Praca zdalna, Ewidencja czasu pracy

5 sposobów wykorzystanie ewidencji czasu pracy do organizacji pracy hybrydowej

Pandemia COVID-19 doprowadziła do popularyzacji pracy zdalnej w tempie, którego nikt wcześniej się nie spodziewał. Kiedy lockdown dobiegł końca, część firm zdecydowała się na częściowy powrót do biur. Poznaj zalety pracy hybrydowej i dowiedz się, jak narzędzie do ewidencji czasu pracy pomaga w jej organizacji.

Oprócz popularyzacji pracy zdalnej, na której oficjalny opis w Kodeksie Pracy oczekuje cała Polska, koronawirus doprowadził do wielu zmian na rynku pracy. Mimo iż praca na odległość zorganizowana w krótkim czasie bez wcześniejszych przygotowań okazała się sukcesem, część pracowników woli pracować z biura – przynajmniej w pewnym stopniu. Ta potrzeba doprowadziła do rozwinięcia się hybrydowego modelu pracy.

Poznaj różne rodzaje pracy hybrydowej, jej zalety i dowiedz się, jak program RCP (rejestracji czasu pracy) Calamari może pomóc w sprawnej organizacji i zarządzaniu pracownikami w mieszanym modelu pracy.

Co to jest praca hybrydowa?

Praca hybrydowa to model, który łączy w sobie tradycyjne wykonywanie obowiązków z miejsca pracy oraz pracę zdalną, wykonywaną z domu bądź innego określonego miejsca. Przed lockdown była rzadko spotykana, jednak gdy się skończył i część firm oraz pracowników chciała wrócić do biur, stała się niezwykle popularna. Obecnie aż 63% firm notujących duży wzrost pracuje w hybrydowym modelu.

Rodzaje pracy hybrydowej

Hybrydowy model pracy nie został oficjalnie zdefiniowany zarówno z punktu widzenia prawnego jak i rynku pracy. Ze względu na potrzebę częściowej pracy w biurze, wykształciło się kilka rodzajów, w jakie praca hybrydowa może zostać zorganizowana. Do najpopularniejszych z nich należą:

  • z przewagą pracy zdalnej – w tym przypadku pracownik zjawia się w biurze dwa dni w tygodniu (najczęściej dwa dni z rzędu lub we wtorki i czwartki), a pozostałe 3 wykonuje swoją pracę z domu;

  • z przewagą pracy w biurze – w tym przypadku pracownik zjawia się w biurze trzy razy w tygodniu, najczęściej od wtorku do czwartku lub w poniedziałki, środy i piątki), a pozostałe 2 wykonuje swoje obowiązki z domu;

  • zrównoważony – praca zdalna i stacjonarna w tym przypadku trwa tyle samo, najczęściej pracownicy przychodzą do biura przez tydzień, a kolejny tydzień wykonują swoje obowiązki z domu;

  • swobodny – to rozwiązanie umożliwia pracownikowi samodzielne decydowanie o tym, kiedy zjawi się w biurze, a kiedy będzie pracował zdalnie.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat pracy hybrydowej, obserwuj naszego bloga HR i bądź na bieżąco z trendami HR i nowinkami z rynku pracy.

Zalety pracy hybrydowej

Decyzja o nowym modelu pracy jest dużą zmianą zarówno dla pracowników jak i kadry zarządzanej. Zastanawiając się nad wprowadzeniem do swojej organizacji pracy hybrydowej, warto wcześniej poznać jej zalety, by mieć pewność, że taka zmiana przyniesie organizacji najwięcej korzyści.

Work-life balance

Odnalezienie równowagi pomiędzy pracą i czasem wolnym od kilku lat jest bardzo popularnym tematem. Nie bez przyczyny – umożliwienie pracownikom odpowiedniego odpoczynku, spędzenia czasu z rodziną i dłuższego odpoczynku od pracy pozytywnie wpływają na produktywność.

