HRosi: Tajniki Zarządzania Zdalnym Zespołem – World Is Your Office

W świecie biznesu i HR nie ma lepszego źródła wiedzy niż specjaliści – przedsiębiorcy, którzy chcą dzielić się swoim doświadczeniem.

W serii wywiadów HRosi przeprowadzamy rozmowy z doświadczonymi managerami oraz ekspertami branży HR, by poznać tajniki skutecznego zarządzania pracownikami, dowiedzieć się, jak wygląda rynek pracy w nowej, pokoronawirusowej rzeczywistości i jak radzić sobie z wyzwaniami, jakie napotykają na swojej drodze mniejsi i więksi przedsiębiorcy. Dzięki wiedzy i latom praktyki nasi rozmówcy oferują nie tylko skuteczne porady, ale również profesjonalną pomoc.

Inwestowanie w wiedzę zawsze przynosi największe zyski – Benjamin Franklin

World Is Your Office – tajniki zarządzania zdalnym zespołem

Dziś rozmawiamy z World Is Your Office – firmą szkoleniowo-doradczą, która specjalizuje się we wspieraniu zespołów zdalnych.

World Is Your Office oferuje treningi, szkolenia, webinary, zajęcia teambuildingowe, audyt pracy zdalnej oraz doradztwo dla organizacji zatrudniających zdalnych pracowników. Podczas organizowanych zajęć doradcy pomagają zdefiniować problemy telepracowników, pomóc im się lepiej poznać i wypracować skuteczne formy współpracy.

O tym, z jakimi problemami borykają się zdalne zespoły i jak zmieniły się potrzeby firm od wybuchu pandemii wirusa COVID-19, opowiada Zuzanna Przybyła – założycielka firmy.

Jaka jest historia Waszej firmy? Jakie były jej początki?

W 2016 roku odeszłam z korporacji, aby prowadzić własny sklep internetowy oraz startup technologiczny. Łączyłam pracę nad własnym biznesem z podróżami: m. in. po Meksyku i Tajlandii. Zafascynowała mnie wówczas idea pracy zdalnej: odkryłam, że to naprawdę działa! Chciałam wejść głębiej w ten świat, uczyć się od najlepszych i dlatego kilka miesięcy później, wciąż podróżując, dołączyłam do zespołu wewnętrznych konsultantów w dużym, znanym i w stuprocentowo zdalnym amerykańskim startupie.

Pomagałam w nim różnorodnym, całkowicie rozproszonym zespołom (od 5 do 80 osób) poprawiać swoją produktywność poprzez wdrażanie sprawdzonej metodologii zarządzania zespołem rozproszonym. Obejmowała ona obszary takie jak:

• regularne 1:1,
• regularne spotkania zespołowe,
• mądre zarządzanie przez precyzyjnie wyznaczone cele i KPIe,
• dokładne zrozumienie procesów i ich narzędziowe wsparcie
• a przede wszystkim – maksymalizacja automatyzacji i eksperymentowanie, pozwalające pracować mądrzej, a nie ciężej.

Bardzo wiele mnie to nauczyło – i postanowiłam zdobytą wiedzę oraz doświadczenie wykorzystać, zakładając World Is Your Office: pierwszą w Polsce agencję doradczo-szkoleniową wyspecjalizowaną w pracy zdalnej i zespołach rozproszonych.

Do kogo skierowana jest Wasza oferta?

Pracujemy z organizacjami, które chcą u siebie poprawić efektywność pracy zdalnej, lepiej zarządzić jej różnymi aspektami, mądrzej wykorzystać jej potencjał.

Pośród naszych Klientów są zarówno startupy jak i korporacje z różnych krajów, na przykład Ameryki, oraz branż: IT, telekomunikacyjnej, marketingowej czy nawet medycznej. Pomagamy zarówno firmom, które przygodę z pracą zdalną dopiero zaczynają, jak i 100% zdalnym organizacjom.

Jak zmieniło się zainteresowanie Waszymi usługami od momentu ogłoszenia lockdownu związanego z koronawirusem?

Zdecydowanie biznes nam „rozkwitł” na naszym rodzimym podwórku!

Wiele polskich organizacji zgłosiło się do nas z prośbą o wsparcie i zaproponowanie szybkich rozwiązań po tym, jak dosłownie z dnia na dzień były zmuszone do przejścia na 100% zdalną pracę. Mieliśmy przyjemność wspierać firmy przede wszystkim za pomocą pigułek wiedzy w formie webinarów i szkoleń.

