Praca zdalna

Zatrudniasz zdalnych pracowników? Oto lista niezbędnych narzędzi online do zdalnego zarządzania

Narzędzia do pracy zdalnej. Zatrudnianie pracowników mobilnych. Praca zdalna w programie HR do zarządzania urlopami Calamari

Praca zdalna i cyfrowy nomadyzm stale przybierają na popularności. Pracownicy cenią sobie wolność, jaką daje im praca na odległość, dlatego coraz więcej firm udostępnia im taką możliwość.

Dane przedstawione w raporcie Eurostatu jednoznacznie pokazują wzrost popularności pracy zdalnej na przestrzeni ostatnich lat. W roku 2009 odsetek osób, które korzystają z możliwości pracy spoza biura wynosił 5.2%, w 2019 roku wzrósł zaś do 9%. Poruszyliśmy ten temat w naszym artykule na temat cyfrowej rewolucji w modelach pracy. Jeśli zastanawiasz się nad zatrudnieniem zdalnego zespołu i chcesz wiedzieć, co jest potrzebne do pracy zdalnej, oto lista narzędzi online, które ułatwią Ci biurową codzienność.

Po pierwsze: Komunikacja

Narzędzia do pracy zdalnej. Zatrudnianie pracowników mobilnych. Praca zdalna w programie HR do zarządzania urlopami Calamari Designed by Freepik

Dobra komunikacja to klucz do sukcesu. Praca zdalna ogranicza kontakty osobiste pomiędzy pracownikami, ale otwiera również drzwi na wiele nowych sposobów komunikowania się – nawet podczas dojazdów do biura. Ważne strategiczne spotkania zespołów działających z różnych części świata nie stanowią problemów, jeśli masz pod ręką smartfon lub laptop z dostępem do Internetu.

Korzystanie z czatów i wideorozmów ze zdalnymi freelancerami nie jest już tak kosztowne jak kiedyś. Wiele firm oferuje profesjonalne, darmowe oprogramowania, które pozwalają rozwiązać problemy z komunikacją z pracownikami mobilnymi.

Oczywiście komunikacja twarzą w twarz przeważnie jest łatwiejsza, szybsza i dzięki mowie ciała ułatwia zrozumienie komunikatu, jednak kontakt poprzez narzędzia online jest wystarczający dla bezproblemowej komunikacji pomiędzy ludźmi. W sytuacji, w której spotkanie osobiste nie wchodzi w grę, komunikacja zdalna odgrywa ważną rolę – pozwala zachować płynność pracy w firmie czy startupie.

Narzędzia i aplikacje do pracy zdalnej, które ułatwią komunikację na odległość:

Slack

Prawdopodobnie najpopularniejszy program do pracy zdalnej i stacjonarnej wykorzystywany przez firmy. To czat do zespołowej komunikacji online, który zrewolucjonizował świat biznesu. Jest świetną alternatywą dla skrzynki pocztowej – nadaje się do przechowywania dyskusji na mniej istotne tematy i szybkiej wymiany informacji pomiędzy pracownikami. Działa szybko, bezproblemowo i znacznie usprawnia komunikację w biurze jak i w pracy zdalnej przez internet.

Skype

Mimo że Skype jest już nieco przestarzały, wciąż jest często wybierany przez wiele firm. To proste narzędzie pracy online do wideoczatów i wideokonferencji. Jego alternatywą jest Google Hangouts, który pozwala na prowadzenie grupowych rozmów oraz udostępnianie ekranu online przydatne przy różnego rodzaju demach i prezentacjach.

Zapomnij o Facebookowych Grupach i czatach – szybko się zaśmiecają i trudno w nich cokolwiek odnaleźć. Dodatkowo są nieprofesjonalne i nie zapewniają odpowiedniej ochrony danych.