Jak pokazały badania przeprowadzone przez NASA, umożliwianie pilotom 26 minutowej drzemki w kokpicie znacznie zwiększało ich wydajność i czujność. Praca w trybie hybrydowym daje pracownikom szansę, by również z takiej drzemki skorzystać i czuć się w pełni sił przez cały dzień.

Zwiększanie produktywności

Możliwość odpoczynku zwiększa produktywność, ale nie jest jedynym czynnikiem, który na nią wpływa. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Standforda pokazały, że praca z domu zwiększa produktywność pracowników o 13% i zmniejsza ich wyczerpanie o 50%.

Wynika to z faktu, że w domu – swoim prywatnym otoczeniu – pracownik czuje się swobodnie, jest bardziej zrelaksowany i dociera do niego mniej rozpraszających bodźców. Wszystko to wpływa na obniżenie poziomu stresu i lepsze skupienie.

Większa elastyczność

Oprócz energetycznych drzemek, możliwość częściowej pracy z domu pozwala pracownikom połączyć potrzebę przebywania wśród ludzi, oderwania się od domowej codzienności, z potrzebą odpoczynku w ciszy i spokoju oraz spędzania czasu z rodziną.

Praca hybrydowa jest na to idealną okazją. Pozwala ludziom lepiej zorganizować ich codzienne życie i obowiązki. To szczególnie atrakcyjne rozwiązanie dla rodziców, opiekunów i posiadaczy zwierząt, którzy mogą poświęcać ukochanym więcej czasu.

Możliwość odebrania przesyłki kurierskiej bez obaw o jej przegapienie, wyjazd na weekend o dzień wcześniej i praca na łonie natury – wszystko to sprawia, że pracownicy czują się zadowoleni i wypoczęci. Podnosi się ich produktywność, poprawia nastrój i wytwarzają pozytywne uczucia względem firmy oraz lojalność wobec niej.

Oszczędność pieniędzy i czasu

Praca w biurze wymaga dodatkowych środków na dojazd – benzynę, komunikację miejską czy rower. Pracownicy często zamawiają posiłki do biura, co również kosztuje ich więcej niż praca z domu. Dla firmy przejdzie na stałe na model hybrydowy umożliwia wynajęcie mniejszej przestrzeni, a co za tym idzie – zmniejszenie kosztów.

Dojazd do pracy zajmuje również czas. Przeważnie jest to około pół godziny w jedną stronę, czyli godzina dziennie, ale w dużych miastach lub w przypadku osób, które dojeżdżają do pracy z innych miejscowości, może się on wydłużyć nawet do 3 godzin dziennie. Praca z domu przez część tygodnia pozwala pracownikom zaoszczędzić ten czas i spożytkować go lepiej na odpoczynek.

Eco-friendly

Mniej dojazdów do pracy, jedzenia zamawianego na mieście i zużycia prądu, tym lepiej dla naszej planety. Ekologiczne podejście do życia stało się niezwykle ważne. Wraz ze zwiększającą się świadomością zagrożeń wynikających z zaniedbywania Ziemi, coraz więcej osób szuka sposobów, by zmniejszać produkowane zanieczyszczenia. Praca hybrydowa pozwala pracownikom i całym firmom zadbać o wspólne dobro wszystkich ludzi.

Ewidencja czasu pracy w organizacji pracy hybrydowej

O sposobach organizacji pracy zdalnej i bezpiecznego przygotowania biura do pracy stacjonarnej pisaliśmy w naszych poprzednich artykułach. Korzystanie z programu RCP podczas ich organizacji jest niezwykle pomocne. Podobnie jest również w przypadku pracy hybrydowej.

Elastyczność

Program do rejestracji czasu pracy umożliwia dokumentowania godzin wejścia i wyjścia oraz zgłaszanie przerw za pomocą różnych terminali. W przypadku Calamari oznaczanie czasu możliwe jest poprzez:

  • stronę internetową,
  • aplikację mobilną,
  • terminal kodów QR,
  • komunikator Slack,
  • iBeacony.