Jakie są największe wyzwania, z jakimi mierzą się zdalne zespoły pracowników?

Najczęściej spotykane problemy zespołów rozproszonych to izolacja (samotność) i komunikacja.

Samotność – bo budowanie więzi i relacji w sposób zdalny jest znacznie trudniejsze zadanie, niż gdy możemy z kimś porozmawiać w kuchni przy kawie.

Komunikacja – bo zbudowanie efektywnego ekosystemu komunikacji w pracy zdalnej i satysfakcjonujących standardów zajmuje sporo czasu, zaś początki bywają trudne i frustrujące.

Co jest największym problemem pracy zdalnej w branży IT?

Ciężko wyróżnić jakiś jeden, szczególny problem. Takie, o których jednak dość często słyszę od Klientów, to:

• zdalna rekrutacja: jak efektywnie sprawdzić faktyczne umiejętności kandydatów podczas rekrutacji zdalnej?
• zdalny onboarding: jak zapewnić nowemu pracownikowi optymalny, zdalny onboarding?

Co w zarządzaniu pracą zdalną stanowi największy problem dla menedżerów zespołów i jak powinni sobie z nimi radzić?

Największe wyzwania menedżerów różnią się w zależności od:

• branży,
• charakterów członków zespołu,
• dojrzałości zespołu,
• organizacji,
• osobistych umiejętności zarządczych.

Względnie często jednak menedżerowie, z którymi pracujemy, wspominają o tym, że przy zarządzaniu zdalnym zespołem znacznie trudniej jest wyłapać puls zespołu: ewentualne konflikty czy przeciwności, z którymi mierzą się ludzie. Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia tego problemu, najbardziej polecam regularne spotkania codzienne, a także zdalne Retrospektywy.

Retrospektywa to rodzaj spotkania zapożyczony z branży IT. To regularny meeting, podczas którego cały zespół – wraz z kierownikiem! – prowadzony przez zewnętrznego facylitatora – zastanawia się nad tym, co wychodzi dobrze, czego brakuje, a co wymaga poprawy. To specjalnie oddelegowany czas i przestrzeń na rozmowę o problemach i pomysłach, jak to zrobić, aby było i pracowało się lepiej. To spotkanie działa cuda!

Co stanowi największy problem podczas spotkań zespołów zdalnych?

Problemów jest wiele – te, z którymi najczęściej spotykam si�� osobiście, to:

• brak agendy lub nietrzymanie się jej,
• zapraszanie na spotkania osób, które w ogóle na nich nie powinny być (a zamiast tego otrzymać asynchronicznie tzw. Minutki),
• niezrozumienie celu spotkania,
• nierówno rozkładające się głosy na spotkaniu zdalnym,
• wyłączone kamerki (a to mocno utrudnia efektywną komunikację).

Skąd, Waszym zdaniem, biorą się problemy komunikacyjne w zdalnych zespołach?

Źródeł może być naprawdę wiele! Najprostszą (a jednocześnie bardzo częstą) przyczyną jest…. brak ustalenia podstawowych zasad. Jeśli zespół zdalny nie porozmawia ze sobą na temat tego, w jaki sposób (tj. za pomocą jakich kanałów, w jakich sytuacjach, z jaką responsywnością) chce się ze sobą komunikować, może to prowadzić do nieporozumień:

Osoba A będzie zakładała, że na firmowym czacie odpowiadamy natychmiast, osoba B zaś, że w ciągu godziny – i kłopot gotowy.

Inne możliwe przyczyny problemów komunikacyjnych to:

• źle dobrane narzędzia do komunikacji,
• zbyt dużo komunikacji odbywającej się synchronicznie, a za mało – asynchronicznie,
• konflikty w zespole,
• brak podstawowej wiedzy na temat komunikacji pośród członków zespołu zdalnego.

Z jakimi problemami borykają się pracownicy działu HR w związku ze zdalną rekrutacją pracowników?

Pytania, które najczęściej słyszę od HRowców, to:

• Jakimi narzędziami sprawdzać umiejętności kandydatów?
• Jak mogę sprawdzić umiejętności miękkie kandydata?
• Na jakie cechy kandydatów zwracać uwagę specjalnie w kontekście pracy zdalnej, i jak je testować?
• Jak zapewnić kandydatowi dobre doświadczenie rekrutacyjne?
• Jak ułożyć cały proces rekrutacji zdalnej – ile elementów z rekrutacji stacjonarnej jesteśmy w stanie przełożyć na zdalną?

