![Sygnaliści - jak wpłyną na pracę i biznes [podsumowanie wydarzenia]](https://cdn.prod.website-files.com/65905086dcb4a119539d7cbc/66e2a1e612856d5d0631dfc7_13.09.2024_LinkedIn-Event-Cover%20(2).jpg)
Przeczytaj zapis rozmowy, którą przeprowadziliśmy z ekspertami:
Odcinek można przesłuchać na Spotify.
Marta: Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu wdrożenie do polskiego porządku prawnego dyrektywy unijnej z 23 października 2019 roku, która powinna określać wspólne minimalne normy zapewniające poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
Wcześniej funkcjonowały przepisy, które pozwalały na takie zgłoszenia. Natomiast nie określały one wyczerpująco zakresu ochrony sygnalisty. A sygnaliści mierzą się z obawami, czy ich dobra wola z założenia zostanie doceniona. Najczęstsze przykłady: przełożeni przyjmowali do wiadomości informacje przekazywane przez sygnalistę, ale nie podejmowali żadnych działań. Albo osoby, które alarmowały o nieprawidłowościach, zaczynały być przedmiotem obserwacji przełożonych i atmosfera wokół nich stawała się napięta. Doświadczali na przykład odsuwania od obowiązków, blokowania dostępu do dokumentów, do jakiejś wiedzy, do spotkań. Sytuacja pogarszała się kiedy dokonywali zgłoszenia zewnętrznego i przekazywali informacje organom ścigania. Sygnalista mógł się liczyć z utratą pracy, ale również z np. rozpowszechnianiem nieprawdziwych na jego temat informacji.
Sygnaliści cierpieli na skutek negatywnych stereotypów donosiciela i stąd to pokazuje, że ta ustawa ma rację bytu. Natomiast zobaczymy w przyszłości, jak to będzie w naszym kraju funkcjonowało.
Michał: Ta ustawa jest konsekwencją. To nie jest wymysł unijnego albo polskiego ustawodawcy, tylko konsekwencja tego, co się działo kilka lat temu, a w zasadzie kilku dosyć głośnych afer, które wyszły na światło dzienne ze względu na pracowników, którzy postanowili o tym opowiedzieć światu. Dlaczego o tym postanowili opowiedzieć światu? Dlatego, że próbowali te nieprawidłowości, nadużycia, naruszenia prawa zgłaszać wewnętrznie w swoich firmach. Na co firmy, reagowały w bardzo prosty sposób.
Zwalniano tych pracowników, atakowano ich, szukano sposobu na pozbycie się ich z organizacji, pozywano, czy też składano zawiadomienia karne. Pewnie słyszeliście o kilku z tych spraw:
Zawsze znajdowała się tam taka osoba wewnątrz firmy, która mówiła “hej, to nie jest ok, chcę poinformować, że taka sytuacja ma miejsce w naszej organizacji”. I organizacja zamiast powiedzieć dobra, zajmiemy się tym i to rozwiążemy, to robiła dokładnie na odwrót. To znaczy traktowała tego sygnalistę jako osobę, która wewnętrznie generuje zamieszanie.
Więc co pozostawało temu sygnaliście - tylko i wyłącznie ujawnienie publiczne, czyli pójście do prasy. Prasa rzeczywiście nagłaśniała każdą z tych historii, co kończyło się ekstremalnymi problemami PRowymi dla organizacji, stratami finansowymi, nakładaniem kar etc. Żeby była jasność, to jeszcze bardziej potęgowało atak na tego sygnalistę ze strony organizacji - że wynosi informacje poufne, tajemnicę przedsiębiorstwa etc.
W kontekście tych wszystkich spraw rzeczywiście na poziomie unijnym zrozumiano, że o nadużyciach, które dzieją się wewnątrz organizacji i naruszeniach prawa najwięcej wiedzą osoby, które są wewnątrz, bo one z tym żyją.
