HR, Ewidencja czasu pracy, Zarządzanie nieobecnościami

7 najpopularniejszych mitów o elektronicznej ewidencji czasu pracy

Wraz z wejściem w życie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy firmy coraz częściej zaczęły sięgać po elektroniczne programy ułatwiające im to zadanie. Wokół zagadnienia krąży jednak wiele wątpliwości i mitów, które mogą niesłusznie zniechęcić do skorzystania z nich.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku od początku 2019 roku pracodawcy mają obowiązek dokumentowania czasu pracy podwładnych. Zmiana spowodowała, że stosowana dotychczas papierowa ewidencja stała się niewystarczająca – szczególnie w przypadku dużych organizacji. Z tego względu coraz więcej firm decyduje się na sięgnięcie po program do rejestracji czasu pracy (RCP), który poprzez automatyzację ułatwia proces dokumentowania tego typu informacji.

Na temat narzędzi RCP powstało wiele mitów wynikających z niewiedzy i obaw pojawiających się zarówno wśród pracodawców jak i pracowników. Warto jednak przyjrzeć im się bliżej i rozwiać wątpliwości, ponieważ programy te mogą znacznie ułatwić pracę zarówno działu HR jak i całej organizacji.

Wykorzystanie programów RCP

Elektroniczne narzędzia do dokumentowania godzin przepracowanych przez zatrudnionych nie są nowością, jednak nawet w 2019 roku ich wykorzystanie nie było duże. Jak pokazuje ankieta przeprowadzona wśród pracowników, 38% przedsiębiorstw w USA w dalszym ciągu używało tradycyjnych, papierowych kart pracy*.

Dane zebrane przez Finances Online wyraźnie pokazują negatywne konsekwencje płynące z używania tradycyjnej metody prowadzenia kart pracy podwładnych. Zgodnie z danymi, 33% pracowników rozpoczyna i kończy dzień pracy wcześniej bądź później niż powinno. Nie są to jednak jedyne konsekwencje. Ze względu na różnego rodzaju błędy, nadużycia i stratę czasu tradycyjna dokumentacja może przynieść firmom straty, których mogłyby łatwo uniknąć, sięgając po elektroniczne rozwiązanie.

buddy punching – zjawisko polegające na tym, że jeden z pracowników prosi drugiego, by ten oznaczył jego obecność w pracy, gdy w rzeczywistości go w niej nie ma.

Jak pokazuje badanie przeprowadzone przez Industry Search, Wykorzystanie narzędzi do rejestracji czasu pracy wzrosło od momentu wybuchu pandemii wirusa COVID-19. Z tego powodu bardzo ważnym jest, by rozwiać wszelkie mity dotyczące tego typu oprogramowania, by móc skutecznie i optymalnie zarządzać przedsiębiorstwem.

7 najpopularniejszych mitów o programach RCP

Świat idzie naprzód, a nowe technologie i elektroniczne rozwiązania coraz częściej wypierają te tradycyjne. Jednak w mentalności przedsiębiorców i pracowników rodzi się wiele wątpliwości, które powstrzymują ich przed wprowadzeniem nowoczesnego rozwiązania w swojej organizacji. Do najczęściej powtarzanych mitów należą:

“Relacje z dostawcami oprogramowania są trudne”

Współpraca z dostawcami oprogramowania wymaga zaufania ze strony przedsiębiorstwa. Jeśli program przestanie działać bądź wystąpi błąd, czasem nie można samodzielnie go naprawić i trzeba czekać na odpowiedź ze strony supportu oprogramowania.

Świadomość, że nie jest się jedynym klientem i nie można poprosić o pomoc, uzyskując ją w każdej chwili, jest stresujące. Właściciele firm obawiają się, że w wyniku niedziałania oprogramowania i długiego czasu jego naprawy, skutki braku rejestrowania czasu pracy mogą negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie organizacji.

Często pracownicy obawiają się problemów komunikacyjnych z dostawcami narzędzia – niesympatyczni, trudni w komunikacji pracownicy zniechęcają do zadawania pytań i wchodzenia w interakcje, co również może odbić się na płynności działania firmy.

W rzeczywistości jednak specjaliści działu HR lubią współpracować z dostawcami oprogramowania. Jak pokazuje raport Key Interval Research, The Ideal Vendor Relationship, 87% ankietowanych pracowników HR jest zadowolonych z relacji z osobami odpowiedzialnymi za programy RCP.

Chociaż początkowo znalezienie wspólnego języka może się wydawać trudne, z pewnością warto zadbać o dobre relacje w organizacji. Wielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z wagi działu obsługi klienta, dlatego inwestują w narzędzia takie jak chaty, które pomogą w skutecznej komunikacji. Warto skorzystać z tej wiedzy również wewnątrz firmy, ponieważ owocuje ona dobrą komunikacją w przyszłości i szybkim rozwiązywaniem problemów.

