Sygnaliści od teorii do praktyki. O czym warto wiedzieć przed 25 września 2024?

“Gdy weszła w życie dyrektywa o sygnalistach, wszyscy przedsiębiorcy objęci jej zasięgiem zakasali rękawy i podjęli się wdrożeń. Przypominało to trochę rosyjską ruletkę. Pojawiały się kolejne wersje przepisów, a termin wdrożenia nieubłaganie się zbliżał. Trzeba było strzelać jaka wersja regulacji jest najbardziej prawdopodobna do uchwalenia i w to celować, bo do tego że ustawa może wejść z dnia na dzień w życie zdążyliśmy się przyzwyczaić.

Ku zaskoczeniu wszystkich, ustawodawca postanowił w ostatnim momencie wrzucić projekt do zamrażarki i całkowicie zignorować konieczność wprowadzenia regulacji.

Tak zleciały nam kolejne dwa lata. Po kolejnych wyborach prace przyspieszyły, ale tak dynamicznie, że tuż przed wakacjami przedsiębiorcy usłyszeli „cukierek albo psikus” tyle, że bez cukierka - „macie 3 miesiące na wdrożenie poważnej regulacji obwarowanej wysokimi karami i nikogo nie interesuje, że odpoczywacie - wakacji w tym roku nie będzie”. Cóż było robić – trzeba było ponownie zakasać rękawy i przeprowadzić cały proces - istny test wytrzymałości i cierpliwości. Do terminu wdrożenia zostało nam równo 2 tygodnie.” - tak na swoim LinkedInie pisze Mecenas Michał Kibil, Managing Partner w DGTL LAW.

Historia zna wiele przykładów sygnalistów, którzy ujawnili prawdę, choć wiązało się to z osobistym ryzykiem. Przypomnijmy choćby Edwarda Snowdena, który ujawnił nielegalne działania amerykańskich służb specjalnych, udostępniając informacje o programie PRISM, pozwalającemu masowo podsłuchiwać rozmowy Amerykanów i obywateli innych krajów, prowadzone poprzez telefon i Internet. Innym przykładem może być Mark Felt, zastępcy dyrektora FBI, który pomógł dziennikarzom odkryć kulisy afery Watergate. Ich odwaga zmieniła bieg historii.

Jednak wielu pracowników wciąż boi się mówić o nieprawidłowościach. Dlaczego? Badania pokazują, że ponad połowa z nich nie wierzy, że ich zgłoszenie cokolwiek zmieni. Niemal 40% obawia się o swoje bezpieczeństwo i dalszą karierę. Presja ze strony przełożonych, lojalność wobec kolegów, brak wiedzy o procedurach - to realne bariery, które często powstrzymują ludzi przed mówieniem prawdy.

Tymczasem rola sygnalistów w przeciwdziałaniu nadużyciom jest nie do przecenienia. To oni, będąc wewnątrz organizacji, mają szansę jako pierwsi zauważyć niepokojące sygnały. Jednak ich odwaga często spotyka się z niezrozumieniem, a nawet odwetem ze strony pracodawcy. Degradacje, zwolnienia, procesy sądowe, a w skrajnych przypadkach nawet groźby - to realne konsekwencje, z jakimi mierzyli się polscy sygnaliści.

Czas to zmienić. 25 września 2024 roku w życie wchodzi ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. To duża zmiana w podejściu do etyki i zgodności z prawem w polskich firmach. Nowe przepisy mają szczelniej chronić sygnalistów i zachęcić pracowników do przełamywania zmowy milczenia.

Co to oznacza dla Ciebie jako pracodawcy? Przede wszystkim obowiązek stworzenia bezpiecznych kanałów do zgłaszania nieprawidłowości. Bo sygnaliści to Twoi sprzymierzeńcy w walce z nadużyciami. Ich spostrzeżenia mogą uchronić firmę przed stratami finansowymi, prawnymi i wizerunkowymi. A ochrona sygnalistów to krok w kierunku budowania kultury przejrzystości, gdzie etyka jest wartością, a nie pustym hasłem. To szansa na wzmocnienie zaufania pracowników, partnerów i klientów.

Zatem - od czego zacząć? Jak przygotować firmę na nowe przepisy? O tym w dalszej części artykułu. Jeśli jesteś pracodawcą, który chce działać zgodnie z prawem i etycznie - to lektura obowiązkowa. Przed nami czas zmian. Bądźmy na nie gotowi.

Kim są sygnaliści?

Sygnaliści to osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informacje o naruszeniach prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Mogą to być m.in.:

• Pracownicy (także byli)
• Osoby ubiegające się o pracę
• Stażyści, wolontariusze, praktykanci
• Samozatrudnieni, akcjonariusze, wspólnicy
• Członkowie organów osób prawnych
• Osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem kontrahentów, podwykonawców, dostawców

Zakres ochrony obejmuje też osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą (np. współpracowników, członków rodziny).

Kogo dotyczy ustawa?

• Firmy zatrudniające co najmniej 250 osób będą musiały wdrożyć wewnętrzne kanały zgłaszania nieprawidłowości od 25 września 2024 r.
• Firmy zatrudniające od 50 do 249 osób będą miały na to czas do 25 września 2025 r.
• Mniejsze firmy nie mają prawnego obowiązku, ale wdrożenie procedur może być dobrą praktyką biznesową.
• Próg 50 osób nie ma zastosowania do podmiotów z sektora finansowego, produktów i usług finansowych, AML, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.
• W przypadku jednostek samorządu terytorialnego, obowiązek dotyczy tylko jednostek liczących co najmniej 10 000 mieszkańców.

