Praca zdalna szybko i skutecznie. O czym pamiętać wprowadzić pracę zdalną w Twojej firmie?

W związku z pandemią koronawirusa COVID-19 coraz więcej rządów zaleca obywatelom pracę zdalną. Polski rząd również zaapelował do pracodawców o umożliwienie takiego trybu pracy w firmach i startupach. Jeśli Twoja firma nie miała dotąd styczności z home office ani pracą zdalną i zarządzanie zdalnym zespołem to dla Ciebie nowość – mamy kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie zorganizować pracę z domu.

Created by drobotdean - www.freepik.com

Choć wielu organizacjom telepraca jest już dobrze znana, wciąż jest dużo firm, które nie czują się na nią w pełni przygotowane. Wprowadzenie pracy zdalnej dla całej organizacji, wszystkich działów i zespołów wiąże się z wypracowaniem nowych nawyków i zaopatrzenie się w narzędzia online, które będą musiały zastąpić mniejsza i większe spotkania oraz dotychczasowe procedury firmowe. Potrzebne będzie również oprogramowanie, które pomoże kontrolować pracowników i ich obecność – takie jak system HR Calamari.

Problemy i wątpliwości

Nowy tryb wykonywania obowiązków, jakim jest telepraca, może wpłynąć negatywnie na kulturę i wyniki w pracy. Dla menedżera, który dotąd nie zarządzał rozproszonym zespołem i jest przyzwyczajony do ścisłej kontroli pracowników może być to nie lada wyzwanie.

Mamy jednak dobre informacje!
Po pierwsze, wprowadzenie i przyzwyczajenie się do pracy mobilnej wcale nie jest trudne. Po drugie – praca zdalna staje się nowym popularnym trendem na świecie, więc umiejętności zarządzania takimi zespołami stanie się pożądaną na rynku kompetencją.

Wiele badań wskazuje na to, że odsetek pracowników zdalnych rośnie i coraz więcej organizacji decyduje się na zatrudnianie freelancerów lub zespołów rozproszonych po całym świecie. Wiedza, którą teraz zdobędzie, zostanie z Tobą na zawsze i będziesz z niej korzystać na co dzień.

Jak więc zastosować się do zaleceń rządu i sprawnie zorganizować zdalną pracę w Twojej firmie i startupie? Oto przydatne wskazówki!

Upewnij się, że pracownicy mają możliwość pracy z domu

To podstawowa informacja, jaką musisz uzyskać, nim wprowadzić odgórne zalecenie na temat telepracy. Choć większość pracowników nie powinna mieć nic przeciwko pracy w domu, niektórzy mogą zgłaszać problemy, na które trzeba być przygotowanym – brak odpowiedniego sprzętu, problemy z oprogramowaniem i dostępami do lokalnych systemów i baz danych. Wśród innych problemów znajdą się również te bardziej prozaiczne: brak biurka do pracy i możliwości przetransportowania go, problemy z łączem internetowym.

Wybierz osoby odpowiedzialne za odbieranie poczty i podpisywanie dokumentów

Wiedząc, co to jest praca zdalna, zdajesz sobie sprawę z faktu, że wprowadzenie jej w organizacji może utrudnić niektóre procesy – szczególnie te związane z pocztą i dokumentami. Lepiej więc od razu zająć się tą kwestią, by w razie pytań pracowników mieć przygotowaną odpowiedź.

Jak rozwiązać ten problem? Możesz poprosić pracownika recepcji, by przychodził do biura raz w tygodniu po odbiór poczty. A może mogłaby to być jedna z osób, która mieszka blisko biura? Decyzja należy do Ciebie, jednak w przypadku tak ekstremalnej sytuacji jak pandemia koronawirusa musisz pamiętać, że zdrowie pracowników jest najważniejsze i należy postępować zgodnie z instrukcjami WHO i Głównego Inspektora Sanitarnego.

Zanim odprawisz podwładnych na pracę zdalną, zastanów się, w jaki sposób pracownicy mogą ominąć bądź ograniczyć liczbę dokumentów wymagających ręcznego podpisu. Wiele z nich – jak wnioski urlopowe, rozliczanie nadgodzin czy lista obecności – da się rozpatrzyć elektronicznie z użyciem odpowiedniego programu do ewidencji czasu pracy i zarządzania nieobecnościami. Pomyśl o tym, w jaki sposób możesz uprościć proces podpisywania dokumentów – rozwiązanie tej kwestii przyda Ci się niejednokrotnie w przyszłości.

