Czym jest buddy punching i jak mu zapobiegać dzięki Calamari?

Choć zjawisko buddy punchingu na pozór wydaje się niegroźne, potrafi przynieść firmom wielomilionowe straty. Dowiedz się, na czym polega ta praktyka i w jaki sposób można ją skutecznie eliminować dzięki narzędziom, które oferuje Calamari.

W świecie nowych technologii automatyzacja procesów takich jak rejestrowanie czasu pracy to standard. Nie można jednak zapomnieć, że w trosce o zoptymalizowanie procesu dokumentowania przepracowanych godzin trzeba również przyłożyć wagę do zadbania o odpowiednie zabezpieczenia przeciwdziałające nieuczciwym praktykom.

Co to jest buddy punching oraz jakie problemy powoduje w miejscu pracy?

Termin pochodzi z języka angielskiego i odnosi się do zjawiska, kiedy jeden z pracowników rozpoczyna – odbija kartę (eng. punch) – swojego kolegi, tym samym fałszując informacje na temat rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Zjawisko buddy punchingu znane jest już od wielu lat, jeszcze sprzed czasów wprowadzenia elektronicznych systemów zliczania przepracowanych godzin. W amerykańskich zakładach pracy popularny był system kart, które należało odbić po przybyciu do zakładu pracy. Już wtedy zdarzało się, że pracownicy podbijali wzajemnie swoje karty.

Zgodnie z danymi przedstawionymi przez American Payroll Association (APA) zjawisko buddy punchingu dotyczy aż 75% firm. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Nucleus Research, koszt buddy punchingu może wynosić nawet do 2.2% całkowitego zysku organizacji.

Jak radzić sobie z problemem nieuczciwego rejestrowania czasu pracy? Z Calamari to niezwykle proste! Czytaj dalej i poznaj skuteczne metody przeciwdziałania zjawisku buddy punchingu.

‍

Konsekwencje buddy punchingu

Buddy punching to z pozoru niewinna praktyka, która jednak może mieć poważne skutki dla całej organizacji. Firma traci nie tylko czas, ale i pieniądze. To forma kradzieży czasu pracy, której konsekwencje finansowe i organizacyjne mogą być naprawdę dotkliwe.

Należy mieć świadomość, że każda godzina pracy, która nie została rzeczywiście przepracowana, to fałszowanie ewidencji czasu pracy. W takich przypadkach pracownicy otrzymują wynagrodzenie za godziny, których fizycznie nie przepracowali. W dłuższej perspektywie wpływa to nie tylko na budżet firmy, ale także na brak poczucia sprawiedliwości wśród zespołu. Takie zachowania zdecydowanie podważają zaufanie pomiędzy pracodawcą a pracownikami. Należy również podkreślić, że są niezgodne z kodeksem pracy i mogą prowadzić do sporów prawnych oraz konieczności wdrażania kosztownych kontroli.

Jak buddy punching wpływa na zaangażowanie pracowników, efektywność i wydajność pracy?

Choć może się wydawać, że buddy punching dotyczy konkretnych jednostek, to w rzeczywistości odbija się on na całym zespole. Zjawisko to wpływa na zaangażowanie pracowników, ponieważ ci, którzy rzetelnie rejestrują czas pracy i wypełniają swoje obowiązki, mogą czuć się oszukani i niedoceniani. Taka sytuacja rodzi frustrację, spadek motywacji i prowadzi do niższej efektywności oraz wydajności pracy.

Jeśli kilku pracowników często korzysta z pomocy innych w rejestrowaniu czasu, organizacja traci kontrolę nad tym, kto faktycznie pracuje, a kto wykorzystuje system. W takich przypadkach brakuje również konkretnych wytycznych jeśli chodzi o planowanie zadań i analizę produktywności, a to z kolei wpływa na realizację projektów i jakość usług.

Buddy punching a kradzież czasu pracy

Nie da się zaprzeczyć, że buddy punching to forma kradzieży czasu pracy. Choć nie dotyczy to fizycznego wynoszenia mienia, strata jest naprawdę realna. Trzeba podkreślić, że to także naruszenie zasad ewidencji czasu pracy, które może mieć poważne skutki podczas audytów lub kontroli. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby wdrożyć skuteczne narzędzia do śledzenia czasu pracy i zapobiegania tego rodzaju nadużyciom.

