Programy do zarządzania nieobecnościami pomagają oszczędzać pieniądze, unikać nieprawidłowości - przyspieszają pracę i przeciwdziałają problemom. A co z innymi zaletami, które wynikają z ich stosowania?
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że zarządzanie urlopami jest proste, jednak w momencie, gdy pracowników przybywa, a w dziale HR brakuje rąk do pracy - kontrolowanie urlopów pracowników staje coraz trudniejsze. A w przypadku wielkich korporacji - szalenie skomplikowane.
Ewidencja urlopów pracowniczych przysparzać może wielu problemów. Począwszy od różnych rodzajów nieobecności, przez różnice w limitach urlopowych pod względem rodzaju zatrudnienia i przepisów obowiązujących w danym kraju, na problemach z ustaleniem kalendarza nieobecności kończąc, jest to cały szereg spraw, których nie można zaniedbać.
Według ankiety przeprowadzonej przez DMEC na temat ewidencjonowania nieobecności, zarządzanie urlopami nie jest skomplikowane w mniejszych firmach, ale im więcej osób firma zatrudnia, tym bardziej wzrastają koszty związane z rozliczaniem nieobecności i poziom skomplikowania przygotowywania okresowych raportów.
Badanie pokazało, że zdecydowana większość firm zatrudniających poniżej 100 pracowników (93%) zajmuje się rozliczaniem urlopów wewnętrznie. W firmach zatrudniających więcej pracowników, zarządzaniem urlopami zajmuje się firma zewnętrzna. W organizacjach zatrudniających powyżej 20 000 osób, procent firm zlecających ewidencję czasu pracy wzrasta do 36%.
Różnice widać jednak nie tylko pod względem liczby pracowników, ale też w zależności od branży organizacji. Te z firm, które są obeznane z technologią (jak telekomunikacja), odsetek zlecających zarządzanie urlopami się da 71%. W handlu wynosi on 30%, a w usługach 19%.
Mimo popularnego spojrzenia na program do rozliczania nieobecności jako narzędzie mające zapobiegać problemom, jego głównym celem jest przynoszenie firmie korzyści. Wybraliśmy 13 najważniejszych z nich:
By dowiedzieć się o nich więcej, przesuń ekran i czytaj dalej.
Wypadki zdarzają się zawsze, dlatego tym bardziej warto się przed nimi chronić. Im lepiej zabezpieczone dane, tym lepiej. Przechowywanie informacji na temat wniosków urlopowych w chmurze, jak w przypadku Calamari, to jeden z najlepszych i najbezpieczniejszych sposób na ochronę danych.
Tradycyjna, papierowa ewidencja czasu pracy bardzo łatwo może się zgubić lub zostać zniszczona. Ktoś może przypadkowo zabrać dokumenty do domu, a czasem ktoś nie może się wpisać, bo nie ma długopisu. Chmura danych rozwiązuje te problemy, a dodatkowo chroni przed przypadkowym usunięciem dokumentów w wyniku problemów z komputerem.
Tylko w 2020 roku niemal cały 1% (0.86%) dysków twardych na całym świecie uległo awarii. Warto więc zadbać o kopię w bezpiecznym miejscu.
Dlaczego jednak nie korzystać po prostu z arkusza kalkulacyjnego? Wydaje się to dobrym pomysłem, jednak im więcej danych na temat pracownika, tym trudniej się w nich odnaleźć, a plik zwalnia i w końcu również może odmówić posłuszeństwa. Dlatego przechowywanie informacji w specjalnie stworzonym do tego programie do zarządzania nieobecnościami to najlepszy sposób - oprogramowanie poradzi sobie z przechowywaniem i reprezentacją tych danych bez problemu.
Dostępność danych i ich bezpieczeństwo idą ze sobą w parze. Informacje muszą być przechowywane w taki sposób, by uniemożliwić ich przypadkową utratę lub nieautoryzowane dane, a jednocześnie muszą być łatwodostępne dla użytkowników.
