Praca zdalna na dobre zadomowiła się w postcovidowej rzeczywistości na całym świecie i zmieniła rzeczywistość rynku pracy. Niesie ze sobą wiele korzyści, ale żeby móc w pełni wykorzystać jej potencjał, pracownicy muszą się efektywnie komunikować. Sprawdź, jakie trudności komunikacyjne niesie ze sobą praca zdalna i w jaki sposób zadbać o komunikację w Twojej organizacji, aby zapewnić jej wydajność.
Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla działania każdej organizacji. Im więcej osób bierze udział w wymianie informacji, tym bardziej błędy w komunikacyjne mogą opóźniać postęp prac i przekładać się na straty. W przypadku komunikacji zdalnej, sprawna wymiana informacji ma jeszcze większe znaczenie.
Z tego artykułu dowiesz się:
Ze względu na asynchroniczność komunikacji na odległość, niesie ona ze sobą szereg wyzwań. Dodatkowo, ze względu na ograniczenie możliwości odczytywania emocji, szczególnie w komunikacji pisanej, może powodować trudności w odczytaniu intencji komunikatu, a tym samym w poprawnym zrozumieniu przekazywanych informacji.
Zdając sobie sprawę z trudności, jakie niesie ze sobą komunikacja w pracy zdalnej i hybrydowej, można odpowiednio je zaopiekować już na etapie planowania pracy zdalnej.
Komunikacja asynchroniczna to taka, w której po wysłaniu wiadomości nie oczekujemy natychmiastowej odpowiedzi. Taki sposób komunikacji jest wolniejszy, ale dobrze zorganizowany może nieść ze sobą wiele korzyści. Żeby jednak do tego doszło, należy ustalić odpowiednie zasady dotyczące komunikacji asynchronicznej.
Nie jest to też rozwiązanie dla wszystkich. Pracownicy zdalni powinni mieć odpowiednie kompetencje do pracy zdalnej. W przeciwnym razie praca asynchroniczna może okazać się nieskuteczna.
W dynamicznych organizacjach, w których kluczowe decyzje podejmuje się w krótkim czasie, ten tryb pracy może się nie sprawdzić. W sytuacji, w której jedna z osób odpowiedzialnych za wykonanie swojej części projektu, pracuje zbyt wolno lub po prostu się obija, blokuje pracę pozostałych osób, co wydłuża czas realizacji projektów, a w najgorszym przypadku prowadzi do strat w firmie.
Pracując zdalnie i komunikując się za pomocą wiadomości tekstowych lub wideokonferencji, umyka nam mnóstwo niuansów związanych z mową niewerbalną. Podczas gdy wypowiadane słowa stanowią ledwie 7% procesu komunikacji, mowa niewerbalna stanowi aż 93% tego procesu – język ciała 55%, barwa i ton głosu 38%.
Nic więc dziwnego, że ograniczając się jedynie do przekazów pisemnych, możemy się źle zrozumieć. Brak kontekstu emocjonalnego nie tylko sprawia, że możemy źle odebrać intencje autora komunikatu, ale możemy go zwyczajnie nie zrozumieć.
Pracownicy, którzy mają problem ze swobodnym porozumiewaniem się językiem pisanym: interpunkcją, gramatyką, znaczeniem słów i dobieraniu odpowiednich słów do emocjonalnego przekazu, który próbują wyrazić, mogą zwyczajnie nie odnaleźć się w pracy zdalnej. Ich brak kompetencji komunikacyjnych może powodować duże problemy w zrozumieniu przekazu, przez co pozostała część zespołu ma utrudnione zadanie w prawidłowym wykonaniu pracy.
Nie należy również zapominać o społecznym aspekcie pracy zdalnej. W biurowej codzienności, nieformalne rozmowy przy kawie, podczas lunchu czy na korytarzu wychodzi spontanicznie i przyczynia się do lepszego poznania osób z zespołu. Nie tylko pozwala nam lepiej poznać współpracownika jako człowieka, ale również daje okazję do zrozumienia jego mowy niewerbalnej, co później skutkuje lepszym zrozumieniem.
W pracy zdalnej nie ma miejsca na tego typu spontaniczne rozmowy, ponieważ ludzie nie mają miejsca ani przestrzeni, w której mogą je prowadzić. Praca z domu jest więc pracą w samotności, co u niektórych osób – szczególnie ekstrawertykom uwielbiających kontakt z ludźmi, może przyczyniać się do obniżenia nastroju lub poczucia wyobcowania.
