Ewidencja czasu pracy, Zarządzanie nieobecnościami

5 najciekawszych narzędzi, z którymi integruje się Calamari

W codziennej pracy biurowej liczy się nie tylko oprogramowanie, które usprawnia wykonywanie poszczególnych zadań, ale również odpowiednia współpraca pomiędzy narzędziami. W Calamari doskonale o tym wiemy, dlatego stale pracujemy nad integracją naszego rozwiązania z najpopularniejszymi programami usprawniającymi pracę.

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez Deloitte w 2019 roku, ponad 90% małych i średnich przedsiębiorstw używa narzędzi cyfrowych do celów komunikacyjnych, 80% korzysta z programów do wewnętrznego zarządzania firmą i logistyką, a ponad 40% badanych wykorzystuje elektroniczne narzędzia do zarządzania sprzedażą. Można więc zauważyć, że w większości organizacji korzysta się z co najmniej dwóch rodzajów narzędzi. Zważywszy na to, możliwość szybkiego przesyłania informacji pomiędzy aplikacjami jest niezbędne dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Wybierając program do rejestracji czasu pracy oraz ewidencji urlopów, należy wziąć pod uwagę możliwe integracje z narzędziami wykorzystywanymi dotąd w firmie. Pracodawcy powinni zastanowić się nad tym:

  • Jak trudno będzie zintegrować nową aplikację z dotychczasowymi?
  • Czy system rejestracji czasu pracy spełnia wszystkie wymagania przedsiębiorstwa?
  • Czy jest wystarczająco elastyczny i prosty w obsłudze?
  • Czy jego cena warta jest korzyści, jakie ze sobą niesie?

Dlaczego warto zadbać o integrację pomiędzy programami w firmie?

Im większa organizacja, tym więcej w niej osobnych zespołów zajmujących się różnymi aspektami jej rozwoju. Od działu IT, poprzez marketing, po kadry – każdy ma swoją rolę i często potrzebuje innego oprogramowania. Jednak wiele informacji istotnych dla jednego zespołu ma też znaczenie dla innego.

Przekazywanie takich danych w mailach czy plikach tekstowych może sprawdzić się przez jakiś czas w mniejszych organizacjach. Jednak prędzej czy później okaże się, że bez dobrego połączenia pomiędzy systemami współpraca pomiędzy niektórymi działami może być trudna – a w niektórych przypadkach nawet niemożliwa.

Dobra integracja pomiędzy narzędziami umożliwi organizacji:

  • zaoszczędzenie czasu, szczególnie podczas pracy nad projektami wymagającymi zaangażowania kilku zespołów, przy tworzeniu raportów i zarządzaniu nieobecnościami,
  • poprawę przepływu informacji dzięki powiadomieniom dotyczącym różnych aktywności w aplikacjach,
  • zachowanie porządku w dokumentach i projektach, ograniczając możliwość zgubienia ważnych danych.

Dlatego też, wprowadzając do organizacji nowe oprogramowanie, warto wziąć pod uwagę możliwości jego integracji z innymi aplikacjami. Najlepiej wybierać takie, które można w prosty sposób połączyć z systemami dotychczas używanymi przez pracowników.

Wiele programów oferuje możliwość integracji poprzez API, jednak rozwiązanie to wymaga dodatkowej pracy ze strony działu IT i nie w każdym przypadku jest możliwe, a często może się wiązać z dodatkowymi kosztami.

5 narzędzi, z którymi integruje się Calamari

Calamari to program do ewidencji czasu pracy i zarządzania elektronicznymi wnioskami urlopowymi, który umożliwia przekazywanie informacji związanych z nieobecnościami i przepracowanym czasem w formie powiadomień w zintegrowanych ze sobą aplikacjach.

Wszystkie dane na temat godzin pracy i dni wolnych przechowywane są w chmurze, dzięki czemu zatrudnieni mają do nich dostęp z każdego miejsca i o dowolnej porze. Dzięki temu rozwiązanie odciąża dział HR w sprawach związanych z urlopami i generowaniem okresowych raportów, a pracownicy w każdej chwili mogą sprawdzić swoje limity urlopowe i wygodnie zaplanować odpoczynek od pracy.

W Calamari wiemy, jak ważne dla efektywności firmy jest sprawne zarządzanie czasem pracy, dlatego oferuje klientom integrację z jednymi z najpopularniejszych programów wykorzystywanych przy codziennych biurowych obowiązkach:

Slack

Komunikator Slack to jeden z najpopularniejszych programów do komunikacji grupowej, który w październiku 2019 roku zarejestrował 12 milionów aktywnych użytkowników. Umożliwia rozmowy pisemne, głosowe oraz przesyłanie dokumentów za pomocą aplikacji komputerowej, w przeglądarce internetowej oraz za pomocą urządzeń mobilnych z system iOS i Android. Pozwala prowadzić prywatne konwersacje, tworzyć kanały otwarte oraz prywatne, dzięki czemu każdy zespół w organizacji może mieć swój własny kanał, a jednocześnie może dalej pozostawać w kontakcie z pozostałymi zatrudnionymi w organizacji.

