Ewidencja czasu pracy

7 sposobów na zapobieganie spóźnieniom pracowników dzięki Calamari

Spóźnienia pracowników to nie tylko problem, z którym borykają się przedsiębiorcy na całym świecie, ale również jedna z częstych przyczyn strat organizacji. Sprawdź, w jaki sposób Calamari pomaga w kontrolowaniu i zapobieganiu spóźnieniom, usprawniając codzienne funkcjonowanie Twojej organizacji.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, osoba zatrudniona na pełny etat na podstawie umowy o pracę zobowiązana jest do pracy przez 40 godzin tygodniowo, czyli średnio po 8 godzin dziennie. Zdarza się jednak, że pracownicy się spóźniają. Nie jest to problemem, jeśli zdarza im się to sporadycznie, ale w sytuacji, gdy spóźnienia są notoryczne i wpływają na pracę innych osób, należy podjąć odpowiednie kroki i im zapobiec.

Jak skutecznie przeciwdziałać spóźnieniom pracowników? Jak wykrywać je możliwie najszybciej, a przede wszystkim… Jak im zapobiegać? Czytaj dalej i sprawdź, jakie to proste z Calamari!

Spóźnienia – globalny problem

Spóźnienia wynikające z nieprawidłowego work-life balance i wynikającego z niego zmęczenia pracowników jest problemem, który dotyka pracowników na całym świecie. Jak podaje HR Drive, aż 6% Amerykanów notorycznie spóźnia się do pracy, a 25% ma problem z pojawieniem się w niej na czas.

Przy założeniu, że pracująca 5 dni w tygodniu po 8 godzin osoba każdego dnia spóźnia się do pracy 5 minut, tygodniowo daje to aż 25 min spóźnienia. W skali miesiąca jest to ponad półtorej godzin czasu, który powinna poświecać wykonywaniu swoich obowiązków. Pracownik spóźniający się 10 minut każdego dnia, rocznie omija aż pełny tydzień pracy.

Brytyjskie badanie pokazało, że roczny koszt firmy związany ze spóźnieniami pracowniczymi to ponad 9 milionów funtów. Jak więc widać, problem jest naprawdę poważny, a jego rozwiązanie okazuje się prostsze i dużo tańsze, niż można sobie wyobrażać.

Czy oprócz kosztów, opłaca się walczyć ze spóźnieniami pracowników? Co jeszcze może uzyskać organizacja?

Skutki spóźnień pracowników

Oprócz oczywistego generowania kosztów, brak punktualności niesie ze sobą jeszcze inne konsekwencje, które mają zgubny wpływ nie tylko na prędkość pracy i jej organizację, ale również atmosferę i kulturę pracy.

Obniżone morale zespołu

Podstawową zasadą wprowadzania jakichkolwiek zasad, jest konieczność ich egzekwowania. Jeśli pracowniczy zorientują się, że ich spóźnienia uchodzą na sucho i pozostają niezauważane, nie czują presji, by zjawiać się na czas. Co gorsza, jeśli zauważą to również ich koledzy, poczują się niesprawiedliwie oceniani i w końcu sami również będą częściej pozwalać sobie na kilka minut spóźnienia.

Do czasu, aż problem zostanie wykryty przez kadry, wśród pracowników może powstać ciche przyzwolenie na spóźnianie się, które trudno będzie wyeliminować.

Opóźnienia w realizacji projektów

Częste spóźnianie się pracowników sprawia, że mają mniej czasu na wykonywanie swoich obowiązków, w związku z czym często są przyczyną opóźnień. Na nich problem się jednak nie kończy. Jako część zespołu, wpływa również na pozostałych jego członków.

Opóźnienia wpływają nie tylko na zwiększenie strat organizacji. Morale pracowników obniża się, a zapał do pracy spada. Spóźniająca się osoba powinna zostać zdyscyplinowana, by zapobiec rozszerzaniu się tego zjawiska.

W jaki sposób Calamari pomaga eliminować spóźnienia?

Mimo że problem spóźnień szybko się rozprzestrzenia i ciężko jest z nim walczyć, można mu bardzo skutecznie zapobiegać, a przy odpowiednim podejściu również eliminować. W ramach narzędzia do rejestracji czasu pracy, Calamari udostępnia szereg funkcjonalności, które skutecznie pomagają w zapobieganiu, wczesnej identyfikacji i walce z problemem spóźnień. Wszystkie dostępne są za pośrednictwem modułu do ewidencji czasu pracy.

