Przez długi czas praca zdalna – zwana też często home office (HO) – nie była dokładnie regulowana przez polskie prawo. Ze względu na pandemię koronawirusa ma się to zmienić.
Dotychczas w polskim prawie istniało jedynie pojęcie "telepracy". Często mylona z pracą zdalną, ma ona inne zasady i nie umożliwia korzystania z pojedynczych dni pracy z domu. Najbardziej zbliżona jest do wykonywania pracy w pełni zdalnej.
Co jednak w sytuacji, gdy pracownik chciałby pracować w trybie hybrydowym? Ze względu na pandemię Covid-19 pracownicy zostali masowo odesłani do pracy z domu, by zadbać o ich bezpieczeństwo i zminimalizować ryzyko rozprzestrzeniania się choroby. Choć wdrożenie systemu pracy z domu i jej początki były trudne, z czasem ludzie przywykli do nowej rzeczywistości.
Jak pokazuje badanie EY 2021 Work Reimagined Employee Survey aż 54% osób zatrudnionych z całego świata przyznało, że poważnie rozważy odejście z pracy, jeśli nie zostanie im zapewniona możliwość elastycznej pracy (zarówno w kwestii miejsca jak i godzin). Miejsce pracy ma ogromne znaczenie dla aż 88% pracowników. Sytuacja w Polsce wygląda podobnie.
Te zmiany i nacisk na nowy model pracy przyczyniły się do decyzji o wprowadzeniu zmian w kodeksie pracy. Projekt okazjonalnej pracy zdalnej – jak nazywać się będzie home office zapewniane w wymiarze 12 dni rocznie każdemu z pracowników – jest już w trakcie opracowywania.
W 2021 roku będą to już kolejne zmiany w kodeksie pracy. Ze względu na to, że dotyczą one realiów pracy i sposobu jej organizacji, zapoznać się z nimi powinni zarówno pracodawcy jak i pracownicy. Zmiany dotyczą między innymi pracy z domu, pracy zdalnej na żądanie oraz wprowadzają tryb postępowania regulujący sposób ubiegania się o pracę spoza biura.
Co w związku z tym powinien wiedzieć na temat nowelizacji kodeksu pracy 2021 każdy przedsiębiorca oraz pracownik?
Przygotowywane nowelizacje będą dotyczyły przede wszystkim pracy zdalnej i różnych jej aspektów – takich jak ustalenie zasad pracy zdalnej, sposobu ubiegania się o nią, a także obowiązków pracownika i pracodawcy.
Pierwszym krokiem do zmian jest wprowadzenie do kodeksu pracy pojęcia pracy zdalnej. Dotąd można było w nim znaleźć jedynie telepracę, która jednak różni się od sposobu wykonywania obowiązków, który określa się mianem "pracy zdalnej".
Zgodnie z propozycją projektu, praca zdalna definiowana jest jako wykonywana całkowicie lub częściowo we wskazanym przez pracownika i ustalonym z pracodawcą miejscu, w tym w miejscu zamieszkania, szczególnie z użyciem środków do porozumiewania się na odległość w sposób bezpośredni.
Warto zauważyć, że w definicji uwzględniono zarówno możliwość pracy całkowicie zdalnej jak i częściowo zdalnej. Oznacza to, że praca w trybie hybrydowym (np. 2 dni w biurze, 3 dni w domu) nie będzie stanowiła problemu. Ponadto definicja zawiera nakaz określenia miejsca, w którym wykonywane będą obowiązki.
Zgodnie z przepisami zawartymi w projekcie, o pracę zdalną będą mogli ubiegać się zarówno pracownicy nawiązujący stosunek pracy, jak i ci będący w trakcie zatrudnienia.
Oznacza to, że każdy z pracowników będzie miał możliwość ubiegania się o taki tryb pracy. Projekt ustawy przewiduje również wiele innych sytuacji, w jakich może dojść do wnioskowania o pracę zdalną lub polecenie jej wykonywania.
Zgodnie z projektem, pracodawca będzie miał możliwość polecenia podwładnemu wykonywania pracy zdalnej w jednej z dwóch następujących sytuacji:
Takie polecenie pracodawca będzie mógł wydać tylko pod warunkiem, że pracownik złożył wcześniej w formie pisemnej oświadczenie, że ma warunki umożliwiające mu wykonywanie pracy zdalnej. Ocena warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy z domu leży po stronie pracownika – pracodawca nie będzie mógł ich weryfikować ani podważać.
Brak złożenia przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków do pracy poza biurem, będzie skutkowało uniemożliwieniem pracodawcy wydania polecenia pracy w trybie zdalnym takiemu podwładnemu.
Nowelizacja kodeksu reguluje również kwestię wypadków w czasie wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z propozycją, w momencie, gdy pracownik zgłosił wypadek, zgadza się na dokonanie oględzin miejsca wypadku – tak jak przepisy mają się w tej kwestii obecnie w stosunku do pracy stacjonarnej.
