Praca zdalna

Jakie zorganizować pracę hybrydową w firmie – poradnik

Praca hybrydowa zyskała na popularności po lockdownie i stała się jednym z najpopularniejszych trybów pracy pożądanych przez zatrudnionych. Sprawdź, jak zorganizować ją w swojej firmie, by zapewnić work-life balance pracownikom i podnieść ich produktywność.

Czym jest praca hybrydowa?

Model pracy nazywany hybrydowym charakteryzuje się połączeniem tradycyjnego wykonywania obowiązków w biurze z pracą zdalną, o której szerzej pisaliśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów.

Praca hybrydowa niesie ze sobą wiele zalet. Jak pokazują badania, aż 63% firm, które odnotowują duży wzrost, pracuje w tym modelu. Pozwala on na lepszy work-life balance pracowników, co przekłada się bezpośrednio na obniżenie poziomu zmęczenia i zwiększenie produktywności. Aby jednak hybrydowy model pracy był skuteczny, należy lepiej go poznać i odpowiednio zorganizować.

4 podstawowe rodzaje pracy hybrydowej

Mimo że praca hybrydowa nie posiada jednej konkretnej definicji, na przestrzeni ostatnich miesięcy naturalnie wykształciły się cztery podstawowe modele jej organizacji. Należą do nich:

  • z przewagą pracy zdalnej – model, w którym pracownik zjawia się w biurze przez dwa dni, a pozostałe trzy pracuje z domu;
  • z przewagą pracy w biurze – w tym przypadku pracownik pracuje z biura 3 razy w tygodniu, a pozostałe dwa zdalnie;
  • zrównoważony – w którym pracownicy pracują tyle samo czasu z domu i biura, najczęściej w formie tydzień w domu, a potem tydzień z biura;
  • swobodny – najkorzystniejszy model dla zatrudnionych, który zakłada, że pracownicy sami decydują, kiedy i ile razy chcą pracować z biura lub z domu.

W zależności od potrzeb i polityki firmy, realizowanie powyższych modeli może być różne. Pracownicy mogą przychodzić do biura co drugi dzień lub pracować z niego ciągiem.

Zalety pracy hybrydowej

Przed zdecydowaniem się na wprowadzenie modelu pracy hybrydowej do organizacji, należy dowiedzieć się, jakie niesie ze sobą zalety. To ważne nie tylko z punktu widzenia właściciela firmy, którego celem (oprócz zapewnienia dobrej atmosfery pracy zatrudnionym) jest rozwój organizacji i przynoszenie zysków. Planując zmianę modelu pracy, trzeba również przekonać do niego pracowników i przedstawić im, jakie zyski mogą wyciągnąć z takiego trybu pracy.

Work-life balance

Równowaga pomiędzy pracą i czasem wolnym staje się coraz istotniejszą kwestią w życiu. Dzięki niej, pracownicy mają szansę odpowiednio wypocząć i spędzić czas z rodziną.

Odpowiednie rozłożenie sił w ciągu całego dnia i energetyczna drzemka, zwiększają wydajność i czujność, jak pokazało badanie przeprowadzone przez NASA.

Oszczędność czasu pracowników

Na dobre samopoczucie pracowników wpływ ma wiele czynników. Jednym z nich są dojazdy do biura, które zajmują średnio pół godziny w jedną stronę dziennie. To co najmniej dodatkowa godzina dziennie, którą dzięki pracy częściowo zdalnej ludzie mogą przeznaczyć na inne czynności – odpoczynek, zakupy, spędzanie czasu z rodziną.

Zmniejsza się również czas potrzebny do przygotowania się do pracy – wybrania stroju, przygotowania posiłku i tym podobnych. Pracując z domu, ludzie mogą również odbierać zamówienia, wyskoczyć do sklepu, zajmować się dziećmi oraz zwierzętami, co znacznie ułatwia im codzienne życie i pozwala znaleźć więcej niezbędnego czasu na odcięcie się od pracy i odpowiednie wypoczęcie.