W przypadku pracy w biurze, łatwo zweryfikować czyjąś obecność – widzimy współpracowników w biurze i wiemy, że są na miejscu i wykonują swoje obowiązki. W przypadku pracy zdalnej potrzebne są odpowiednie narzędzia do ewidencji czasu pracy, aby móc kontrolować obecność pracowników, gdy wykoują obowiązki z domu.
Mimo różnych sposobów kontrolowania pracownika, może się zdarzyć, że część z nich nie będzie prawidłowo wykonywać swojej pracy, będzie mieć włączony komunikator, ale w rzeczywistości, zamiast pracować, będzie zajmował się czymś innym. W pracy zdalnej zaufanie odgrywa bardzo dużą rolę – gdy jej zabraknie, nadmierna kontrola i stress poskutkują pogorszeniem jakości pracy.
Wykonując obowiązki z domu, pracownicy często mają problem z oddzieleniem pracy od czasu wolnego. Może to powodować, że będą pracować dłużej i chociaż mogłoby się wydawać, że to dobrze, w rzeczywistości to prosta droga do przepracowania się i wypalenia zawodowego.
Wypalenie zawodowe nie tylko sprawia, że pracownik jest zmęczony i pracuje mniej wydajnie, jego stan psychiczny ma negatywny wpływ na wszystkie sfery jego życia, co z kolei powoduje dodatkowy stres i obniżenie nastroju mogące prowadzić do depresji.
Mimo wszystkich trudności, jakie niesie ze sobą komunikacja podczas pracy spoza biura, jeśli zostanie dobrze zorganizowana, a wspomniane trudności zaadresowane, praca zdalna w firmie może przynosić wspaniałe efekty – oszczędność pieniędzy, dobry work-life balance pracowników i wysoką wydajność pracy. Sprawdź, jak zorganizować efektywną komunikację w pracy na odległość.
Pierwszy krokiem, jaki należy podjąć w stosunku do komunikacji na odległość, jest ustalenie kanałów komunikacyjnych oraz zasad korzystania z nich. Wśród najczęściej używanych kanałów komunikacyjnych pomiędzy członkami zespołu zdalnego należą:
Każdy kanał powinien zostać opisany, aby pracownicy wiedzieli, jakiego rodzaju informacje powinni na nim przekazywać. Czat jest dobrym miejscem do dyskusji asynchronicznej i wymiany myśli na różne tematy, jednak nie nadaje się jako miejsce do przechowywania dokumentów czy ważnych plików.
Aby zapewnić dobrą organizację w firmie, należy zachować porządek wśród kanałów komunikacyjnych. Każdy pracownik powinien mieć dostęp do dokumentu, w którym może w każdej chwili sprawdzić, jaki rodzaj informacji powinien przekazywać za pośrednictwem którego z kanałów, jeżeli będzie miał wątpliwości.
Po opracowaniu kanałów komunikacyjnych, należy również zorganizować narzędzia, które pozwolą na korzystanie z nich. Na rynku można znaleźć wiele różnych propozycji czatów, klientów e-mail czy wideo komunikatorów. W swojej organizacji zapewne korzystasz już z części z nich.
Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wykorzystywać je również do pracy zdalnej, jednak należy pamiętać o określeniu zasad korzystania z nich przy takim trybie pracy. Decydując się na nowe narzędzia, warto zwrócić uwagę na integracje z wykorzystywanymi już w firmie programami. Pozwoli to zbudować tech stack, który zapewni przepływ informacji, zautomatyzuje procesy i podniesie produktywność zespołów.
Każdy z pracowników powinien umieć korzystać z narzędzi niezbędnych mu do pracy, jednak nie każdy posiada umiejętność korzystania z komputera na wysokim poziomie. Należy więc przeprowadzić szkolenie pracowników z zakresu korzystania z narzędzi, aby zapewnić, że będą potrafili je w pełni wykorzystać.
Podczas pracy zdalnej rola managera zmienia swój charakter. Umiejętność zarządzania zespołem rozproszonym staje się niezwykle istotną umiejętnością, od której często zależy sukces prowadzenia zdalnego zespołu. Na managerach ciąży więc jeszcze większa odpowiedzialność niż dotychczas.