Z jakiego powodu firmy zwracające się do Was o pomoc najczęściej decydują się na otworzenie zdalnego zespołu pracowników?

Słyszę o wielu przyczynach i tak naprawdę nie ma powodów lepszych i gorszych. Niektóre firmy umożliwiają pracę całkowicie zdalną, aby mieć dostęp do szerzej (tj. ogólnopolskiej lub nawet ogólnoświatowej!) puli talentów, inni chcą ograniczyć koszty wynajmu powierzchni biurowej. Jeszcze inne firmy chcą się wyróżnić na tle innych jako pracodawcy albo zwiększyć zaangażowanie swoich pracowników.

Co w sytuacji, gdy Klient czuje, że coś jest nie tak z jego zespołem, ale nie potrafi sprecyzować problemu? Czy często się takie zdarzają?

Częściej niż mogłoby się wydawać! Wielokrotnie naszą rolą jest właśnie wsparcie Klienta w zdiagnozowaniu źródła problemu. Dokonujemy tego za pomocą wachlarza metod: zaczynając od wywiadów pogłębionych z pracownikami, przez anonimowe, specjalnie przygotowane dla Klienta ankiety dla wszystkich lub części pracowników w organizacji, aż po tzw. Shadowing, czyli nieme uczestnictwo/obserwowanie spotkań przez naszego konsultanta.

To chyba jedna z naszych najważniejszych supermocy we współpracy z Klientem: jako zewnętrzni obserwatorzy jesteśmy w stanie dostrzec problemy, które osobom z wewnątrz organizacji już spowszedniały i są niedostrzegalne.

Jak wzmacniacie silne strony zdalnych zespołów?

Przede wszystkim lubimy pomagać im je odkryć! A w dalszej kolejności rekomendujemy zespołom, aby nie zapominały w codziennej bieżączce i gonitwie umieć docenić to, co działa dobrze i jest ich mocną stroną. Dlatego w pracy zdalnej i zarządzaniu zespołami rozproszonymi tak kluczowe są Retrospektywy!

Jak rozwiązujecie problem słabych stron zespołów zdalnych?

Ile problemów, tyle rozwiązań! Zawsze jednak należy zacząć od diagnozy. Przeprowadzamy ją w ścisłej współpracy z liderami i zespołami. To zespoły bowiem wykonują największą i długofalową pracę w samodoskonaleniu!

Jakie emocjonalne zmagania najczęściej dotykają pracowników zdalnych?

Wspomniane już wcześniej samotność i izolacja, poczucie wykluczenia. Jest to szczególnie widoczne w przypadku zespołów hybrydowych, w których część pracowników przebywa ze sobą w biurze, a część pracuje zdalnie. To właśnie oni często mają poczucie, że są gdzieś „poza”.

To odczucie bywa wzmacniane w trakcie hybrydowych spotkań, podczas których osobom zdalnym trudniej jest się „przebić”. Jednak samotność i społeczne wykluczenie dotyka też 100% wirtualnych zespołów: kiedy nacisk kładziony jest w nich głównie na pracę, a pomija się aspekt ludzki w pracy i budowanie między członkami zespołu głębokich, zdrowych relacji.

Aby ten problem zaadresować, szczególnie ważna jest praca po stronie liderów. Wspieramy ich w wypracowaniu zachowań i nawyków pomagających budować więzi pomiędzy ludźmi w zespołach.

Jak pomagacie pracownikom poradzić sobie z poczuciem odosobnienia?

Zachęcamy zespoły do nieformalnych, zdalnych spotkań: kaw wirtualnych czy lunchy. Może stać się codzienną tradycją, że dzień pracy rozpoczyna się od wspólnej kawy i rozmów na tematy niezwiązane z obowiązkami. Taki zastępnik pogawędki w kuchni w biurze.

Te spotkania mogą być wzbogacone o rytuały pomagające budować tożsamość i kulturę zespołu. Niezwykle ważnym jest, aby lider był zaangażowany w budowanie tej kultury, czujny i uważny.