Narzędzia, które ułatwią zarządzanie pracą w zespołach mobilnych

Trello

Światowej sławy menager zadań doceniany za barwny, przejrzysty i prosty w obsłudze interfejs. Umożliwia organizację zadań pracowników i przypisywanie osób do konkretnych projektów, dzięki czemu praca zdalna przebiega znacznie sprawniej

Asana

Gdy Trello przestaje wystarczać, warto zainteresować się Asaną. Program jest w stanie obsługiwać wiele projektów, setki zadań i mnóstwo członków zespołów dziennie. Aplikacja do pracy przez internet została wyposażona w tablice podobne do tych z Trello, dlatego wszyscy fani będą zadowoleni

Basecamp

Solidna, dobra alternatywa dla Asany

Jira

Aplikacja, którą najczęściej wybierają programiści. Czy potrzebujesz mocniejszego argumentu? ;)

G Suite i Office 365

Dobrze wykonane, popularne aplikacje biurowe, których posiadanie jest koniecznością w firmie. Należy jedynie pamiętać o tym, by zawsze mieć dostęp administratora do plików pracowników, by w razie konieczności móc z łatwością usunąć dowolnego członka zespołu.

WeTransfer

Doskonałe narzędzie do pracy mobilnej pozwalające udostępniać pliki pomiędzy telefonami oraz innymi urządzeniami poprzez bezprzewodowe połączenie Wi-Fi

Narzędzia do monitorowania czasu pracy – jak je wykorzystać?

Programy do rejestracji czasu pracy i śledzenia pracy nad projektami są szczególnie polecane w przypadku outsourcingu prac kreatywnych, których zmierzenie innymi metodami bywa kłopotliwe. Są również przydatne, gdy pracownicy biorą dni wolne lub jeśli charakter ich pracy wymusza częste podróże służbowe i delegacje. Za przykład może posłużyć przedstawiciel handlowy: czasem pracuje w biurze, a czasem nie zjawia się w nim przez kilka dni. Skąd pewność, że poza biurem naprawdę wykonuje swoje obowiązki?

Jako menedżer powinieneś wiedzieć, gdzie i kiedy Twoi pracownicy zaczynają pracę zdalną. Nasi klienci doceniają działanie Calamari Mobile ze śledzeniem GPS – aplikacja pozwala dowiedzieć się, z jakiego miejsca nastąpiło rozpoczęcie oraz zakończenie pracy zdalnej. Przy rejestrowaniu czasu pracy zapisuje lokalizację, w której nastąpiło logowanie.

Mapka z lokalizacją dostępna jest dla przełożonego, który może sprawdzić, gdzie dokładnie był pracownik. Dzięki temu znacznie łatwiej kontrolować miejsce i czas pracy pracowników mobilnych, ich spóźnienia oraz czas, jaki poświęcają na poszczególne zadania.

Dzięki przedstawionym powyżej programom do pracy zdalnej możesz zacząć optymalne zarządzanie swoim zespołem.

Wciąż nie masz pewności, które oprogramowanie wybrać?

Przed podjęciem ostatecznej decyzji odnośnie programu do pracy spoza biura, należy wziąć pod uwagę 5 kluczowych czynników:

  1. Upewnij się, że wybrane narzędzie do pracy online ma wersję mobilną – dzięki temu pozwoli na pracę mobilną, a nie tylko z domu
  2. Sprawdź, czy wybrany program do pracy przez internet oferuje integrację z innymi używanymi w Twojej firmie bądź startupie narzędziami
  3. Zwracaj uwagę na obsługę klienta – wsparcie support teamu to zawsze ogromna zaleta, która pozwoli szybko rozwiać wszelkie wątpliwości i rozwiązać problemy. Zwracaj uwagę na obecność FAQ, chatbota i łatwość w skontaktowaniu się bezpośrednio z konsultantem
  4. Przeczytaj najnowsze recenzje klientów – to jeden z najlepszych i najprostszych sposobów sprawdzenia, czy wybrane narzędzie online będzie odpowiednie
  5. Pamiętaj, aby nie zaniedbywać komunikacji twarzą w twarz. Technologia jest po to, żeby czynić nasze życie łatwiejszym, ale nie powinna go zastępować! ;)

Już niedługo podzielimy się kolejnymi wskazówkami i poradami – tym razem dotyczącymi tego, jak rozpocząć przygodę z zatrudnianiem zdalnych freelancerów i jak zarządzać międzynarodowym zespołem zdalnym.

Nie zapomnij nas odwiedzić! A w międzyczasie daj znam znać, jakich narzędzi używasz w swojej firmie i co myślisz o pracy zdalnej? Czy w Twojej organizacji często korzysta się z home office?

Jakie jest Twoje doświadczenie w pracy z zespołami zdalnymi? Czekamy na Twoje przemyślenia! ;)

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.