Do zadań managera będzie więc należało ustalenie harmonogramu spotkań, sprawdzanie obecności i postępów prac pracownika, ale przede wszystkim wsparcie w komunikacji pomiędzy członkami zespołu i zapewnienie wsparcia emocjonalnego.
Managerowie powinni więc przejść szkolenie, które pozwoli im posiąść umiejętności niezbędne do skutecznego prowadzenia zespołu rozproszonego. W sytuacji problemów, pracownik zwróci się o pomoc przede wszystkim d managera, dlatego ten powinien umieć rozwiązać problem.
Wśród ich obowiązków znajdują się takie zagadnienia, jak:
Ze względu na asynchroniczny charakter pracy zdalnej, organizowanie spotkań wideo i ustalenie harmonogramu takich spotkań ma ogromne znaczenie dla zapewnienia płynności prac.
Dobrą praktyką jest ustalenie cyklicznych (np. tygodniowych lub dwutygodniowych) spotkań podsumowujących dotychczasowe prace – sprintów. W ich trakcie pracownicy opowiadają o tym, co zostało zrobione i planują zadania na kolejny sprint. Mogą wymienić się uwagami i wspólnie ustalić kierunek prac. Takie spotkania pozwalają upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Są również dobrym sposobem na zmotywowanie pracowników.
Wykonywanie pracy zdalnej może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na pracowników. Z tego względu cykliczne spotkania 1:1 z managerem, podczas których pracownik ma szansę podzielić się swoimi radościami, smutkami i obawami dotyczącymi pracy, odgrywają niezwykle ważną rolę. Pozwalają managerowi kontrolować work-life balance, wellbeing i stan emocjonalny pracownika. Te informacje pomagają przeorganizować pracę lub pomóc pracownikowi w innych sposób, aby zapewnić mu komfortowe warunki do pracy.
Codzienne statusy to kolejne spotkanie wideo, które pomaga zapewnić postęp prac w zespole. Przede wszystkim pozwala pracownikom zaplanować dzień pracy, wymienić się niezbędnymi informacjami i poprosić o wsparcie osobę z zespołu. Takie spotkania nie muszą trwać długo – w zależności od wielkości zespołu 10-15 minut powinno być wystarczające. Spotkanie dobrze jest organizować rano, można również przeprowadzić je w formie krótkich pisemnych statusów na wybranym kanale komunikacyjnym.
Ze względu na ograniczone możliwości nieformalnych rozmów między pracownikami przy pracy zdalnej, integracja odgrywa niezwykle ważną rolę – pozwala pracownikom lepiej się poznać i zrozumieć, w jaki sposób się komunikujemy. Dzięki temu pracownicy będą lepiej rozumieli swoje odarte z mowy niewerbalnej komunikaty.
W ramach integracji można:
Ludzie są różni, a związku z czym różne są też ich preferencje i przyzwyczajenia dotyczące pracy zdalnej. Ze względu na ograniczoną mowę niewerbalną, część komunikatów może zostać nieprawidłowo odczytana, dlatego dobrze, jeśli pracownicy poznają wzajemnie swoje preferencje.
Poczynając od takich informacji, jak preferowana forma kontaktu czy słabe strony, o których nie rozmawiamy ze wszystkimi na co dzień, na informacjach dotyczących czasu zatrudnienia kończąc. W takim miejscu pracownicy mogą spisać informacje dotyczące preferowanego sposobu kontaktu, godzin spotkań, a także wszelkich innych informacji, które ułatwią współpracę z pracownikiem pozostałym.
Jak to zorganizować? W tym celu najlepiej wykorzystać moduł Core HR Calamari i jego najnowszą funkcjonalność – Praca ze mną. Dzięki niej Twoi pracownicy mogą wprowadzić informacje na temat tego, jak lubią pracować, kim są i jakie mają preferencje w jednym, wygodnym miejscu i poznać się, dzięki czemu będą jeszcze bardziej produktywni i lepiej zrozumieją swoich kolegów i koleżanki.
Oto lista kilku popularnych narzędzi, dzięki którym komunikacja pracowników wykonujących pracę zdalną staje się prostsza i efektywniejsza.
