Ewidencja czasu pracy

Jak przekonać pracowników do ewidencji czasu pracy

Rejestrowanie czasu pracy to nie tylko unijny obowiązek, to również przydatne narzędzie, które pomaga w organizacji pracy i podnoszeniu produktywności pracowników. Aby jednak zacząć czerpać z niego korzyści, Twoim pracownicy muszą zacząć raportować swój czas pracy zgodnie z zaleceniami. Jak ich do tego przekonać? Dowiesz się z tego artykułu.

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy w Polsce wynika z dwóch dokumentów, które weszły w życie w 2019 roku. jedną z nich jest unijna dyrektywa NR 2003/88/EC - zgodnie z którą przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie państw członkowskich mają obowiązek prowadzenia rejestracji czasu pracy i ewidencji urlopów pracowników.

Drugim jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej mówiący o tym, że każdy pracodawca ma obowiązek dokumentowania czasu pracy pracowników.

W związku z tymi zmianami raportowanie czasu pracy stało się obowiązkiem, a nie tylko źródłem cennych informacji na temat produktywności zespołów. Jednocześnie z nałożeniem na pracodawców nowych obowiązków, stosowanie ewidencji czasu pracy w formie papierowej stało się w większości przypadków niewystarczające. Dlatego też pracodawcy oraz działy HR bardzo chętnie skorzystały z możliwości prowadzenia rejestracji czasu pracy w formie elektronicznej.

Jednak tego typu zmiany, aby przynosiły zamierzony skutek i poprawiały funkcjonowanie firmy, muszą zostać zaakceptowane przez pracowników. Muszą nie tylko rozumieć powód zmiany, ale również sami dostrzec w niej korzyści. W przeciwnym razie proces raportowania godzin pracy może być zaburzony, z czym wiążą się nie tylko problemy z organizacją pracy i zbieraniem relewantnych danych na temat wydajności pracowników, ale w przypadku niedopełnienia obowiązku nawet wysokie kary, które spadną na pracodawcę.

Dowiedz się, jak wprowadzić program do ewidencji czasu pracy do swojej organizacji w taki sposób, by pracownicy chętnie z niego korzystali i Twoja organizacja mogła się rozwijać.

1. Zapewnij pracownikom wygodny i intuicyjny program do mierzenia czasu pracy

Wybranie odpowiedniego narzędzia do ewidencji czasu pracy jest kluczem do sukcesu. Rejestrowanie godzin będzie dla pracowników codziennością, dlatego wybierając oprogramowanie, zwróć uwagę na prostotę funkcji do rozpoczynania i kończenia dnia pracy. Jeśli ewidencjonowanie czasu pracy za pomocą narzędzia będzie krótsze, szybsze i wygodniejsze niż dotychczasowa lista obecności w papierowe formie, pracownicy na pewno chętnie wypróbują tę metodę.

Będą mogli również zapisywać czas, jaki poświęci na pracę nad danym zadaniem, dzięki czemu będą mogli kontrolować samych siebie i w pełnym świetle zobaczyć, jak wiele czasu zajmują im dane zadania, Dzięki temu samodzielnie będą mogli lepiej zarządzać swoim czasem i pracować wydajniej.

Pamiętaj, by przy wyborze oprogramowania do ewidencji czasu pracy kierować się nie tylko prostotą, ale również kompleksowością narzędzia. Dążenie do zminimalizowania narzędzi potrzebnych do pracy to dobra praktyka, która znacznie ułatwia pracę wszystkim działom, a także ułatwia wdrożenie nowym pracownikom.

Jeśli więc masz się na coś zdecydować, wybierz aplikację do kontroli czasu pracy Calamari, dzięki której w jednym miejscu możesz przechowywać informacje o przepracowanych godzinach, urlopach, a także o dokumentacji pracowniczej. Jednak baza danych na wszystkie sprawy związane z HR to klucz do wydajności organizacji.

2. Ustal przejrzyste zasady raportowania

Każde nowe narzędzie i proces w firmie muszą być odpowiednio przedstawione i objaśnione oraz opatrzone przejrzystymi zasadami, które nie pozostawią pracowników z wątpliwościami. Gdy pracownicy będą wiedzieli, w jaki sposób mają się rejestrować, czy mają to robić tylko elektronicznie, kiedy mogą tego nie robić oraz jakie konsekwencje zostaną wobec nich wyciągnięte, jeśli nie dopełnią obowiązku, będzie im łatwiej dostosować się do nowych wymogów i je przyswoić.