Aplikacja Slack została wyposażona w wiele przydatnych funkcji znanych z mediów społecznościowych, takich jak:

  • tagowanie osób,
  • dodawanie emotikon do wiadomości oraz do wyświetlanej nazwy użytkownika,
  • oznaczanie wpisów gwiazdką,
  • odpowiadanie na daną wiadomość w komentarzach do niej.

Slack w wersji bezpłatnej obsługuje do 10 tys. ostatnich wiadomości w historii, by uzyskać dostęp do pełnej historii potrzebna jest wersja premium.

Integracja Calamari ze Slackiem umożliwia ustawienie cyklicznych powiadomień o nadchodzących urlopach, nieobecnościach, świętach, urodzinach pracownikó oraz innych wybranych przez administratora wydarzeniach. Można również włączyć powiadomienia dotyczące godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerw.

Aplikacja umożliwia także włączenie notyfikacji odnośnie wniosków urlopowych: zgłoszenie wniosku przez pracownika, akceptacja lub odrzucenie wniosku. Z poziomu Slack aplikacja Calamari umożliwia zgłoszenie, zaakceptowanie i odrzucenie wniosku, a także pozostawienie komentarza.

Jeśli chcesz poznać więcej funkcji tego rozwiązania, odwiedź stronę integracji Calamari ze Slackiem.

Microsoft Teams

MS Teams to platforma do komunikacji zespołowej łącząca w sobie funkcje czatu, wirtualnej sali konferencyjnej oraz obszaru roboczego. Jest częścią pakietu MS Office 365. Umożliwia samodzielną i wspólną pracę na plikach, a także koordynowanie i organizację pracy zespołu. W listopadzie 2019 roku aplikacja zanotowała 20 milionów aktywnych użytkowników i tym samym prześcignęła popularnością Slacka.

Można z niego korzystać za pośrednictwem:

  • aplikacji desktopowej,
  • przeglądarki internetowej Chrome, FireFox oraz Microsoft Edge,
  • urządzenia mobilnego z systemem Android i iOS.

Aplikacja umożliwia gromadzenie plików oraz narzędzi przydatnych w pracy grupowej oraz bieżącą komunikację pomiędzy członkami organizacji. Przyspiesza wspólną pracę nad projektami i umożliwia aktualizowanie statusów zadań, dzięki czemu zapewnia płynność informacji pomiędzy zatrudnionymi.

Microsoft Teams online jest programem płatnym z półroczną darmową wersją próbną dla klientów Microsoft posiadających konto Office 365, którzy nie mieli wcześniej aktywowanej tej usługi. Platforma teams może być również wykorzystywana bez pakietu Office 365, jednak tylko dla instytucji edukacyjnych oraz firm.

Dzięki integracji Calamari z MS Team pracownicy są informowani o zmianach dotyczących kalendarza nieobecności. Aplikacja umożliwia również ustawienie cyklicznych notyfikacji na temat nadchodzących nieobecności, dni ustawowo wolnych, pracy zdalnej, urodzin oraz rejestracji czasu pracy podwładnych.

Microsoft Office 365

Funkcjonujący obecnie pod nazwą Microsoft 365 produkt to zbiór aplikacji oraz usług udostępnianych przez serwery Microsoft. W jego skład wchodzi pakiet Microsoft Office oraz wersje produktów serwerowych dostępne w chmurze: Lync Server, Exchange Server oraz SharePoint Server. Usługi świadczone są online i aktualizowane automatycznie.

W ramach pakietu Office 365 dla firm (pakiet office 365 Small Business Premium) użytkownik otrzymuje dostęp do:

