Wakacje to czas odpoczynku od nauczania i szansa, by zmodernizować sposób działań administracyjnych, aby wejść w kolejny rok z wydajniejszymi rozwiązaniami. Idąc z duchem czasu, szkoły i uczelnie wyższe coraz częściej decydują się na wdrożenie nowoczesnego oprogramowania do zarządzania czasem pracy i nieobecnościami. Sprawdź, jak wiele może zyskać Twoja instytucja edukacyjna na takim rozwiązaniu.
Uporządkowane procesy HRowe i szybki przepływ informacji na ich temat to podstawa, aby móc odpowiednio szybko reagować. Ułatwiają znalezienie zastępstwa za nieobecnego nauczyciela albo wykładowcę i planowanie pracy. Pracownicy różnych działów muszą być stale na bieżąco w kwestii wzajemnej dostępności, aby móc pracować wydajnie.
Dzięki programowi do zarządzania nieobecnościami i czasem pracy w prosty sposób można zadbać przyspieszyć te procesy i zadbać o przepływ informacji na temat dostępności pracowników. Wszystko to przekłada się na lepszą organizację i produktywność.
W tym artykule:
Wiedząc, jakie funkcjonalności odgrywają najważniejszą rolę w zarządzaniu HR w instytucjach edukacyjnych, przygotowaliśmy selekcję najciekawszych rozwiązań, które poprawią zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami w szkołach i na uczelniach wyższych.
Jedną z podstawowych zalet narzędzia do ewidencji urlopów dla instytucji edukacyjnych są wieloetapowe procesy akceptacji oraz możliwość zgłoszenia zastępcy we wniosku, dzięki czemu wszystkie osoby odpowiedzialne za akceptację zgłoszenia, mają komplet informacji niezbędnych do podjęcia decyzji.
W Calamari możesz między innymi:
Codzienne rejestrowanie przepracowanych godzin dzięki jednej z siedmiu metod udostępnianych przez Calamari to kolejna zaleta tego oprogramowania. Pozwala zapisywać dokładne godziny i pokazuje je w przejrzystym raporcie, automatycznie obliczając liczbę przepracowanych godzin. To nie tylko wygoda dla pracowników zapisujących swój czas, ale również dla działu HR, który przygotowuje raporty ewidencji czasu pracy.
Rejestracja czasu pracy Calamari pozwala:
Siatki godzinowe pracowników instytucji oświaty mogą być bardzo różne. Obok administracji czy działu HR, który pracuje w ustalonych godzinach, wykładowcy i nauczyciele w różne dni mogą pracować w innych godzinach, dlatego możliwość ustalenia elastycznego czasu pracy staje się niezwykle przydatne. Dzięki ustawieniu różnych siatek godzinowych w zależności od pracownika, wszystkie dane o przepracowanych godzinach w odniesieniu do siatki godzin można zobaczyć w automatycznie tworzących się raportach, co znacznie ułatwia pracę działu HR.
To również wygoda dla pracowników, z których każdy ma zdefiniowany plan pracy odpowiednio do rodzaju swojej umowy i charakteru wykonywanych obowiązków. Pracownicy mogą sprawdzać swój czas pracy i kontrolować przepracowane godziny wygodnie z poziomu aplikacji webowej lub mobilne.
W Calamari elastyczny czas pracy pozwala:
Oprócz ustawiania własnych przerw, Calamari pozwala na tworzenie dowolnej ilości typów nieobecności, w tym pracy zdalnej, dzięki czemu wszelkie rodzaje wyjść w trakcie pracy, spotkań poza placówką, gościnnych wystąpień czy urlopów naukowych mogą być wygodnie rejestrowane i automatycznie raportowane za pomocą aplikacji. Dzięki podglądowi kalendarza nieobecności pracownicy mogą sprawdzić, kiedy są dostępni, kiedy ich nie ma, a kiedy pracują z innego miejsca.
W Calamari możesz:
Nowoczesna instytucja edukacyjna powinna być dobrze obeznana z nowymi technologiami. Nowe narzędzia pozwalają tworzyć bardziej angażujące pomoce naukowe i prowadzić ciekawsze lekcje oraz wykłady. Komunikacja online znacznie przyspiesza przekazywanie informacji i pozwala porozumiewać się w wygodniejszy sposób, a sprawdzanie skrzynki mailowej stało się codziennością.
Przy tak wielu narzędziach, warto zwrócić uwagę na to, by mogły ze sobą współpracować poprzez integracje. Calamari pomaga na co dzień firmom i organizacjom edukacyjnym ze 106 krajów na świecie, dzięki czemu doskonale wie, jak ważny dla wydajności organizacji jest dobrze zintegrowany tech stack.
Wśród najważniejszych integracji nie mogło zabraknąć tej z Microsoft 365 i Microsoft Teams, z których najczęściej korzystają organizacje edukacyjne.
Przez MS 365 i MS Team możesz:
Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach integracji z MS Teams? Przeczytaj nasz artykuł!
Jeżeli instytucja wykupi Calamari, będzie mogła korzystać z możliwości aplikacji bezpośrednio z systemu Microsoft 365, MS Teams oraz MS Outlook. Dzięki temu nie trzeba rozpraszać się i odrywać od pracy, by wykonać czynność w aplikacji. W ten sposób pracownicy mogą być bardziej wydajni.
To również oszczędność czasu na przechodzeniu pomiędzy programami, by coś w nich zrobić. W sytuacji, gdy ktoś napisze wiadomość na MS Teams z prośbą o np. wzięcie zastępstwa za kogoś nieobecnego, osoba ta może z poziomu komunikatora sprawdzić swoją dostępność bez opuszczania serwisu i błyskawicznie udzielić odpowiedzi.
Wszystkie akcje wykonane w Calamari z poziomu komunikatora zostają automatycznie zarejestrowane w Calamari i stają się od razu widoczne dla wszystkich uprawnionych osób.
Google to kolejne niezwykle popularne środowisko często wykorzystywane przez placówki oświatowe, dlatego nie zabrakło jej wśród popularnych integracji Calamari.
Dzięki tej integracji możliwe jest logowanie się do Calamari za pomocą konta Google, dzięki czemu nie trzeba pamiętać wszystkich haseł i logowanie staje się szybsze. W momencie wykonania akcji na wniosku urlopowym (jego akceptacji, odrzucenia lub zmiany) pracownicy otrzymają wiadomość e-mail zawierającą informacje na temat tej akcji.
Wszystkie nieobecności zgłoszone w Calamari dzięki integracji pojawiają się w kalendarzu Google. To niezwykle wygodne rozwiązanie, które ułatwia planowanie czasu w oparciu o swoją siatkę zajęć z kalendarza oraz dostępność innych pracowników. Widok kalendarza można również udostępnić zainteresowanym osobom, co staje się pomocne podczas umawiania spotkań z osobami z zewnątrz instytucji lub ze studentami jako promotor pracy w celu konsultacji.
Jeśli chcesz, żeby Twoja instytucja działała wydajnie i była dobrze skomunikowana, wybierz programu do rejestracji czasu pracy i zarządzania urlopami Calamari. Decydując się na rozwiązanie już teraz, do końca wakacji możesz korzystać z niego całkowicie za darmo! Nie czekaj i wprowadź Calamari do swojej firmy już dziś!.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
