Najlepsze praktyki w udzielaniu urlopów - jak to robią klienci Calamari?

Co zrobić, gdy Twoi pracownicy wnioskują o urlop w tym samym czasie? Z jakim wyprzedzeniem członkowie Twojego zespołu powinni zgłaszać chęć urlopu? Kto i na jakich zasadach ma pierwszeństwo wyboru daty urlopu? Między innymi o to zapytaliśmy HR Managerów oraz właścicieli firm. Poznajcie najlepsze praktyki w rozwiązywaniu konfliktów urlopowych!

Business vector created by coolvector - Freepik

Zasady zarządzania urlopami są traktowane przez firmy bardzo indywidualnie. O ile jasne jest, że do jakiego rodzaju i długości urlopu pracownicy mają prawo, o tyle kwestia terminów wykorzystania urlopu nie jest regulowana prawnie. Wszystko zależy od decyzji kierowników danych działów czy firmy. Przeprowadziliśmy wśród nich krótką ankietę i zapytaliśmy, jak wcześnie ich pracownicy proszeni są o wyznaczenie daty planowanych urlopów. Oto ich odpowiedzi:

  • Nie mamy sztywnych wytycznych - 33%
  • Na początku roku - 25%
  • Przynajmniej tydzień przed planowanym urlopem - 25%
  • Przynajmniej miesiąc przed planowanym urlopem - 17%

Wyniki jasno wskazują na dużą różnorodność w zakresie udzielania urlopów. W większości firm nie ma sztywnych wytycznych odnośnie dat składania wniosków urlopowych. Tyle samo firm prosi pracowników o określenie się na początku roku, co jest skłonnych udzielić urlopu nawet z zaledwie tygodniowym wyprzedzeniem.

1. Jak wyglądają zasady udzielania lub odmawiania urlopów?

W naszej ankiecie zapytaliśmy respondentów o szczegółowe zasady przyznawania lub odmawiania urlopu pracownikom. Oto, czego się dowiedzieliśmy:

  1. Ogólne zasady: menedżerowie starają się przestrzegać dwóch głównych zasad podczas planowania wakacji swoich pracowników. Jeśli w ich firmach trwa “luźny” czas, większość pracowników bez problemu może udać się na urlop. Ale kiedy jest w firmie panuje gorący okres, pracownicy muszą samodzielnie upewnić się, że na miejscu będzie ktoś, kto może przejąć ich obowiązki (i najczęściej muszą zorganizować zastępstwo na własną rękę). Z naszego doświadczenia wynika, że około 1-2% wszystkich wniosków urlopowych jest odrzucanych, więc ogólna zasada jest zazwyczaj taka, że pracownik dostaje urlop wtedy, kiedy chce.
  2. Długie weekendy i dwutygodniowe wakacje - zasady firm są w tych przypadkach podobne. Pracownicy planujący wziąć urlop w długi weekend (czyli kiedy większość ludzi chce zrobić sobie przerwę) oraz ci, którzy planują wyjazd na 2 tygodnie lub dłużej, proszeni są o zgłoszenie tego na początku roku.
  3. Długie weekendy - firmy zazwyczaj chętnie pozwalają swoim pracownikom wziąć wolne w długie weekendy. Jeśli w ich firmach nie ma wtedy wiele do zrobienia, nawet zdecydowana większość pracowników może cieszyć się czasem wolnym.

Chociaż większość naszych respondentów mówiła jednym głosem, był jeden wyjątek. Jedna z firm zadeklarowałą, że ​​ich pracownicy mogą wybrać się na dwutygodniową przerwę wakacyjną tylko raz na dwa lata, ponieważ wakacje są najbardziej pracowitym czasem dla ich firmy.

2. Wszyscy chcą urlop w tym samym czasie, co robić?

Sytuacje, w których wielu pracowników chce wyjechać na urlop w tym samym czasie, zdarzają się głównie podczas długich weekendów. Jak radzą sobie z tym faktem menedżerowie? Z łatwością i bez stresu! Kierują się prostą zasadą: kto pierwszy, ten lepszy! Jeśli terminy urlopu pracowników zachodzą na siebie, menedżerowie udzielają urlopu tym, którzy ubiegali się o urlop wcześniej niż inni. A jeśli to nie rozwiązuje sprawy, menedżerowie w pierwszej kolejności przyjmują wnioski tych pracowników, którzy w ubiegłym roku nie korzystali z długiego weekendu. Te same zasady obowiązują pracowników na kontrakcie B2B i pracowników pełnoetatowych.

3. Wnioski? Reguła “shotgun” najlepsza!

Wszystkie firmy, które wzięły udział w naszym badaniu deklarują, że starają się iść na rękę swoim pracownikom w kwestii wyboru terminu wakacji. Menedżerowie zazwyczaj akceptują prośby o urlop nawet z małym wyprzedzeniem, jeśli obciążenie pracą w ich firmie nie jest w tym czasie zbyt duże. Istnieje jednak jedna wspólna i niepodważalna zasada: pracownicy muszą zawsze wyznaczyć kogoś, kto ich zastąpi podczas ich nieobecności. A gdy dojdzie do konfliktu interesów i dat, menedżerowie mają tendencję do przestrzegania zasady “shotgun”, czyli kto pierwszy przyszedł z prośbą o urlop - wygrywa. Skuteczne zarządzanie ludźmi jest indywidualną sprawą, która wymaga zdolności dostosowania się do okoliczności oraz warunków danej firmy. Podczas przydzielania urlopów, menedżerowie często muszą polegać na swojej intuicji zwłaszcza, że chcą po prostu być uczciwi i wziąć pod uwagę zarówno potrzeby organizacji jak i indywidualne wymagania pracowników. Dlatego będąc menadżerem dobrze jest korzystać z systemu zarządzania urlopami, który pozwala na łatwe zarządzanie wolnym czasem zespołu i ułatwia sprawiedliwe traktowanie wszystkich pracowników.

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.