Co to jest praca hybrydowa i jak ją zorganizować?

Praca hybrydowa zyskała na popularności po lockdownie i stała się jednym z najpopularniejszych trybów pracy pożądanych przez zatrudnionych. Sprawdź, jak zorganizować ją w swojej firmie, by zapewnić work-life balance pracownikom i podnieść ich produktywność.

Czym jest praca hybrydowa?

Model pracy nazywany hybrydowym charakteryzuje się połączeniem tradycyjnego wykonywania obowiązków w biurze z pracą zdalną, o której szerzej pisaliśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów.

Praca hybrydowa niesie ze sobą wiele zalet. Jak pokazują badania, aż 63% firm, które odnotowują duży wzrost, pracuje w tym modelu. Pozwala on na lepszy work-life balance pracowników, co przekłada się bezpośrednio na obniżenie poziomu zmęczenia i zwiększenie produktywności. Aby jednak hybrydowy model pracy był skuteczny, należy lepiej go poznać i odpowiednio zorganizować.

Praca hybrydowa a kodeks pracy – połączenie pracy zdalnej i stacjonarnej

Termin „praca hybrydowa” nie występuje w polskim kodeksie pracy. Jednak jej regulacje prawne (w ramach polskiego rynku pracy) opierają się na przepisach dotyczących pracy zdalnej. Zgodnie z przywołaną wyżej ustawą:

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (która weszła w życie 7 kwietnia 2023 roku) precyzyjnie reguluje też zasady, na jakich pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki poza siedzibą firmy. Zgodnie z prawem, każda firma decydująca się na wprowadzenie pracy hybrydowej musi sformalizować jej zasady. Można to zrobić poprzez:

• zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi,
• stworzenie regulaminu pracy zdalnej po konsultacjach z przedstawicielami pracowników,
• indywidualne porozumienie z pracownikiem, jeśli w firmie nie działają związki ani nie powołano przedstawicielstwa.

Regulamin lub porozumienie musi określać najważniejsze kwestie dotyczące wykonywania pracy poza siedzibą firmy. W dokumentach tych wskazuje się grupy pracowników objęte możliwością pracy zdalnej, zasady pokrywania przez pracodawcę pewnych kosztów (np. za zużycie energii elektrycznej czy dostęp do usług telekomunikacyjnych), a także procedury ochrony danych osobowych – zgodnie z art. 67 (20) Kodeksu pracy.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi pracującemu zdalnie niezbędne narzędzia i materiały do wykonywania obowiązków służbowych lub ustalić zasady wykorzystywania prywatnego sprzętu i wypłaty ekwiwalentu.

W  pracy zdalnej może obowiązywać standardowy model czasu pracy lub zadaniowy model pracy. W tym pierwszym przypadku etat pracowniczy będzie wynosić 8 godzin dziennie w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Natomiast w tym drugim pracownik będzie mógł elastycznie dysponować czasem pracy – w taki sposób, aby zrealizować powierzone mu, poszczególne zadania.

4 podstawowe rodzaje pracy hybrydowej

Mimo że praca hybrydowa nie posiada jednej konkretnej definicji, na przestrzeni ostatnich miesięcy naturalnie wykształciły się cztery podstawowe modele jej organizacji. Należą do nich:

• z przewagą pracy zdalnej – model, w którym pracownik zjawia się w biurze przez dwa dni, a pozostałe trzy pracuje z domu;
• z przewagą pracy w biurze – w tym przypadku pracownik pracuje z biura 3 razy w tygodniu, a pozostałe dwa zdalnie;
• zrównoważony – w którym pracownicy pracują tyle samo czasu z domu i biura, najczęściej w formie tydzień w domu, a potem tydzień z biura;
• swobodny – najkorzystniejszy model dla zatrudnionych, który zakłada, że pracownicy sami decydują, kiedy i ile razy chcą pracować z biura lub z domu.

W zależności od potrzeb i polityki firmy, realizowanie powyższych modeli może być różne. Pracownicy mogą przychodzić do biura co drugi dzień lub pracować z niego ciągiem.

Zalety pracy hybrydowej

Przed zdecydowaniem się na wprowadzenie modelu pracy hybrydowej do organizacji, należy dowiedzieć się, jakie niesie ze sobą zalety. To ważne nie tylko z punktu widzenia właściciela firmy, którego celem (oprócz zapewnienia dobrej atmosfery pracy zatrudnionym) jest rozwój organizacji i przynoszenie zysków. Planując zmianę modelu pracy, trzeba również przekonać do niego pracowników i przedstawić im, jakie zyski mogą wyciągnąć z takiego trybu pracy.