  • Word – edytor tekstu umożliwiający pisanie, formatowanie, wprowadzanie zmian, drukowanie i udostępnianie dokumentów tekstowych,
  • Excel – arkusz kalkulacyjny zawierający kolumny i rzędy podzielone na komórki, który umożliwia analizę danych i tworzenie dokumentacji,
  • PowerPoint – aplikacja do prezentacji, pozwalająca na tworzenie pokazu slajdów zawierających tekst, grafiki, wykresy oraz nagrania dźwiękowe wyświetlane w trakcie wystąpienia,
  • OneNote – program służący do robienia notatek i przechowywania informacji oraz zdjęć, który umożliwia podział notatek na sekcje bez limitu stron,
  • Outlook – prywatny menedżer informacji zawierający takie funkcje, jak: klient e-mail, kalendarz, notatnik, prowadzenie dziennika, zarządzanie zadaniami i przeglądanie Internetu,
  • Access – system do zarządzania bazami danych łączący silnik bazy danych MS Jet Database Engine z interfejsem graficznym użytkownika i narzędziem do tworzenia oprogramowania,
  • Publisher – aplikacja służąca do tworzenia materiałów marketingowych umożliwiająca drukowanie, zamieszczanie w Internecie oraz przesyłanie dokumentów poprzez e-mail,
  • Lync – ujednolicony komunikator zaprojektowany z myślą o przedsiębiorstwach, który umożliwia prowadzenie rozmów tekstowych, komunikację głosową oraz prowadzenie wideokonferencji,
  • Office na urządzenia mobilne – wersja dostępna dla systemów Android oraz iOS, która łączy Worda, Excela i PowerPointa w jedną aplikację umożliwiającą tworzenie dodatek, podpisywanie plików PDF, skanowanie kodów QR oraz przesyłanie plików,
  • 25 GB miejsca na dane w chmurze,
  • możliwość tworzenia i edycji pakietów Office przez przeglądarkę intrnetową.

Asana

Asanaprogram do zarządzania projektami – to narzędzie, które umożliwia sprawną pracę zespołową nad zadaniami, wprowadzanie notatek, tagów, oznaczanie osób odpowiedzialnych za zadanie, dodawanie terminu wykonania zadania oraz komentarzy odnośnie aktualnego stanu projektu.

Program umożliwia również wysyłanie maila z opisem zadania w tytule, dzięki czemu zarządzanie czasem pracy staje się jeszcze prostsze. Każdy projekt podzielić można na pomniejsze zadania, dzięki czemu aplikacja sprawdza się doskonale przy projektach wymagających współpracy kilku różnych działów organizacji. Dla zadań można również ustalać podzadania, a wszystkim z nich przypisać można terminy realizacji.

Dzięki możliwości komentowania statusu projektu wszyscy pracownicy są na bieżąco i wiedzą, na czym powinni się skupić. Oznaczanie czasu realizacji zadań pomaga również podnieść produktywność zespołów i zapobiega opóźnieniom w realizacji zadań.

Jira

Jira to oprogramowanie do zarządzania projektami i śledzenia błędów. Pomaga zorganizować pracę oraz monitorować procesy w organizacji. Umożliwia błyskawiczny dostęp do informacji, dzięki czemu pozwala na szybkie podejmowanie decyzji. Pozwala na pracę samodzielną i zespołową. Oferuje tablice do zarządzania zadaniami z możliwością przypisania do nich pracowników i stałej kontroli postępów prac nad zadaniami. W styczniu 2019 roku Jora zanotowała 65 000 użytkowników.

Oprogramowanie zostało wyposażone w wiele przydatnych funkcji pozwalających zachować porządek projektów. Każdy projekt można odpowiednio oznaczyć, dopisać do niego dodatkowe zadania i czas ich realizacji. Jira obsługuje również zarządzanie zgłoszeniami, oznaczanie funkcji i planowanie zarządzania. Jest doskonałym rozwiązaniem dla zespołów zarządzających projektami, tworzących oprogramowanie, zarządzających produktami oraz testerów.

Jira sprawdza się też doskonale jako narzędzie dla zespołów Agile, oferując takie funkcjonalności jak śledzenie czasu pracy, tworzenie raportów na temat sprintów oraz monitorowanie produktywności w czasie. To jedno z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych do zarządzania projektami w branży IT.

Pozostałe integracje Calamari

Oprócz wymienionych powyżej programów, z którymi integruje się Calamari Clock In i Calamari Leave, aplikacja łączy się również z wieloma innymi narzędziami, oferując stale rosnącą liczbę funkcjonalności. Wśród programów tych znajdują się:

  • Basecamp
  • G-Suite
  • Enova
  • Tempo Planner
  • ERP Optima
  • Sage

W Calamari nieustannie pracujemy nad nowymi rozwiązaniami i poszerzaniem oferty integracji, by jeszcze lepiej wspomagać zarządzanie czasem i nieobecnościami w firmach i startupach na całym świecie.

Jeśli jeszcze nie znasz Calamari, wypróbuj nasz program do ewidencji czasu pracy i zarządzania e-urlopami przez 2 tygodnie za darmo i przekonaj się, jak wiele może zmienić w Twojej organizacji. A jeśli masz jakieś pytania albo sugestie – skontaktuj się z nami!

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.