Więc jeżeli one mają mieć szansę do tego, żeby się tym podzielić, to muszą mieć jakieś konstrukcje, które będą ich chronić, pod warunkiem, że będą to robić w dobrej wierze, czyli będą to robić po to, żeby ta firma była lepsza. I w ten sposób wprowadzono przepisy dyrektywy.
Marta: Podmioty, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób w przeliczeniu na etaty. Ale nie są to tylko pracownicy, ale mogą być to też inne osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, prokurenci, akcjonariusze, stażyści, wolontariusze i praktykanci. Czyli te firmy powinny już mieć procedurę, która za chwilę powinna być wdrożona.
Michał: Zasadniczo nie dotyczy firm poniżej 50 osób. Gdy wchodziła dyrektywa, to dawała nam czas przejściowy. Najpierw miała dotyczyć dużych przedsiębiorstw, po jakimś czasie miały dołączać średnie. U nas przeleżała dwa lata. I teraz przyszedł ten czas, kiedy i średnie i duże firmy muszą to wdrożyć. W optymalnym modelu to najpierw duże przedsiębiorstwa miały nauczyć się jak wdrażać sygnalistów, a średnie miały nauczyć się na ich błędach i doświadczeniach. Niestety nie mamy tego komfortu. Ustawa nie dotyczy jedynie tych, którzy zatrudniają mniej niż 50 z pewnymi wyjątkami - ograniczenie nie dotyczy m.in. firm, które podchodzą pod ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Ergo wszystkie kancelarie, biura księgowe, czy też galerie sztuki muszą ją wdrożyć.
Mateusz: Tak naprawdę co dział prawny to inna opinia. Liczyliśmy na to, że z końcem wakacji pojawi się więcej wdrożeń, i że więcej osób podzieli się swoim przykładem. No bo de facto następną grupą jest transport i spedycja, która w teorii podchodzi pod bezpieczeństwo transportu w Europie, czyli w teorii pod inny podpunkt tych wyłączeń. Spotkałem się z interpretacją, że jak ktoś na B2B pracuje z firmą, ale pod własnym nazwiskiem, to też się powinien wliczać do tych 50 zatrudnionych.
Michał: Ja też uważam, że samozatrudnieni tam, gdzie rzeczywiście pracują jako pracownicy, czyli choćby w rozumieniu RODO, dostają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, a nie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, są w rozumieniu ustawy osobami świadczącymi pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, więc się kwalifikują.
Ale oficjalnych stanowisk nie ma. Więc pewnie jak już wszyscy wdrożą procedury ktoś to rozstrzygnie. Ja bym ich wliczał, biorąc pod uwagę konsekwencje z ustawy. Uwzgledniłbym tych, którzy są samozatrudnieni, nie wszystkich na B2B, ale tych stałych kontraktorów, tak.
Mateusz: Sygnalistą w teorii może być pracownik, ale równie dobrze klient przedsiębiorstwa czy nawet niezależny dostawca, który ma cokolwiek wspólnego z daną z daną firmą. Każdy cywil, który po prostu coś zauważył i powinien mieć możliwość wysłania tego zgłoszenia.
Marta: Nasza firma jest już na finiszu wprowadzania procedury - 25 września to godzina zero. Procedurę trzeba wprowadzić, obowiązkowo w tych firmach, o których przed chwilą rozmawialiśmy. Czy da się szybko? Procedurę trzeba stworzyć, następnie skonsultować ze związkami zawodowymi, jeżeli są. Jeżeli nie ma w firmie, to z przedstawicielami pracowników i na te konsultacje jest minimum 5, a maksimum 10 dni. I potem już od podpisania procedury przez osoby upoważnione ciągle jeszcze jest 7 dni na to, żeby weszła w życie. Więc te terminy nas tak naprawdę ograniczają. Plus rocedury trzeba jeszcze w sposób przyjęty w danej organizacji zakomunikować pracownikom.
