Praca zdalna, Ewidencja czasu pracy

Praca zdalna po pandemii – zalety, wady i modele

Pandemia wirusa Covid-19 to zdarzenie, które zmieniło świat i pozostawiło po sobie ślad, zmieniając ludzką codzienność, nawyki, a także sposób pracy w różnych branżach. Jedną z największych zmian był ogromny wzrost popularności pracy zdalnej wymuszający zmianę modelu działania organizacji na całym świecie.

Niemądrym byłoby jednak zakładać, że Koronawirus to ostatnie nieprzewidziane wydarzenie, z jakim musimy się zmierzyć. Istnieje wiele innych czynników sprawiających, że przyszłość jest niepewna. Wraz z takimi procesami jak zmiany klimatyczne, przyszłość dynamicznie się zmienia. Doświadczenia zdobyte podczas pandemii są więc cenną lekcją na przyszłość, która nie odejdzie w zapomnienie.

Post-Covidowy świat

Według raportów McKinsey, wybuch pandemii miał ogromny wpływ na przyspieszenie zmian w modelach pracy, które zauważyć można było już od jakiegoś czasu. Jednym z nich jest praca zdalna.

Badania Komisji Europejskiej wskazują, że przed wybuchem pandemii zaledwie 4% pracowników Unii Europejskiej pracowało zdalnie. W badaniu brane były pod uwagę nie tylko osoby pracujące zdalnie na stałe, ale również te, którym w ramach benefitów prasowych przysługiwało tzw. Home Office – pojedyncze dni wolne w miesiącu). Lockdown sprawił, że odsetek ten wzrósł do 40%.

Przejście na pracę z domu nie był jedynie wymuszonym eksperymentem społecznym na światową skalę. Był również sprawdzianem dla samej idei pracy z domu i rezygnacji z biur. Organizacjom towarzyszyła niepewność związana z tym, czy pracownicy pod mniejszym nadzorem wciąż będą wykonywać swoje obowiązki równie wydajnie. W międzyczasie odkryły również, że telepraca może być źródłem oszczędności.

Spadająca frekwencja w biurach

Z danych zaprezentowanych przez Statista wynika, że około 47% firm składania się ku redukcji powierzchni biurowej. 5% badanych organizacji przyznało, że jest skłonnych zmniejszyć powierzchnię biur aż do 71%.

Nie powinno być to zaskakujące, biorąc pod uwagę, że przed pandemią jedynie 40% biurem było zajętych, a wraz z lockdownem frekwencja spadła o kolejne 10-30%. Utrzymywanie biur posiadających 80% niewykorzystanej powierzchni jest ogromną stratą pieniędzy, podliczając koszty wynajmu, mediów oraz utrzymania biura pełnego nieużywanych pomieszczeń.

Praca w domu – z przyjemnością

Praca zdalna opłaca się również pracownikom. Aż 90% pokolenia Z (Gen Z – osoby urodzone w latach 1997-2012) i Millenialsów (1981-1996) nie chce wracać do biura w pełnym wymiarze godzin. Jedynie 10% z nich chce wrócić do pracy stacjonarnej na stałe.

Praca zdalna ma wiele zalet – pracownik nie traci czasu na dojazd, generuje mniej ubrań do prania i łatwiej jest mu osiągnąć równowagę między życiem zawodowym i prywatnym. Wraz z rosnącym udziałem Gen Z i Millenialsów na rynku, praca zdalna i hybrydowa mają szansę na dobre stać się częścią pracowniczej rzeczywistości.

Nie oznacza to jednak, że wdrożenie pracy zdalnej będzie łatwe. Dlatego też warto dowiedzieć się, jakie modele pracy z domu sprawdzają się najlepiej.

Hybrydowe modele pracy

Mimo że oficjalna definicja pracy hybrydowej nie została jeszcze ustalona, pracę częściowo zdalną można podzielić na trzy modele:

  • Przede wszystkim zdalny,
  • Zrównoważony,
  • Zdalny okazjonalnie.

Chociaż nazwy wydają się intuicyjne, warto dokładniej przyjrzeć się każdemu z wymienionych modeli.

Przede wszystkim zdalny

W tym modelu pracy zdalnej firma jest zorganizowana i zarządzana w takim sposób, by obecność pracownika w biurze nie miała znaczenia, pod warunkiem, że odpowiednio wykonuje on swoje obowiązki. Pracodawcy nie interesuje, skąd pracownik wykonuje obowiązki – można więc pracować z domu, z kawiarki, z hotelu w innym kraju i dowolnego innego miejsca, jakie można sobie wymarzyć, pod warunkiem, że ma zapewniony dostęp do niezbędnych do pracy narzędzi.