Skuteczne metody śledzenia czasu pracy i zapobiegania buddy punchingowi

Zastanawiasz się, co zrobić, aby wyeliminować buddy punching? Otóż trzeba postawić na nowoczesne rozwiązania. Jednym z nich jest system Calamari – oprogramowanie, które pozwala rejestrować czas pracy w sposób transparentny. Możesz skorzystać z różnych metod oznaczania godzin, a także przerw między innymi poprzez: aplikację mobilną, przeglądarkę internetową, kody QR, innowacyjną technologię iBeacon czy API. Z kolei zespoły pracujące zdalnie lub hybrydowo mają możliwość oznaczania godzin za pomocą komunikatora Slack, a także śledzenie lokalizacji GPS.

Rola systemu RCP w monitorowaniu godzin pracy

System RCP, czyli system rejestracji czasu pracy odgrywa dziś znaczącą rolę w walce z kradzieżą czasu pracy. Jego celem jest nie tylko rejestrowanie obecności, ale także zapewnienie przejrzystości i zgodności z przepisami kodeksu pracy. To właśnie dzięki nowoczesnym systemom takim jak Calamari, rejestracja czasu staje się automatyczna i wiarygodna, a błędy czy manipulacje są praktycznie wyeliminowane.

Dzięki RCP wiesz dokładnie, ile godzin dany pracownik spędził w pracy, kiedy rozpoczął i zakończył zadania, ile czasu poświęcił na przerwy, a nawet – w przypadku pracy mobilnej – z jakiego miejsca logował się do systemu. To nieocenione dane przy rozliczaniu nadgodzin, planowaniu urlopów czy analizie efektywności.

Wykorzystując nowoczesne narzędzie do rejestracji czasu pracy warto wykorzystać wszystkie jego możliwości. Oprócz podstawowych zadań, jakimi jest zapisywanie godzin wyjścia, wejścia i przerw, Calamari Clockin umożliwia szereg opcji, dzięki którym możesz ograniczać i swobodnie przypisywać opcje i lokalizacje logowania dla każdego z pracowników. Zobacz, jakie to proste!

Przypisywanie metod rejestracji czasu pracy poszczególnym pracownikom

W Calamari rozpoczęcie i zakończenie pracy można zgłosić na kilka sposobów: przez aplikację webową, mobilną, poprzez komunikator Slack, terminal kodów QR oraz z użyciem beaconów.

Każda z tych możliwości może zostać przypisana określonej grupie pracowników lub indywidualnym osobom w zależności od zapotrzebowania organizacji. Umożliwia to kontrolowanie, z jakich terminali mogą korzystać pracownicy w zależności od ich potrzeb i charakterystyki pracy.

Chcąc wyeliminować możliwość rozpoczynania dnia pracy w nieuczciwy sposób, można ograniczyć dostęp do niektórych metod lub ograniczyć ich korzystanie ze względu na IP lub lokalizację. Dzięki temu osoby pracujące w terenie mogą swobodnie logować się przez aplikację mobilną, podczas gdy ci, którzy na stałe pracują z biura, jaką jedyną metodę zapisania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy będą mieli terminal kodów QR zamontowany przy wejściu do biura.

To rozwiązanie pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownicy stacjonarni, nadużywając zaufania pracodawcy, mimo spóźnienia rozpoczęli pracę na czas, ponieważ zrobili to jeszcze przed wejściem na teren firmy. Ułatwia też wykrycie nieprawidłowości ze względu na możliwość sprawdzenia, z jakiego rodzaju terminala zostało zarejestrowane rozpoczęcie lub zakończenie pracy.

Restrykcje IP

Jeżeli firma posiada stały adres IP, może pokusić się o ograniczenie możliwości korzystania z modułu Clockin Calamari. Dzięki uruchomieniu tej opcji, administrator może wybrać, z jakich adresów IP może logować się dany pracownik. Ma więc możliwość ograniczenia tylko do adresu firmy, adresu domowego pracownika lub innego miejsca, które zaakceptuje.

Problem może się pojawić w sytuacji zmiennych adresów IP – zarówno pracodawcy jak i pracownika. W takiej sytuacji ograniczenie rejestrowania w zależności od danego IP jest pozbawione większego sensu. Na szczęście w takiej sytuacji są też inne metody.

‍

Lokalizacja GPS

Innym sposobem na ograniczenie możliwości rozpoczynania dnia pracy jest lokalizacja. Ograniczając pracownikowi możliwość logowania się jedynie do aplikacji mobilnej na telefonie (na przykład pracowniczym), można zapobiegać zakłamywaniu danych czasu pracy.