Michał: Wszystko możemy zrobić za darmo. W przypadku sygnalistów mamy jedno ułatwienie. Na stronach Ministerstwa Pracy opublikowano wzorcową procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i możemy ją wdrożyć. Tyle że jeżeli robimy to na zasadzie copy paste, niezależnie czy to będzie źródło z Google, czy to będzie źródło ze strony Ministerstwa Pracy, to nadal możemy nie dostać tego, co potrzebujemy.
To jest dosyć specyficzna ustawa i ona ma kilka elementów, które warto rozważyć, zanim tę procedurę wdrożymy. Ona powinna być dostosowana pod specyfikę organizacji, pod nasze potrzeby. Czyli ktoś powinien zbadać te potrzeby, zobaczyć, jak chcielibyśmy ukształtować tę procedurę, co nią chcielibyśmy objąć. Warto się zastanowić, czy tworzymy jedną procedurę dla sygnalistów, czy może obejmujemy dodatkowo naruszenia prawa pracy i inne naruszenia, które nie są przewidziane w ustawie o sygnalistach? A może tworzymy trzy odrębne procedury przyjmowania zgłoszeń z zupełnie różnymi środkami i zasadami rozpatrywania tych zgłoszeń? Każde z tych rozwiązań jest dobre tak długo, jak jest dostosowane do organizacji.
Michał: Procedura wymaga od nas, żebyśmy wdrożyli kanały przyjmowania zgłoszeń, które będą zapewniały należytą poufność i brak możliwości stosowania odwetu w stosunku do osoby sygnalisty.
Dotąd w dużej części zakładów funkcjonują na przykład skrzynki skarg i wniosków. Czy to jest coś złego? Nie jest nic złego, jeżeli dana firma przywykła do tego, że na danym zakładzie ma jakąś skrzynkę do składania wniosków. Istnieje relatywnie mała szansa, że ktoś zmieni swoje przyzwyczajenie.
Ale czy to jest dobry kanał przyjmowania zgłoszeń pod kątem sygnalistów? Średni, bo ciężko zapewnić temu sygnaliście poufność i ewentualną anonimowość, biorąc pod uwagę, co będzie tam składał. Więc w większości przypadków tam, gdzie rzeczywiście pracownicy nie będą mieli problemu technologicznego z korzystaniem z zewnętrznej aplikacji i zalogowaniem się przez internet, co nadal w niektórych rejonach Polski i przy niektórych grupach wiekowych może być wyzwaniem, warto zastanowić się nad wdrożeniem narzędzia, które będzie dedykowane do przyjmowania zgłoszeń i zarządzania tymi zgłoszeniami. Takich narzędzi jest mnóstwo. Wysyp mieliśmy 2 lata temu, a teraz się pojawiają jeszcze kolejne na rynku.
Michał: To zależy. Jeżeli chciałabyś wprowadzić u siebie anonimowe zgłoszenia, to skrzynka mailowa jest kiepska, bo ciężko zapewnić pełną anonimowość. Jeżeli chciałabyś wprowadzić poufne zgłoszenia, to skrzynka mailowa może być okej, ale pamiętajmy, że w skrzynce mailowej ciężko ustawiać uprawnienia dla różnych osób, które przyjmują zgłoszenia. Ciężko przekazywać tę sprawę pomiędzy różnymi osobami. Ciężko zadbać o to, żeby te dane nigdzie nie wyszły poza tę skrzynkę mailową. Zapewnić płynną komunikację, zapewnić, że nic nie ucieknie, Więc w najgorszym wypadku tak, skrzynka mailowa może spełniać wymogi. Tyle że my musimy wtedy zastanowić się, jak ta skrzynka mailowa będzie obsługiwana, przez kogo i w jakim zakresie.
Marta: Jeżeli chodzi o możliwość dopuszczenia anonimowych zgłoszeń to zależy od podmiotu wdrażającego tą ustawę. I ja mogę się wypowiedzieć w imieniu naszej organizacji. My nie dopuściliśmy anonimowych zgłoszeń. Czy to dobrze czy nie, pewnie czas pokaże.