Jeśli nie określisz zasad korzystania z narzędzia, może dojść do sytuacji, że Twoi pracownicy będą z niego korzystać niechętnie, a nawet zupełnie przestaną, gdy napotkają kolejną niejasność, której nie mogą natychmiast rozwiać. Im lepszy regulamin korzystania z narzędzia, tym mniej chaosu - a tego chcesz przecież uniknąć.

Wyjaśnij więc pracownikom:

  • w jakich sytuacjach rejestrują czas pracy,
  • kiedy rejestrują czas pracy nad projektami,
  • w jaki sposób mogą zgłaszać przerwy.
  • jak zachować się w przypadku, gdy zapomną zarejestrować czas pracy,
  • jak zgłaszać nieobecność,
  • jak zgłaszać częściową nieobecność,
  • do kogo zgłosić się w razie problemów technicznych i niejasności,
  • kto będzie odpowiedzialny za administrowanie narzędziem.

Dzięki tym informacjom Twoi pracownicy będą mogli szybko i sprawnie korzystać z narzędzia i rozwiewać swoje wątpliwości, dzięki czemu wdrożenie narzędzia i przyzwyczajenie się do codziennego korzystania z niego nie zajmie pracownikom wiele czasu.

3. Przedstaw wartości ewidencji czasu pracy dla firmy

Jeśli chcesz mieć pewność, że pracownicy będą korzystali z nowego narzędzia, musisz nie tylko wyjaśnić, w jaki sposób mają z niego korzystać, ale również pokazać, jaką wartość dla organizacji będzie miała taka zmiana. Ludzie zdecydowanie lepiej przystosowują się do nowych warunków, jeśli rozumieją płynące z nich korzyści. To kluczowe w przypadku narzędzi takich jak rejestracja czasu pracy, która może być odbierana jako narzędzie do dodatkowej kontroli.

Wyjaśnij więc, w jaki sposób ewidencja czasu pozytywnie wpłynie na firmę, oszczędzi czas pracowników i pomoże im lepiej zorientować się w tym, w jaki sposób pracują i na co poświęcają najwięcej czasu. Podkreśl, że jest to obowiązek prawny, który w formie elektronicznej łatwiej spełniać. Podkreśl, że ewidencja czasu pracy jest pierwszym krokiem do usprawnienia pracy i zwiększenia produktywności na podstawie optymalizacji procesów.

Jeśli pracownicy będą mieli jakieś pytania, cierpliwie na nie odpowiedz i wyjaśnij wszelkie wątpliwości. Pozwól pracownikom wyrazić swoje zdanie i być częścią wprowadzanej zmiany. Ich opinia ma duże znaczenie i wspólnie wypracujecie najlepsze zasady korzystania z ewidencji czasu pracy w Waszej firmie.

4. Wskaż zalety rejestracji czasu pracy dla pracowników

Oprócz zalet, jakie wdrożenie narzędzia do ewidencji czasu pracy przyniesie organizacji, warto również podkreślić korzyści płynące z niego dla samych pracowników. Choć początkowo nie rzucają się one w oczy, tak naprawdę trochę ich jest i mogą rzeczywiście ułatwić pracę zatrudnionym osobom.

Poniżej znajdziesz kilka korzyści, które ewidencja czasu pracy Calamari niesie ze sobą wobec pracowników. Możesz z nich skorzystać, gdy wprowadzisz nasze narzędzie do swojej organizacji.

Niekwestionowane zalety Calamari dla pracowników to:

  • dostęp do siatki godzin pracy z każdego miejsca i o każdej porze - w Calamari Twoi pracownicy mają stały dostęp do swojej siatki godzin pracy, dzięki czemu wiedzą ile godzin i kiedy przepracowali; na siatce znajdują się również inne informacje na temat czasu pracy,

  • możliwość udowodnienia swojej obecności - czasami w firmie pracownik musi udowodnić swoją obecność w miejscu pracy z różnych względów, a dzięki temu, że wszystko zapisuje się w programie online, ma pewność, że są to prawdziwe dane i jego słowa nie zostaną podważone,