Nie mniej istotne od spotkań zespołowych są tzw. 1to1 pracowników zdalnych z menedżerami. Podczas pracy zdalnej tym bardziej nie warto ich pomijać – poświęcony na nie czas zwraca się z nawiązką. Edukujemy menedżerów, w jaki sposób najlepiej to robić, o co pytać, jak prowadzić takie rozmowy. A czasem także wspieramy zespoły w zdalnej integracji!

W jaki sposób gry integracyjne pomagają w zgraniu się zespołu?

Budują „ducha zespołowości”. Nawet jako dorośli lubimy zabawy – pomagają nam dowiedzieć czegoś się o sobie, wspólnie rozwiązać w bezpiecznych warunkach jakiś niesłużbowy problem, zbliżyć się do siebie. Choć zdalna integracja jest większym wyzwaniem niż wyjście na piwo – wciąż warto o niej pomyśleć.

Jednak zawsze zachęcam też zdalne zespoły do spotkań osobiście i na żywo – przynajmniej raz na kwartał, pół roku. To naprawdę dużo zmienia. Poprawia się morale zespołu, a ludziom potem zwyczajnie łatwiej się współpracuje! Nawet jeśli zorganizowanie spotkania integracyjnego wiąże się z kosztami, to zawsze jest to gra warta świeczki.

Jakie aktywności teambuildingowe uważacie za najskuteczniejsze?

Oczywiście – te w „realu”. Jak wspomniałam, serdecznie zachęcam do spotkań integracyjnych raz na jakiś czas. Z aktywności zdalnych natomiast polecam ćwiczenia rozwojowe w trakcie facylitowanych warsztatów, podczas których każdy z uczestników ma okazję dowiedzieć się czegoś o innych.

Specjalnie zaprojektowane gry (zorientowane na wspólne rozwiązanie problemu) – również zbliżają ludzi i dają im ciekawe refleksje na temat swój i innych. Pamiętajmy jednak, że często prostota wygrywa: może warto się zdecydować chociażby na zdalne kalambury, wspólne opowieści o swoich ulubionych podróżach lub zdalne” oglądanie filmu?

Ile czasu potrzeba, by team building zespołów rozproszonych zaczął przynosić korzyści? Jak objawiają się pierwsze efekty zajęć?

Niektóre ćwiczenia, jakie mamy okazję przeprowadzać, są na tyle mocne, że przynoszą efekty od razu! I w ten sposób warto o tym myśleć.

Przykładowo: jedna z naszych gier pomaga zespołowi doświadczyć tego, czy jego członkowie są nastawieni na współpracę ze sobą. Często się okazuje, że wcale nie, a wręcz rywalizują ze sobą zamiast pracować na wspólny rezultat – i to potężne narzędzie. Osoby, które doświadczają tej refleksji podczas ćwiczenia, następnym razem w trudnej czy konfliktowej sytuacji przypomną sobie, jak to było i zachowają się inaczej niż przed nim – właśnie dzięki byciu bogatszym o tę refleksję.

Tak naprawdę każda integracja przynosi efekty natychmiast, nawet jeśli nie są one widoczne od razu i dzieją się tylko w głowach i sercach uczestników. Pamiętajmy, że efekt takiej integracji i teambuildingu nie daje się opisać w cyferkach. To raczej długofalowe działanie i praca na rzecz tego, aby zespół zdrowo funkcjonował w dłuższej perspektywie.

W jaki sposób skutecznie monitorować postępy w pracy pracownika zdalnego, by nie czuł się nadmiernie kontrolowany?

Jeśli ktoś ma pomysł, aby kontrolować zdalnego pracownika, to pytam:

• W jaki sposób kontroluje pracowników biurowych?
• Czy zagląda im w monitory?
• Albo sprawdza, czy przyszli w ogóle do biura?

Jeśli tak, to przecież takie podejście w żadnym wypadku nie gwarantuje, że zadanie zostanie wykonane. Podobnie jest z pracą zdalną: instalowanie oprogramowania śledzącego na komputerze pracowników czy oczekiwanie od nich, że na zawołanie będą się „spowiadać” z tego, co robią, nie jest najlepszą metodą zarządzania.

Zamiast tego polecam współpracę opartą na zaufaniu oraz mądrym wyznaczaniu celów i zadań. Warto do niej wykorzystać dobrodziejstwa technologii i używać programów, które pozwalają asynchronicznie śledzić postępy w pracy. Do takich polecanych aplikacji należą: Trello, Asana, Monday, Nozbe, Jira albo specjalne tablice w MS Teams.