Jeżeli telefon, z którego pracownik rozpoczyna i kończy dzień pracy, znajduje się poza ustawioną lokalizacją umożliwiającą rejestrowanie rekordu ewidencji czasu pracy, nie będzie w stanie wprowadzić swojej obecności do systemu.

Dynamiczny kod QR

Wykorzystując aplikację Calamari KIOSK, można w prosty sposób zmienić urządzenie mobilne, takie jak tablet, w terminal do kontrolowania czasu pracy. Korzystając z tej metody, pracownik może rejestrować swoją obecność poprzez zeskanowanie kodu QR ze swojej aplikacji.

Oprócz standardowych kodów QR Calamari oferuje również kody dynamiczne – które zmieniają się za każdym razem. Dzięki temu dodatkowemu zabezpieczeniu wyeliminowana została możliwość zarejestrowania obecności kogoś innego jego kodem przesyłanym w postaci zrzutu ekranu.

Beacony – automatyczne logowanie obecności

Technologia iBeacon to kolejne wygodne i skuteczne narzędzie, które przeciwdziała nieuczciwym praktykom. Do odnotowania obecności w przypadku tej metody niezbędne jest, aby pracownik wraz z urządzeniem z zainstalowaną aplikacją mobilną Calamari znalazł się w zasięgu beacona. Wtedy nastąpi automatyczne rozpoczęcie jego dnia pracy.

Beacony zbierają informacje na temat obecności pracownika na terenie firmy przez cały dzień. Pod sam koniec dnia ostatnie opuszczenie budynku firmy zostaje zarejestrowane jako wyjście z pracy.

Ograniczając możliwość rejestrowania się do tej metody, bardzo dobrze zapobiega się nieuczciwym praktykom. Wynika to z faktu, że do zalogowania obecności potrzebne jest urządzenie z telefonu pracownika, a tych ludzie raczej sobie nie pożyczają.

Ewidencja czasu pracy przez Slack

Integracja Calamari ze Slackiem umożliwia wiele przydatnych opcji, które przyspieszają codzienną pracę. Wśród nich jest też możliwość rozpoczęcia dnia pracy. Jeżeli pracownik ma dostęp jedynie do tej metody, a dostęp do konta slackowego może uzyskać tylko z siedziby firmy lub innego zdefiniowanego miejsca, nie będzie mógł zrobić tego z innej lokalizacji. Tym samym nie będzie mógł zarejestrować się z innego miejsca lub poprosić o zalogowanie kogoś innego – przekazywanie danych logowania do konta pracowniczego jest złamaniem zasad RODO.

Zdjęcie podczas rejestracji czasu pracy

Oprócz dynamicznych kodów QR aplikacja KIOSK umożliwia również wykonywanie zdjęć pracowników podczas rozpoczynania i kończenia dnia pracy. Zdjęcie zostaje zrobione w momencie rejestracji i zapisywane jest w systemie. Managerowie i administratorzy mają dostęp do tych danych, by móc na bieżąco weryfikować, czy nie doszło do nadużycia.

Raporty ewidencji czasu pracy

Wszystkie informacje na temat godzin rozpoczynania i kończenia pracy, lokalizacji i IP, z których nastąpiła rejestracja zbierane są w systemie i możliwe do przeglądania w postaci raportów. Dostępne są one dla managerów zespołów i administratorów. Calamari umożliwia filtrowanie na różne sposoby, co ułatwia odnajdywanie nieprawidłowości i eliminowanie ich we wczesnym stadium.

Metody API

Calamari udostępnia swoją dokumentację API, dzięki której możliwe jest powiązanie aplikacji z narzędziami wykorzystywanymi już w organizacji. Otwiera to wiele możliwości w kwestii dodatkowych zabezpieczeń przed nieuczciwymi praktykami związanymi z rejestracją godzin pracy.

Do najczęściej wykorzystywanych możliwości integracji z naszym API należą między innymi karty dostępu czy logowanie za pomocą danych biometrycznych.

‍

Podsumowanie

Mimo że zjawisko buddy punchingu potencjalnie nie wydaje się zbyt szkodliwe, w rzeczywistości może być przyczyną znacznych strat firmy i obniżenia morale pracowników. Można mu jednak w łatwy sposób przeciwdziałać dzięki funkcjonalnościom oferowanym przez Calamari.

Obserwuj naszego bloga HR, by zawsze być na bieżąco w branży, a jeśli chcesz porozmawiać z nami o innych sposobach zapobiegania nieuczciwym praktykom związanym z ewidencją czasu pracy – skontaktuj się z nami!