Narzędzia do pracy zdalnej: Jakie aplikacje wybrać dla firmy?
Praca zdalna
Narzędzia do pracy zdalnej: Jakie aplikacje wybrać dla firmy?
Narzędzia do pracy zdalnej: Jakie aplikacje wybrać dla firmy?
July 19, 2025
Praca zdalna** i cyfrowy nomadyzm stale przybierają na popularności. Pracownicy cenią sobie wolność, jaką daje im praca na odległość, dlatego coraz więcej firm udostępnia im taką możliwość.**
Dane z ostatniego raportu Eurostatu jednoznacznie pokazują wzrost popularności pracy zdalnej na przestrzeni ostatnich lat. W roku 2009 odsetek osób, które korzystają z możliwości pracy spoza biura wynosił 5.2%, w 2019 roku wzrósł zaś do 9%. Poruszyliśmy ten temat w naszym artykule na temat cyfrowej rewolucji w modelach pracy. Jeśli zastanawiasz się nad zatrudnieniem zdalnego zespołu i chcesz wiedzieć, co jest potrzebne do pracy zdalnej, oto lista narzędzi online, które ułatwią Ci biurową codzienność.
Praca zdalna – nowy standard w organizacji pracy
Dobra komunikacja to klucz do sukcesu. Praca zdalna ogranicza kontakty osobiste pomiędzy pracownikami, ale otwiera również drzwi na wiele nowych sposobów komunikowania się – nawet podczas dojazdów do biura. Ważne strategiczne spotkania zespołów działających z różnych części świata nie stanowią problemów, jeśli masz pod ręką smartfon lub laptop z dostępem do internetu.
Korzystanie z czatów i wideorozmów ze zdalnymi freelancerami nie jest już tak kosztowne jak kiedyś. Wiele firm oferuje profesjonalne, darmowe oprogramowania, które pozwalają rozwiązać problemy z komunikacją z pracownikami mobilnymi.
Oczywiście komunikacja twarzą w twarz przeważnie jest łatwiejsza, szybsza i dzięki mowie ciała ułatwia zrozumienie komunikatu, jednak kontakt poprzez narzędzia online jest wystarczający dla bezproblemowej komunikacji pomiędzy ludźmi. W sytuacji, w której spotkanie osobiste nie wchodzi w grę, komunikacja zdalna odgrywa ważną rolę – pozwala zachować płynność pracy w firmie czy startupie
Dlaczego firmy wdrażają model pracy zdalnej?
Nie da się zaprzeczyć, że coraz więcej firm decyduje się na model pracy zdalnej. Niesie on ze sobą wiele korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i całego zespołu pracowników. Przede wszystkim trzeba podkreślić, że możliwość wykonywania obowiązków z domu oznacza znacznie większą elastyczność i oszczędność czasu, który w przypadku pracy stacjonarnej trzeba przeznaczyć na dojazdy. To jednak nie wszystko – firma nie musi ograniczać się do jednego miasta, a nawet kraju, jeśli chodzi o wybór specjalistów. Co więcej, odpowiednio wdrożony system pracy zdalnej, oparty na przydatnych narzędziach, może ułatwiać pracę, poprawiać komunikację wewnętrzną i usprawniać codzienne procesy zachodzące w firmie. Model pracy zdalnej przestaje być wyjątkiem – staje się nowym standardem działania w wielu przedsiębiorstwach.
Wyzwania pracy zdalnej i jak im sprostać
Praca zdalna, choć często jest korzystnym modelem pracy, to wiąże się też z pewnymi wyzwaniami. Po pierwsze nieco trudniejsza jest kontrola czasu pracy, a brak jasnych zasad może prowadzić do sporego chaosu. Problem może stanowić także utrudniona komunikacja, brak częstego, spontanicznego kontaktu ze współpracownikami, a w konsekwencji mniejsza integracja zespołu. W związku z tym niezbędne jest korzystanie z narzędzi, które nie tylko będą wspierać codzienną komunikację, ale także organizację zadań i zarządzanie poszczególnymi projektami. Mówiąc w skrócie – uporządkują chaos. Jeśli zadbasz o przejrzystość, regularne spotkania online oraz jasne zasady zarządzania czasem, unikniesz typowych problemów. Myślenie strategiczne i wybór odpowiednich narzędzi do pracy zdalnej to podstawa, aby praca na odległość przebiegała płynnie i efektywnie.
Jakie narzędzia do pracy zdalnej wdrożyć w pierwszej kolejności?