Przy składaniu wniosku urlopowego, zazwyczaj osobą decyzyjną jest kierownik. Czasami towarzyszy mu drugi zatwierdzający - na przykład osba z działu HR. By wszyscy mogli podjąć odpowiednią decyzję, powinni mieć dostep do harmonogramu urlopów zarówno danego pracownika, jego zespołu, jak i innych osób, z którymi współpracuje wnioskodawca.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy umożliwia sprawdzenie tych informacji z poziomu aplikacji w ciągu kilku kliknięć. Nie wymaga samodzielnego wertowania stron i sprawdzania wszystkiego po kilka razy, a zaledwie chwili, by wygodnie wyświetlić wszystko na ekranie.
Patrząc na sprawę składania wniosków urlopowych z drugiej strony - w wieloetapowym procesie akceptacji urlopu prowadzonym tradycyjnie łatwo przypadkowo kogoś pomylić, co może późńiej prowadzić do wielu konsekwencji - od narastającego napięcia w firmie po nieukończenie kluczowego projektu na czas.
Nie będąc dobrze poinformowanym, cięzko jest podjąć najlepsze świadome decyzje. Dzięki programowi do ewidencji czasu pracy online można w każdej chwili sprawdzić dane dotyczące urlopów. Dzięki automatyzacji, każda nowa zmiana jest od razu wpisywana do systemu, co daje pewność, że w każdej chwili jest się na bieżacu.
W związku z tym, gdy pracownik chce wziąć urlop, jego kierownik może sprawdzić, jak wygląda kalendarz nieobecności jego zespołu i zdecydować, czy nieobecność w danym terminie jest możliwa i nie zaburzy płynności pracy.
Wygodny dostęp do informacji o nieobecnościach na bieżąco dla całej organizacji to pierwszy krok w kierunku zarządzania nieobecnościami w czasie rzeczywistym. Ułatwia do sprawę w sytuacji, gdy należy spełnić dodatkowe warunki przed otrzymaniem wolnego, jak "wyznacz zastępcę przed urlopem" czy "tylko jedna osoba z zespołu na raz może być nieobecna".
Takie zasady mogą się jednak okazać niewystarczająco elastyczne, a dodatkowo nie sprawdzają się zawsze ze względu na zmieniające się zapotrzebowanie na umiejętności w zależności od projektu. Na szczęście bieżący dostęp do nieobecności pracowników pozwala lepiej zaplanować działania projektowe, unikając tego typu problemów.
Istnieje wiele sytuacji, w których firma musi odwołać się do archiwalnych danych - zawarcie umowy z były pracownikiem, zewnętrzby audyt czy kontrola praw pracowniczych. Dostarczenie niezbędnych źródeł danych staje się wtedy niezwykle ważne.
Zbieranie informacji z tradycyjnych kart pracy lub tabeli arkusza kalkulacyjnego jest pracochłonne i może sprzyjać popełnianiu błędów, podczas gdy elektroniczny system urlopowy taki jak Calamari w ciagu chwili pozwoli odfiltrować z bazy potrzebne informacje.
Taka minimalizacja błędów i czasu przygotowania raportów to dodatkowe zabezpieczenie zarówno dla pracodawcy jak i pracownika w wielu niejasnych sytuacjach.
Narzędzie do zarządzania urlopami umożliwia administratorom systemu szybko i wygodnie wykonywać powtarzalne czynności. Dodawanie, usuwanie lub edycja informacji o pracownikach jest zautomatyzowana i nie wymaga wysiłku.
Dedykowane narzędzie pozwala administratorowi na budowanie działów i zespołów pracowników, a także grup zależnych od umowy, wymiaru czasu pracy, miejsca pracy lub innego czynnika uznanego za istotny w organizacji.