Timesheety i raporty ewidencji czasu pracy

W ramach ewidencji czasu pracy Calamari pozwala na rejestrowanie przepracowanych godzin, które następnie zbierane są przez system i prezentowane zarówno użytkownikowi, jak i jego uprawnionym przełożonym. Dane znaleźć można w widoku Ewidencja, który można na różne sposoby filtrować w celu wyświetlenia informacji z wybranego przedziału czasowego.

Do tego widoku dostęp ma zarówno sam pracownik, jak i jego manager, administrator i specjaliści HR odpowiedzialni za przygotowywanie cyklicznych raportów czasu pracy. Dostęp do wybranych danych administrator może przyznawać dowolnie w zależności od potrzeb organizacji. Timesheet wyświetla informacje o przepracowanych godzinach wraz z przerwami, przypisanymi projektami, notatkami, jak również wszelkimi naruszeniami i nieprawidłowościami, takimi jak:

  • spóźnienia,
  • zbyt krótki czas pracy,
  • zbyt długi czas pracy,
  • zbyt wczesne zakończenie pracy,
  • zbyt wczesne rozpoczęcie pracy,
  • praca w dzień wolny.

Oprócz widoku ewidencji, Calamari udostępnia również Raporty czasu pracy dostępne z poziomu administracji oraz uprawnionych osób. Raport pozwala na automatyczne generowanie wybranych informacji na temat jednego bądź grupy pracowników i wyeksportowanie go w formacie dostosowanym do programu kadrowo-płacowego Enova365

Bufor spóźnień

Bufor spóźnień umożliwia administratorom ustalanie, po ilu minutach odstępstwa od ustalonej godziny rozpoczęcia pracy, pojawienie się pracownika na stanowisku będzie zapisywane przez system jako spóźnienie. Po zarejestrowaniu spóźnienia, manager może otrzymać powiadomienie na jeden z wybranych przez siebie kanałów: email, Slacka lub na aplikację mobilną.

Bufor działa w skali organizacji. Jeśli zostanie ustawiony na kwadrans, to pierwsze piętnaście minut spóźnienia pracowników nie będzie rejestrowane jako naruszenie. Nastąpi to dopiero od 16 minuty spóźnienia danej osoby. Bufor spóźnień można również wyłączyć, by od pierwszej minuty niepunktualności w systemie wyświetla się powiadomienie na ten temat.

Wykrywanie nieprawidłowości

W aplikacji nieprawidłowości związane z czasem pracy wyświetlane są w dwojaki sposób. Żółtym kolorem odnotowywane są spóźnienia niebędące naruszeniami, a na czerwono te, które są za takie uważane.

Umożliwia to szybsze wykrycie spóźniających się osób i częstotliwości nieprzychodzenia na czas przez managerów i specjalistów HR. Wystarczy spojrzeć na ewidencję czasu pracy danego pracownika lub ich grupy, by na pierwszy rzut oka wiedzieć, które osoby mają problem z punktualnością. Wczesne wykrycie problemu pozwoli pomóc pracownikom i zapobiegnie cichemu przyzwoleniu na spóźnienia w organizacji.

Siatki i plany godzin

W celu jeszcze lepszego wykrywania spóźnień, Calamari pozwala na przypisanie pracownikom siatek godzin. W zależności od rodzaju siatki, możliwe jest ustalenie reguł dotyczących spóźnień. Aplikacja oferuje następujące rodzaje siatek:

  • ze sztywnymi godzinami pracy – dla których można ustawić odpowiedni bufor spóźnienia, po którym zostaje ono odnotowane jako nieprawidłowość,
  • elastyczne godziny pracy – gdzie możliwe jest ustalenie między jakimi godzinami pracownicy mogą się zjawić w biurze; dla tego rodzaju siatki bufor należy ustawić pomiędzy najwcześniejszą a najpóźniejszą godziną rozpoczęcia pracy, np. jeśli firma pozwala zaczynać pracę między 7 a 9, bufor należy ustawić na 2 godziny.
  • godzinowa – w tym przypadku niemożliwe jest ustawienie bufora spóźnień, ponieważ pracownicy nie mają określonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, a jedynie liczbę godzin, jaką mają przepracować w danej jednostce czasu.

Informacje na ekranie zegara

Pracownicy mogą kontrolować swoje spóźnienia i czas pracy za pomocą aplikacji, by wiedzieć, jak często zdarza im się być niepunktualnie. Na ekranie zegara w module ewidencji czasu pracy poniżej przycisku rozpoczynania zmiany znajduje się pasek, pod którym wyświetlają się wszelkiego rodzaju nieprawidłowości, takie jak:

  • zbyt późno rozpoczęty dzień pracy,
  • zbyt wcześnie rozpoczęty dzień pracy,
  • zbyt wczesne zakończenie pracy,
  • zbyt późne zakończenie pracy.

Dane na temat przepracowanych godzin każdego dnia dostępne są również z poziomu timesheetu, na którym pracownik samodzielnie może zobaczyć, ile godzin przepracował oraz w jakich godzinach zaczynał i kończył pracę.

W przypadku używania terminala kodów QR, w momencie, gdy dana osoba przychodzi spóźniona, podczas skanowania kodu na terminalu również wyświetli się informacja o tym, że zjawiła się do pracy zbyt późno.

Przypomnienia o początku i końcu dnia pracy

Kolejną funkcjonalnością, która pomaga zatrudnionym osobom samodzielne dbanie o punktualność, jest możliwość włączenia powiadomień o rozpoczęciu i zakończeniu dnia pracy. Notyfikację można otrzymać za pośrednictwem maila, Slacka bądź aplikacji mobilnej.

O godzinie, o której pracownik powinien rozpocząć pracę, dostanie powiadomienie informujące go, że powinien właśnie zacząć swoją zmianę. Na koniec dnia, o planowanej godzinie końca pracy, aplikacja wysyła kolejną notyfikację – informującą, że dzień dobiegł końca i pracownik powinien zakończyć wykonywanie obowiązków.

Dzięki tej opcji można nie tylko zmniejszyć lub wyeliminować problem spóźnień, ale zadbać również o work-life balance pracowników, którzy często wpadają w wir pracy i zapominają o jej końcu. Pozwala to zminimalizować zmęczenie, które jest jedną z najczęstszych przyczyn spóźnień do pracy.

Notyfikacje o spóźnieniach

Managerowie mogą kontrolować spóźnienia podwładnych na bieżąco za pomocą opcji informowania o niepunktualnym rozpoczęciu pracy osób ze swojego zespołu. To bardzo przydatna opcja dla osób mających dużo obowiązków. Mogą na bieżąco zorientować się, którzy pracownicy nie przychodzą na czas i zwalczyć problem w zalążku.

Notyfikacje można otrzymywać na jeden z trzech kanałów: email, Slacka lub poprzez aplikację mobilną.

Podsumowanie

Spóźnienia pracowników i ich przemęczenie do duży problem, z którym borykają się organizacje na całym świecie, dlatego dobrze wykorzystać możliwości ewidencji czasu pracy Calamari, by im zapobiegać. Im wcześniej zauważy się problem i zacznie go zwalczać, tym mniej destrukcyjnie wpłynie na samopoczucie pracowników i funkcjonowanie organizacji.

Jeśli chcesz podzielić się z nami swoimi sposobami na walkę ze spóźnieniami podwładnych – skontaktuj się z nami! A jeśli interesuje Cię więcej wskazówek związanych z zarządzaniem pracownikami, obserwuj naszego bloga HR i nie przegap najnowszych artykułów!

Najnowsze Artykuły

Pandemia COVID-19 doprowadziła do popularyzacji pracy zdalnej w tempie, którego nikt wcześniej się nie spodziewał. Kiedy lockdown dobiegł końca, część firm zdecydowała się na częściowy powrót do biur. Poznaj zalety pracy hybrydowej i dowiedz się, jak narzędzie do ewidencji czasu pracy pomaga w jej organizacji.

Czytaj dalej

W Calamari stale dbamy o to, by stawiać naszych klientów na pierwszym miejscu i pomagać im w codziennym zarządzaniu czasem pracy. Team Customer Success dokłada wszelkich starań, by pomagać klientom w dostosowywaniu naszego programu HR do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.