Work-life balance

Równowaga pomiędzy pracą i czasem wolnym staje się coraz istotniejszą kwestią w życiu. Dzięki niej, pracownicy mają szansę odpowiednio wypocząć i spędzić czas z rodziną.

Jak pokazało badanie przeprowadzone przez NASA, odpowiednie rozłożenie sił w ciągu całego dnia i energetyczna drzemka, zwiększają wydajność i czujność.

Oszczędność czasu pracowników

Na dobre samopoczucie pracowników wpływa wiele czynników. Jednym z nich są dojazdy do biura, które zajmują średnio pół godziny w jedną stronę dziennie. To co najmniej dodatkowa godzina dziennie, którą dzięki pracy częściowo zdalnej zatrudnieni mogą przeznaczyć na inne czynności – odpoczynek, zakupy czy spędzanie czasu z rodziną.

Zmniejsza się również czas potrzebny do przygotowania się do pracy – wybrania stroju, przygotowania posiłku i tym podobnych. Pracując z domu, ludzie mogą również odbierać zamówienia, wyskoczyć do sklepu, zajmować się dziećmi oraz zwierzętami, co znacznie ułatwia im codzienne życie i pozwala znaleźć więcej niezbędnego czasu na odcięcie się od pracy i wartościowy wypoczynek.

Podnoszenie wydajności i satysfakcji

Możliwość wypoczęcia, więcej czasu dla siebie, a tym samym wzrost produktywności pracowników przekłada się na ich wyniki. Osiągając coraz lepsze, częściej odczuwają satysfakcję ze swojej pracy i chętniej do niej przychodzą.

Badania Uniwersytetu Stanforda pokazały, że praca z domu podnosi produktywność pracowników o 13% i zmniejsza ich wyczerpanie o 50%. Sprytne podzielenie tygodnia pracy na biurową i domową jest więc doskonałym sposobem na podniesienie produktywności ludzi, a sukcesy i ich odpowiednie zauważanie oraz nagradzanie, dodają im motywacji, by dawać z siebie jeszcze więcej.

Praca hybrydowa i zdalna – wyzwania

Organizacja nowego trybu pracy zawsze niesie ze sobą sporo zmian w firmie. W zależności od tego, w jak dużym stopniu będzie wymagała zmienienia dotychczasowych procesów, może być to proces dosyć prosty lub bardziej skomplikowany. Jest jednak kilka podstawowych kwestii, o które należy zadbać w każdym przypadku.

Kultura pracy i wymiana informacji

Podtrzymywanie wypracowanej w klasycznym modelu kultury pracy i odpowiednie dostosowanie jej do hybrydowego trybu wymaga odpowiedniego przemyślenia i organizacji. Nie tylko należy zadbać o zapewnienie pracownikom możliwości interakcji między sobą, ale również o odpowiednie zasady, na jakich podczas pracy hybrydowej powinna opierać się współpraca.

Kwestie takie jak sposób oznaczania obecności, komunikacji w ramach zespołu, uzgadniania spotkań i ich częstotliwości, organizowanie spotkań grupowych w biurze oraz gier teambuildingowych odgrywa ogromną rolę w zapewnieniu dobrej atmosfery w pracy i przestrzegania zasad, których zalety zastosowania są dla pracowników oczywiste.

Kwestia utrudnionej komunikacji, jaką tworzy bariera odległości pomiędzy pracownikami, również powinna zostać odpowiednio rozwiązana. Niezbędne mogą być różnego rodzaju narzędzia do komunikacji, takie jak wideokonferencje, chaty firmowe, grupy tematyczne. Niezwykle ważne jest ustalenie zasad i kanałów komunikacji do przekazywania informacji na różne tematy. Jasne ich określenie pomoże pracownikom dostosować się do nowego trybu i dalej pozostawać wydajnym oraz w kontakcie z innymi członkami zespołu.

