Praca zdalna 2023 a bezpieczeństwo

Nowelizacja kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku wprowadziła definicję oraz zasady pracy zdalnej. Sprawdź, w jaki sposób zadbać o bezpieczeństwo danych firmowych i pracowników wykonujących pracę zdalną.

Kwietniowe zmiany w kodeksie stawiają przed pracodawcami olbrzymie wyzwanie dostosowania swoich organizacji do nowych zasad i procedur z nimi związanych. Jedną z największych zmian jest wprowadzenie pracy zdalnej, o której szerzej pisaliśmy w artykule Praca zdalna w kodeksie pracy – sprawdź, co musisz przygotować.

Zabezpieczenie sprzętu pracownika

Sprzęt, za pośrednictwem którego pracownik będzie wykonywał pracę zdalną, powinien spełniać odpowiednie normy bezpieczeństwa, aby nie dopuścić do wycieku firmowych danych. Pracodawca powinien polecić pracownikowi ustalenie odpowiednio silnego hasła dostępu, które zminimalizują szanse na włamanie się do systemu. Bezpieczne hasło powinno zawierać co najmniej 12 znaków w tym duże i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne.

Warto również zadbać o wieloetapowe uwierzytelnienia w postaci dodatkowych kodów SMS lub wiadomości e-mail. Pracowników należy również uczulić na to, że powinni systematycznie zmieniać swoje hasła – najlepiej co najmniej raz w miesiącu.

Kolejną istotną rzeczą jest zapewnienie oprogramowania zaktualizowanego do najnowszej wersji oraz profesjonalnego programu antywirusowego.

Co powinien zrobić pracodawca?

Przede wszystkim pracodawca powinien zorganizować szkolenie dla pracowników, którzy chcą wykonywać obowiązki w trybie zdalnym, z zakresu korzystania ze służbowego sprzętu. Oprócz wymienionych wyżej aspektów, powinno ono również dotyczyć instalowania oprogramowania niezwiązanego z wykonywaniem obowiązków. Pracownicy powinni również zostać przeszkoleni w kwestii poufności danych.

Pracodawca powinien również upewnić się, że stanowisko pracownika jest zorganizowane w taki sposób, aby postronne osoby nie miały dostępu do danych ani dokumentów.

Należy również przestrzec pracownika, że nie powinien korzystać z publicznych sieci Wi-Fi, a w domu powinien łączyć się za pośrednictwem łącza VPN bądź wydzielić dla siebie służbową sieć Wi-Fi. Hasło do sieci Wi-Fi, z którego korzysta pracownik, powinno zostać zabezpieczone silnym hasłem.

Ochrona danych osobowych

Przepisy pracy zdalnej określają obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych Zgodnie z nimi, pracodawca ma obowiązek do:

• określenia procedury ochrony danych osobowych;
• przeprowadzenia, w miarę możliwości, instruktażu i szkolenia w zakresie ww. procedur;
• odebrania od pracownika zdalnego potwierdzenia o zapoznaniu się z powyższymi procedurami i zobowiązaniu się do ich przestrzegania;
• określenia regulaminu pracy zdalnej lub zawarcia ze związkami zawodowymi porozumienia dot. pracy zdalnej.

Procedura ochrony danych osobowych

Kodeks pracy nie określa konkretnych regulacji w zakresie tego, co powinno znaleźć się w procedurze ochrony danych osobowych. Aby jednak dane były bezpieczne, warto włączyć w procedurę:

• określenie bezpiecznych miejsc wykonywania pracy zdalnej oraz sposobu wykonywania pracy w miejscach publicznych (np. kawiarniach, centrach handlowych);
• zabezpieczenie łącza internetowego i skrzynki e-mail;
• procedura przekazywania informacji – zakładanie hasła na dokumenty, weryfikacja tożsamości współpracowników, określenie kanałów, za pośrednictwem których przekazywane są informacje;
• postępowanie z dokumentacją papierową – transport danych, wysyłka dokumentów, przechowywanie w miejscu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady korzystania z urządzeń firmowych – zabezpieczenie sprzętu i nośników z danymi.

Wartościowe wskazówki na temat procedur ochrony danych osobowych zostały opisane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych osobowych w 2020 roku przy okazji organizacji pracy zdalnej związanej z pandemią koronawirusa.

Weryfikacja i kontrola pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę pracownika zdalnego, jednakże kontrola nie może naruszać prywatności pracownika zdalnego ani innych osób. Nie może również utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Kontrolę pracy zdalnej pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem, a jej charakter powinien być dostosowany do charakteru pracy tegoż pracownika. Dokładne informacje na temat sposobu i zasad przeprowadzania kontroli powinny zostać opisane w regulaminie pracy zdalnej.

BHP pracy zdalnej

Zgodnie z art. 207 kodeksu pracy pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Oznacza to, że powinien on zadbać o odpowiednie zabezpieczenie ustalonego miejsca wykonywania przez pracownika pracy zdalnej. W związku jednak z charakterem pracy zdalnej, pracodawca jest zwolniony z odpowiedzialności za sytuacje określone z poniższych przepisach:

• art. 208 § 1 kp – o współpracy pracodawców, w razie gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców;
• art. 209 kp – dot. wyznaczania pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach;
• art. 212 pkt 1 i 4 kp – dot. organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
• art. 213 kp – zgodnie z którym pracodawca nie jest obowiązany zapewniać, aby budowa lub przebudowa obiektu budowlanego, w którym przewiduje się pomieszczenia pracy, była wykonywana na podstawie projektów uwzględniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy;
• art. 232 kp – dot. zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych;
• art. 233 kp – dot. zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej;
• art. 214 kp – zgodnie z którym pracodawca nie jest obowiązany zapewniać pomieszczenia pracy odpowiednie do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników. Pracodawca nie jest obowiązany utrzymywać obiekty budowlane i znajdujące się w nich pomieszczenia pracy, a także tereny i urządzenia z nimi związane w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Podsumowanie

Zapewnienie bezpieczeństwa pracy i danych w przypadku pracownika wykonującego obowiązki zdalnie wymaga aktualizacji procedur firmowych i stworzenia nowych regulaminów. Określenie zasad i przeprowadzenie szkolenia pracowników pozwala zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo, dlatego warto zadbać o dokładność i szczegółowość procedur. Gdy zostaną już określone, dzięki Calamari możesz wygodnie zarządzać pracą zdalną pracowników, dlatego jeśli jeszcze nie korzystasz z naszego narzędzia, wypróbuj je już teraz przez 14 dni za darmo.