  • dostęp do szczegółów czasu pracy - oprócz samych przepracowanych godzin, Twoi pracownicy będą mogli sprawdzać, czy zjawili się w pracy na czas, czy i jak długo byli na przerwie, czy skończyli pracę o odpowiedniej godzinie oraz ile czasu zajęła im praca nad wybranym zadaniem. Umożliwi im to samodzielnie optymalizować swój czas pracy i lepiej zorientować się w tym, ile czasu zajmują im różne czynności,

  • przypomnienia o rozpoczęciu i zakończeniu pracy - ta opcja umożliwia pracownikom zadbanie o to, by być w pracy na czas, ale także by zadbać o swój work-life balance. Aby pracownik nie zapomniał skończyć pracy o czasie, może włączyć sobie powiadomienie, które przypomni mu, że najwyższa pora wracać do domu i odpocząć,

  • dostęp do listy obecności online - zamiast biegać po biurze w poszukiwaniu współpracownika, który nie odpowiada na komunikatorze, dzięki Calamari możesz sprawdzić, kto obecnie jest w biurze, kto na przerwie, kto pracuje z domu, a kogo w pracy danego dnia w ogóle nie ma. Pozwala to pracownikom lepiej organizować swój czas pracy i nie tracić go na poszukiwaniu innych osób,

  • zgłaszanie widocznych przerw - gdy Twój pracownik idzie na posiłek, chce móc zjeść go w spokoju. Dzięki Calamari może to zrobić. Gdy zgłosi przerwę w systemie, zostanie to odnotowane nie tylko na liście obecności, ale również w jego statusie na Slacku (pod warunkiem, że organizacja z niego korzysta i skorzystała z integracji),

  • rejestrowanie czasu pracy za pomocą różnych metod - aplikacji webowej, mobilnej, kodami QR czy za pomocą technologii iBeacon - w Calamari Twój pracownik ma całą gamę możliwości, dzięki czemu może korzystać z tej opcji, która jest dla niego najwygodniejsza.

Zalet jest oczywiście dużo więcej, ale najlepiej będzie, jeśli Ty i Twoi pracownicy odkryjecie je w trakcie korzystania z ewidencji czasu pracy Calamari.

5. Bądź konsekwentny

Nawet najlepsze oprogramowanie doskonale przedstawione pracownikom nie przyniesie odpowiednich skutków, jeżeli korzystanie z niego nie będzie konsekwentne. Brak konsekwencji może się brać z wielu różnych rzeczy: zapomnienia, niechęci, braku umiejętności. Jeśli jednak Twoi pracownicy zobaczą, bo nie wyciągasz konsekwencji wobec osób, które nie wypełniają obowiązku rejestracji czasu pracy, nim się obejrzysz, takich pracowników będzie więcej.

Ciche przyzwolenie w takich kwestiach jest jednym z czynników, który szkodzi firmie i bardzo trudno go wyeliminować. Musisz więc postawić jasne zasady i je egzekwować. Jeżeli pracownicy nie będą rejestrowali swojego czasu pracy - musisz wyciągnąć konsekwencje. W przeciwnym razie… po co inni pracownicy mieliby szanować tę zasadę, skoro inni tego nie robią i nic im z tego tytułu nie grozi?

Podsumowanie

Program do ewidencji czasu pracy to narzędzie, które w kompleksowy sposób może pomóc Twojej organizacji. Zanim jednak zacznie przynosić korzyści, musisz w odpowiedni sposób opowiedzieć o nim pracownikom i sprawdzić, by widzieli sens korzystania z niej. Wtedy zobaczysz, jak bardzo może ułatwić codzienną pracę w Twojej firmie.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat zalet ewidencji czasu pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli już wiesz, że nasze narzędzie jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojej organizacji, nie czekaj i rozpocznij swoją przygodę z Calamari!

Najnowsze Artykuły

Bądź gotów! Sezon świąteczny coraz bliżej, dlatego postanowiliśmy zżerać najlepsze oferty na Black Friday z kategorii HR Tech, aby pomóc Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu i oszczędzić pieniądze 💸

Czytaj dalej

Koniec roku oznacza nie tylko świętowanie nadchodzącego roku, ale również zaplanowanie budżetu i pracy w organizacji na kolejnych 12 miesięcy. Sprawdź, ile godzin do przepracowania przypada w 2023 roku i kiedy Twoi pracownicy najchętniej będą brali dni wolne, aby optymalnie zaplanować działania w nowym roku.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.