewni bezpieczeństwo danych pracowników i nie będzie wymagało przeprowadzenia dodatkowego onboardingu pracowników.
Jako narzędzie do zarządzania HR, zainspirowała nas siła tego prostego rozwiązania. Dlatego od teraz każdy z Twojego zespołu może stworzyć swoje Work with Me w aplikacji Calamari. Po przeprowadzeniu badań określiliśmy kluczowe elementy udanego podręcznika Praca ze mną. Oto jak powinien wyglądać Twój dokument.
Praca ze mną to doskonały sposób, by pom pracownikom lepiej się poznać i poprawić komunikację w zespole. Dzięki dedykowanemu narzędziu z łatwością przygotujesz bazę wiedzy o sposobie współpracy z pracownikami, więc jeśli szukasz swojego Work with Me wypróbuj Calamari przez 14 dni za darmo.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