Zastanawiasz się, jakie narzędzia do pracy zdalnej mogą okazać się niezbędne? Otóż przede wszystkim potrzebne jest narzędzie do sprawnej komunikacji z zespołem. Jednym z nich może być Microsoft Teams – pozwala na rozmowy online, połączenia głosowe i rozmowy wideo, a dodatkowo umożliwia współdzielenie plików czy pulpitu zdalnego. Z kolei do organizacji pracy i poszczególnych zadań bardzo dobrze sprawdzi się na przykład Google Workspace – masz dostęp do dokumentów Google, arkuszy kalkulacyjnych, kalendarza Google, dysku Google i innych. Zdecydowanie warto także postawić na intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami, które wspierać Cię będzie w pracy z konkretnym projektem – może to być Trello, Asana lub inne rozwiązanie. Wymienione narzędzia to podstawa, jeśli chcesz sprawnie zarządzać zespołem pracującym w modelu zdalnym.
Narzędzia i aplikacje do komunikacji wewnętrznej członków zespołu
Prawdopodobnie najpopularniejszy program do pracy zdalnej i stacjonarnej wykorzystywany przez firmy. To czat do zespołowej komunikacji online, który zrewolucjonizował świat biznesu. Jest świetną alternatywą dla skrzynki pocztowej – nadaje się do przechowywania dyskusji na mniej istotne tematy i szybkiej wymiany informacji pomiędzy pracownikami. Działa szybko, bezproblemowo i znacznie usprawnia komunikację w biurze jak i w pracy zdalnej przez internet.
Skype
Mimo że Skype jest już nieco przestarzały, wciąż jest często wybierany przez wiele firm. To proste narzędzie pracy online do wideoczatów i wideokonferencji. Jego alternatywą jest Google Hangouts, który pozwala na prowadzenie grupowych rozmów oraz udostępnianie ekranu online przydatne przy różnego rodzaju demach i prezentacjach.
Zapomnij o Facebookowych grupach i czatach – szybko się zaśmiecają i trudno w nich cokolwiek odnaleźć. Dodatkowo są nieprofesjonalne i nie zapewniają odpowiedniej ochrony danych.
Narzędzia, które ułatwią zarządzanie pracą w zespołach mobilnych
Trello
Światowej sławy manager zadań doceniany za barwny, przejrzysty i prosty w obsłudze interfejs. Umożliwia organizację zadań pracowników i przypisywanie osób do konkretnych projektów, dzięki czemu praca zdalna przebiega znacznie sprawniej.
Asana
Gdy Trello przestaje wystarczać, warto zainteresować się Asaną. Program jest w stanie obsługiwać wiele projektów, setki zadań i mnóstwo członków zespołów dziennie. Aplikacja do pracy przez internet została wyposażona w tablice podobne do tych z Trello, dlatego wszyscy ich fani będą zadowoleni.
Basecamp
Solidna, dobra alternatywa dla Asany.
Jira
Aplikacja, którą najczęściej wybierają programiści. Czy potrzebujesz mocniejszego argumentu? ;)
G Suite i Office 365
Dobrze wykonane, popularne aplikacje biurowe, których posiadanie jest koniecznością w firmie. Należy jedynie pamiętać o tym, by zawsze mieć dostęp administratora do plików pracowników, by w razie konieczności móc z łatwością usunąć dowolnego członka zespołu.
WeTransfer
Doskonałe narzędzie do pracy mobilnej pozwalające udostępniać pliki pomiędzy telefonami oraz innymi urządzeniami poprzez bezprzewodowe połączenie Wi-Fi.
Narzędzia do monitorowania czasu pracy – jak je wykorzystać?
Programy do rejestracji czasu pracy i śledzenia pracy nad projektami są szczególnie polecane w przypadku outsourcingu prac kreatywnych, których zmierzenie innymi metodami bywa kłopotliwe. Są również przydatne, gdy pracownicy biorą dni wolne lub jeśli charakter ich pracy wymusza częste podróże służbowe i delegacje. Za przykład może posłużyć przedstawiciel handlowy: czasem pracuje w biurze, a czasem nie zjawia się w nim przez kilka dni. Skąd pewność, że poza biurem naprawdę wykonuje swoje obowiązki?
Jako menedżer powinieneś wiedzieć, gdzie i kiedy Twoi pracownicy zaczynają pracę zdalną.Nasi klienci doceniają działanie Calamari Mobile ze śledzeniem GPS – aplikacja pozwala dowiedzieć się, z jakiego miejsca nastąpiło rozpoczęcie oraz zakończenie pracy zdalnej. Przy rejestrowaniu czasu pracy zapisuje lokalizację, w której nastąpiło logowanie.
Mapka z lokalizacją dostępna jest dla przełożonego, który może sprawdzić, gdzie dokładnie był pracownik. Dzięki temu znacznie łatwiej kontrolować miejsce i czas pracy pracowników mobilnych, ich spóźnienia oraz czas, jaki poświęcają na poszczególne zadania.