“Do korzystania z programu potrzebny jest specjalista”

Wśród pracowników działu HR panuje przekonanie, że z programu do elektronicznej ewidencji czasu pracy może korzystać tylko specjalista IT. Wynika to z obawy o brak specjalistycznej wiedzy informatycznej, która wydaje się potrzebna do poprawnego obsługiwania oprogramowania.

W rzeczywistości jednak programy RCP tworzone są z myślą o zwykłych użytkownikach – osobach z HR, przedsiębiorcach oraz pracowniakch. Specjaliści zajmujący się UI/UX dbają o to, by obsługa programów była intuicyjna nawet dla osób, które nie najlepiej odnajdują się w świecie nowych technologii.

Większość programów wzbogacona jest o tutoriale – proste samouczki oferowane przez dostawców oprogramowania, które pozwalają w ciągu kilku minut poznać najważniejsze funkcjonalności programu i oswoić się z nimi do tego stopnia, że samodzielna obsługa nie będzie stanowiła problemu.

Firmy dostarczające narzędzia do ewidencji czasu pracy oferują również możliwość pomocy przy wstępnym przygotowaniu oprogramowania do użytku, a także umożliwiają różne formy kontaktu z działem pomocy klientom, do którego można się zwrócić w przypadku najróżniejszych problemów. Dzięki temu nawet w sytuacji, gdy nie potrafi się czegoś zrobić, w krótkim czasie można uzyskać pomoc specjalisty.

Oprócz tego dostawcy oprogramowania, tacy jak Calamari, obudowują swój produkt infrastrukturą blogową, poradnikową i instruktażową, umożliwiając użytkownikowi poszerzanie swojej wiedzy na temat narzędzia i jego wykorzystania dla dobra firmy.

“To rozwiązanie jest drogie i opłaca się tylko dużym firmom”

Wbrew mitowi, nowoczesne rozwiązania technologiczne dla HR (HR Tech) nie są zbyt kosztowne. Większość z nich oferuje usługę opartą o chmurę obliczeniową, z czym wiąże się płatność abonamentowa. Twórcy narzędzi oferują różne warianty subskrypcji, najczęściej zależne od liczby pracowników (tak, jak robi to Calamari). Dzięki temu bez trudu można dopasować wariant, który nie pochłonie zbyt wielu funduszy.

Część przedsiębiorców obawia się również kosztów związanych z przeprowadzeniem szkoleń z użytkowania narzędzia, jednak na ten wydatek należy patrzeć długoterminowo – pracownicy, którzy raz poznają program, będą mogli z niego swobodnie korzystać przez cały czas swojej pracy w firmie.

Nowoczesne narzędzia RCP są tworzone w taki sposób, by każdy mógł je bez trudu obsłużyć. Koszt przeprowadzenia szkolenia z takiego oprogramowania można zamknąć w godzinie pracy specjalisty HR i kilku wewnętrznych szkoleniach. Rejestracja czasu online pomoże im zaoszczędzić czas i poprawić wydajność. Jeśli więc spojrzeć na sprawę z szerszej perspektywy, narzędzie HR bardzo szybko się zwróci.

“Narzędzie odpowiada tylko na część potrzeb pracowników”

Program do ewidencji czasu pracy zdaje się nie zmieniać zbyt wiele, gdy patrzy się na sprawę pobieżne. Jeśli jednak przyjrzeć się bliżej, można zauważyć, z jak wieloma zmianami wiąże się jego wprowadzenie do organizacji:

  • usprawnienie procesu rozpoczynania i kończenia dnia pracy
  • wygodne i niemal natychmiastowe tworzenie wszelkiego rodzaju potrzebnych raportów obecności
  • ułatwienie w tworzeniu raportów produktywności pracowników
  • dodatkowe opcje pozwalające kontrolować czas pracy nad konkretnymi zadaniami
  • automatyzacja procesów związanych ze składaniem i akceptacją wniosków urlopowych
  • dostęp do kalendarza nieobecności, który pomaga w lepszym rozplanowaniu tygodnia pracy
  • powiadomienia poprzez różne kanały: e-mail, SMS, Slack, które usprawniają komunikację.

Jak więc widać, programy do ewidencji czasu pracy usprawniają wiele procesów związanych z pracą specjalistów HR, ale mają również wpływ na szybkość przekazywania informacji, a tym samym na sprawne funkcjonowanie, całego przedsiębiorstwa.

“Dane w chmurze nie są bezpieczne”

Dane osobowe pracowników i informacje związane z ich pracą są niezwykle ważne i należą do danych wrażliwych, dlatego zapewnienie ich bezpieczeństwa jest priorytetem. Przechowywanie takich informacji w chmurze może wydawać się mniej bezpieczne, jednak w rzeczywistości dostawcy oprogramowania HR stawiają ich ochronę na pierwszym miejscu.