Kolejną planowaną zmianą jest zapewnienie wszystkim osobom zatrudnionym możliwość okazjonalnego pracowania z domu. Na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej (papierowej lub elektronicznej) pracownikowi będą przysługiwały rocznie 24 dni kalendarzowe pracy z domu do wykorzystania. Taki wniosek powinien zostać przez pracodawcę w miarę możliwości uwzględniony.
Pracodawca może nie uwzględnić wniosku tylko w sytuacji, gdy wykonywana przez podwładnego praca nie będzie możliwa do wykonania poza miejscem pracy. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do pisemnego poinformowania pracownika o odmowie z uwzględnieniem jej powodu.
Szczegóły dotyczące pracy zdalnej określane będą w porozumieniu zawieranym przez pracodawcę i zakładową organizację związkową. Jeśli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do porozumienia, pracodawca ma prawo określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi.
Jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane przez pracodawcę w regulaminie po skonsultowaniu się w przedstawicielami pracowników.
W przypadku gdy pracodawca nie określi regulaminu pracy zdalnej lub nie posiada podpisanego porozumienia, będzie mógł określić zasady dotyczące pracy z domu w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Projekt dokładnie określa, jakie kwestie powinno regulować porozumienie lub regulamin. Powinno się w nich znaleźć:
Zmiany w kodeksie pracy przewidują również sytuację, w której zarówno pracodawca jak i pracownik będą chcieli wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i wrócenia do poprzednich warunków wykonywania pracy. Należy to jednak zrobić do 3 miesięcy od podjęcia pracy zdalnej, w innym wypadku pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględnić wniosku.
Oprócz regulowania zasad dotyczących wnioskowania o pracę zdalną, nowelizacja uwzględnia również nałożenie na pracodawców dodatkowych obowiązków.
Będą oni zobowiązani między innymi do:
Jako alternatywna forma, pracodawca będzie również mógł wypłacić pracownikowi ryczałt. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Niezależnie od tego, która ze stron złoży wniosek – czy będzie to praca zdalna na żądanie, czy polecenie pracy zdalnej, do pokrycia jej kosztów zobowiązany będzie pracodawca.
W przypadku, gdy nie da się dokładnie określić kosztów pracy zdalnej, strony mogą uzgodnić określoną i uzasadnioną kwotę. W przypadku, w którym pracownik nie będzie potrzebował nowego sprzętu i do home office będzie wykorzystywał swój prywatny sprzęt, będzie mu przysługiwała rekompensata.
W projekcie nowelizacji przewidziano sytuacje, w której pracodawca może wystąpić o przeprowadzenie uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego, do jakiego może dojść podczas wykonywania pracy zdalnej. Wynika to z faktu, iż pracodawca nie ma możliwości weryfikacji stanowiska pracy w miejscu zamieszkania pracownika.
Jeśli zdarzy się wypadek podczas pracy zdalnej, zastosowane powinny zostać przepisy dotyczące wypadków przy pracy. Jeśli pracownik z home office zgłosi takie zdarzenie, oznaczać to będzie wyrażenie zgody na oględziny jego miejsca pracy.
W ramach nowelizacji kodeksu pracy zaproponowano również, aby pracownik zdalny miał możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej. Jednocześnie ma również zostać wprowadzony zakaz dyskryminacji pracownika zdalnego, a preferencje zatrudnionej osoby odnośnie home office nie będą mogły być podstawą do zwolnienia.
W treści projektu nowelizacji resort rozwoju, pracy i technologii określił minimalną treść dokumentów związanych z wykonywaniem pracy z domu:
W chwili obecnej zasady pracy zdalnej reguluje ustawa covidowa z marca 2020 roku, która umożliwia polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę, jednak tylko w stanie zagrożenia ogłoszonego ze względu na koronawirusa.
Jak dotąd nie została ustalona konkretna data wprowadzenia nowych przepisów. Zgodnie z założeniami, po ustaleniu ostatecznej wersji projektu i jego akceptacji, zmiany mają obowiązywać po trzech miesiącach od ustąpienia pandemii Covid-19.
W związku z tym nie sposób podać konkretnej daty nowelizacji kodeksu pracy. Wobec home office obowiązują więc w dalszym ciągu zapisy z Tarczy Antykryzysowej 4.0. Na stronie Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości można znaleźć wzory dokumentów o pracę zdalną, które pomogą zadbać o jej prawidłową organizację.
Zbliżające się zmiany w kodeksie pracy przewidują zdefiniowanie pracy zdalnej i określenia jej zasad. Zmiana pozwoli lepiej dostosować się firmom do nowej rzeczywistości oraz regulować zasady dotyczące home office, gdy ustawa z marca 2020 roku przestanie obowiązywać.
Jeśli interesuje Cię temat pracy zdalnej, obserwuj naszego bloga – gdy tylko poznamy datę wprowadzenia nowelizacji w życie i poznamy wzory wniosków o pracę zdalną, poinformujemy Cię o tym. A jeśli chcesz wiedzieć więcej o tym, jak wykorzystać Calamari do zarządzania pracą zdalną, skontaktuj się z nami!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