Dzięki ich wykorzystaniu pracownik zdalny może na bieżąco aktualizować status zadania, na którym pracuje, np. przesunąć je z kolumny „w toku” do „zrobione”. A wszyscy zainteresowani mogą w dowolnym momencie zajrzeć do narzędzia i sprawdzić status danego zadania bez konieczności przeszkadzania osobie, która się nim zajmowała.

Oczywiście, tak jak wspomniałam, ten sposób wymaga umiejętności mądrego definiowania celów i zadań: w sposób, który pozwala je sprawnie rozliczać. Tu piłeczka jest już po stronie menedżerów.

W ramach bezpłatnego audytu przeprowadzacie w firmach ankiety dotyczące stanu pracy zdalnej w organizacji. Czy możecie powiedzieć, jakie opinie na temat tego trybu pracy przeważają wśród pracowników?

W miażdżącej większości wszyscy są bardzo zadowoleni z takiego trybu pracy i zaznaczają, że pracując zdalnie, czują się bardziej produktywni. Pracownicy odpowiadający na pytania w ramach naszych ankiet zazwyczaj stwierdzają, że pracować zdalnie chcieliby długofalowo w skali między 50 a 90%.

Na podstawie Waszego doświadczenia: Uważacie, że zespoły rozproszone osiągają gorsze czy lepsze rezultaty od zespołów stacjonarnych?

Wszystko zależy od zespołu! Wierzę głęboko, że praca zdalna działa na tyle dobrze, na ile dobrze jest wdrożona i zarządzana. Niesie ze sobą ogromny potencjał, ale także wyzwania, które mogą przynieść sporo szkód, o ile nie zostaną świadomie zarządzone.

To, jaka skala pracy zdalnej jest najodpowiedniejsza dla danego zespołu, jest kwestią indywidualną: w jednym zespole będzie to 20%, w innym 50% pracy zdalnej, a w innym 100%. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że stuprocentowa skala pracy zdalnej najlepiej przyjmuje się w zespołach, które od początku pracują w takim modelu.

Czy polecilibyście program do kontrolowania czasu pracy jako skuteczne narzędzie do pomocy w zarządzaniu zespołami rozproszonymi?

O ile jest mądrze wdrożone, to jak najbardziej! Pod pojęciem „mądre” mam na myśli podejście do takiego narzędzia w zdroworozsądkowy sposób, a nie jak do narzędzia terroru do dopytywania, co ktoś robił podczas 3 minut niskiej aktywności i ile razy odchodził od komputera do toalety.

Narzędzia ewidencjonujące czas pracy mogą być użyteczne dla rozwoju osobistego pracowników: często jest tak, że jeśli czegoś nie mierzymy, to mamy na ten temat fałszywe przekonania. Może nam się na przykład wydawać, że pracujemy zbyt krótko, podczas gdy tak naprawdę jest odwrotnie. Lepiej bazować na faktach. Pamiętajmy jednak, że rozmowy pomiędzy menedżerami a pracownikami nt. ich czasu pracy powinny być prowadzone coachingowo, rozwojowo i w dobrej atmosferze, a nie w sposób rozliczający i wytykający błędy.


Tak kończy się nasza rozmowa z Zuzanną. Dowiedzieliśmy się wiele na temat pracy zdalnej, problemów, jakie się z nią wiążą, i sposobów ich rozwiązywania. Mamy nadzieję, że skorzystacie ze zdobytej wiedzy, wprowadzając pracę zdalną w swojej firmie.

Jeśli zastanawiasz się nad wprowadzeniem do swojej organizacji zdalnych pracowników, zachęcamy do odwiedzenia World Is Your Office i skorzystania z profesjonalnej pomocy przy organizacji nowego zdalnego zespołu i sposoby jego zarządzania. A jeśli masz do nas pytania lub chciałbyś udzielić nam wywiadu i podzielić się swoją wiedzą – śmiało się z nami skontaktuj!

Sprawdź inne artykuły na temat pracy zdalnej:

• Praca zdalna – od kiedy zmiany w kodeksie pracy 2021?
• 13 benefitów ewidencji czasu pracy
• Przechodzimy na pracę zdalną!
• Praca zdalna szybko i skutecznie. O czym pamiętać wprowadzić pracę zdalną w Twojej firmie?
• Zatrudniasz zdalnych pracowników? Oto lista niezbędnych narzędzi online do zdalnego zarządzania