Dzięki przedstawionym powyżej programom do pracy zdalnej możesz zacząć optymalne zarządzanie swoim zespołem.
Bezpieczna praca zdalna: zarządzanie danymi i dostępem
Jedną z najważniejszych kwestii w modelu pracy zdalnej jest oczywiście bezpieczeństwo danych. Właśnie dlatego należy korzystać z narzędzi, które mają odpowiedni system zarządzania dostępem. W przypadku Microsoft Teams lub Google Drive możesz dokładnie określić, kto i w jakim zakresie może przeglądać lub edytować udostępnione dane. Pamiętaj, że odpowiednio wdrożony system ochrony, zarówno haseł, sieci, jak i dostępu do poszczególnych danych da Ci gwarancję, że ważne informacje nie trafią w niepowołane ręce. Korzystaj z wiedzy doświadczonych informatyków, którzy wdrożą odpowiednie praktyki w Twojej firmie.
Czego unikać wdrażając narzędzia do pracy zdalnej?
Chcesz wiedzieć, czego lepiej unikać wdrażając narzędzia do pracy zdalnej? Otóż podstawowym błędem jest działanie chaotyczne i próba wprowadzenia wielu nowości w tym samym czasie. Może zdarzyć się tak, że jeśli wdrożysz kilka narzędzi jednocześnie bez odpowiednich instrukcji, skończy się to jedynie frustracją zespołu i zmniejszoną efektywnością. Najlepiej zrobić to w kilku etapach – najpierw zająć się komunikacją, następnie przejść do zarządzania projektami, a potem wdrożyć bardziej zaawansowane funkcje. Staraj się unikać również mało intuicyjnych rozwiązań, które jedynie będą utrudniać codzienną pracę. Poza tym nawet najlepsze narzędzia do pracy zdalnej nie wpłyną pozytywnie na pracę, jeśli członkowie zespołu nie będą wiedzieć, jak z nich korzystać. Edukacja i stopniowe wdrożenie to podstawa.
Wciąż nie masz pewności, które oprogramowanie wybrać?
Przed podjęciem ostatecznej decyzji odnośnie programu do pracy spoza biura, należy wziąć pod uwagę 5 kluczowych czynników:
Upewnij się, że wybrane narzędzie do pracy online ma wersję mobilną – dzięki temu pozwoli na pracę mobilną, a nie tylko z domu.
Sprawdź, czy wybrany program do pracy przez internet oferuje integrację z innymi używanymi w Twojej firmie bądź startupie narzędziami.
Zwracaj uwagę na obsługę klienta – wsparcie support teamu to zawsze ogromna zaleta, która pozwoli szybko rozwiać wszelkie wątpliwości i rozwiązać problemy. Zwracaj uwagę na obecność FAQ, chatbota i łatwość w skontaktowaniu się bezpośrednio z konsultantem.
Przeczytaj najnowsze recenzje klientów – to jeden z najlepszych i najprostszych sposobów sprawdzenia, czy wybrane narzędzie online będzie odpowiednie.
Pamiętaj, aby nie zaniedbywać komunikacji twarzą w twarz. Technologia jest po to, żeby czynić nasze życie łatwiejszym, ale nie powinna go zastępować! ;)
Już niedługo podzielimy się kolejnymi wskazówkami i poradami – tym razem dotyczącymi tego, jak rozpocząć przygodę z zatrudnianiem zdalnych freelancerów i jak zarządzać międzynarodowym zespołem zdalnym.
Nie zapomnij nas odwiedzić! A w międzyczasie daj znam znać, jakich narzędzi używasz w swojej firmie i co myślisz o pracy zdalnej? Czy w Twojej organizacji często korzysta się z home office?
Jakie jest Twoje doświadczenie w pracy z zespołami zdalnymi? Czekamy na Twoje przemyślenia! ;)
W dobie cyfryzacji i zmiany tradycyjnych modeli pracy na zdalne wyzwanie utrzymania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym staje się coraz bardziej skomplikowane. Możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie to niewątpliwie ogromna korzyść, ale niesie ze sobą także liczne wyzwania, w tym...
Praca zdalna na dobre zadomowiła się w postcovidowej rzeczywistości na całym świecie i zmieniła rzeczywistość rynku pracy. Niesie ze sobą wiele korzyści, ale żeby móc w pełni wykorzystać jej potencjał, pracownicy muszą się efektywnie komunikować. Sprawdź, jakie trudności komunikacyjne niesie ze s...
Wraz z pojawieniem się definicji i zasad pracy zdalnej w kodeksie pracy, niezbędne jest pogłębianie wiedzy na jej temat, aby przynosiła korzyści Twojej organizacji.
2023-05-29
Wiedza HR w Twoim mailu
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami