Praca zdalna to obietnica przyszłości – doskonale widać to chociażby na przykładzie freelancerów. Dynamiczny rozwój technologii umożliwił wygodną komunikację na odległość z dowolnego miejsca na Ziemi, a tym samym dał ludziom swobodę w wybieraniu ofert, zleceń, ustalaniu godzin oraz miejsca pracy.
Coraz więcej firm i startupów rezygnuje z tradycyjnych biur, dając pracownikom etatowym możliwość pracy z domu. Wdrożenie zdalnego modelu zatrudnienia do firmy wymaga jednak odpowiednich procedur oraz pozytywnego nastawienia pracownika i pracodawcy. Jak skutecznie rozwiać wątpliwości i wprowadzić odpowiednie narzędzia, by praca online z domu bądź innego miejsca była efektywna?
Praca zdalna to rodzaj zatrudnienia, w którym pracownik zatrudniony w zakładzie pracy nie zjawia się w siedzibie firmy, a swoje obowiązki wykonuje z użyciem środków komunikacji elektronicznej. Telepraca pozwala na świadczenie pracy z dowolnego miejsca i jest szczegółowo opisana w 67 art. Kodeksu Pracy.
Mimo że praca zdalna otwiera szereg możliwości biznesowych, wiele firm w dalszym ciągu się przed nią wzbrania. Dlaczego tak się dzieje? Większości obaw pracodawców upatrywać można w braku zaufania do podwładnych. Kierownicy i menedżerowie wychodzą z założenia, że jeśli nie widzą i nie kontrolują na bieżąco pracownika, nie mogą mieć pewności, że faktycznie wykonuje swoje obowiązki.
Jak się jednak okazuje – posadzenie pracownika w biurze wcale nie daje gwarancji zwiększonej produktywności. Jeśli pracownik będzie potrzebował przerwy i oderwania się od swoich zajęć, zrobić to również w biurze. A kierownictwo nie będzie zdawało sobie z tego sprawy...
Jeżeli zatrudniani w firmie bądź startupie pracownicy wymagają stałego pilnowania – oznacza to, że zatrudnienie ich było błędem jeszcze na poziomie rekrutacji. Dobry, lojalny pracownik docenia możliwości wynikające z pracy online z domu i wykorzystuje ją na swoją korzyść. Pojawia się więc pytanie... Po co zatrudniać ludzi, którym nie można ufać i którzy nie potrafią na tyle dobrze zarządzać swoim czasem, by efektywnie wykonywać swoje zadania?
Problemem może być fakt, że zazwyczaj pod podjęciem kontrolowania pracownika dla większości liderów zespołów kryje się utrzymywanie ludzi w zasięgu wzroku. Jest to spory problem, ponieważ jego przyczyna leży w psychice zarządzającego. Nie ma więc innej rady – by praca zdalna w korporacji bądź startupie była skuteczna, trzeba najpierw stworzyć w organizacji kulturę zaufania pomiędzy menedżerami i podwładnymi.
Faktem jest, że domowe warunki sprzyjają dekoncentracji. Stojący naprzeciw telewizor kusi, by go włączyć. Zmywarka musi zostać opróżniona, kurze starte, a jeszcze przydałoby się zrobić pranie... Ale ze wszystkimi tymi pokusami naprawde można wygrać, chociażby przenoszą się w inne miejsce.
Telepraca to niekoniecznie praca z domu. Można udać się do kawiarenki albo parku. Podato chwilowa dekoncentracja nie jest niczym złym – nasz umysł też musi czasem odpocząć. Jeśli praca zdalna daje satysfakcję i można skupić się na interesującym projekcie, nie ma powodu, by nie wygrała z telewizorem czy myciem podłogi. Jeśli z kolei popadamy w marazm i każda czynność zaczyna stawać się bardziej zajmująca niż zawodowe obowiązki – może należy pomyśleć o zmianie pracy...
Człowiek jest istotą społeczną i potrzebuje kontaktu z innymi. Mimo wygody, jaką zapewnia praca z domu, człowiekowi potrzeba również bezpośredniego kontaktu z innymi. Sytuacja może być nieco problematyczna w organizacjach, w których pracownicy nie widują się na co dzień lub są rozsiani po różnych częściach świata. Na szczęście jest na to rozwiązanie!
Regularne firmowe spotkania integracyjne – jak coroczne świętowanie urodzin firmy na kilkudniowych zjazdach czy konferencje organizowane w celu omówienia bieżących spraw i problemów – pomagają pracownikom lepiej się poznać i nawiązać więzi pomiędzy sobą. Zobaczenie współpracowników na własne oczy pomaga usprawnić komunikację w firmie. Dla mniejszych firm, których pracownicy zdalni rozsiani są w okolicy firmy, można organizować takie spotkania nawet częściej.
Dobrym pomysłem jest również skorzystanie z aplikacji do czatu – jak komunikator Slack – na którym można założyć kanał mający pełnić funkcję "pokoju rozmów" – czyli swobodnego miejsca sprzyjającego odpoczynkowi, żartom i oczyszczeniu umysłu.
Możliwości jest mnóstwo, a narzędzi online, które pomogą w zapewnieniu odpowiedniej atmosfery w pracy z domu jest naprawdę mnóstwo – wspomnieliśmy o tym w naszym poprzednim artykule.
Przymierzając się do wprowadzenia telepracy w firmie i startupie, warto zacząć od wdrożenia pojedynczych zdalnych dni. Praca home office to popularne rozwiązanie oferowane przez coraz więcej organizacji. Na początek warto ustalić 1 bądź 2 dni telepracy w tygodniu. Jeśli system się sprawdzi, można śmiało zwiększać limity. Dzięki licznym narzędziom do kontroli pracowników – takim jak Calamari – zarządzanie pracą online z domu stanie się znacznie prostsze.
Moduł Calamari Leave pozwala na sprawne zarządzanie nieobecnościami, takimi jak urlopu, zwolnienia chorobowe czy praca zdalna. Dzięki niemu osoby odpowiedzialne za zarządzanie systemem HR mogą określić reguły i limity pracy z domu, a pracownicy mogą poprzez aplikację zgłaszać elektroniczne wnioski urlopowe oraz wniosek o pracę zdalną. W momencie akceptacji wnioski trafiają do zainteresowanych osób na maila, smartfon bądź komunikator Slack. Każdy z pracowników ma również możliwość sprawdzenia, kto obecnie jest w pracy.
Drugi z modułów – Calamari Clock In – wykorzystywany jest do rejestrowania czasu pracy, kontroli spóźnień, przerw oraz ewidencjonowania obecności, co rozwiązuje problem: praca zdalna a lista obecności, który wzbudza wątpliwości wśród HR menedżerów dotąd stosujących tradycyjne metody ewidencjonowania obecności. Korzystając z mobilnej aplikacji Calamari, pracownik oznacza, kiedy zaczyna oraz kończy pracę.
Na temat pracy zdalnej powstało wiele ciekawych publikacji. Jedną z nich jest "Remote. Pracuj zdalnie, biuro jest zbędne" autorstwa jasona Frieda i Davida Hanssona, z której pochodzą zawarte w artykule spostrzeżenia. Książka doczekała się wersji audiobookowej, dzięki czemu można się z nią zapoznać, w międzyczasie zajmując ręce czymś innym.
"Wyniki badań wyraźnie pokazują, że dojazdy do pracy wiążą się ze zwiększonym ryzykiem otyłości, powodują bezsenność, wywołują stres, ból szyi i pleców, podnoszą ciśnienie krwi i przyczyniają się do wielu chorób z tym związanych, takich jak wady serca czy depresje. Ale także...zwiększają ryzyko rozwodu. (...) Załóżmy, że każdego ranka spędzasz około trzydziestu minut w samochodzie, dojeżdżając do pracy w godzinach szczytu, a kolejne piętnaście minut zajmuje Ci dotarcie do samochodu i później do biura. Dziennie poświęcasz na to 1,5 godziny. Tygodniowo jest to już 7,5 godziny, a w skali roku daje to wartość między 300 a 400 godzin. (...) Wyobraź sobie, co mógłbyś zrobić, gdybyś miał do dyspozycji dodatkowe 400 godzin rocznie!"
Audiobook Frieda i Hanssona to skarbnica przydatnych porad skierowanych zarówno do pracodawców jak i pracowników. Obala mity narosłe wokół pracy zdalnej i pokazuje jej wady oraz zalety. Autorzy tłumaczą, jak wprowadzić telepracę, jak zarządzać zdalnymi pracownikami i jak wyznaczyć granicę między obowiązkami zawodowymi i życiem prywatnym.
A jakie są Twoje doświadczenia związane z pracą zdalną? Chętnie poznamy Twoją opinię!
Artykuł powstał we współpracy z Księgarnią Ebookpoint.pl - audiobook dostępny na: https://ebookpoint.pl/go-remote
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
