Po kilku miesiącach pracy z domu spowodowanej pandemią koronawirusa nadszedł czas powrotu do biur. Czerwcowe odmrażanie gospodarki to dla firm spore wyzwanie – muszą dostosować przestrzeń i regulamin pracy do wymogów bezpieczeństwa. Jak przygotować pracowników do powrotu do biur oraz zadbać o ich bezpieczeństwo?
Zgodnie z danymi przedstawionymi w raporcie Eurostatu, który omawialiśmy, ze względu na wybuch pandemii wirusa COVID-19 praca zdalna osiągnęła swój punkt zwrotny. Jeszcze w 2019 roku wskaźnik pracy zdalnej wynosił 9%, w 2020 sięga on niemal 40%. Teraz część z tych osób ponownie powraca do biur. Nim firma podejmie decyzję o ponownej pracy w trybie stacjonarnym, musi przygotować budynek oraz opracować nowy regulamin. Proces ten wymaga mnóstwa pracy ze strony właścicieli organizacji, działów HR i specjalnych zespołów powołanych w związku z pandemią.
Na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy można znaleźć dokument z zaleceniami skierowanymi do osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie powrotu do biur. Zostały w nim zebrane najważniejsze informacje odnośnie organizacji przestrzeni do pracy i zapewnienia środków bezpieczeństwa zatrudnionym.
Wśród najważniejszych zaleceń Państwowej Inspekcji Pracy znaleźć można między innymi::
Zalecenia są dosyć ogólne, co sprawia, że każda z firm może podejść do ich realizacji w odmienny sposób. Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od spisania wszystkiego, co powinno się zmienić. Przede wszystkim należy ustalić, ilu pracowników trzeba będzie przywrócić do biura, a ilu wciąż może pozostać przy pracy zdalnej.
W naszej organizacji zajęli się tym Zarząd, dział HR i Office manager - mówi Pani Helena z działającej w produkcyjnym. - Aby skuteczniej przygotować się do powrotu do biur korzystaliśmy z takich źródeł wiedzy jak SANEPID, Inspektor BHP, webinary i media.Czę��ć pracowników się ucieszyła, że powoli będzie można wrócić do normalnego funkcjonowania, ale spora część pracowników wolałaby nadal pracować zdalnie, np.: ze względów na dojazdy komunikacją miejską.
Następnie trzeba odpowiednio rozplanować przestrzeń i zastanowić się, w jakich pomieszczeniach i w których miejscach umieścić artykuły higieniczne oraz plakaty przypominające o stosowaniu się do nowych zasad. Skutecznym rozwiązaniem jest również przeprowadzenie ankiety wśród pracowników, by poznać ich pomysły i dowiedzieć się jakie nastroje panują w firmie.
Stworzenie ankiety pomoże również w przygotowaniu harmonogramu przerw, ustalaniu zmian pracy w systemie rotacyjnym i listy obecności na konkretne dni. Do kontroli obecności pomocne będą systemy Rejestracji Czasu Pracy (RCP), które ułatwią przygotowanie planu pracy i kontrolę nad tym, kto i kiedy przebywa w biurze. Systemy RCP pozwalają również zachować archiwalne dane na temat obecności podwładnych, by w przypadku zachorowania jednego z nich szybko sprawdzić, kto może być zagrożony.
W naszym przypadku sprawdziła się organizacja rotacyjna pracy, podział pracowników na grupy oraz rejestracja obecności. Skorzystaliśmy z dostępnych w Calamari Clockin kodów QR. Poza skanowaniem obecności wejście/wyjście, dodaliśmy możliwość oznaczenia “pracy w biurze” (Calamari pozwala na dodawanie własnych typów nieobecności, ich limitów i przypisywanie do nich wybranych pracowników), dzięki której pracownicy są w stanie kontrolować, ile osób w danym terminie będzie obecna - wyjaśnia Pani Helena.
Pierwszym krokiem jest wydzielenie stanowisk pracy w bezpiecznej odległości 1.5 m lub oddzielenie ich separatorami, na przykład parawanami lub ściankami działowymi. Należy również zadbać o przestrzenie konferencyjne i polecić pracownikom, by korzystali z nich jedynie w ostateczności. Przygotowując biuro, trzeba pamiętać o środkach ochrony osobistej dla pracowników oraz plakatach przypominających o zachowaniu ostrożności.