Dzięki temu ten model pracy sprawdza się doskonale w przypadku branży high-tech, która niezależnie od położenia geograficznego czerpie zyski z usług cyfrowych.

Zalety:

  • Firma oszczędza na przestrzeni biurowej;
  • Pracownicy oszczędzają pieniąðze i czas na dojazdach;
  • Praca zdalna postrzegana jest jako zaleta; Firma jest otwarta na pracowników z całego świata i może zatrudniać najlepszych specjalistów.

Wady:

  • Nie ma możliwości budowania kultury firmy w biurze, jak robi to np. Google;
  • Pojawia się więcej problemów z integracją pracowników online;
  • Jest mniej sposobów nadzorowania i wspierania pracy pracownika;
  • W przypadku zespołów rozproszonych istnieje większe ryzyko wystąpienia nieporozumień.

Zrównoważony

Mimo że termin "zrównoważony" sugeruje, że w innych modelach istnieje pewien rodzaj nierównowagi, odnosi się on do dominującego miejsca wykonywania pracy. Ludzie mogą pracować zarówno w biurze, w domu jak i w dowolnym innym miejscu.

W tym modelu firma zachęca pracowników do regularnego przychodzenia do biura, na przykład co najmniej jeden dzień w tygodniu. Może być to zależne od decyzji pracownika lub regulowane przez politykę firmy (np. poniedziałkowe spotkania).

Zalety:

  • Pracownicy mogą nawiązywać kontakty towarzyskie i spotykać się na wspólnej przestrzeni bez bycia zmuszanymi do dłuższej pracy;
  • Zapewnia elastyczność modelu w pełni zdalnego, przy jednoczesnym zachowaniu synergii modelu offline w zespołach.

Wady:

  • Silna potrzeba określenia jasnych zasad, by wyeliminować niejasności i nadużycia;
  • Konieczność obecności w biurze co najmniej raz w tygodniu zwiększa szansę zatrudniania lojalnych pracowników; Biuro generuje koszty, bez względu na jego zapełnienie. Firma musi jednak zapewniać pracownikom przestrzeń do pracy na miejscu.

Zdalny okazjonalnie

Model ten nie różni się znacząco od sytuacji, z którymi firmy miały do czynienia przed pandemią wirusa covid-19, niosąc ze sobą wszystkie zalety pracy w biurze. Ludzie otrzymują swoje stanowiska pracy oraz możliwość spotykania się z innymi we wspólnych przestrzeniach. Spotkania odbywają się w salach konferencyjnych, a klimat biura pozostaje zachowany. Firma musi utrzymywać biuro, ale zazwyczaj jest w nim pełna liczba pracowników, więc nie stanowi to problemu.

Praca zdalna dostępna jest bez ograniczeń, ale pracownicy nie są zachęcani do zbyt częstego korzystania z niej. Może być to zawarte w polityce organizacji lub regulowane zwyczajowo. Jeden dzień pracy z domu miesięcznie jest dobrym przykładem tego, jak wygląda ten model w praktyce.

Zalety:

  • Jeśli w firmie nie zaszły znaczne zmiany w czasie pandemii, nie musi wprowadzać drastycznych zmian w modelu pracy;
  • Pracownicy specjalizują się w biurze, mają dostęp do wszystkich przywilejów, w tym sal konferencyjnych

Wady:

  • Model nieznacznie zwiększa elastyczność organizacji;
  • Zachowanie obowiązku pracowania z biura może oznaczać bardziej zamkniętą kulturę;
  • Firma nie dostrzega korzyści pracy zdalnej przy takich ograniczeniach.

Praca hybrydowa – porady i dobre praktyki

Bez względu na to, na jaki model pracy zdecyduje się organizacja, istnieje zestaw dobrych praktych, których przestrzeganie pomoże uniknąć nieporozumień. Podążając za nimi, można uniknąć wielu pułapek, które mogą utrudnić nawet najlepiej przygotowaną zdalną transformację.