Natomiast odniosę do tego, kim jest ten sygnalista i wrócę do poprzedniego pytania, ale w kontekście tego pytania. Sygnalista to osoba, która posiada informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą i posiada takie uzasadnione podejrzenie, że ma rację i że do tego naruszenia doszło lub dojdzie i ma dobrą intencję. Tak więc uznaliśmy, że jeżeli ma dobrą intencję, która pomoże organizacji w przeciwdziałaniu tym niepoprawnym działaniom, to dlaczego nie podać swoich danych?
Ustawa ma zapewnić ochronę przed skutkami tego zgłoszenia.Odpowiadając, można skupić się tylko na nie anonimowych zgłoszeniach. Ja jeszcze brałam pod uwagę to, że jednak ta anonimowość może spowodować, że będziemy mieli po stronie organizacji więcej pracy.
Mateusz: Prowadziliśmy rozmowy co ta anonimowość tak naprawdę da, bo bardzo często przy zgłoszeniu i tak idzie dojść do tego, kto zgłosił nawet takie anonimowe, przez sposób mówienia, dostęp do informacji, konkretnych informacjach wykorzystanych przy danym zgłoszeniu. Rekomendujemy, żeby w ogóle jakieś rozwiązanie było, a na szkoleniach skupiamy się na tym, żeby nauczyć ludzi co zgłaszać.
Michał: Mam głębokie wrażenie, że zapewnianie anonimowości zgłoszeń może pozwolić dotrzeć do nas z informacją, które nie zostałyby nam zgłoszone ze względu na strach. Anonimowość generalnie zachęca, tyle że żeby wdrożyć anonimowe zgłoszenia, to organizacja musi być na to gotowa. I nie tylko organizacja. Tak jak mówiła Marta, po stronie firmy trzeba mieć odpowiednie zasoby, żeby przetworzyć większą ilość tych zgłoszeń. Ale też organizacja musi być gotowa od strony pracowników.
Dlaczego w ogóle funkcjonuje ta regulacja sygnalistów, czemu ona służy? Pracownicy w Polsce niestety mają bardzo niską świadomość tego, czemu służą przepisy o sygnalistach. Bo skąd mieliby tę świadomość mieć? Mateusz na samym początku bardzo ładnie wypunktował, że jak wchodzi się w internet, żeby znaleźć coś o sygnalistach, to pierwsze zwroty to donosiciel, kapuś, sześćdziesiątka, bo mamy takie historyczne uwarunkowanie jeszcze z czasów PRL’u i późniejszych, które uznaje, że jeżeli ktokolwiek kogokolwiek zawiadamia, to na pewno donosi.
Tylko zasadnicza różnica pomiędzy donosicielem i sygnalistą jest taka, że donosiciel robi to w swoim indywidualnym interesie, bo chce coś na tym ugrać, a sygnalista to osoba, która zawiadamia, ale po to, żeby organizacja wyeliminowała nieprawidłowości i nadużycia.
Nie uważam, że wdrożenie poufnych kanałów i zapewnienie w procedurze ochrony ludziom będzie ich ekstremalnie zachęcało do dokonywania zgłoszeń. Pomimo tego, że ludziom zapewniamy ochronę, to oni patrząc na to, co się dzieje na rynku, mogą się poważnie obawiać. Mogą się zastanawiać, czy będą chronieni przed działalnością odwetową? To jest spora praca edukacyjna, która zaczyna się dopiero od momentu, kiedy wdrażamy procedurę i powinna być na stałe wykonywana właśnie po to, żeby zwiększać u pracowników świadomość, bo wtedy to nie stanie się martwe.
Widziałem to już 18 lat temu, gdy wchodziły przepisy o przeciwdziałaniu mobbingowi. Najpierw weszły przepisy, mieliśmy wprowadzić polityki. Ludzie rzucili się ze zgłoszeniami i zajęło to parę lat, żeby zrozumieć, czym jest mobbing. I okazało, że nie wszystko jest mobbingiem, ale też organizacje zrozumiały, że są przypadki, o których moglibyśmy powiedzieć w kategorii mobbingu i właśnie je musimy wychwycić, zbadać i podjąć odpowiednie działania, żeby je wyeliminować z organizacji. Bo są toksyczne, szkodliwe dla nas i nam przeszkadzają.
Marta: Na razie, że wypowiadam się bardzo pod kątem tych zapisów, bo tak naprawdę praktyki jeszcze nie ma, więc być może jest tak, jak Michał mówi, że istnieją piękne zapisy, ale nie wiemy jak ludzie zareagują, jakie będą mieli podejście ci potencjalni sygnaliści, czy nie będą obawiać się konsekwencji. Ale jakie będą mieli podejście ci odbiorcy, do których wpływają zgłoszenia o nieprawidłowościach, czyli organizacja, współpracownicy? Trudno powiedzieć.
Ustawa zapewnia ochronę tożsamości, dostęp do tych informacji tylko osób upoważnionych, więc myślę, że czas pokaże ile tych zgłoszeń będzie wpływało, czy będą wpływały, czy będą zasadne, czy na koniec, po pracach tego organu, który będzie to rozpatrywał, okaże się, że te nieprawidłowości nastąpiły czy nie? Więc trochę trzeba poczekać, żeby się o tym przekonać.
Michał: Ja bym nie traktował tego w kategorii benefitu, a raczej standardu. Sygnaliści są elementami compliance, czyli zapewnienia zgodności. Regulacje o sygnalistach funkcjonują po to, żeby pracodawca miał więcej informacji, które do niego nie docierają z niższych poziomów wewnątrz organizacji i mógł tę organizację poprawiać, eliminować z niej te zachowania, które tam nie powinny występować. Dokładnie tak samo, jak mamy w przypadku wcześniej wspomnianego mobbingu, dyskryminacji, molestowania, molestowania seksualnego. Te regulacje są tworzone paradoksalnie nie dla pracowników, tylko jako benefit dla pracodawcy, bo dzięki temu jest on w stanie tworzyć miejsce pracy, które będzie bardziej zgodne chociażby z wartościami pracowników.
Teraz mamy na rynku pracy kolejne dwa pokolenia, już nie tylko Zetki. Wchodzi pokolenie alfa to są pokolenia, które mają bardzo twardo postawiony wskaźnik moralny. I to jest coś, o czym dosyć powszechnie się mówi. Na bazie badań, które były prowadzone w Stanach, wskazane pokolenia nie zgadzają się z nieuczciwymi praktykami. Dla nich benefitem jest praca w firmie, która jest nastawiona na ESG, ale nie ESG washing, tylko na takie prawdziwe ESG. Dla nich benefitem jest praca w miejscu, która jest wolna od nadużyć i zachowań niepożądanych. I w tym ujęciu, jeżeli weźmiemy sobie te procedury dotyczące sygnalistów, procedury dotyczące mobbingu i wdrożymy je, nawet jeżeli nie jesteśmy do tego zobligowani, to możemy doprowadzić do sytuacji, w której staniemy się atrakcyjnym pracodawcą, bo będziemy eliminowali te rzeczy, które naszym pracownikom przeszkadzają. Więc sama procedura nie jest benefitem, powinna być standardem, ale konsekwencja tej procedury może z nas stworzyć atrakcyjnego pracodawcę.
Mateusz: Ja bym dodał, że ta ustawa o sygnalistach jest drogowskazem, który pokazuje jak poukładać łańcuch dowodzenia i przekazywania informacji i cały krwiobieg komunikacyjny firmy, żeby właśnie ta osoba, która jest na dole pomogła nam poprawić wydajność firmy. Na ten Olimp często nie docierają informacje, a to właśnie ta ustawa nam toruje drogę, żeby właśnie te informacje docierały. Czy one będą dobrej jakości, czy złej, tutaj przewidywania są, że im większa organizacja, tym odsetek nieprawidłowych zgłoszeń będzie większy. Ale najważniejsze jest, że te zgłoszenia mogą uchronić firmę przed hejtem, który może zburzyć budowany latami fundament.