Jasne zasady

Określenie zasad to podstawa dobrego funkcjonowania każdego trybu pracy. Jak wspomniano powyżej do określenia są zasady dotyczące kultury pracy oraz komunikacji. Niemniej ważne są również kwestie związane:

• ze sposobem zgłaszania pracy hybrydowej w systemie do zarządzania czasem pracy – należy zdecydować, czy pracownicy powinni wykorzystywać do tego narzędzie do wniosków urlopowych, ustawiając rodzaj nieobecności jako "praca zdalna" lub w inny, dogodny dla organizacji sposób;
• organizacją i zarządzaniem projektami w zespole rozproszonym – ustalenie sposobu realizowania trybu zdalnego (jeden z wymienionych wcześniej 4 rodzajów pracy hybrydowej), w zależności od zapotrzebowania na obecność danego specjalisty w biurze bądź na innych zasadach;
• sposób rejestrowania czasu pracy i dokumentowania wykonywanych zadań podczas pracy zdalnej – zapewniając pracownikowi dowód tego, że uczciwie wykonywał swoje obowiązki, a pracodawcy możliwość weryfikacji, czy pracownik pozostaje uczciwy.

W zależności od tego, jak wiele procesów w firmie ulegnie zmianie przez wprowadzenie hybrydowego modelu, potrzebne będzie ponowne opracowanie zasad postępowania w każdej z dotkniętych gałęzi działania organizacji. To proces wymagający mnóstwa skupienia, strategicznego podejścia, konsultacji z pracownikami oraz otwartości na udoskonalenia zasad wraz z doświadczeniem zbieranym w praktyce.

Komunikacja asynchroniczna

Oprócz wybrania odpowiednich narzędzi do komunikacji, należy określić, w jaki sposób pracownicy zdalni powinni komunikować się w ramach zespołu i organizacji. Spotkania w czasie rzeczywistym – w biurze lub za pośrednictwem narzędzia do wideokonferencji – są niezbędne w przypadku niektórych spraw i zadań, jednak są i takie, które nie wymagają ciągłych konsultacji.

W takim wypadku warto określić te zadania i procesy, które można realizować asynchroniczne. Po wykonaniu tej części projektu, powinny oczywiście następować spotkania podsumowujące. Możliwość asynchronicznego realizowania projektów może jednak znacznie podnieść produktywność zespołu, umożliwiając pracownikom skupienie się na danym zadaniu w najkorzystniejszych dla nich warunkach. Przekłada się to nie tylko na jakość pracy, ale również jej szybkość, ponieważ pracownicy nie są stałe uzależnieni od postępów kolegów z teamu.

Zapewnienie odpowiednich narzędzi

Oprócz jasnych i przemyślanych zasad, do wprowadzenia pracy hybrydowej niezbędne są narzędzia, dzięki którym jej zorganizowanie będzie możliwe. Od tak podstawowych, jak komunikatory, przez narzędzia do zarządzania projektami, na ewidencji czasu pracy i ocenie osiągnięć pracowników kończąc.

Zapewnienie ich wiąże się często z dodatkowymi kosztami, dlatego decyzję należy podejmować rozmyślnie. Warto zwracać uwagę na możliwość integracji narzędzi pomiędzy sobą lub dostępność API umożliwiającą samodzielne zintegrowanie narzędzi. Pozwala to stworzyć solidną się wzajemnie wspierającego się oprogramowania, które nie tylko umożliwia pracę hybrydową, ale jest również w stanie zoptymalizować pracę w całej firmie w bardzo wielu kwestiach.

Ocena produktywności

Określenie, czy praca hybrydowa przynosi organizacji korzyści nie jest możliwe bez oceny produktywności i osiągnięć pracowników. Można do tego celu wykorzystać różne narzędzia i obserwować wiele czynników, takich jak:

