Ewidencja czasu pracy

Czym jest buddy punching i jak mu zapobiegać dzięki Calamari?

Choć zjawisko buddy punchingu na pozór wydaje się niegroźne, potrafi przynieść firmom wielomilionowe straty. Dowiedz się, na czym polega ta praktyka i w jaki sposób można ją skutecznie eliminować dzięki narzędziom, które oferuje Calamari.

W świecie nowych technologii automatyzacja procesów takich jak rejestrowanie czasu pracy tro standard. Nie można jednak zapomnieć, że w trosce o zoptymalizowanie procesu dokumentowania przepracowanych godzin trzeba również przyłożyć wagę do zadbania o odpowiednie zabezpieczenia przeciwdziałające nieuczciwym praktykom.

Co to jest buddy punching?

Termin pochodzi z języka angielskiego i odnosi się do zjawiska, kiedy jeden z pracowników rozpoczyna – odbija kartę (eng. punch) – swojego kolegi, tym samym fałszując informacje na temat rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Zjawisko buddy punchingu znane jest już od wielu lat, jeszcze sprzed czasów wprowadzenia elektronicznych systemów zliczania przepracowanych godzin. W amerykańskich zakładach pracy popularny był system kart, które należało odbić bo przybyciu do zakładu pracy. Już wtedy zdarzało się, że pracownicy podbijali wzajemnie swoje karty.

Zgodnie z danymi przedstawionymi przez American Payroll Association (APA) zjawisko buddy punchingu dotyczy aż 75% firm. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Nucleus Research, koszt buddy punchingu może wynosić nawet do 2.2% całkowitego zysku organizacji.

Jak radzić sobie z problemem nieuczciwego rejestrowania czasu pracy? Z Calamari to niezwykle proste! Czytaj dalej i poznaj skuteczne metody przeciwdziałania zjawisku buddy punchingu.

Jak skutecznie zapobiegać buddy punchingowi?

Wykorzystując nowoczesne narzędzie do rejestracji czasu pracy warto wykorzystać wszystkie jego możliwości. Oprócz podstawowych zadań, jakimi jest zapisywanie godzin wyjścia, wejścia i przerw, Calamari Clockin umożliwia szereg opcji, dzięki którym możesz ograniczać i swobodnie przypisywać opcje i lokalizacje logowania dla każdego z pracowników. Zobacz, jakie to proste!

Przypisywanie metod rejestracji czasu pracy poszczególnym pracownikom

W Calamari rozpoczęcie i zakończenie pracy można zgłosić na kilka sposobów: przez aplikację webową, mobilną, poprzez komunikator Slack, terminal kodów QR oraz z użyciem beaconów.

Każda z tych możliwości może zostać przypisana określonej grupie pracowników lub indywidualnym osobom w zależności od zapotrzebowania organizacji. Umożliwia to kontrolowanie, z jakich terminali mogą korzystać pracownicy w zależności od ich potrzeb i charakterystyki pracy.

Chcąc wyeliminować możliwość rozpoczynania dnia pracy w nieuczciwy sposób, można ograniczyć dostęp do niektórych metod lub ograniczyć ich korzystanie ze względu na IP lub lokalizację. Dzięki temu osoby pracujące w terenie mogą swobodnie logować się przez aplikację mobilną, podczas gdy ci, którzy na stałe pracują z biura, jaką jedyną metodę zapisania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy będą mieli terminal kodów QR zamontowany przy wejściu do biura.

To rozwiązanie pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownicy stacjonarni, nadużywając zaufania pracodawcy, mimo spóźnienia rozpoczęli pracę na czas, ponieważ zrobili to jeszcze przed wejściem na teren firmy. Ułatwia też wykrycie nieprawidłowości ze względu na możliwość sprawdzenia, z jakiego rodzaju terminala zostało zarejestrowane rozpoczęcie lub zakończenie pracy.

Restrykcje IP

Jeżeli firma posiada stały adres IP, może pokusić się o ograniczenie możliwości korzystania z modułu Clockin Calamari. Dzięki uruchomieniu tej opcji, administrator może wybrać, z jakich adresów IP może logować się dany pracownik. Ma więc możliwość ograniczenia tylko do adresu firmy, adresu domowego pracownika lub innego miejsca, które zaakceptuje.

Problem może się pojawić w sytuacji zmiennych adresów IP – zarówno pracodawcy jak i pracownika. W takiej sytuacji ograniczenie rejestrowania w zależności od danego IP jest pozbawione większego sensu. Na szczęście w takiej sytuacji są też inne metody.

Lokalizacja GPS

Innym sposobem na ograniczenie możliwości rozpoczynania dnia pracy jest lokalizacja. Ograniczając pracownikowi możliwość logowania się jedynie do aplikacji mobilnej na telefonie (na przykład pracowniczym), można zapobiegać zakłamywaniu danych czasu pracy.

Jeżeli telefon, z którego pracownik rozpoczyna i kończy dzień pracy, znajduje się poza ustawioną lokalizacją umożliwiającą rejestrowanie rekordu ewidencji czasu pracy, nie będzie w stanie wprowadzić swojej obecności do systemu.

