Technika Pomodoro – skuteczny sposób na zwiększenie produktywności w pracy

Skuteczne zarządzanie czasem to umiejętność pożądana na rynku pracy, szczególnie w przypadku pracowników zdalnych, których liczba – ze względu na pandemię koronawirusa – w ostatnich miesiącach znacznie wzrosła. Umiejętność zaplanowania harmonogramu godzin pracy i zarządzania nimi tak, by osiągać jak najlepsze wyniki – to cechy, które powinien posiadać każdy wartościowy pracownik. Sprawdź, jak technika Pomodoro może pomóc Twoim podwładnym w efektywnym zarządzaniu czasem pracy.

Istnieje wiele metod, które pomagają się skupić i pracować efektywnie przez cały dzień. Człowiek nie jest maszyną, dlatego potrzebuje przerw, by móc odpocząć i odświeżyć umysł. Należy jednak zachowywać rozsądek w robieniu sobie przerw, by nie okazało się, że zajmują więcej czasu niż praca. Mamy na to doskonałe rozwiązanie: metoda Pomodoro – wykorzystująca czasomierz interwałowy technika, która pomoże być produktywnym przez cały dzień.

Zarządzanie czasem pracy – korzyści

Wiele mówi się o tym, jak ważne jest odpowiednie dysponowanie swoim czasem podczas wykonywania powierzonych obowiązków. Płynie z tego bowiem wiele korzyści, które wpływają na efektywność pracy w całej organizacji:

• zmniejszenie poziomu stresu i niepokoju – gdy pracownik wie, co musi zrobić i ile czasu zajmują mu zazwyczaj poszczególne czynności, może rozłożyć sobie obowiązki na cały dzień w taki sposób, by nie martwić się, że nie zdąży wykonać zadania na czasu. Dzięki temu, mogąc oszacować czas potrzebny na wykonanie polecenia służbowego, potrafi udzielić konkretnej odpowiedzi odnośnie daty ukończenia projektu i znacznie łatwiej jest mu uniknąć opóźnień, które wzmagają stres w pracy;
• zwiększenie wiary we własne siły – pracownicy, którzy potrafią skutecznie dysponować swoim czasem, czują się bardziej pewni siebie, wiedząc, ile potrzebują go na wykonanie danej czynności. Mając takie informacje, wiedzą, na co ich stać i chętniej podejmą się dodatkowych zadań bądź zupełnie nowych obowiązków, widząc, że z dotychczasowymi radzą sobie bez problemów;
• zwiększenie zrozumienia i kontroli swoich działań – wiedząc, ile czasu zajmują poszczególne czynności, pracownik zdaje sobie sprawę z tego, które zadania zabierają mu najwięcej czasu i nad tempem których powinien popracować. Dokładniejsze informacje na temat pracy nad projektami, które zapewnić może program do rejestracji czasu pracy, pozwalają również zrozumieć dodatkowe czynniki mające wpływ na wydłużający się czas wykonania zadania, a dzięki temu łatwiej jest wprowadzić zmiany, które usprawnią pracę;
• zwiększenie efektywności całej organizacji – gdy pracownik wie, ile potrzebuje czasu, zna swoje ograniczenia i słabe strony, podejmuje decyzje, które najlepiej odpowiadają jego możliwościom – a tym samym staje się bardziej efektywny. Jeśli w Twojej organizacji wszyscy pracownicy będą kierowali się taką metodą, produktywność w firmie bądź startupie wzrośnie jeszcze bardziej.

Co to jest technika Pomodoro?

Metoda pomodoro to sposób zarządzania czasem opracowany przez Francesco Cirillo pod koniec XX wieku. Technika opiera się na wykorzystaniu budzika z podziałką na 25 minutowe interwały – tak zwane pomodori – oddzielane od siebie przerwami. Technika Pomodoro opiera się na założeniu, że częste przerwy wpływają pozytywnie na produktywność i możliwości umysłowe.

Nazwa “pomodoro” pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora, którego twórca użył podczas pierwszych eksperymentów. Metoda Pomodoro sprawdza się zarówno podczas pracy, uczenia się jak i wykonywania innych czynności wymagających wysiłku intelektualnego.

Obecnie można znaleźć wiele aplikacji typu Pomodoro timer, które pozwalają ustawić czas pracy oraz długość przerw w zależności od indywidualnych potrzeb danej osoby. Odliczanie czasu online za pomocą aplikacji Pomodoro jest bardzo wygodne, ale można ją stosować nawet bez tego typu oprogramowania. Wystarczy dowolny czasomierz online interwałowy, a nawet zwykły budzik w telefonie.