Nie istnieje 100% bezpieczne rozwiązanie. Jeden niewielki błąd może spowodować wyciek danych niezależnie do tego, czy są one przechowywane w sieci czy też na stacjonarnym dysku. Haker, któremu zależy na dostępie do danych, prędzej czy później i tak będzie w stanie je zdobyć, niezależnie od źródła.

Jak pokazuje raport “The World in Data Breaches” opublikowany przez Varonis wyniku złamania zabezpieczeń i cyberprzestępstw od 2013 roku na całym świecie skradziono ponad 9.7 miliarda plików z danymi. 64% z nich wyciekło z USA. Każdego dnia 7 milionów plików zostaje narażonych na kradzież – co daje 56 plików na sekundę! Zgodnie z wyliczeniami liczba skradzionych danych w wybranym kraju potrafi kilkukrotnie przerosnąć jego populację!

By zapewnić ochronę informacji, programy RCP wysyłają na serwery zaszyfrowane i dobrze zabezpieczone dane, dzięki czemu minimalizują ryzyko związane z konsekwencjami wycieku. By mieć jednak pewność, że zrobi się wszystko, by zapewnić ich bezpieczeństwo, pracownicy, którzy będą korzystali z oprogramowania RCP powinni zostać przeszkoleni na temat bezpieczeństwa w IT, by poznać najczęstsze powody wycieku danych i wiedzieć jak im przeciwdziałać.

“Ludziom będzie się trudno przyzwyczaić i będą podchodzili do narzędzia z niechęcią”

Mimo że lubimy słuchać o nowych technologiach, naturalny ludzki instynkt każe patrzeć sceptycznie na zmiany. Ludzki mózg lubi to, co zna, i nie chce tego zmieniać. Z tego względu może się wydawać, że pracownikom będzie ciężko przestawić się ze znanego im sposobu zapisywania czasu pracy na nowy. Jednak nie należy się obawiać.

Dzięki wspomnianemu wcześniej odpowiednio zaprojektowanemu UI/UX programów, są one dostosowane do potrzeb zwykłych użytkowników. Są niezwykle intuicyjne i nauczenie się ich obsługi nie zajmuje wiele czasu. Program przedstawiony jako dobra alternatywa dla dotychczasowych metod, która usprawni przepływ informacji na temat wniosków urlopowych, będzie dla podwładnych atrakcyjny i chętnie nauczą się jego obsługi, widząc płynące dla nich korzyści.

Wśród pracowników znajdą się również early adopters – osoby lubiące nowinki technologiczne, które chętnie zapoznają się z narzędziem dla własnego zadowolenia.

“Narzędzie niszczy relacje pomiędzy pracownikami i działem HR”

Mogłoby się wydawać, że brak konieczności odwiedzania pokoju działu HR będzie wpływać negatywnie na stosunki pomiędzy pracownikami. Okazuje się jednak, że jest odwrotnie. Programy RCP pomagają utrzymać dobre relacje, ponieważ eliminują możliwe nieporozumienia i błędy, takie jak zgubione wnioski urlopowe czy źle wyliczone limity dni wolnych.

Za pośrednictwem programu odpowiedzi na wnioski można uzyskać dużo szybciej. Podobnie ma się sprawa z limitami różnych nieobecności, firmowym kalendarzem dni wolnych czy monitorowaniem pracy nad projektami. Pracownicy lubią mieć dostęp do swoich wyników i czuć, że mają nad nimi kontrolę.

Jednocześnie pracownicy działu HR mają wgląd we wszystkie informacje niezbędne do stworzenia stosownych raportów, a w wyniku nieporozumień łatwo dojść, kto jest za nie odpowiedzialny. Człowiek dużo częściej popełnia błędy, które właściwe oprogramowanie RCP może łatwo wyeliminować, pozwalając zapomnieć o irytujących błędach.

Podsumowanie

Programy do elektronicznej ewidencji czasu pracy mogą wydawać się trudne do wdrożenia i pełne potencjalnych źródeł problemów, jednak większość tych obaw to mity wynikające z ludzkiej niechęci do zmian i braku zrozumienia, jak w rzeczywistości tego typu programy działają.

Najlepiej przekonać się na własnej skórze, jak wiele korzyści można z nich wyciągnąć. Dlatego też Calamari umożliwia wypróbowanie swojego narzędzia przez 14 dni za darmo bez podawania numeru karty kredytowej i bez żadnych zobowiązań.

Jeśli masz pytania na temat działania programów RCP bądź możliwości Calamari – skontaktuj się z nami! Chętnie rozwiejemy wszelkie Twoje wątpliwości.

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.