Praca zdalna, Ewidencja czasu pracy

5 zalet elektronicznej ewidencji czasu pracy w pracy hybrydowej

Znaczy wzrost popularności pracy zdalnej spowodowany pandemią koronawirusa sprawił, że praca hybrydowa stała się czymś pożądanym przez pracowników na rynku pracy.

W związku z pandemią, aż 40% pracowników w Unii Europejskiej pracowało zdalnie. Okazało się, że w bardzo wielu branżach obecność pracownika w biurze nie jest konieczna. Jednak żeby praca zdalna i hybrydowa mogły przebiegać pomyślnie, niezbędne jest narzędzie do ewidencji czasu pracy, której prowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy.

Dowiedz się, dlaczego do rejestrowania czasu pracy pracowników najlepiej wybrać elektroniczną ewidencję czasu pracy.

Co to jest praca hybrydowa?

Praca hybrydowa to model, który łączy w sobie pracę z biura oraz pracę z domu bądź innego miejsca. Dzięki temu łączy w sobie zarówno zalety pracy zdalnej, jak i pracy w biurze. Przystosowanie firmy do częściowej pracy zdalnej to dobre rozwiązanie dla firm, które chcą się rozwijać i sięgać po najlepszych specjalistów, nie ograniczając się ze względu na lokalizację. Jako jeden z najgorętszych trendów HR na 2022 rok, jest świetną okazją, by połączyć pracę z chęcią podróżowania i potrzebą wypoczynku.

Rodzaje pracy hybrydowej

Praca hybrydowa nie została zdefiniowana przez Kodeks pracy, jednak naturalnie wykształciło się jej kilka podtypów bazujących na tym, gdzie pracownik przepracowuje większość swojego czasu. W zależności od potrzeb organizacji, a nawet zespołu, zasady można jednak ustalać dowolnie wewnątrz firmy.

Więcej na temat pracy hybrydowej dowiesz się z naszego artykułu: Jak zorganizować pracę hybrydową w firmie.

Pracowakacje

Pracakcje to wyjątkowy przypadek pracy hybrydowej, który umożliwia pracownikowi wyjechanie na dłuższy czas z miejsca zamieszkania, by wykonywać obowiązki z innego miejsca - na przykład znad morza w innym kraju. Pracowakacje to umowa pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, dlatego musi mieć jasne zasady, których obie strony muszą przestrzegać. Rozliczanie czasu pracy podczas pracakcji pozostaje jedno takie samo, jak w każdym innym modelu pracy.

Dowiedz się, jak zorganizować workation w swojej firmie!

Praca hybrydowa z programem do rejestracji czasu pracy

Ze względu na to, że ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, musi on ustalić zasady rejestrowania przepracowanych przez pracowników godzin tak, by osoby pracujące spoza biura mogły dokumentować swoją obecność. Jednak, by mieć większą kontrolę nad czasem pracy, warto rejestrować również przerwy i pracę nad projektami. Manualne dokumentowanie w ten sposób każdego przepracowanego dnia jest mozolne i nieodporne na błędy.

Wybierając elektroniczną rejestrację czasu pracy z Calamari, możesz dokumentować dokładne informacje na temat godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw oraz pracy nad projektami. Pracownik poświęca na codzienną ewidencję czasu tylko chwilę, a zapisane w systemie dane są dokumentem zapewniającym transparentność. Pozwala również zbudować oparte na wzajemnym szacunku relacje z pracownikami oraz zaufanie.

Poznaj 5 największych zalet płynących z elektronicznej rejestracji czasu pracy hybrydowej w firmie:

1. Wiesz, skąd pracownicy wykonują obowiązki

Calamari umożliwia rejestrowanie adresu IP, z jakiego nastąpiło włączenie lub wyłączenie zegara, dzięki czemu pracodawca ma możliwość przypisania adresów do poszczególnych zespołów bądź pracowników. Możliwe jest również ograniczanie metod rejestrowania czasu pracy oraz terminali. Pozwala to pracodawcy mieć pełną kontrolę nad tym, skąd pracują zatrudnione osoby.

W przypadku mobilnej ewidencji czasu pracy na system Android lub iOS aplikacja pozwala na zapisanie lokalizacji, z której nastąpiło rozpoczęcie i zakończenie dnia pracy. Dzięki temu pracownicy, którzy przebywają na pracowakacjach lub pracują zdalnej z domu, dokumentują obecność w ustalonym z przełożonym miejscu. To wygodny sposób, aby kontrolować przestrzeganie regulaminu firmy, a jednocześnie na umożliwienie pracownikom swobody i budowanie relacji opartej na szacunku i zaufaniu.

2. Masz dostęp do bieżącej listy obecności

W momencie rozpoczęcia dnia pracy, Calamari automatycznie tworzy listę obecności w pracy danego dnia. Dostęp do listy mogą mieć wszyscy zatrudnieni w organizacji, dzięki czemu wymiana informacji na temat dostępności pracowników przebiega szybko i sprawnie, pozwalając lepiej zaplanować czas pracy.

Na liście można zobaczyć, które osoby są obecne w pracy i wykonują obowiązki z biura, które pracują zdalnie, są na przerwie i które nie są obecne danego dnia. W przypadku, gdy któryś z pracowników zakończy pracę, automatycznie przestaje być obecny na liście. Pozwala to szybciej zorientować się, czy dana osoba jest jeszcze w pracy. To szczególnie przydatna opcja dla osób pracujących zdalnie, które - nie będąc obecne w biurze - mają utrudniony kontakt z innymi.