Podnoszenie wydajności i satysfakcji

Możliwość wypoczęcia, więcej czasu dla siebie, a tym samym wzrost produktywności pracowników przekłada się na ich wyniki. Osiągając coraz lepsze, częściej odczuwają satysfakcję ze swojej pracy i chętniej do niej przychodzą.

Badania Uniwersytetu Stanforda pokazały, że praca z domu podnosi produktywność pracowników o 13% i zmniejsza ich wyczerpanie o 50%. Sprytne podzielenie tygodnia pracy na biurową i domową jest więc doskonałym sposobem na podniesienie produktywności ludzi, a sukcesy i ich odpowiednie zauważanie oraz nagradzanie, dodają im motywacji, by dawać z siebie jeszcze więcej.

Jak zorganizować pracę hybrydową?

Organizacja nowego trybu pracy zawsze niesie ze sobą sporo zmian w firmie. W zależności od tego, w jak dużym stopniu będzie wymagała zmienienia dotychczasowych procesów, może być to proces dosyć prosty lub bardziej skomplikowany. Jest jednak kilka podstawowych kwestii, o które należy zadbać w każdym przypadku.

Kultura pracy i wymiana informacji

Podtrzymywanie wypracowanej w klasycznym modelu kultury pracy i odpowiednie dostosowanie jej do hybrydowego trybu wymaga odpowiedniego przemyślenia i organizacji. Nie tylko należy zadbać o zapewnienie pracownikom możliwości interakcji między sobą, ale również o odpowiednie zasady, na jakich podczas pracy hybrydowej powinna opierać się współpraca.

Kwestie takie jak sposób oznaczania obecności, komunikacji w ramach zespołu, uzgadniania spotkań i ich częstotliwości, organizowanie spotkań grupowych w biurze oraz gier teambuildingowych odgrywa ogromną rolę w zapewnieniu dobrej atmosfery w pracy i przestrzegania zasad, których zalety zastosowania są dla pracowników oczywiste.

Kwestia utrudnionej komunikacji, jaką tworzy bariera odległości pomiędzy pracownikami, również powinna zostać odpowiednio rozwiązana. Niezbędne mogą być różnego rodzaju narzędzia do komunikacji, takie jak wideokonferencje, chaty firmowe, grupy tematyczne. Niezwykle ważne jest ustalenie zasad i kanałów komunikacji do przekazywania informacji na różne tematy. Jasne ich określenie pomoże pracownikom dostosować się do nowego trybu i dalej pozostawać wydajnym oraz w kontakcie z innymi członkami zespołu.

Jasne zasady

Określenie zasad to podstawa dobrego funkcjonowania każdego trybu pracy. Jak wspomniano powyżej do określenia są zasady dotyczące kultury pracy oraz komunikacji. Niemniej ważne są również kwestie związane:

  • ze sposobem zgłaszania pracy hybrydowej w systemie do zarządzania czasem pracy – należy zdecydować, czy pracownicy powinni wykorzystywać do tego narzędzie do wniosków urlopowych, ustawiając rodzaj nieobecności jako "praca zdalna" lub w inny, dogodny dla organizacji sposób;
  • organizacją i zarządzaniem projektami w zespole rozproszonym – ustalenie sposobu realizowania trybu zdalnego (jeden z wymienionych wcześniej 4 rodzajów pracy hybrydowej), w zależności od zapotrzebowania na obecność danego specjalisty w biurze bądź na innych zasadach;
  • sposób rejestrowania czasu pracy i dokumentowania wykonywanych zadań podczas pracy zdalnej – zapewniając pracownikowi dowód tego, że uczciwie wykonywał swoje obowiązki, a pracodawcy możliwość weryfikacji, czy pracownik pozostaje uczciwy.

