Ciąża a praca: przewodnik po prawach i obowiązkach według kodeksu pracy

Prawo pracy w Polsce zapewnia ciężarnym kobietom dodatkową ochronę – ochronę zatrudnienia oraz dodatkowe uprawnienia, na które pracodawca musi przystać. Co warto wiedzieć i jakich przepisów kodeksu pracy musisz przestrzegać w związku z zatrudnianiem pracownicy, która spodziewa się dziecka? Wyjaśniamy, co jest obowiązkiem pracodawcy w okresie ciąży podwładnej i jakie ona sama ma prawa.

Podstawy prawne: co kodeks pracy mówi o ciąży w pracy

Ciąża pracownicy wiąże się z wieloma obowiązkami pracodawcy, które powinien wobec niej spełniać. Zabezpieczenie stanowiska pracy, zapewnienie dodatkowych przywilejów czy wypłacanie zasiłku to tylko część z nich. Każdy poważny pracodawca powinien znać je wszystkie, by zapewnić kobiecie odpowiednie traktowanie. Prawa ciężarnej pracownicy zatrudnionej na podstawie umowy o pracę oraz  obowiązki pracodawcy dokładnie określa kodeks pracy.

Garść statystyk

Zgodnie z danymi Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), liczba przychodzących na świat dzieci stale spada. W roku 1983 na świat przyszło 724 000 dzieci, zaś w roku 2019 ich liczba spadła do 375 000.

Mimo coraz mniejszego przyrostu naturalnego, każdego roku setki tysięcy pracowników korzysta z urlopu dla rodziców. W 2019 roku wolne na dziecko wzięło 727 800 osób, w tym 515 000 kobiet oraz 212 800 mężczyzn.

Ze względu na tak duży odsetek pracowników biorących urlop macierzyński, rodzicielski bądź wychowawczy, pracodawcy powinni zorientować się, jakie prawa i obowiązki wobec ciężarnej kobiety muszą wypełnić.

Kiedy i jak powiedzieć pracodawcy o ciąży?

Moment poinformowania pracodawcy o ciąży to indywidualna decyzja każdej pracownicy. Kodeks pracy nie nakłada obowiązku zgłoszenia ciąży w konkretnym terminie. Wiele kobiet decyduje się na rozmowę po upływie trzeciego miesiąca ciąży, gdy ryzyko powikłań zdrowotnych maleje.

Aby formalnościom stało się zadość, pracownica powinna przedstawić zaświadczenie lekarskie potwierdzające jej stan zdrowia. Od tego momentu obowiązkiem pracodawcy jest wdrożenie wszystkich mechanizmów ochronnych przewidzianych przez prawo. Wczesne poinformowanie przełożonych o ciąży pozwala działowi HR i managerowi na spokojne zaplanowanie zastępstwa za ciężarną, przeorganizowanie jej obowiązków i przygotowanie się na dłuższą nieobecność pracownicy. To komfortowa sytuacja dla obu stron – pozwala uniknąć stresu i chaosu organizacyjnego.

Ciąża a rodzaje umów: czas określony, nieokreślony i okres próbny

Rodzaj umowy o pracę nie ma znaczenie dla zakresu ochrony pracownicy w okresie ciąży, kiedy ta nie zrezygnowała jeszcze z obowiązku świadczenia pracy. Jest on ważny z perspektywy tego, co stanie się z zatrudnieniem w momencie, gdy termin umowy upływa w okresie ciąży. Decyduje on o tym, czy zatrudniona spodziewająca się dziecka zachowa stanowisko po urodzeniu swojej pociechy.

Niezależnie od rodzaju umowy, pracodawca nie może wypowiedzieć stosunku pracy ciężarnej pracownicy.

Umowa na czas określony – kiedy następuje przedłużenie do dnia porodu?

Jeśli umowa o pracę na czas określony uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu aż do dnia porodu. Wynika to z art. 177 § 3 Kodeksu pracy. Pracodawca nie musi w tej kwestii podejmować żadnych dodatkowych działań, aneksować umowy ani składać oświadczeń – proces ten jest automatyczny.

Umowa na czas nieokreślony i okres próbny – ochrona i wyjątki

Pracownice zatrudnione na podstawie umowy na czas nieokreślony są w najlepszej sytuacji, jeżeli chodzi o przysługującą im ochronę. W ich przypadku pracodawca nie ma możliwości wypowiedzenia umowy (poza dwoma wyjątkami,  o których mowa dalej) przez cały okres ciąży oraz w trakcie urlopu macierzyńskiego. Ochrona ta ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że jakiekolwiek próby jej obejścia będą nieskuteczne.

A co z umową na okres próbny?

• Jeżeli ciężarna pracownica jest zatrudniona na umowę o pracę na okres próbny do 1 miesiąca, nie podlega ochronie. Umowa rozwiązuje się z upływem terminu, na jaki została zawarta, nawet jeśli pracownica jest w ciąży.
• Jeżeli ciężarna pracownica jest zatrudniona na umowę o pracę na okres próbny przekraczający 1 miesiąc, jest traktowana tak samo, jakby była zatrudniona na umowę na czas określony. Warunkiem jest jednak, aby termin rozwiązania umowy przypadał po trzecim miesiącu ciąży.

Ciąża a umowa o pracę na czas określony

Umowa o pracę zawarta na czas określony zapewnia ciężarnym pracownicom szczególne prawa. Oprócz jej wspomnianego wyżej przedłużenia do dnia porodu pracownica może liczyć na ochronę przed wypowiedzeniem w trakcie ciąży. Po porodzie pracownica ma prawo do urlopu macierzyńskiego, nawet jeśli umowa wygasła.

Ciąża a umowa o pracę czas nieokreślony

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony zapewnia ciężarnej najszerszą ochronę. Pracownica może spokojnie planować macierzyństwo, wiedząc, że jej stałe miejsce pracy jest zabezpieczone przepisami.

Po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego i wychowawczego pracownica wraca na to samo lub równorzędne stanowisko. Pracodawca nie może pogorszyć warunków zatrudnienia kobiety wracającej z urlopu macierzyńskiego. Ponadto zarówno okres urlopu macierzyńskiego, jak i wychowawczego wliczają się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Wynika to z art. 177 § 4 Kodeksu pracy.

‍

Umowy cywilnoprawne (zlecenie/B2B) – co kobiety ciężarne powinny wiedzieć?

Kobiety świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenie, o dzieło czy w ramach współpracy B2B) nie są pracownikami w rozumieniu kodeksu pracy. Dlatego nie obejmują ich opisane wyżej mechanizmy ochronne – w tym ochrona przed zwolnieniem czy automatyczne przedłużenie umowy. Ich sytuacja zależy od zapisów samej umowy ze zleceniodawcą oraz od opłacanych składek na ubezpieczenia do ZUS.

Dla kobiet w ciąży pracujących na umowie zlecenie najważniejsze jest dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Opłacanie tej składki daje prawo do świadczeń z ZUS. Umożliwia pobieranie zasiłku chorobowego z tytułu zwolnienia lekarskiego w trakcie niedyspozycji zdrowotnej czy zasiłku macierzyńskiego. W przypadku umów B2B sytuacja jest analogiczna. Przedsiębiorczyni musi sama zadbać o opłacanie składek chorobowych, aby zabezpieczyć się na czas macierzyństwa.

Umowy o dzieło, zlecenie i kontrakty B2B zawarte z ciężarnymi mogą być rozwiązane zgodnie z opisanymi w nich warunkami – ciąża nie stanowi prawnej przeszkody.

Czas pracy w ciąży: elastyczność, praca zdalna i przerwy na badania

Jednym z podstawowych uprawnień ciężarnej pracownicy jest zwolnienie od pracy na czas niezbędny do wykonania badań lekarskich zleconych przez lekarza prowadzącego ciążę. Za ten czas nieobecności pracownicy przysługuje pełne wynagrodzenie. Warunkiem jest, by badania te nie były przeprowadzane poza godzinami pracy. Mówi o tym art. 185. Kodeksu pracy.

Praca zdalna czy elastyczny czas pracy nie są ustawowo gwarantowane ciężarnym. Jednak często stają się optymalnym rozwiązaniem zarówno dla zatrudnionej spodziewającej się dziecka, jak i dla jej pracodawcy. Elastyczne warunki pracy pozwalają pracownicy lepiej dostosować rytm pracy do swojego samopoczucia. Firmie zapewnia to m.in. utrzymanie ciągłości realizacji zadań. Warto, o ile jest taka "techniczna" możliwość, być otwartym na takie rozwiązania. Takie podejście buduje u zespołu wizerunek pracodawcy jako empatycznego i nowoczesnego.

Zakazy i ograniczenia: praca w godzinach nadliczbowych, w nocy i delegacje

Przepisy kodeksu pracy zakazują zatrudniania ciężarnych pracownic w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej. Wynika to z  art. 178 §  1 Kodeksu pracy. Jeśli pracownica dotychczas pracowała w systemie zmianowym, pracodawca musi zmienić jej rozkład godzin pracy. W razie braku takiej możliwości następuje zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia.

W powołanym wyżej artykule kodeksu pracy jest mowa o tym, że delegowanie ciężarnej poza stałe miejsce pracy wymaga jej pisemnej zgody. Nie można zmusić przyszłej matki do wyjazdów służbowych. Te ograniczenia mają chronić zdrowie kobiet i zapewnić bezpieczny przebieg ciąży.

Dostosowanie obowiązków zawodowych i stanowiska pracy w ciąży

Gdy dotychczas pełnionej przez ciężarną obowiązki zawodowe mogą zagrażać zdrowiu kobiety w ciąży (np. w związku z kontaktem z chemikaliami), pracodawca musi zadziałać. Przepisy nakładają na niego obowiązek dostosowania warunków pracy do nowej sytuacji.

Jeśli taka zmiana jest niemożliwa lub niewystarczająca, obowiązkiem pracodawcy jest przeniesienie pracownicy do innej, bezpiecznej pracy. Zmiana stanowiska nie wiąże się wtedy z obniżeniem wynagrodzenia.

W sytuacji, gdy w firmie nie ma żadnego odpowiedniego stanowiska, na które można by przenieść ciężarną pracownicę, pracodawca musi zwolnić ją z obowiązku świadczenia pracy. W takim przypadku przez cały okres zwolnienia z tego powodu pracownica zachowuje prawo do pełnego, dotychczasowego wynagrodzenia.

Czynniki ryzyka: hałas, drgania, chemikalia i działanie pola elektromagnetycznego

Kobiety w ciąży chroni również Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią. Wynika z niego, że ciężarne pracownice nie mogą wykonywać pracy związanej z:

• nadmiernym wysiłkiem fizycznym – w tym z ręcznym podnoszeniem i przenoszeniem ciężarów powyżej określonych norm (np. przenoszenie ciężarów o masie 3 kg przy pracy stałej);
• pracą w pozycji wymuszonej – np. z długotrwałą pracą w pozycji stojącej (powyżej 3 godzin w trakcie zmiany);
• narażeniem na hałas lub drgania – gdy poziom ekspozycji odniesiony do 8-godzinnego dobowego lub do przeciętnego tygodniowego czasu pracy przekracza wartość 65 dB;
• narażeniem na szkodliwe substancje chemiczne – rozpuszczalniki, pestycydy, leki cytostatyczne i inne;
• narażeniem na promieniowanie – jonizujące oraz działanie pola elektromagnetycznego o natężeniach przekraczających wartości dla strefy bezpiecznej;
• pracą grożącą ciężkimi urazami fizycznymi lub psychicznymi.

Ciąża a wypowiedzenie – kiedy można zwolnić pracownicę w ciąży?

Istnieje kilka sytuacji, w których przedsiębiorca może wypowiedzieć umowę ciężarnej. Może do tego dojść w sytuacji:

• porozumienia stron – gdy pracownica jest świadoma swojego stanu i wyrazi zgodę na zakończenie współpracy. W sytuacji, gdy kobieta rozwiązała umowę, nie wiedząc o tym, że jest w ciąży, zaś do rozwiązania doszło po 3 miesiącu ciąży, przysługuje jej roszczenie o dopuszczenie do pracy,
• zwolnienie dyscyplinarne – bez okresu wypowiedzenia – jeśli ze strony pracownicy dojdzie do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienie przestępstwa w trakcie trwania umowy, utraty uprawnień koniecznych do pracy na zajmowanym stanowisku,
• w przypadku ogłoszenia upadłości albo likwidacji przedsiębiorstwa – termin rozwiązania umowy uzgadniany jest pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową reprezentującą pracownicę.

Urlop macierzyński w 2025

W 2025 roku urlop macierzyński trwa:

• 20 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka,
• 31 tygodni – przy urodzeniu dwojga dzieci,
• 33 tygodnie – przy urodzeniu trojga dzieci,
• 35 tygodni – przy urodzeniu czworga dzieci,
• 37 tygodni – w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci.

Pracownica może wykorzystać do 6 tygodni urlopu macierzyńskiego jeszcze przed przewidywaną datą porodu. Po urlopie macierzyńskim pracownicy przysługuje urlop rodzicielski. Jego maksymalna długość to 32 tygodnie w przypadku ciąży pojedynczej i 34 tygodnie w przypadku ciąży mnogiej.

Urlop wychowawczy 2025

Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (i rodzicielskiego), pracownikom-rodzicom przysługuje prawo do urlopu wychowawczego. Jest on bezpłatny, a jego celem jest sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem.

Urlop wychowawczy:

• trwa do 36 miesięcy,
• można wykorzystać do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat,
• jest przeznaczony dla obojga rodziców, przy czym jeden miesiąc z puli 36 miesięcy jest przeznaczony wyłącznie dla drugiego rodzica i nie można go przenieść,
• zapewnia pracownicy ochronę przed zwolnieniem.

Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe: jak narzędzia HR (np. Calamari) ułatwiają formalności

Nowoczesne systemy HR upraszczają zarządzanie urlopami związanymi z rodzicielstwem. Platforma Calamari pozwala składać wnioski urlopowe online, a także śledzić ich terminy i wymiary przysługujących dni zwolnienia  od świadczenia obowiązków zawodowych.

Cyfrowa ewidencja czasu pracy ułatwia rejestrację oraz rozliczanie zwolnień lekarskich i nieobecności związanych z badaniami. System automatycznie pilnuje przestrzegania przepisów dotyczących m.in. pracy ciężarnych w godzinach nadliczbowych czy porze nocnej.

Dzięki automatyzacji procesów HR zarówno pracownicy, jak i pracodawcy oszczędzają czas. Wszystkie dokumenty są archiwizowane elektronicznie, co eliminuje ryzyko zgubienia ważnych zaświadczeń.

Podsumowanie

Przepisy kodeksu pracy zapewniają ochronę kobietom w ciąży oraz młodym rodzicom. Dotyczy ona:

• zakazu wypowiedzenia umowy o pracę ciężarnym,
• gwarancji powrotu na stanowisko.
• zakazu pracy w nocy, w godzinach nadliczbowych oraz w warunkach, które mogą zagrażać zdrowiu kobiety.

Pracodawcy, którzy respektują te przepisy i wspierają swoich pracowników, budują lojalny i zmotywowany zespół. Natomiast nowoczesne narzędzia HR dodatkowo upraszczają dopilnowywanie  formalności związanych z urlopami macierzyńskimi, wychowawczymi i zwolnieniami lekarskimi.