Program przechowuje historyczne dane dotyczące obecności pracowników, dlatego w razie konieczności sprawdzenia, kto był danego dnia w firmie, jak długo i z jakimi pracownikami ma kontakt, można szybko przefiltrować dane z poziomu strony www z konta administratora. Przydaje się to w przypadku stwierdzenia zachorowania przez któregoś z pracowników, ale również w sytuacji, gdy konieczne jest udokumentowanie obecności danej osoby na potrzeby prawne.

3. Dokumentujesz czas pracy

Oprócz automatycznego tworzenia listy obecności, Calamari zapisuje informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy, odbytych przerwach oraz czas pracy spędzany na realizowaniu danego projektu, które tworzyć można z poziomu strony internetowej. Dzięki temu, manager ma dostęp do szczegółowych informacji na temat tego, w jaki sposób jego zespół zarządza swoim czasem. W ten sposób łatwiej zoptymalizować grafik pracy tak, by optymalnie wykorzystać czas i możliwości pracowników.

Pracownik również na dostęp do informacji o swoich przepracowanych godzinach w ujęciu tygodniowym lub miesięcznym, by móc samodzielnie sprawdzać swoje wyniki. W przypadku pracowników zdalnych, elektroniczna karta godzin pracy jest wygodnym sposobem pozwalającym na udowodnienie obecności w pracy i wykonywania obowiązków. W ten sposób manager nie musi ciągle wypytywać pracownika i może dać mu większą swobodę, co minimalizuje stres i pozwala budować dobre relacje w zespole.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy zapewnia, że pracodawca i pracownik posiadają te same informacje na temat przepracowanych godzin i że są one prawidłowe. To sposób na transparentność w firmie i zapewnienie zgodności informacji. Narzędzie online pozwala również na tworzenie raportów czasu pracy za pomocą kilku kliknięć, dzięki czemu oszczędza czas pracowników HR.

4. Wiesz, czym zajmują się pracownicy

W przypadku pracy na odległość czasem ciężko stwierdzić, czy pracownik nie odpowiada, bo jest na przerwie, skupia się na czymś ważnym, czy zwyczajnie nie jest dostępny. Dzięki Calamari można łatwo rozwiązać ten problem.

Pracownicy mogą zgłaszać przerwy, które automatycznie wyświetlają się na liście obecności, a także - jeśli firma korzysta z integracji ze Slackiem - również w statusie na Slacku w postaci kubka z kawą, dzięki czemu wszyscy w organizacji wiedzą, że dana osoba jest chwilowo niedostępna.

Możliwość tworzenia i przypisywania projektów do pracowników ułatwia kontrolowanie, ile czasu pracownik poświęca na dane obowiązki oraz dokumentuje, nad czym dana osoba pracowała konkretnego dnia. W przypadku niejasności lub wątpliwości dotyczących przepracowanych godzin, bardzo szybko można sprawdzić dane w systemie.

5. Wiesz, gdy coś jest nie tak

Kontrolowanie czasu pracy to nie tylko przerwy i projekty, ale również dbanie o to, by pracownicy realizowali przypisany im grafik czasu pracy, nie spóźniali się i odbywali obowiązkowe przerwy. W przypadku, kiedy w czasie pracy danej osoby występują nieprawidłowości, takie jak na przykład spóźnienie, manager może otrzymać powiadomienie o zaistniałej sytuacji, by na bieżąco orientować się w tym, co dzieje się z pracownikami. To ogromne ułatwienie w zarządzaniu pracownikami zdalnymi, których nieobecności lub spóźnienia nie widać na pierwszy rzut oka.

Wszystkie nieprawidłowości zostają zarejestrowane przez program i są dostępne w karcie czasu pracy pracownika, co umożliwia managerowi kontrolowanie, jak często występują problemy z pracownikami. Pozwala mu to na szybsze reagowanie i rozwiązywanie problemu, zanim dojdzie do jego eskalacji.

Podsumowanie

Elektroniczna ewidencja czasu pracy to narzędzie, którego obecność w nowoczesnej firmie chcącej zatrudniać najlepszych specjalistów prawdziwy must-have! Dzięki niej, niezależnie skąd pracownicy wykonują obowiązki, wszystko, co musisz wiedzieć, masz na wyciągnięcie ręki.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zaletach i wykorzystaniu elektronicznej ewidencji czasu pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz wypróbować Calamari lub zapytać o nasze narzędzie - skontaktuj się z nami!

Najnowsze Artykuły

Pandemia wirusa Covid-19 spowodowała szereg zmian w modelach pracy i sposobie jej organizacji. Popularyzacja pracy zdalnej i wnioski, które przyszły wraz z jej wdrożeniem, spowodowały, że ten atrakcyjny - z punktu widzenia zarówno pracodawcy jak i pracownika - model pracy prężnie się rozwijał i rozwija się do dziś.

Czytaj dalej

Umowa o pracę to jeden z najpopularniejszych rodzajów umów zatrudnienia, który niesie ze sobą wiele korzyści dla pracodawców i pracowników. Powinna zostać zawarta na piśmie i zawierać określone informacje. Sprawdź, co powinna zawierać umowa o pracę i pobierz bezpłatny wzór!

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.