W zależności od tego, jak wiele procesów w firmie ulegnie zmianie przez wprowadzenie hybrydowego modelu, potrzebne będzie ponowne opracowanie zasad postępowania w każdej z dotkniętych gałęzi działania organizacji. To proces wymagający mnóstwa skupienia, strategicznego podejścia, konsultacji z pracownikami oraz otwartości na udoskonalenia zasad wraz z doświadczeniem zbieranym w praktyce.

Komunikacja asynchroniczna

Oprócz wybrania odpowiednich narzędzi do komunikacji, należy określić, w jaki sposób pracownicy zdalni powinni komunikować się w ramach zespołu i organizacji. Spotkania w czasie rzeczywistym – w biurze lub za pośrednictwem narzędzia do wideokonferencji – są niezbędne w przypadku niektórych spraw i zadań, jednak są i takie, które nie wymagają ciągłych konsultacji.

W takim wypadku warto określić te zadania i procesy, które można realizować asynchroniczne. Po wykonaniu tej części projektu, powinny oczywiście następować spotkania podsumowujące. Możliwość asynchronicznego realizowania projektów może jednak znacznie podnieść produktywność zespołu, umożliwiając pracownikom skupienie się na danym zadaniu w najkorzystniejszych dla nich warunkach. Przekłada się to nie tylko na jakość pracy, ale również jej szybkość, ponieważ pracownicy nie są stałe uzależnieni od postępów kolegów z teamu.

Zapewnienie odpowiednich narzędzi

Oprócz jasnych i przemyślanych zasad, do wprowadzenia pracy hybrydowej niezbędne są narzędzia, dzięki którym jej zorganizowanie będzie możliwe. Od tak podstawowych, jak komunikatory, przez narzędzia do zarządzania projektami, na ewidencji czasu pracy i ocenie osiągnięć pracowników kończąc.

Zapewnienie ich wiąże się często z dodatkowymi kosztami, dlatego decyzję należy podejmować rozmyślnie. Warto zwracać uwagę na możliwość integracji narzędzi pomiędzy sobą lub dostępność API umożliwiającą samodzielne zintegrowanie narzędzi. Pozwala to stworzyć solidną się wzajemnie wspierającego się oprogramowania, które nie tylko umożliwia pracę hybrydową, ale jest również w stanie zoptymalizować pracę w całej firmie w bardzo wielu kwestiach.

Ocena produktywności

Określenie, czy praca hybrydowa przynosi organizacji korzyści nie jest możliwe bez oceny produktywności i osiągnięć pracowników. Można do tego celu wykorzystać różne narzędzia i obserwować wiele czynników, takich jak:

  • tempo pracy,
  • częstotliwość spóźnień,
  • szybkość realizacji projektów,
  • zyski firmy,
  • zadowolenie pracowników,
  • poziom zmęczenia pracowników,
  • miesięczne wydatki firmy,
  • wydajność procesu przekazywania informacji.

Zbieranie takich danych i kontrolowanie ich pozwoli ocenić skuteczność hybrydowego modelu pracy. Z wykorzystaniem ankiet pracowniczych możliwe jest również zweryfikowanie dotychczasowych metod i wprowadzenie usprawnień.

Narzędzia, które pomogą zorganizować pracę hybrydową

Do skutecznego wprowadzenia pracy hybrydowej potrzebne są narzędzia, które pomogą w komunikacji i organizacji działania organizacji w nowy sposób. Nie należy stawiać na arkusze kalkulacyjne, które – choć wydają się kuszące – są bardzo podatne na błędy i naruszenia bezpieczeństwa.

Narzędzia do rezerwacji przestrzeni

Organizacja pracy hybrydowej wiąże się ze zmniejszoną liczbą pracowników obecnych w biurze i na stanowiskach. Popularną praktyką wśród firm jest więc zmniejszanie powierzchni biurowej, aby zaoszczędzić pieniądze i ograniczyć zużycie surowców naturalnych. Żeby jednak pracownicy mogli się zorganizować tak, by pojawiać się w biurze i jednocześnie mieć stanowisko, przy którym mogą pracować, należy zapewnić możliwość rezerwowania stanowisk na nadchodzące dni.