Dzięki temu możliwe jest odpowiednie zorganizowanie biura i zapewnienie każdemu pracownikowi jedynie tych terminali, z których pracodawca chce, aby korzystał. Za każdą z metod stoją dodatkowe korzyści. Rejestrując się za pomocą aplikacji mobilnej, możliwe jest zapisanie lokalizacji, z której nastąpiła rejestracja, zaś w przypadku terminala kodów QR podczas rozpoczynania i kończenia dnia pracy system robi skanującym swój kod zdjęcie.

Lista obecności z oznaczeniem pracy zdalnej

Lista obecności w Calamari dostępna jest dla wszystkich pracowników z poziomu aplikacji mobilnej, webowej oraz Slacka. Można w niej zobaczyć, które osoby są obecne, które mają urlop lub jeszcze nie zaczęły pracy danego dnia. Wszystkie dane są zapisywane i zbierane przez system i możliwe do późniejszego sprawdzenia.

Możliwość oznaczania obecności zegarem do mierzenia czasu pracy eliminuje możliwość zaginięcia listy i znacznie przyspiesza proces oznaczania obecności. W przypadku pracy hybrydowej ułatwia oznaczanie obecności tym osobom, które danego dnia pracują z domu.

Dokładna ewidencja czasu pracy

Podczas pracy w biurze możliwość zarejestrowania dokładnej godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerw jest ważne zarówno z punktu widzenia pracownika, który w ten sposób może udowodnić, że pracuje wymaganą ilość czasu, jak również z punktu widzenia pracodawcy, który jest prawnie zobowiązany do zbierania takich danych.

W przypadku pracowników hybrydowych zegar do rozpoczynania i kończenia pracy oraz przerw jest solidnym dowodem na to, że dana osoba pojawiła się w pracy. Możliwość przypisania projektu do czasu pracy oraz notatki z opisem dnia pracy jakie oferuje Calamari, to dodatkowe zapewnienie managera, że pracownik wykonywał swoje obowiązki, gdy pracował z domu.

Szczegółowe raporty bez błędów

Elektroniczny system do rejestracji czasu pracy (RCP) zapisuje dane w systemie i umożliwia ich przeglądanie w odpowiednim miejscu. Calamari pozwala na zebranie tych danych, filtrowanie ich, a potem eksportowanie jako raporty możliwe do wykorzystania przez inne narzędzia. Dzięki temu nie tylko dział HR szybciej wykonuje swoje obowiązki, ale również zminimalizowana jest szansa na to, że w danych wystąpił błąd.

Dane do analiz pracy

Zebrane przez system dane to również cała kopalnia wiedzy na temat zachowań pracowników, ich wyników i wydajności. Na ich podstawie można zauważyć tendencje w zespołach, szybciej dostrzegać nieprawidłowości i zarządzać firmą w przemyślany sposób.

Podsumowanie

Praca hybrydowa to model o rosnącej popularności, który niesie ze sobą wiele korzyści. Należy go jednak odpowiednio zorganizować i wspomóc się odpowiednimi narzędziami, które ułatwią optymalne zarządzanie pracownikami.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o wykorzystaniu Calamari do organizacji pracy hybrydowej, skontaktuj się z nami. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.

Najnowsze Artykuły

Prowadzenie ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy jest obowiązkiem zleceniodawcy od 2017 roku. Sprawdź, w jaki sposób ją prowadzić oraz co powinno się w niej znaleźć!

Czytaj dalej

W erze popularyzacji pracy zdalnej, elektroniczna ewidencja urlopów to narzędzie niezbędne w każdej firmie. Sprawdź wszystkie zalety programu do zarządzania nieobecnościami zarówno w pracy zdalnej, pracy hybrydowej jak i pracy w biurze i dowiedz się, jak pomoże Ci zoptymalizować pracę w firmie.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.