Najlepsze praktyki w udzielaniu urlopów - jak to robią klienci Calamari?

Co zrobić, gdy pracownicy proszą o wolne w tym samym czasie? Z jakim wyprzedzeniem członkowie zespołu powinni zgłaszać wnioski urlopowe? Kto i na jakich zasadach powinien mieć pierwszeństwo wyboru daty urlopu? Zapytaliśmy HR menedżerów i właścicieli firm oraz startupów, jakie mają zdanie i doświadczenia na ten temat. Poznaj najlepsze praktyki w rozwiązywaniu konfliktów urlopowych!

Zasady zarządzania nieobecnościami i urlopami są traktowane przez firmy w startupy w sposób indywidualny. O ile oczywistym jest, jakie limity urlopowe obowiązują w odniesieniu do danego rodzaju nieobecności, o tyle kwestia terminów wykorzystywania dni wonych nie jest w żaden sposób regulowana prawnie. Wszystko zależy od decyzji przełożonych danych działów i zespołów.

Planowanie urlopu

Przeprowadziliśmy ankietę pośród menedżerów oraz liderów zespołów i zapytaliśmy, jak wcześnie ich pracownicy proszeni są o wyznaczenie dat planowanych nieobecności. Oto ich odpowiedzi:

• Nie mamy sztywnych wytycznych – 33%
• Na początku roku – 25%
• Przynajmniej tydzień przed planowanym urlopem – 25%
• Przynajmniej miesiąc przed planowanym urlopem – 17%

Wyniki jasno wskazują na dużą różnorodność w zakresie udzielania urlopów. W większości organizacji nie ma przyjętych sztywnych wytycznych odnośnie dat składania wniosków. Podobna, lecz nieco mniejsza część firm, prosi pracowników o zaplanowanie nieobecności na początku roku – tyle samo, ile prosi o zgłaszanie dni wolnych na tydzień przed ich planowaną datą. W najmniejszej liczbie firm wymaga się, by zaplanować termin urlopu z miesięcznym wyprzedzeniem.

Jak wyglądają zasady udzielania i odmawiania urlopów?

W kwestionariuszu zapytaliśmy respondentów o szczegółowe zasady przyznawania lub odrzucania wniosków urlopowych pracowników. Dowiedzieliśmy się, że:

1. Zasady ogólne: menedżerowie starają się przestrzegać dwóch głównych zasad podczas planowania wakacji podwładnych. Jeśli w firmie trwa luźniejszy czas, większość pracowników bez problemu może wziąć wolne. Jeśli jednak w organizacji panuje gorący czas, pracownicy muszą samodzielnie zadbać o przejęcie ich obowiązków na czas nieobecności i zorganizowanie zastępstwa. Z zebranego przez nas doświadczenia wynika, że jedynie 1-2% wszystkich wniosków urlopowych zostaje odrzucanych. Jaki z tego morał? Zazwyczaj pracownik nie ma problemu z otrzymaniem urlopu i udaje mu się go dostać wtedy, kiedy tego chce.
2. Długie weekendy i dwutygodniowe wakacje – zasady w startupach i firmach są w tym przypadku podobne. Pracownicy zamierzający pójść na urlop w długi weekend (czyli w czasie, gdy większość ludzi chce sobie zrobić przerwę) oraz ci, którzy planują co najmniej dwutygodniową nieobecność, proszeni są o zgłoszenie tego na początku roku.
3. Długie weekendy – zazwyczaj organizacje chętnie pozwalają pracownikom na wzięcie dnia wolnego w tym czasie. Jeśli nie jest to gorący okres dla danej branży i nie ma nadmiernie dużo pracy, nawet większość pracowników może skorzystać z wolnego w tym samym czasie.

Mimo że większość z naszych respondentów była zgodna, zdarzył się też wyjątek. Jedna z firm zadeklarowała, że jej pracownicy mogą udać się na dwutygodniowy urlop wakacyjny jedynie raz na dwa lata, ponieważ wakacje są w tej organizacji najbardziej pracowitym okresem.

Wszyscy chcą urlopu w tym samym czasie – co robić?

Sytuacje, w których kilku pracowników chce udać się na urlop w tym samym czasie, zdarzają się głównie w czasie długich weekendów. Jak z taką sytuacją radzą sobie menedżerowie? Z łatwością i bez stresu! ;)

Kierują się prostą zasadą – kto pierwszy, ten lepszy. Jeśli terminy urlopu pracowników na siebie zachodzą, wolne dostaje ta osoba, która ubiegała się o nie przed innymi. Jeśli to nie rozwiązuje sprawy, w pierwszej kolejności przyjmowane są wnioski tych podwładnych, którzy w roku poprzednim nie korzystali z możliwości dłuższego odpoczynku. Zasady stosowane są zarówno do pracowników na kontrakcie B2B jak i pracowników pełnoetatowych.

Wnioski? Zasada shotguna najlepsza!

Wszystkie organizacje, które wzięły udział w naszym badaniu, deklarują, że starają się iść na rękę pracownikom w kwestii wyboru terminu urlopu wypoczynkowego. Menedżerowie zazwyczaj akceptują wnioski urlopowe nawet z niewielkim wyprzedzeniem, jeśli obciążenie pracą w startupie czy większej iormie nie jest zbyt duże.

Istnieje jednak wspólna, niepodważalna zasada: pracownicy muszą zawsze wyznaczyć kogoś, kto zastąpi ich podczas nieobecności. Gdy zaś dojdzie do konfliktu dat wakacji, przełożeni mają tendencję do przestrzegania zasady "kto pierwszy ten lepszy".

Skuteczne zarządzanie ludźmi to indywidualna sprawa wymagająca umiejętności dostosowania się do okoliczności i warunków w danej firmie. Podczas przydzielania urlopów menedżerowie muszą często kierować się intuicją, uczciwością i braniem pod uwagę indywidualnych potrzeb pracowników mających przełożenie na sprawne działanie organizacji. Dlatego będąc menedżerem, warto skorzystać z systemu do zarządzania urlopami, który pozwala na sprawne planowanie wolnego czasu zespołów i ułatwia sprawiedliwe traktowanie wszystkich podwładnych.

POLECANE ARTYKUŁY

HRUrlop ojcowski – wszystko, co musisz wiedziećBenefityBenefity pracownicze – czy wiesz o nich już wszystko? [podsumowanie wydarzenia]