Do tego celu warto wykorzystać specjalne dedykowane narzędzia do hot deskingu, dzięki którym ludzie mogą zajmować stanowiska z wyprzedzeniem. Zarządzanie dostępnością stanowisk pracy przez narzędzie zapewnia natychmiastowy przepływ informacji i minimalizuje błędy, nie dopuszczając do sytuacji, w której pracownik w biurze nie miałby gdzie siedzieć.

Narzędzia do zarządzania obecnością

Kolejnym z zagadnień, o które należy odpowiednio zadbać, by praca przebiegała płynnie i bez opóźnień, jest zarządzanie nieobecnościami, a w tym również pracą z domu i dbaniem o aktualną listę obecności pracowników.

Możliwość oznaczania w kalendarzu pracowniczym dni, w które pracownicy będą pracowali z domu, pozwala wszystkim w organizacji posiadać bieżące dane na temat obecności współpracowników. Pozwala to managerom lepiej organizować pracę w zespołach, a samym pracownikom umożliwia szybkie sprawdzenie, czy danego dnia mogą liczyć na pracę zdalną lub z biura.

W Calamari oznaczanie pracy z domu możliwe jest za pomocą narzędzia do ewidencji urlopów i automatycznie przesyłane do kalendarza, z którym zintegrowane jest narzędzie do wniosków urlopowych. Wszystkie informacje można podejrzeć, a jeśli wprowadzone zostaną zmiany, natychmiastowo zaktualizują się w kalendarzu.

W kwestii listy obecności w modelu pracy hybrydowej rozwiązanie w postaci elektronicznej listy obecności jest najwygodniejsze zarówno dla pracowników, którzy mogą odznaczać się z domu oraz pracy, poświęcając na to zaledwie kilka sekund, oraz dla specjalistów HR i managerów, którzy nie muszą się martwić o zgubione listy i mają dostęp do bieżącej listy obecności podwładnych w każdej chwili.

Narzędzia do komunikacji

Zapewnienie komfortowego narzędzia do komunikacji, które zastąpi kontaktowanie się ze współpracownikami w biurze, jest niezwykle trudne. Czasem może się okazać, że jedno narzędzie nie sprosta wszystkim potrzebom pracowników.

Przed wybraniem narzędzia, należy się zastanowić, jakie funkcje powinno spełniać. Wśród najbardziej pożądanych funkcji można wyróżnić:

  • czat w czasie rzeczywistym,
  • email,
  • wideokonferencje,
  • chaty grupowe,
  • przesyłanie małych plików,
  • przesyłanie dużych plików,
  • zabezpieczanie danych,
  • integracja z innymi narzędziami,
  • tablice z zadaniami.

Wybierając narzędzie, należy przede wszystkim skupiać się na rozwiązaniach dedykowanych dla firm. Są one dużo lepiej zabezpieczone i wyposażone w wiele rozwiązań, które pomagają zoptymalizować pracę.

Najważniejsze jest jednak zabezpieczenie informacji przekazywanych online pomiędzy pracownikami. Ich wypłynięcie może przynieść firmie wiele szkód. Solidny risercz i przyjrzenie się opinią na temat narzędzi powinno być jednym z początkowych etapów decydowania o odpowiednich komunikatorach.

Narzędzia do motywowania i zarządzania talentami

Praca spoza biura pomaga dobrze wypocząć o zadbać o work-life balance, jednak ma też swoje negatywne strony. Przede wszystkim sprawia, że społeczność pracowników spędza razem mniej czasu i nie zna się tak dobrze, jak byłoby to możliwe, gdyby cały czas przebywali w biurze.

Część pracowników potrzebuje kontaktu z innymi i codziennego feedbacku oraz informacji o tym, czy się rozwijają i jak idzie im w pracy. Z tego względu dobrym sposobem na zadbanie o przekazywanie informacji o osiągnięciach podwładnym i dodatkowe motywowanie ich, jest wybranie platformy do grywalizacji pracy.