• tempo pracy – w modelu hybrydowym można je mierzyć za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, które śledzi czas realizacji poszczególnych zadań. Ważne jest, aby porównać tempo pracy w dniach pracy zdalnej i stacjonarnej, co pozwala ocenić, które środowisko bardziej sprzyja koncentracji i efektywności;
• częstotliwość spóźnień – w kontekście pracy hybrydowej ten wskaźnik dotyczy głównie punktualności wirtualnej – czyli logowania się na czas do systemów firmowych i dołączania do spotkań online. Może również odnosić się do terminowości dostarczania zadań. Niska częstotliwość spóźnień świadczy o dobrej organizacji pracy i dyscyplinie pracownika, niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków;
• szybkość realizacji projektów – analiza czasu potrzebnego na realizację projektów przed i po wdrożeniu modelu hybrydowego pozwala ocenić jego wpływ na współpracę i ogólną efektywność;
• zyski firmy – wzrost lub utrzymanie zysków na stabilnym poziomie po wprowadzeniu pracy hybrydowej może świadczyć o tym, że model ten nie obniża, a nawet wspiera ogólną wydajność organizacji;
• zadowolenie pracowników – poziom zadowolenia można mierzyć za pomocą regularnych, anonimowych ankiet i narzędzi do oceny pracowniczej. Wysokie wyniki sugerują, że model hybrydowy pozytywnie wpływa na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym (work-life balance);
• poziom zmęczenia pracowników – praca hybrydowa z jednej strony eliminuje czasochłonne dojazdy do biura, z drugiej może zacierać granice między pracą a odpoczynkiem. Monitorowanie poziomu zmęczenia, np. poprzez ankiety dotyczące wypalenia zawodowego, pozwala sprawdzić, czy model hybrydowy rzeczywiście dobrze służy zespołowi;
• miesięczne wydatki firmy – model hybrydowy może przynieść firmie znaczne oszczędności, np. poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię biurową, a co za tym idzie – niższe koszty wynajmu i mediów. Analiza miesięcznych wydatków pozwala wprost ocenić finansowe korzyści wynikające z mniejszej liczby pracowników przebywających na co dzień w biurze;
• wydajność procesu przekazywania informacji – ten czynnik ocenia, czy informacje docierają do wszystkich pracowników na czas i czy są zrozumiałe. Można to badać, analizując, jak często pojawiają się nieporozumienia lub opóźnienia wynikające z problemów komunikacyjnych.

Zbieranie takich danych i kontrolowanie ich pozwoli ocenić skuteczność hybrydowego modelu pracy. Z wykorzystaniem ankiet pracowniczych możliwe jest również zweryfikowanie dotychczasowych metod i wprowadzenie usprawnień.

Narzędzia, które pomogą zorganizować pracę hybrydową

Do skutecznego wprowadzenia pracy hybrydowej potrzebne są narzędzia, które pomogą w komunikacji i organizacji działania organizacji w nowy sposób. Nie należy stawiać na arkusze kalkulacyjne, które – choć wydają się kuszące – są bardzo podatne na błędy i naruszenia bezpieczeństwa.

Narzędzia do rezerwacji przestrzeni

Organizacja pracy hybrydowej wiąże się ze zmniejszoną liczbą pracowników obecnych w biurze i na stanowiskach. Popularną praktyką wśród firm jest więc zmniejszanie powierzchni biurowej, aby zaoszczędzić pieniądze i ograniczyć zużycie surowców naturalnych. Żeby jednak pracownicy mogli się zorganizować tak, by pojawiać się w biurze i jednocześnie mieć stanowisko, przy którym mogą pracować, należy zapewnić możliwość rezerwowania stanowisk na nadchodzące dni.

Do tego celu warto wykorzystać specjalne dedykowane narzędzia do hot deskingu, dzięki którym ludzie mogą zajmować stanowiska z wyprzedzeniem. Zarządzanie dostępnością stanowisk pracy przez narzędzie zapewnia natychmiastowy przepływ informacji i minimalizuje błędy, nie dopuszczając do sytuacji, w której pracownik w biurze nie miałby gdzie siedzieć.

Narzędzia do zarządzania obecnością

Kolejnym z zagadnień, o które należy odpowiednio zadbać, by praca przebiegała płynnie i bez opóźnień, jest zarządzanie nieobecnościami, a w tym również pracą z domu i dbaniem o aktualną listę obecności pracowników.

Możliwość oznaczania w kalendarzu pracowniczym dni, w które pracownicy będą pracowali z domu, pozwala wszystkim w organizacji posiadać bieżące dane na temat obecności współpracowników. Pozwala to managerom lepiej organizować pracę w zespołach, a samym pracownikom umożliwia szybkie sprawdzenie, czy danego dnia mogą liczyć na pracę zdalną lub z biura.

W Calamari oznaczanie pracy z domu możliwe jest za pomocą narzędzia do ewidencji urlopów i automatycznie przesyłane do kalendarza, z którym zintegrowane jest narzędzie do wniosków urlopowych. Wszystkie informacje można podejrzeć, a jeśli wprowadzone zostaną zmiany, natychmiastowo zaktualizują się w kalendarzu.

W kwestii listy obecności w modelu pracy hybrydowej rozwiązanie w postaci elektronicznej listy obecności jest najwygodniejsze zarówno dla pracowników, którzy mogą odznaczać się z domu oraz pracy, poświęcając na to zaledwie kilka sekund, oraz dla specjalistów HR i managerów, którzy nie muszą się martwić o zgubione listy i mają dostęp do bieżącej listy obecności podwładnych w każdej chwili.