Jak działa metoda Pomodoro?

Technika Pomodoro jest prosta i zrozumiała, a jej wprowadzenie do codziennej rutyny nie wymaga długotrwałych przygotowań. Jej głównym założeniem jest całkowite skupienie się na wykonywanym zadaniu przez określony czas bez rozpraszania się innymi sprawami – takimi jak sprawdzanie nowości na Facebooku czy odczytywanie powiadomień na telefonie. Każdy interwał intensywnej pracy jest zaś oddzielony od siebie krótką przerwą, podczas której należy oderwać się od pracy i chwilę odpocząć.

W skrócie metodę Pomodoro można opisać w sześciu krokach:

1. Stworzenie listy zadań do wykonania
2. Ustawienie czasomierza interwałowego tak, by dzwonił po upłynięciu 25 minut od rozpoczęcia naliczania.
3. Wyłączenie wszystkich rozpraszaczy i skupienie się na pracy nad zadaniami z listy.
4. Gdy zadzwoni budzik, należy przestać pracować i zrobić sobie 5 minut przerwy.
5. Po przerwie wracamy do pracy, po raz kolejny włączając czasomierz i zaczynamy kolejne pomodori.
6. Po czterech pomodori robimy sobie dłuższą przerwę (15-30 minut).

Photo taken from Unsplash

Zasady używania techniki Pomodoro

Niezależnie od tego, czy do kontrolowania czasu wykorzystuje się zwykły budzik czy jedno z narzędzi Pomodoro online, należy pamiętać o zasadach, których przestrzeganie jest niezbędne, by metoda odniosła sukces. Oto one:

1. Pomodoro nie można przerywać – jeśli zaczniesz pierwsze pomodori i zajmiesz się pracą nad projektem, przerwę możesz zrobić dopiero po upływie 25 minut. Nie należy przerywać pracy wcześniej.
2. Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 5-7 interwałów, podziel je na mniejsze zadania.
3. Jeśli zadanie zajmuje mniej niż jeden interwał – dodaj do niego drugie niewielkie zadanie tak, by wypełniło cały czas pomodori
4. Pierwsze pomodori są najtrudniejsze – z czasem jest tylko lepiej!
5. Technika Pomodoro nie powinna być wykorzystywana do podziału czasu wolnego!

Dlaczego metoda Pomodoro jest taka skuteczna?

Technika Pomodoro cieszy się popularnością z kilku względów. Jednym z najważniejszych jest fakt, iż człowiekowi jest dużo łatwiej się skoncentrować i usunąć rozpraszacze, jeśli wie, że robi to tylko na określony czas. Jeśli nie jest on zbyt długi, łatwiej się zmotywować, zaś świadomość upływających minut każdego z pomodori sprawia, że pracujesz wydajniej, bo chcesz skończyć zadanie przed przerwą.

Ponadto metoda ta pomaga w zmotywowaniu się i rozpoczęciu pracy. Znacznie łatwiej zabrać się do działania, wiedząc, że nie trzeba będzie pracować nad zadaniem bez przerwy, tylko przez 25 minut, po których można odpocząć. Przerwy traktować można jako nagrody za wykonanie zadania, co dodatkowo podnosi atrakcyjność Pomodoro.

Inne sposoby zarządzania czasem pracy

Odliczanie czasu online z timerem Pomodoro to dobry sposób na poprawienie swojej produktywności, jednak można zrobić znacznie więcej, by zadbać o swoją wydajność w pracy. Dobrym rozwiązaniem do kontrolowania czasu spędzonego na pracy nad danymi projektami są aplikacje do rejestrowania i ewidencji czasu pracy, takie jak Calamari Clock In.

System pozwala pracownikowi rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy nad danym zadaniem, dzięki czemu można zebrać szczegółowe dane na temat tego, ile czasu potrzebna pracownikowi do wykonania danej czynności. Dzięki temu można jeszcze lepiej układać harmonogram godzin pracy i tworzyć listę zadań do wykonania przy pomocy techniki Pomodoro.

Podsumowanie

Technika Pomodoro to skuteczna i prosta do wdrożenia metoda zarządzania czasem, która pozwoli Ci optymalnie wykorzystać godziny pracy w firmie bądź startupie, by osiągać doskonałe rezultaty, a jednocześnie się nie przepracowywać. Korzystając z metody Pomodoro należy jednak pamiętać o tym, by wyeliminować ze swojego otoczenia rozpraszacze i konsekwentnie stosować się do zegara przerw – w przeciwnym wypadku nie osiągnie się pełnej skuteczności tej techniki.