Dynamiczny kod QR

Wykorzystując aplikację Calamari KIOSK, można w prosty sposób zmienić urządzenie mobilne, takie jak tablet, w terminal do kontrolowania czasu pracy. Korzystając z tej metody, pracownik może rejestrować swoją obecność poprzez zeskanowanie kodu QR ze swojej aplikacji.

Oprócz standardowych kodów QR Calamari oferuje również kody dynamiczne – które zmieniają się za każdym razem. Dzięki temu dodatkowemu zabezpieczeniu wyeliminowana została możliwość zarejestrowania obecności kogoś innego jego kodem przesyłanym w postaci zrzutu ekranu.

Beacony – automatyczne logowanie obecności

Technologia iBeacon to kolejne wygodne i skuteczne narzędzie, które przeciwdziała nieuczciwym praktykom. Do odnotowania obecności w przypadku tej metody niezbędne jest, aby pracownik wraz z urządzeniem z zainstalowaną aplikacją mobilną Calamari znalazł się w zasięgu beacona. Wtedy nastąpi automatyczne rozpoczęcie jego dnia pracy.

Beacony zbierają informacje na temat obecności pracownika na terenie firmy przez cały dzień. Pod sam koniec dnia ostatnie opuszczenie budynku firmy zostaje zarejestrowane jako wyjście z pracy.

Ograniczając możliwość rejestrowania się do tej metody, bardzo dobrze zapobiega się nieuczciwym praktykom. Wynika to z faktu, że do zalogowania obecności potrzebne jest urządzenie z telefonu pracownika, a tych ludzie raczej sobie nie pożyczają.

Ewidencja czasu pracy przez Slack

Integracja Calamari ze Slackiem umożliwia wiele przydatnych opcji, które przyspieszają codzienną pracę. Wśród nich jest też możliwość rozpoczęcia dnia pracy. Jeżeli pracownik ma dostęp jedynie do tej metody, a dostęp do konta slackowego może uzyskać tylko z siedziby firmy lub innego zdefiniowanego miejsca, nie będzie mógł zrobić tego z innej lokalizacji. Tym samym nie będzie mógł zarejestrować się z innego miejsca lub poprosić o zalogowanie kogoś innego – przekazywanie danych logowania do konta pracowniczego jest złamaniem zasad RODO.

Zdjęcie podczas rejestracji czasu pracy

Oprócz dynamicznych kodów QR aplikacja KIOSK umożliwia również wykonywanie zdjęć pracowników podczas rozpoczynania i kończenia dnia pracy. Zdjęcie zostaje zrobione w momencie rejestracji i zapisywane jest w systemie. Managerowie i administratorzy mają dostęp do tych danych, by móc na bieżąco weryfikować, czy nie doszło do nadużycia.

Raporty ewidencji czasu pracy

Wszystkie informacje na temat godzin rozpoczynania i kończenia pracy, lokalizacji i IP, z których nastąpiła rejestracja zbierane są w systemie i możliwe do przeglądania w postaci raportów. Dostępne są one dla managerów zespołów i administratorów. Calamari umożliwia filtrowanie na różne sposoby, co ułatwia odnajdywanie nieprawidłowości i eliminowanie ich we wczesnym stadium.

Metody API

Calamari udostępnia swoją dokumentację API, dzięki której możliwe jest powiązanie aplikacji z narzędziami wykorzystywanymi już w organizacji. Otwiera to wiele możliwości w kwestii dodatkowych zabezpieczeń przed nieuczciwymi praktykami związanymi z rejestracją godzin pracy.

Do najczęściej wykorzystywanych możliwości integracji z naszym API należą między innymi karty dostępu czy logowanie za pomocą danych biometrycznych.

Podsumowanie

Mimo że zjawisko buddy punchingu potencjalnie nie wydaje się zbyt szkodliwy, w rzeczywistości może być przyczyną znacznych strat firmy i obniżenia morale pracowników. Można mu jednak w łatwy sposób przeciwdziałać dzięki funkcjonalnościom oferowanym przez Calamari.

Obserwuj naszego bloga HR, by zawsze być na bieżąco w branży, a jeśli chcesz porozmawiać z nami o innych sposobach zapobiegania nieuczciwym praktykom związanym z ewidencją czasu pracy – skontaktuj się z nami!

Najnowsze Artykuły

Pandemia COVID-19 doprowadziła do popularyzacji pracy zdalnej w tempie, którego nikt wcześniej się nie spodziewał. Kiedy lockdown dobiegł końca, część firm zdecydowała się na częściowy powrót do biur. Poznaj zalety pracy hybrydowej i dowiedz się, jak narzędzie do ewidencji czasu pracy pomaga w jej organizacji.

Czytaj dalej

W Calamari stale dbamy o to, by stawiać naszych klientów na pierwszym miejscu i pomagać im w codziennym zarządzaniu czasem pracy. Team Customer Success dokłada wszelkich starań, by pomagać klientom w dostosowywaniu naszego programu HR do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.