Mowa niewerbalna to nie tylko mimika twarzy i gesty. W komunikacji zdalnej przyjmuje ona zupełnie nowy wymiar. Wszystkie subtelne sygnały wysyłane przez nas do odbiorców, którzy – mniej lub bardziej świadomie – odbierają je i na ich podstawie przyswajają cały komunikat, zaliczamy do mowy niewerbalnej.
W przypadku komunikacji na odległość już pierwsze spojrzenie na zdjęcie profilowe, sposób wypełnienia profilu treścią, odpowiednio dopasowany emotikon czy używanie wielkich liter, zwracając się do kogoś na "ty", przekazują odbiorcy wiele dodatkowych sygnałów.
Wyzwanie stanowi zarówno nauczenie się odczytywania elementów mowy niewerbalnej w przestrzeni cyfrowej, jak i umiejętne korzystanie z tych sygnałów, by dopasować je do przekazu w zgodnie z naszymi intencjami. Jedno i drugie wymaga pracy oraz doświadczenia. Dopóki pracownicy nie osiągną pewnego poziomu kompetencji na tym podłożu, w ich komunikacji online będą występowały trudności – jednak z czasem i pomocą świadomych tych trudności przełożonych nauczą się odnajdywać w tej rzeczywistości.
Między innymi z tego powodu zapewnienie pracownikom miejsca, w którym mogą opowiedzieć coś o sobie, napisać instrukcję pracy ze sobą – jest dobrą praktyką, która skróci czas potrzebny do nauczenia się nawzajem swoich współpracowników.
Korzystanie z kamery podczas wideokonferencji jest kolejną z dobrych praktyk, która pozwala zachować dobre relacje i zrozumienie pomiędzy uczestnikami spotkania. Kontakt wzrokowy ma dla nas wielkie znaczenie i chociaż wiele osób nie czuje się w ten sposób komfortowo, w niektórych sytuacjach warto włączyć kamerę i skupiać spojrzenie na obiektywnie – szczególnie w przypadku rekrutacji nowych pracowników taka forma spotkania online będzie bardzo korzystna.
Dodawanie emotikon do wypowiedzi to znany od lat sposób na wyrażanie emocji w komunikacji online. Początkowo nie były zbyt często wykorzystywane w komunikacji biznesowej, ale z biegiem czasu i coraz szerszą digitalizacją weszły do użycia na dobre.
W komunikacji online odgrywają dużą rolę - pozwalają odbiorcy komunikatu w prosty sposób dodać emocjonalny kontekst do wypowiedzi, ułatwiają podkreślanie żartów, ironizowanie i zwyczajnie poprawiają nam humor oraz sprawiają, że rozmowy wydają się nam bliższe, mniej formalne – a zatem pomagają budować relacje ze współpracownikami i rozładowywać atmosferę.
Oczywiście nie każdy odbiera emotikony w ten sam sposób, dlatego należy dobierać je z przemyśleniem, nie nadużywać takich, które – zamiast uzupełniać przekaz – mogą być mylące. Jeżeli mamy swój ulubiony zestaw emoji, warto - w ramach miejsca, gdzie możemy coś o sobie napisać – dodać zestaw najczęściej używanych przez siebie minek oraz opisać, co dla nas oznaczają. To jeszcze lepiej ułatwi zrozumienie nas, a tym samym wpłynie pozytywnie na komunikację w zespole i produktywność pracy.
Właściwe zachowanie się w miejscu i sytuacji, jakim jest spotkanie online, to takie same dobre maniery jakich wymagamy od siebie wzajemnie podczas spotkań twarzą w twarz. Warto więc poznać kilka prostych zasad, które pozwolą zadbać o dobrą atmosferę i szacunek pomiędzy uczestnikami zdalnego spotkania.
Mimo wielu wyzwań, jakie niesie ze sobą komunikacja w pracy zdalnej, dobra organizacja, ustalenie odpowiednich kanałów oraz zasad dotyczących wymiany informacji sprawi, że organizacja będzie działać produktywnie, a pracownicy będą potrafić się dogadać i pracować wspólnie nawet z dwóch różnych końców świata.
Jeśli chcesz zadbać o dobrą komunikację dotyczącą obecności i dni wolnych pracowników, wypróbuj Calamari przez 14 dni za darmo i przekonaj się, jak bardzo pomoże w zarządzaniu Twoim zdalnym zespołem.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