Środki ochrony osobistej należy umieścić tam, gdzie ludzie pojawiają się najczęściej: przy wejściach do budynków, open space’ów czy hal produkcyjnych, w toaletach, w kuchniach i salach konferencyjnych. Powinny się znaleźć również przy urządzeniach, z których często korzysta wiele osób, na przykład drukarkach czy kserokopiarkach. Bardzo ważne jest też usunięcie zbędnych dekoracji i przygotowanie harmonogramu przerw oraz limitów osób, które mogą przebywać na danej przestrzeni.
Trzeba poinformować ludzi o powrocie do biura i zmianach w zasadach pracy odpowiednio wcześniej, by mogli się przygotować. Od momentu powrotu należy również kontrolować zachowanie pracowników, aby upewnić się, że przestrzegają regulaminu. Jeśli z jakiegoś powodu nie będą się do niego stosować, trzeba dowiedzieć się, co jest tego przyczyną, i wprowadzić niezbędne zmiany.
Pierwsze tygodnie po powrocie do biura z pewnością nie będą łatwe. Pracownicy będą musieli przyzwyczaić się do nowych norm pracy i odmiennego zachowania kolegów. Czasami może dochodzić do nieporozumień. Warto więc mieć w zanadrzu kilka pomysłów, dzięki którym podwładnym będzie łatwiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości.
W przypadku firm, które wprowadziły zmiany mające duży wpływ na codzienne funkcjonowanie ludzi, warto zorganizować spotkanie, podczas którego pracownicy będą mogli poznać nowy regulamin, zapoznają się z wdrożonymi procedurami zapewniającymi im bezpieczeństwo i rozwieją swoje wątpliwości. To dobry sposób zapewnienia wiedzy, jak reagować w różnych sytuacjach, oraz poczucia bezpieczeństwa, które pozytywnie wpłynie na produktywność zespołów.
Ciekawym pomysłem jest noszenie silikonowych opasek w różnych kolorach, poprzez które ludzie informują innych o swoim stosunku do zachowania dystansu. Kolor czerwony przeznaczony jest dla osób, które nie chcą nawiązywać kontaktu fizycznego, żółte dla tych, które unikają dotyku, jednak chętnie porozmawiają, a zielone opaski oznaczają, że osoba jest chętna zarówno do rozmowy jak i nawiązywania kontaktu fizycznego. Stosowanie takiego kodu pozwoli uniknąć niezręczności na przykład przy podawaniu ręki podczas przywitania.
Innym przydatnym rozwiązaniem jest stworzenie Pandemicznego Idea Boxa. Może być to pudełko umieszczone w biurze lub narzędzie online. Jego ideą jest stworzenie miejsca, gdzie pracownicy mogą zgłaszać pomysły dotyczące zmian w biurze, by jeszcze lepiej zachowywać bezpieczeństwo i usprawnić płynność pracy w nowych realiach. Anonimowość zwiększa szansę uzyskania szczerych odpowiedzi.
Pracownicy czują się bezpieczniej, gdy są na bieżąco informowani o dotyczącej ich sytuacji. Warto więc opracować przemyślany plan działania i pomyśleć nad stworzeniem specjalnego firmowego newslettera, w którym wszyscy pracownicy otrzymywaliby najnowsze informacje dotyczące zasad bezpieczeństwa, bieżących działań firmy i zmianach odnośnie wirusa.
Dla nas kluczowe było planowanie rotacyjnej pracy w biurze z odpowiednią rejestracją obecności, co w momencie ewentualnego zachorowania przez jednego pracownika w szybki sposób pomoże w odesłaniu na kwarantannę grupy pracowników, którzy mogli być w kręgu osób kontaktujących się z osobą zarażoną, a nie będzie wymagać zamknięcia całego biura - mówi Pani Helena - Ważne było również wyposażenie biura i pracowników w żele antybakteryjne, maseczki i podobne środki ochrony osobistej - podsumowuje.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