Ustal jasne zasady

Określenie i przestrzeganie jasnych zasad to podstawa przyjaznego środowiska w pracy. Zasady muszą dotyczyć wszystkich aspektów pracy, które mają wpływ na codzienne funkcjonowanie pracowników i które są jasne w trakcie pracy w biurze. Przede wszystkim należy określić:

  • Dostępność – czy pracownik musi być dostępny na Slacku lub innym komunikatorze przez cały dzień pracy? Jeśli nie, jaki jest akceptowalny czas odpowiedzi na wiadomość i czy istnieje sposób wskazania, że jest się nieobecnym.
  • KPI (kluczowe wskaźniki wydajności) – jeśli ktoś pracuje z domu, w jaki sposób kierownictwo może ustalić, czy rzeczywiście pracuje? Czy należy prowadzić ewidencję czasu pracy? W jaki sposób dostarczać wyniki?
  • Przerwy – można mieć przerwę, ale ile przerw to nadużycie przepisów? Jak oznaczyć przerwę? Jak mierzyć czas trwania przerwy?
  • Elastyczny czas pracy – jeśli ktoś pracuje zdalnie, często łączy pracę i życie i jest to w porządku. Należy jednak jasno określić, kiedy praca jest wykonywana i może być wykonywana bez naruszania zasad.

W zależności od branży i kultury organizacji może istnieć wiele zasad, które należy ustalić, by uniknąć zamieszania wśród pracowników.

Zwróć uwagę na przywództwo

Firma może mówić o sobie, że jest elastyczna i nowoczesna, ale jeśli kadra zarządzająca każdego dnia jest obecna w biurze, reszta zespołu odczuwa presję obecności. Sprawi to, że firma nie doświadczy pełnej synergii i korzyści płynących z pracy zdalnej.

Jasny zestaw zasad pomoże rozwiązać tego typu sytuacje, ale żadne reguły nie sprawdzą się lepiej niż doświadczony lider, który da pracownikom najlepszy przykład.

Obserwuj wyniki pracy i nagradzaj

Firma musi mieć określone jasne reguły w kwestii wydajności i uznania pracownikóœ. Jeśli w organizacji nastąpi przesunięcie w kierunku zespołu skupiającego się w biurze, może ucierpieć ogólne morale. Równie szkodliwe może się okazać wprowadzenie nieoficjalnych preferencji do jednego ze sposobów pracy. Takie zachowania muszą być sprzeczne z ustalonymi zasadami oraz obowiązywać wszystkich pracowników bez względu na ich pozycję.

Bądź uczciwy i transparentny

Jeśli firma chce działać zdalnie i doświadczyć wszystkich korzyści płynących z synergii, ważnym jest, by zachować transparentność. Jest nią zastosowanie odpowiednich zasad mających takie samo zastosowanie do każdego pracownika oraz udostępnienie pracownikom widoczności kluczowych wskaźników wydajności.

Ewidencjonowanie czasu pracy to jeden z najprostszych sposobów zwiększania przejrzystości w firmie. Mając informacje na temat czasy pracy, miejsca oraz projektu, organizacja może podejmować bardziej świadome decyzje. Dzięki tym wskaźnikom można łatwo zaobserwować zmiany w wydajności pracowników i docenić tych, którzy osiągają najlepsze wyniki.

Podsumowanie

Praca zdalna osiągnęła swoją popularność i zapewniła sobie stabilne miejsce w nowej rzeczywistości. Organizacje mogą próbować powstrzymać tę zmianę lub podążać razem z nią i możliwie najlepiej ją wykorzystać. Dzięki temu artykułowi znacznie łatwiej będzie zoptymalizować pracę zdalną przy jednoczesnym uniknięciu problemów.

Dowiedz się więcej na temat pracy zdalnej i hybrydowej na naszym blogu HR. Jeśli chcesz porozmawiać na temat zmian w modelach pracy i swoich doświadczeniach związanych z pracą zdalną, skontaktuj się z nami już teraz!

Najnowsze Artykuły

Pandemia COVID-19 doprowadziła do popularyzacji pracy zdalnej w tempie, którego nikt wcześniej się nie spodziewał. Kiedy lockdown dobiegł końca, część firm zdecydowała się na częściowy powrót do biur. Poznaj zalety pracy hybrydowej i dowiedz się, jak narzędzie do ewidencji czasu pracy pomaga w jej organizacji.

Czytaj dalej

W Calamari stale dbamy o to, by stawiać naszych klientów na pierwszym miejscu i pomagać im w codziennym zarządzaniu czasem pracy. Team Customer Success dokłada wszelkich starań, by pomagać klientom w dostosowywaniu naszego programu HR do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.