Najnowocześniejsze systemy urlopowe są również zintegrowane z innymi biurowymi narzędziami: Slackiem, Microsoft Teams czy Google Docs i w czasie rzeczywistym wymieniają się z nimi informacjami. W konsekwencji pozwala to na złożenie wniosku urlopowego przez Slacka czy dowiedzieć się o akceptacji wniosku w powiadomiu na Teamsach.
Takie połączenie pomiędzy systemami wykorzystywanymi w biurze ułatwia również wymianę informacji i plików, pozwala automatycznie uzupełniać i wyciągać zapisane w bazie dane. Dostęp administracyjny daje firmie potężne możliwości wykorzystania w codziennych zadaniach, by przyspieszyć i zoptymalizować pracę.
Integracja i automatyzacja umożliwiają redukcję powtarzalnych i nudnych zadań do minimum. Praca ze stosami dokumentów zmienia się w kilka kliknięć, które załatwiają wszystkie powtarzalne procesy w ciągu chwili.
Ograniczenie formalności wiążące się z rezygnacją z papierowej ewidencji czasu pracy jest wygodne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika - proces sprowadza się do kilku kliknięć, a ciągły dostęp do informacji sprawia, że korzystne zaplanowanie wolnego staje się dużo prostsze, a zdobycie niezbędnych akceptacji odbywa się bez straty czasu pracownika na zbieranie podpisów.
Zapewniając organizacji zamknięty system danych, którym opiekuje się administrator, zmniejsza się do minimum możliwość, że ktoś bez zgody zmieni coś w systemie. Oszustwa dużo trudniej wprowadzić w życie, a ich wykrycie staje się dużo prostsze.
Według globalnego raportu Varonis o bezpieczeństwie danych, aż 22% folderów w firmie było otwartych dla każdego w niej zatrudnionego. Skąd mieć w takim wypadku pewność, że filder odpowiedzialny za nieobecności jest bezpieczny?
Planując urlop, warto dowiedzieć się, jakie plany mają inni członkowie zespołu. W małych firmach nie ma z tym problemu, ale w tych większych może się to okazać niemożliwe. System ewidencji czasu pracy sprawia, że plany współpracowników można podejrzeć w systemie, dzięki czemu wybranie dogodnego terminu trwa znacznie krócej.
Gdy wszystkie zaplanowane, niezaplanowane i rozliczone urlopy zostaną przedstawione w jednym, dobrze zaprojektowanym panelu, sprawdzenie wszystkich potrzebnych metryk staje się dziecinnie proste.
Możliwość wprowadzania zmian w widoku polpitu pozwal ago persnalizować, a dobra reprezentacja danych ułatwia zauważenie pracowników działających niezgodnie z polityką urlopową organizacji, spadki wydajności, nadużywanie zasad firmy i innych odstępst od normy.
Zarządzanie wnioskami urlopowymi i eliminowanie nadużyć oraz nieprawidłowości jest szczególnie ważne w zespołach rozsianych - po różnych krajach czy kontynentach. Każde państwo może mieć inne zasady, a zatrudniając i rozliczając z obowiązków pracowników z różnych miejsc, trzeba mieć na uwadze te różnice. Ewidencja czasu pracy online umożliwia wpisanie ram prawnych dla wybranych pracowników raz, by potem automatycznie na ich podstawie sprawdzać poprawność danych.
Program to zarządzania urlopami daje firmie również możliwość, by wpłwać na tworzenie kultury firmy. Transparentność i jasne zasady budują zaufanie pracowników niezależnie od ich ról. Zaufanie jest kolei doskonałą bazą to tworzenia kolejnych wartości.
Systemy do ewidencji urlopów to doskonały przykład oprogramowania, które działa na zapleczu organizacji bez wyraźnej ingerencji w jej podstawowe czynności, a jednak będącego kluczowym dla je joptymalizacji. Przynosi mnóstwo korzyści i z czasem staje się nie do zastąpienia.
Jeśli interesują Cię inne zalety korzystania z elektronicznych wniosków urlopowych Calamari - nie wahaj się i skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na Twoje pytania!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