Co można zgłaszać?

Naruszenia prawa w obszarach takich jak m.in.:

• Zamówienia publiczne
• Usługi, produkty i rynki finansowe, AML
• Bezpieczeństwo produktów i transportu
• Ochrona środowiska i bezpieczeństwo jądrowe
• Bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie publiczne
• Ochrona konsumentów i danych osobowych
• Naruszenia mające wpływ na interesy finansowe państwa i UE
• Naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego UE
• Naruszenia przeciwko wolnościom i prawom człowieka i obywatela w kontaktach z władzą publiczną

Dodatkowo zgłaszane mogą być naruszenia regulacji i standardów etycznych ustanowionych wewnętrznie w organizacji.

Jakie obowiązki nakłada ustawa na pracodawców?

1. Ustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń, po konsultacjach ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Procedura powinna wejść w życie 7 dni po przedstawieniu jej pracownikom.
2. Wyznaczenie bezstronnych osób/jednostek do:

• Przyjmowania zgłoszeń (w formie pisemnej, ustnej, e-mailowej lub osobiście)
• Potwierdzania przyjęcia zgłoszenia (7 dni)
• Podejmowania działań następczych (wyjaśniających)
• Przekazywania informacji zwrotnej sygnaliście (do 3 miesięcy)

3. Prowadzenie rejestru zgłoszeń (z zachowaniem poufności)
4. Informowanie o procedurach, w tym o możliwości zgłoszeń zewnętrznych
5. Odpowiednie przeszkolenie osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń
6. Zapewnienie poufności tożsamości sygnalistów i ochrona przed działaniami odwetowymi

Ustawa wprowadza możliwość powierzenia przyjmowania zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu (na podstawie umowy) oraz ustanowienia wspólnej procedury w ramach grupy kapitałowej lub wspólnej obsługi jednostek samorządu terytorialnego.

Uwaga na nowe przepisy karne! Ustawa wprowadza sankcje m.in. za:

• Utrudnianie dokonania zgłoszenia
• Podejmowanie działań odwetowych
• Naruszenie poufności tożsamości sygnalisty
• Dokonanie fałszywego zgłoszenia
• Nieustanowienie procedury zgłaszania naruszeń

Jakie korzyści płyną z ochrony sygnalistów?

1. Wczesne wykrywanie nieprawidłowości
2. Ograniczenie ryzyka i kosztów związanych z nielegalnymi praktykami
3. Budowanie kultury etycznej w organizacji
4. Poprawa wizerunku firmy
5. Zwiększenie zaufania pracowników i interesariuszy

Pamiętaj, że wdrożenie systemu ochrony sygnalistów to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim inwestycja w przejrzystość, etykę i dobre zarządzanie w Twojej organizacji.

Wprowadzenie procedur ochrony sygnalistów - od czego zacząć? 

Oto kilka kroków, od których możesz zacząć:

1. Zapoznaj się z ustawą i oceń swoją obecną sytuację 

Przeczytaj uważnie ustawę o ochronie sygnalistów i zastanów się, jakie zmiany będziesz musiał wprowadzić w swojej firmie. Czy masz już jakieś procedury zgłaszania nieprawidłowości? Jeśli tak, czy spełniają one nowe wymogi? Jakie są potencjalne obszary ryzyka w Twojej branży?

2. Zaangażuj kluczowe osoby w proces 

Wdrożenie nowych procedur to zadanie dla całej organizacji. Zaangażuj dział HR, compliance, prawników, a także przedstawicieli pracowników. Ich wiedza i perspektywa będą bezcenne w opracowaniu skutecznych rozwiązań.

3. Opracuj jasne procedury zgłaszania nieprawidłowości 

Stwórz jasne, zrozumiałe i łatwo dostępne procedury, które będą określać, jak i komu pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości. Pamiętaj, że procedury muszą zapewniać poufność i chronić sygnalistów przed odwetem.

4. Wyznacz odpowiedzialne osoby lub jednostki 

Ustawa wymaga wyznaczenia bezstronnych osób lub jednostek do przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia postępowań wyjaśniających i komunikacji z sygnalistami. Upewnij się, że wybrane osoby mają odpowiednie kompetencje i cieszą się zaufaniem pracowników.

5. Przeszkol swoich pracowników 

Zadbaj o to, by wszyscy pracownicy wiedzieli, jakie mają prawa i obowiązki w zakresie zgłaszania nieprawidłowości. Zorganizuj szkolenia, podczas których wyjaśnisz nowe procedury i podkreślisz znaczenie etycznego zachowania.

6. Monitoruj i udoskonalaj 

Wdrożenie procedur to dopiero początek. Regularnie monitoruj ich działanie, zbieraj feedback od pracowników i wprowadzaj niezbędne ulepszenia. Budowanie kultury przejrzystości to proces ciągły.

Pamiętaj, że jako właściciel organizacji, lub osoba odpowiedzialna za wdrożenie procedur, dajesz przykład całej organizacji. Twoje zaangażowanie w ochronę sygnalistów i promocja etycznych zachowań będzie kluczowe dla powodzenia tych zmian. Potraktuj nowe przepisy nie jako uciążliwy obowiązek, ale jako szansę na zbudowanie silniejszej, bardziej etycznej organizacji. Powodzenia!

Chcesz wiedzieć więcej? 

Sprawdź te źródła:

• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
• Broszura Państwowej Inspekcji Pracy "Sygnaliści - prawa i obowiązki"

‍