Know-how, plotki i raporty – czyli wybieramy odpowiednie narzędzie do komunikacji w firmie

Przejście na zdalną pracę w domu i związane z nim rozproszenie zespołu wymusza na firmie zmianę sposobu wewnętrznej komunikacji, sprawnego przekazywania rozbudowanego know-how, prostych informacji, a także archiwizowania i udostępniania dokumentów. Niezbędne będą do tego programy online do przechowywania dokumentów (np. Google Drive), zarządzania pracą (np. Asana, Trello, JIRA czy Basecamp) oraz do regularnej komunikacji, która pozwoli nie tylko na przekazywanie istotnych informacji, ale również na swobodne rozmowy pomiędzy pracownikami, które podsycają poczucie przynależności do jednej organizacji.

Dobra komunikacja to niezwykle ważny aspekt, szczególnie w czasach społecznego dystansowania się w celu zachowania bezpieczeństwa. Brak kontaktów międzyludzkich może negatywnie wpływać na samopoczucie psychiczne pracowników, dlatego warto zadbać o miejsce do swobodnych rozmów, które pozwoli podwładnym na odrobinę relaksu i zasmakowania życia towarzyskiego w wersji elektronicznej.

W kwestii komunikacji żadne inne rozwiązanie nie sprawdzi się tak dobrze jak komunikator Slack. Pozwoli nie tylko na prowadzenie rozmów prywatnych oraz biznesowych, ale również na przesyłanie plików, komunikację głosową oraz zarządzanie zewnętrznymi zintegrowanymi aplikacjami za pomocą komend. W dalszej kolejności warto zadbać o narzędzia do wideokonferencji, takie jak Zoom, Google Hangouts czy Skype.

Sprawdź integrację Calamari ze Slackiem i zobacz, jak może usprawnić działanie Twojej firmy i startupu.

Praca zdalna to nowe rytuały

Przejście na pracę online z domu to spora zmiana zarówno dla Ciebie jako menedżera jak i dla Twoich podwładnych. Odkąd pracownicy będa musieli wypracować sobie nową rutynę, która do tej pory budowała w nich poczucie powtarzalności, przynależności do grupy i bezpieczeństwa. W trakcie pracy stacjonarnej dla wszystkich jest jasne, o której godzinie dana osoba przychodzi do pracy, o której godzinie jest przerwa obiadowa, kto jest za co odpowiedzialny, czy dobrze wykonuje swoje obowiązki oraz kogo zapytać o radę czy pożalić się w jakiejś sprawie.

Pracując w biurze, można również szybciej uzyskać informacje – często wystarczy zadać pytanie koleżance ze stanowiska czy pokoju obok bez konieczności samodzielnego szukania odpowiedzi w mailu czy spisie z procedurami. Podczas pracy zdalnej wszystko to przepada. Pracownicy muszą wykazać się samodyscypliną, dobrą organizacją pracy i skrupulatnością. Muszą dbać również o regularne uzupełnianie dokumentów online i raportowanie swoich zadań oraz postępów. Muszą też stale pozostawać online! Na szczęście tego typu zmiany i nowe rytuały przynoszą korzystne zmiany we wszystkich organizacjach.

Największy problem menedżerów – jak oceniać, monitorować i rozliczać telepracę?

Rozliczanie pracy zdalnej i ocena jej efektów to największe obawy towarzyszące menedżerom zarządzającym mobilnymi zespołami. Kierownicy działów często tracą poczucie kontroli, jeśli nie widzą pracowników na co dzień w biurze. Zupełnie niesłusznie.

Kontrolowanie pracy zdalnej wymaga od pracownika cotygodniowych podsumowań zadań i efektów pracy, na podstawie których można ocenić jego skuteczność. Jeśli jednak zależy Ci na rozliczaniu podwładnych na podstawie przepracowanych godzin, pomogą Ci narzędzia do ewidencji czasu pracy zdalnej, takie jak Calamari, które pomogą też kontrolować miejsce, z którego ludzie wykonywali swoje obowiązki oraz czas spędzony na pracę nad danymi projektami.

Podsumowanie

Elektroniczna kontrola czasu pracy to to, co jest potrzebne do pracy zdalnej, by rozwiać większość obaw związanych z pracą online na odległość. Pozwala na łatwe rejestrowanie przepracowanych godzin również dzięki integracji z komunikatorem Slack. Jeśli planujesz wprowadzenie pracy na odległość przez dłuższy czas i szukasz programu do zdalnego zarządzania zespołem, sprawdź nasz poradnik, poznaj pomocne narzędzia i zacznij działać!

Sprawdź inne artykuły na temat pracy zdalnej:

• Praca zdalna – od kiedy zmiany w kodeksie pracy 2021?
• 13 benefitów ewidencji czasu pracy
• Przechodzimy na pracę zdalną!
• Zatrudniasz zdalnych pracowników? Oto lista niezbędnych narzędzi online do zdalnego zarządzania
• HRosi: Tajniki Zarządzania Zdalnym Zespołem – World Is Your Office

POLECANE ARTYKUŁY

HRUrlop ojcowski – wszystko, co musisz wiedziećBenefityBenefity pracownicze – czy wiesz o nich już wszystko? [podsumowanie wydarzenia]