Narzędzia do komunikacji

Zapewnienie komfortowego narzędzia do komunikacji, które zastąpi kontaktowanie się ze współpracownikami w biurze, jest niezwykle trudne. Czasem może się okazać, że jedno narzędzie nie sprosta wszystkim potrzebom pracowników.

Przed wybraniem narzędzia, należy się zastanowić, jakie funkcje powinno spełniać. Wśród najbardziej pożądanych funkcji można wyróżnić:

• czat w czasie rzeczywistym,
• email,
• wideokonferencje,
• chaty grupowe,
• przesyłanie małych plików,
• przesyłanie dużych plików,
• zabezpieczanie danych,
• integracja z innymi narzędziami,
• tablice z zadaniami.

Wybierając narzędzie, należy przede wszystkim skupiać się na rozwiązaniach dedykowanych dla firm. Są one dużo lepiej zabezpieczone i wyposażone w wiele rozwiązań, które pomagają zoptymalizować pracę.

Najważniejsze jest jednak zabezpieczenie informacji przekazywanych online pomiędzy pracownikami. Ich wypłynięcie może przynieść firmie wiele szkód. Solidny research i przyjrzenie się opinią na temat narzędzi powinno być jednym z początkowych etapów decydowania o odpowiednich komunikatorach.

Narzędzia do motywowania i zarządzania talentami

Praca spoza biura pomaga personelowi wygospodarować więcej czasu na wypoczynek i zadbać o work-life balance, jednak ma też swoje negatywne strony. Przede wszystkim sprawia, że społeczność pracowników spędza razem mniej czasu i nie zna się tak dobrze, jak byłoby to możliwe, gdyby cały czas przebywali w biurze.

Część pracowników potrzebuje kontaktu z innymi i codziennego feedbacku oraz informacji o tym, czy się rozwijają i jak idzie im w pracy. Z tego względu dobrym sposobem na zadbanie o przekazywanie informacji o osiągnięciach podwładnym i dodatkowe motywowanie ich, jest wybranie platformy do grywalizacji pracy.

Tego typu narzędzia pomagają uzyskiwać nowe umiejętności, rozwijać się i kontrolować swoje osiągnięcia. Dają pracownikom możliwość samodzielnego rozwijania się tam, gdzie chcą i gdzie osiągają nieco słabsze wyniki. Jednocześnie, zapewniając nagrody w postaci benefitów pozapłacowych, można doskonale motywować pracowników.

Narzędzia do zarządzania nieobecnościami

Zarządzanie nieobecnościami za pośrednictwem zewnętrznych narzędzi stało się normalną praktyką na całym świecie, która została opisana w polskim Kodeksie Pracy. Dzięki temu pracodawcy mogą skorzystać z prostszego i bezpieczniejszego sposobu zbierania i przechowywania danych na temat godzin pracy.

Podczas pracy hybrydowej szybkie i bezproblemowe zarządzania nieobecnościami jest niezbędne dla dobrej organizacji. Pominięcie papierowej dokumentacji pozwala oszczędzić czas i nie doprowadza do sytuacji, w której pracownik wykonujący obowiązki z domu musiałby pojawić się w biurze, by złożyć wniosek o urlop.

Wybierając odpowiednie narzędzie do ewidencji urlopów, warto wybrać takie, które pozwala również zarządzać ewidencją czasu pracy – dzięki temu specjaliści HR mają mniej pracy związanej z przenoszeniem kont pracowników pomiędzy narzędziami. Może w tym również pomóc integracja za pośrednictwem API, jeśli organizacja je udostępnia.

Narzędzia do zarządzania projektami

Oprócz zadbania o przepływ informacji i organizację pracy w biurze oraz poza nim, bardzo ważne jest odpowiednie zarządzanie projektami. Wiele organizacji korzysta z nich nawet podczas codziennej pracy w biurze, ale w trybie częściowo zdalnym trudno się bez nich obejść.

Platformy do zarządzania zadaniami pozwalają kontrolować stan projektu, jego zmiany, osoby współpracujące nad nim oraz wiele innych cennych informacji, które na co dzień potrzebne są zespołowi, by móc optymalnie wykorzystać czas pracy.

Aktualizowanie managera zadań zapewnia dostęp wszystkich osób upoważnionych w organizacji do wglądu w stan projektów, dzięki czemu współpracujące ze sobą osoby i działy wiedzą, na jakim są etapie pracy i mogą stale porozumiewać się w kwestii dogadywania szczegółów projektów. To również niezwykle wygodny sposób dla managerów, by nadzorować prace podlegających im zespołów.