Tego typu narzędzia pomagają uzyskiwać nowe umiejętności, rozwijać się i kontrolować swoje osiągnięcia. Daje pracownikom możliwość samodzielnego rozwijania się tam, gdzie chcą i gdzie osiągają nieco słabsze wyniki. Jednocześnie, zapewniając nagrody w postaci benefitów pozapłacowych, doskonale motywują pracowników.

Narzędzia do zarządzania nieobecnościami

Zarządzanie nieobecnościami za pośrednictwem zewnętrznych narzędzi stało się normalną praktyką na całym świecie, która została opisana w polskim Kodeksie Pracy. Dzięki temu pracodawcy mogą skorzystać z prostszego i bezpieczniejszego sposobu zbierania i przechowywania danych na temat godzin pracy.

Podczas pracy hybrydowej szybkie i bezproblemowe zarządzania nieobecnościami jest niezbędne dla dobrej organizacji. Pominięcie papierowej dokumentacji pozwala oszczędzić czas i nie doprowadza do sytuacji, w której pracownik wykonujący obowiązki z domu musiałby pojawić się w biurze, by złożyć wniosek o urlop.

Wybierając odpowiednie narzędzie do ewidencji urlopów, warto wybrać takie, które pozwala również zarządzać ewidencją czasu pracy – dzięki temu specjaliści HR mają mniej pracy związanej z przenoszeniem kont pracowników pomiędzy narzędziami. Może w tym również pomóc integracja za pośrednictwem API, jeśli organizacja je udostępnia.

Narzędzia do zarządzania projektami

Oprócz zadbania o przepływ informacji i organizację pracy w biurze oraz poza nim, bardzo ważne jest odpowiednie zarządzanie projektami. Wiele organizacji korzysta z nich nawet podczas codziennej pracy w biurze, ale w trybie częściowo zdalnym trudno się bez nich obejść.

Platformy do zarządzania zadaniami pozwalają kontrolować stan projektu, jego zmiany, osoby współpracujące nad nim oraz wiele innych cennych informacji, które na co dzień potrzebne są zespołowi, by móc optymalnie wykorzystać czas pracy.

Aktualizowanie managera zadań zapewnia dostęp wszystkich osób upoważnionych w organizacji do wglądu w stan projektów, dzięki czemu współpracujące ze sobą osoby i działy wiedzą, na jakim są etapie pracy i mogą stale porozumiewać się w kwestii dogadywania szczegółów projektów. To również niezwykle wygodny sposób dla managerów, by nadzorować prace podlegających im zespołów.

Podsumowanie

Organizacja pracy hybrydowej to wyzwanie, które może przynieść wiele korzyści, jeżeli zostanie prawidłowo zaimplementowane. Wybór odpowiednich narzędzi, zorganizowanie przestrzeni biurowej i opracowanie nowych zasad oraz kultury firmy pozwolą osiągać coraz lepsze wyniki firmie i zapewniać maksymalną produktywność ludziom przy jednoczesnym zapewnieniu im odpowiedniego odpoczynku.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zarządzania godzinami pracy i pracownikami, obserwuj naszego bloga HR. A jeśli chcesz podzielić się z nami swoja wiedzą na temat pracy hybrydowej, skontaktuj się z nami!

Najnowsze Artykuły

Kontrakt B2B to popularna forma zawierania współpracy pomiędzy organizacją a wykonawcą, z której chętnie korzystają między innymi programiści. Samozatrudnienie nie uwzględnia jednak urlopu. Jak więc zapewnić osobie zatrudnionej na B2B dni wolne?

Czytaj dalej

Poprawne wydanie świadectwa pracy w terminie jest obowiązkiem pracodawcy, którego niedopełnienie podlega karze grzywny do 30 000 zł. Sprawdź, kiedy musisz je wystawić i i jak to zrobić, by wystawić je prawidłowo.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.