HR, Praca zdalna

Jak zadbać o bezpieczeństwo pracowników po powrocie do biur w czasach pandemii?

Po kilku miesiącach pracy z domu spowodowanej pandemią koronawirusa nadszedł czas powrotu do biur. Czerwcowe odmrażanie gospodarki to dla firm spore wyzwanie – muszą dostosować przestrzeń i regulamin pracy do wymogów bezpieczeństwa. Jak przygotować pracowników do powrotu do biur oraz zadbać o ich bezpieczeństwo?

Zgodnie z danymi przedstawionymi w raporcie Eurostatu, który omawialiśmy, ze względu na wybuch pandemii wirusa COVID-19 praca zdalna osiągnęła swój punkt zwrotny. Jeszcze w 2019 roku wskaźnik pracy zdalnej wynosił 9%, w 2020 sięga on niemal 40%. Teraz część z tych osób ponownie powraca do biur. Nim firma podejmie decyzję o ponownej pracy w trybie stacjonarnym, musi przygotować budynek oraz opracować nowy regulamin. Proces ten wymaga mnóstwa pracy ze strony właścicieli organizacji, działów HR i specjalnych zespołów powołanych w związku z pandemią.

Jak przygotować biuro do powrotu pracowników?

Na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy można znaleźć dokument z zaleceniami skierowanymi do osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie powrotu do biur. Zostały w nim zebrane najważniejsze informacje odnośnie organizacji przestrzeni do pracy i zapewnienia środków bezpieczeństwa zatrudnionym.

Zalecenia PIP – jak się do nich zastosować?

Wśród najważniejszych zaleceń Państwowej Inspekcji Pracy znaleźć można między innymi::

  • weryfikację, ocenę ryzyka i stworzenie planu działania – zapewnienie pracownikom wpływu na swoje bezpieczeństwo w firmie. Można to zrobić na przykład poprzez przeprowadzenie ankiety bądź powołanie pracowniczej rady doradczej,
  • zastosowanie środków technicznych – oddzielenie stanowisk pracy separatorami bądź zachowanie 1.5 m odstępu pomiędzy nimi, zadbanie o wentylację oraz unikanie przedmiotów, które mogą powodować potknięcia lub zbędny kontakt fizyczny,
  • zastosowanie środków organizacyjnych – zamienne stanowiska pracy – praca rotacyjna, zwiększenie liczby przerw i ustalenie ich harmonogramu,
  • środki ochrony osobistej – zapewnienie pracownikom maseczek lub przyłbic,
  • środki behawioralne – sprawdzanie, czy pracownicy stosują się do zasad, a jeśli nie – określanie problemów i zapobieganie im,
  • działania przeciwepidemiologiczne – zapewnienie środków do dezynfekcji rąk, zwiększenie częstotliwości sprzątania przestrzeni biurowej, przypominanie pracownikom o zasadach higieny.

Calamari wniosku urlopowe i elektroniczna rejestracja czasu pracy. Powrót do biura w czasach koronawirusaPhoto taken from Pixabay

Pierwsze kroki

Zalecenia są dosyć ogólne, co sprawia, że każda z firm może podejść do ich realizacji w odmienny sposób. Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od spisania wszystkiego, co powinno się zmienić. Przede wszystkim należy ustalić, ilu pracowników trzeba będzie przywrócić do biura, a ilu wciąż może pozostać przy pracy zdalnej.

W naszej organizacji zajęli się tym Zarząd, dział HR i Office manager - mówi Pani Helena z działającej w produkcyjnym. - Aby skuteczniej przygotować się do powrotu do biur korzystaliśmy z takich źródeł wiedzy jak SANEPID, Inspektor BHP, webinary i media.Część pracowników się ucieszyła, że powoli będzie można wrócić do normalnego funkcjonowania, ale spora część pracowników wolałaby nadal pracować zdalnie, np.: ze względów na dojazdy komunikacją miejską.

Następnie trzeba odpowiednio rozplanować przestrzeń i zastanowić się, w jakich pomieszczeniach i w których miejscach umieścić artykuły higieniczne oraz plakaty przypominające o stosowaniu się do nowych zasad. Skutecznym rozwiązaniem jest również przeprowadzenie ankiety wśród pracowników, by poznać ich pomysły i dowiedzieć się jakie nastroje panują w firmie.

Stworzenie ankiety pomoże również w przygotowaniu harmonogramu przerw, ustalaniu zmian pracy w systemie rotacyjnym i listy obecności na konkretne dni. Do kontroli obecności pomocne będą systemy Rejestracji Czasu Pracy (RCP), które ułatwią przygotowanie planu pracy i kontrolę nad tym, kto i kiedy przebywa w biurze. Systemy RCP pozwalają również zachować archiwalne dane na temat obecności podwładnych, by w przypadku zachorowania jednego z nich szybko sprawdzić, kto może być zagrożony.

W naszym przypadku sprawdziła się organizacja rotacyjna pracy, podział pracowników na grupy oraz rejestracja obecności. Skorzystaliśmy z dostępnych w Calamari Clockin kodów QR. Poza skanowaniem obecności wejście/wyjście, dodaliśmy możliwość oznaczenia “pracy w biurze” (Calamari pozwala na dodawanie własnych typów nieobecności, ich limitów i przypisywanie do nich wybranych pracowników), dzięki której pracownicy są w stanie kontrolować, ile osób w danym terminie będzie obecna - wyjaśnia Pani Helena.

Przygotowanie przestrzeni biurowej

Pierwszym krokiem jest wydzielenie stanowisk pracy w bezpiecznej odległości 1.5 m lub oddzielenie ich separatorami, na przykład parawanami lub ściankami działowymi. Należy również zadbać o przestrzenie konferencyjne i polecić pracownikom, by korzystali z nich jedynie w ostateczności. Przygotowując biuro, trzeba pamiętać o środkach ochrony osobistej dla pracowników oraz plakatach przypominających o zachowaniu ostrożności.

Środki ochrony osobistej należy umieścić tam, gdzie ludzie pojawiają się najczęściej: przy wejściach do budynków, open space’ów czy hal produkcyjnych, w toaletach, w kuchniach i salach konferencyjnych. Powinny się znaleźć również przy urządzeniach, z których często korzysta wiele osób, na przykład drukarkach czy kserokopiarkach. Bardzo ważne jest też usunięcie zbędnych dekoracji i przygotowanie harmonogramu przerw oraz limitów osób, które mogą przebywać na danej przestrzeni.

Przystosowanie biura do powrotu do pracy w czasach COVID-19 z wnioskami urlopowymi CalamariPhoto taken from Unsplash

Co dalej?

Trzeba poinformować ludzi o powrocie do biura i zmianach w zasadach pracy odpowiednio wcześniej, by mogli się przygotować. Od momentu powrotu należy również kontrolować zachowanie pracowników, aby upewnić się, że przestrzegają regulaminu. Jeśli z jakiegoś powodu nie będą się do niego stosować, trzeba dowiedzieć się, co jest tego przyczyną, i wprowadzić niezbędne zmiany.

Przydatne pomysły

Pierwsze tygodnie po powrocie do biura z pewnością nie będą łatwe. Pracownicy będą musieli przyzwyczaić się do nowych norm pracy i odmiennego zachowania kolegów. Czasami może dochodzić do nieporozumień. Warto więc mieć w zanadrzu kilka pomysłów, dzięki którym podwładnym będzie łatwiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

W przypadku firm, które wprowadziły zmiany mające duży wpływ na codzienne funkcjonowanie ludzi, warto zorganizować spotkanie, podczas którego pracownicy będą mogli poznać nowy regulamin, zapoznają się z wdrożonymi procedurami zapewniającymi im bezpieczeństwo i rozwieją swoje wątpliwości. To dobry sposób zapewnienia wiedzy, jak reagować w różnych sytuacjach, oraz poczucia bezpieczeństwa, które pozytywnie wpłynie na produktywność zespołów.

Ciekawym pomysłem jest noszenie silikonowych opasek w różnych kolorach, poprzez które ludzie informują innych o swoim stosunku do zachowania dystansu. Kolor czerwony przeznaczony jest dla osób, które nie chcą nawiązywać kontaktu fizycznego, żółte dla tych, które unikają dotyku, jednak chętnie porozmawiają, a zielone opaski oznaczają, że osoba jest chętna zarówno do rozmowy jak i nawiązywania kontaktu fizycznego. Stosowanie takiego kodu pozwoli uniknąć niezręczności na przykład przy podawaniu ręki podczas przywitania.

organizacja pracy, praca rotacyjna i zarządzanie nieobecnościami w systemie HR CalamariPhoto taken from Unsplash

Innym przydatnym rozwiązaniem jest stworzenie Pandemicznego Idea Boxa. Może być to pudełko umieszczone w biurze lub narzędzie online. Jego ideą jest stworzenie miejsca, gdzie pracownicy mogą zgłaszać pomysły dotyczące zmian w biurze, by jeszcze lepiej zachowywać bezpieczeństwo i usprawnić płynność pracy w nowych realiach. Anonimowość zwiększa szansę uzyskania szczerych odpowiedzi.

Podsumowanie

Pracownicy czują się bezpieczniej, gdy są na bieżąco informowani o dotyczącej ich sytuacji. Warto więc opracować przemyślany plan działania i pomyśleć nad stworzeniem specjalnego firmowego newslettera, w którym wszyscy pracownicy otrzymywaliby najnowsze informacje dotyczące zasad bezpieczeństwa, bieżących działań firmy i zmianach odnośnie wirusa.

Dla nas kluczowe było planowanie rotacyjnej pracy w biurze z odpowiednią rejestracją obecności, co w momencie ewentualnego zachorowania przez jednego pracownika w szybki sposób pomoże w odesłaniu na kwarantannę grupy pracowników, którzy mogli być w kręgu osób kontaktujących się z osobą zarażoną, a nie będzie wymagać zamknięcia całego biura - mówi Pani Helena - Ważne było również wyposażenie biura i pracowników w żele antybakteryjne, maseczki i podobne środki ochrony osobistej - podsumowuje.

Najnowsze Artykuły

Wraz z rozwojem nowych technologii biurowa rzeczywistość uległa zmianie. Pracodawcy zaczęli dostrzegać potencjał drzemiący w oprogramowaniu do ewidencji czasu pracy online.

Czytaj dalej

W kolejnej części HRosów mamy przyjemność porozmawiać z Patrycją – przedstawicielką firmy Pracownia Gier Szkoleniowych, która na co dzień odpowiada za marketing i komunikację. Zgodziła się opowiedzieć nam nieco więcej na temat rozwiązywania problemów firm dzięki autorskim grom.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.