Bezpieczeństwo pracy zdalnej i hybrydowej – praca w chmurze i VPN dostępu zdalnego

Model pracy hybrydowej i zdalnej wymaga solidnej infrastruktury IT. Musi ona zapewnić ochronę informacji niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków służbowych. W modelu hybrydowym i zdalnym wykorzystuje się pracę w chmurze oraz VPN (Virtual Private Network).

Praca w chmurze zapewnia dostęp do dokumentów i aplikacji z dowolnego miejsca z łącznością z internetem. Wszystkie dane są przechowywane na zabezpieczonych serwerach, a pracownicy mogą współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Eliminuje to problem różnych wersji plików i ułatwia pracę zespołową, nawet gdy członkowie zespołu znajdują się w różnych lokalizacjach.

Z kolei VPN to technologia tworząca zaszyfrowane połączenie między urządzeniem pracownika a siecią firmową. Dzięki temu pracownicy zdalni mogą bezpiecznie łączyć się z zasobami firmy. VPN dostępu zdalnego chroni przed:

• przechwyceniem danych przez osoby trzecie,
• atakami hakerskimi podczas korzystania z publicznych sieci Wi-Fi,
• nieautoryzowanym dostępem do firmowych systemów.

Wdrażając model hybrydowy, warto również zadbać o regularne szkolenia pracowników z cyberbezpieczeństwa i jasną politykę dotyczącą używania urządzeń prywatnych do celów służbowych. Dobrym pomysłem jest także wdrożenie uwierzytelniania dwuskładnikowego dla wszystkich kont firmowych.

Integracja pracowników stacjonarnych i zdalnych

Jednym z wyzwań modelu pracy hybrydowej jest stworzenie spójnego zespołu – gdy jego część pracuje w biurze, a część zdalnie. Różnice w trybie pracy mogą prowadzić do podziałów, nieporozumień czy poczucia wykluczenia, co źle przekłada się na efektywność personelu. Budowanie relacji między wszystkimi członkami zespołu zwiększa szanse na sukces i sprawne działanie całej firmy.

Metody integracji pracowników pracujących w różnych trybach pracy

Zespół, który tworzą pracownicy pracujący zdalnie, stacjonarnie i hybrydowo, można integrować przez:

• regularne spotkania zespołowe –  powinny być one dostępne online, nawet jeśli część zespołu jest w biurze;
• dni biurowe całego zespołu – wyznacz jeden lub dwa dni w tygodniu, kiedy cały zespół spotyka się w biurze. To czas na wspólną pracę nad projektami wymagającymi kreatywnego myślenia, burze mózgów czy ważne decyzje strategiczne. Te dni sprzyjają też spontanicznym rozmowom przy kawie, które budują relacje;
• wirtualne przerwy kawowe – organizuj nieformalne spotkania online, podczas których pracownicy mogą po prostu porozmawiać. Zastępują one spontaniczne rozmowy w biurowej kuchni i pomagają pracownikom zdalnym czuć się częścią zespołu;
• wspólne projekty międzyzespołowe – twórz zespoły projektowe łączące osoby pracujące w różnych trybach. Wspólna praca nad konkretnymi zadaniami naturalnie buduje relacje i uczy efektywnej współpracy na odległość;
• platformy do komunikacji nieformalnej – stwórz przestrzeń do luźnych rozmów – może to być kanał na Slacku poświęcony wspólnym zainteresowaniom. Korzystanie z niego pracownikom poznać się od mniej "formalnej strony";
• wydarzenia integracyjne dostosowane do trybu hybrydowego  – mogą to być quizy online czy wirtualne gry zespołowe. Ważne, aby format wydarzenia pozwalał na uczestniczenie w nim wszystkich pracownikom.

Podsumowanie

Organizacja pracy hybrydowej to wyzwanie, które może przynieść wiele korzyści – jeżeli zostanie prawidłowo zaimplementowane. Wybór odpowiednich narzędzi, zorganizowanie przestrzeni biurowej i opracowanie nowych zasad oraz kultury firmy pozwolą osiągać coraz lepsze wyniki biznesowe. Zapewnią maksymalizację produktywności personelu przy jednoczesnym zapewnieniu im sposobności do odpoczynku i zachowania work-life balance.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania godzinami pracy i pracownikami, obserwuj naszego bloga HR. A jeśli chcesz podzielić się z nami swoją wiedzą na temat pracy hybrydowej, skontaktuj się z nami!

Źródła:

• USTAWA z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw