Praca zdalna w kodeksie pracy 2023 – co musisz przygotować?

7 kwietnia 2023 roku weszły w życie zmiany w kodeksie pracy, które określają zasady i warunki dotyczące pracy zdalnej. Sprawdź, jakie wymogi musisz spełnić, aby przygotować swoją firmę na pracę zdalną.

Jak uregulować pracę zdalną w firmie

Aby przygotować organizację na pracę zdalną, na pracodawcy spoczywa obowiązek przygotowania odpowiednich dokumentów i procedur jej wykonywania.

Chcesz wiedzieć więcej? Poznaj resztę zmian w Kodeksie pracy 2023 i zobacz, jak przygotować na nie swoją firmę!

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Na początek należy opracować zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub, w przypadku ich braku lub niedojściu do porozumienia z nimi, w regulaminie pracy. Jeśli porozumienie ze związkami nie zostanie zawarte i nie zostanie spisany regulamin, zasady pracy zdalnej muszą być zawierane w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Niezależnie od sposobu określenia zasad pracy zdalnej, w dokumencie muszą zostać zawarte poniższe zasady:

• pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną, zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
• porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem zdalnym i sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy,
• kontroli pracy wykonywanej przez pracownika zdalnego,
• kontroli w zakresie BHP,
• kontroli przestrzegania wymogów dot. bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi zdalnemu.

W przypadku porozumienia oraz regulaminu pracy należy dodatkowo określić grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną.

Ocena ryzyka

Pracodawca musi przeprowadzić ocenę i dokumentację ryzyka zawodowego związanego z wykonywanie pracy zdalnej. Podczas oceniania ryzyka pracownika wykonującego pracę zdalną należy uwzględnić jej wpływ na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne pracy zdalnej.

Na podstawie wyników oceny należy opracować informację dla pracownika zawierającą:

• zasady i metody właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej,
• zasady BHP wykonywania pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych tworzących zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Uzgodnienie pracy zdalnej

Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej przy zawieraniu umowy, żadna ze stron nie będzie mogła jednostronnie się z niej wycofać. Jeśli jednak uzgodnienie będzie miało miejsce w trakcie zatrudnienia, to każda ze stron może wyjść z wnioskiem i zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, a tym samym o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, który musi nastąpić w czasie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

W uzgodnieniu pracy zdalnej muszą znaleźć się informacje na temat:

• wprowadzenia pracy zdalnej,
• miejsca wykonywania pracy zdalnej,
• formy pracy zdalnej (całkowita albo częściowa).

Praca zdalna okazjonalna

Praca zdalna wykonywana okazjonalnie – czyli w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym u wszystkich pracodawców - następuje każdorazowo tylko na wniosek pracownika, jednak ten nie jest dla pracodawcy wiążący. Praca zdalna okazjonalna może być traktowana jako dodatkowy benefit dla pracowników.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie trzeba stosować poniższych przepisów:

• uzgadniania pracy zdalnej,
• przyjmowania porozumienia ze związkami zawodowymi i wydawania regulaminu.
• składania wniosków o zaprzestanie pracy zdalnej,
• obowiązku pracodawcy do zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz zapewniania wsparcia technicznego i szkoleń z obsługi narzędzi pracy, wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych.

Praca zdalna w Calamari

Prawidłowe przygotowanie organizacji do pracy zdalnej wymaga zadbania o wiele dokumentów i procedur. W Calamari postanowiliśmy ułatwić Ci ten proces, dlatego przygotowaliśmy predefiniowany typ urlopu “praca zdalna okazjonalna”, który został dostosowany do nowych wymogów prawnych. Wypróbuj już teraz!