Marta: Przedmówcy wyczerpali temat. Otwartość pracodawcy na takie zgłoszenia i przejrzystość, a nie unikanie odpowiedzialności na pewno będzie doceniana.
Marta: My poszliśmy na razie po ścieżce ustawowej. Nie rozszerzyliśmy niczego o wewnętrzne akty prawne, o kodeks etyki, bo czas pokaże, jak to właściwie będzie funkcjonowało. Jaka będzie skala zgłoszeń i ile z tych zgłoszeń będzie prawdziwych. Wzorców, procedur jest wiele, instytucje publiczne oraz portale prawne je udostępniły, więc myślę, że każda organizacja dostosuje wdrożenie do siebie, patrząc jakie koszty będzie to za sobą pociągało. Zobaczymy. Godzina 0. Już blisko.
Mateusz: Ja bym na to zawsze patrzył z perspektywy nie obowiązku, a potencjalnego benefitu. I nie ceny, a kosztu. Warto się zastanowić po co to robimy, jakie robimy szkolenie, czy inwestujemy w szkolenie kadry, czy w szkolenie pracowników.
Michał: Dla mnie to, co jest kluczowe z punktu widzenia regulacji o sygnalistach, to żebyśmy nie traktowali tego jednorazowo. To znaczy mamy ustawę, mamy wdrożyć procedurę, mamy 25 września, wdrażamy procedurę i zapominamy. Tak wyglądało wyglądały miliony wdrożeń w zakresie wcześniej wspomnianego RODO. Efekt był taki, że wprowadzaliśmy coś, co później było martwe. Nie aktualizowaliśmy rejestrów, nie sprawdzaliśmy, czemu to w ogóle ma służyć. Mam wrażenie, że ten 25 września to nie jest ostatni termin, tylko to jest pierwszy termin. To ma być dzień, w którym wejdzie u nas regulacja.
Mam nadzieję, że podejdziemy do tego jako do czegoś, co rozwijamy, co sprawdzamy, gdzie zastanawiamy się “okej, ile mieliśmy zgłoszeń w zeszłym roku? Jakiej kategorii? Czy ta ilość zgłoszeń rzeczywiście odpowiada temu, co faktycznie może mieć u nas miejsce? Czy może jest tak, że tych zgłoszeń jest za mało?”. Statystycznie nie jest możliwe, żeby na kilka lat w organizacjach na kilkaset czy kilka tysięcy osób, były tylko dwie sprawy dotyczące mobbingu, zachowań niepożądanych, nierównego traktowania. To znaczy, że wasz system nie działa. I teraz zastanówmy się, dlaczego on nie działa i co możemy zrobić, żeby on zadziałał lepiej. I oczywiście tak jak w przypadku wielu, wdrożenie RODO, albo tak samo jak w wielu przypadkach przeciwdziałania mobbingowi albo innych regulacji, pewnie znajdzie się grupa organizacji, która potraktuje procedurę przyjmowania zgłoszeń o naruszenie prawa jednorazowo, jak coś co musimy wdrożyć i odznaczyć na liście.
Ale jeżeli potraktujemy to jako element takiej systemowej zmiany naszej organizacji, jeżeli powiążemy to z naszymi kodeksami etyki, kodeksami wartości, jeżeli zaczniemy uczyć ludzi, dlaczego ważna jest uczciwość, dlaczego ważne jest, żeby nas informowali o tych naruszeniach, dlaczego organizacja funkcjonująca bez naruszeń jest zdrowsza i mniej musi się bać potencjalnych wycieków - wtedy rzeczywiście staniemy się beneficjentami tej zmiany. Tylko musimy zrozumieć, po co to robimy, a później po prostu to zrobić.
Dziękujemy Marcie, Michałowi i Mateuszowi za podzielenie się swoim doświadczeniem i przemyśleniami w tym temacie.
Zapraszamy do dołączenia do kolejnych spotkań LinkedIn Audio, o których będziemy informować na profilu Calamari.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
