Wykorzystywanie elektronicznych narzędzi do rejestrowania czasu pracy to doskonała metoda na szybkie i precyzyjne zbieranie danych na temat godzin przyjść i wyjść pracowników. Pomaga zaoszczędzić czas i usprawnia przepływ informacji w firmie.
Z tego względu warto wiedzieć, czym dokładnie jest program do rejestrowania godzin pracy i w jaki sposób może pomóc w zarządzaniu firmą. Nie bez przyczyny coraz więcej firm na świecie decyduje się na to rozwiązanie.
Aplikacja do kontroli czasu pracy to narzędzie, które umożliwia zbieranie danych na temat godzin przyjść i wyjść pracowników oraz tworzenie raportów czasu pracy. W przeciwieństwie do tradycyjnych metod – papierowych kart pracy oraz list obecności w arkuszu kalkulacyjnym – zautomatyzowane narzędzie zbiera precyzyjne dane elektroniczne i minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów.
Aplikacja do kontroli czasu pracy może być osobnym programem koniecznym do zainstalowania na komputerze, aplikacją webową lub aplikacją mobilną. Jeden program może być również dostępny za pomocą kilku lub wszystkich wymienionych narzędzi. W zależności od rozwiązania, dane na temat czasu pracy podwładnych mogą być przechowywane w chmurze (model SaaS), na serwerze lokalnym lub na dysku lokalnym komputera.
Program do rejestracji czasu pracy umożliwia zapis danych na kilka sposobów:
Niezależnie od metody, w momencie rejestrowania czasu zostaje zapisana dokładna godzina tego wydarzenia i przypisana zostaje do odpowiedniego pracownika.
W zależności od programu możliwe jest udostępnianie bądź nie karty pracy pracownika, by mógł na bieżąco kontrolować swoje godziny. Administratorzy i upoważnione przez nich osoby mają wgląd w szczegółowe dane podwładnych, na podstawie których mogą tworzyć cykliczne raporty. Sposób ten automatyzuje część procesów, co pozwala zaoszczędzić wiele czasu.
Wybierając aplikację do kontroli czasu pracy, należy zwrócić uwagę na to, czego przede wszystkim się potrzebuje. Dla części firm najważniejsze będzie udostępnienie pracownikom możliwie najszybszego sposobu zarejestrowania swojej obecności. Może to być zeskanowanie karty, kodu bądź wejście w zasięg beacona rejestrującego obecności. W innym przypadku istotniejsza będzie możliwość rejestrowania nie tylko tylko godziny, ale również miejsca, z jakiego nastąpiło włączenie zegara. W zależności od tych potrzeb, różne narzędzia mają inne zalety:
Podpisywanie tradycyjnej listy obecności może powodować liczne błędy, takie jak niewpisanie się na listę czy wpisanie się w złym miejscu. Lista obecności może się również zgubić pośród innych dokumentów. Korzystanie z aplikacji do kontroli czasu pracy eliminuje ten problem.
W zależności od programu dostęþnych może być kilka różnych metod, które łączy jedno: zapewnienie klientowi praktycznego i najlepiej dostosowanego do jego potrzeb rozwiązania. Wśród najczęstszych z nich znajdziemy:
Aplikacja do kontroli czasu pracy zbiera w sobie szczegółowe dane na temat wejść i wyjść wszystkich korzystających z niej pracowników i zbiera je w bazie danych, z poziomu której można zarządzać tymi informacjami.
Rozwiązanie to sprawia, że stworzenie i wyeksportowanie karty pracy pracownika bądź cyklicznych raportów dotyczących obecności podwładnych, zajmuje znacznie mniej czasu, ponieważ danych nie trzeba wprowadzać samodzielnie – wystarczy wybrać odpowiedni ich zakres za pomocą filtrów wbudowanych w aplikację i wyeksportować potrzebne informacje.
Spóźnienia oraz nadgodziny bywają problematyczne do rozliczenia w sytuacji, gdy nikt nie kontroluje, ile pracownicy ich wyrabiają. Aplikacja do kontroli czasu pracy rozwiązuje ten problem dzięki zegarowi, który dokładnie odmierza czas spędzony w biurze. Dzięki temu zarówno pracodawca jak i podwładny mogą mieć pewność, że praca zostanie odpowiednio i uczciwie rozliczona.
Wiele aplikacji do rejestracji wejść i wyjść oferuje możliwość ustawienia powiadomień o spóźnieniach oraz zbyt długim czasie pracy, które otrzymywać będzie zarówno pracownik, którego bezpośrednio dotyczy sytuacja, jak również jego przełożony. Bieżący dostęp do takich informacji ułatwia managerom optymalne zarządzanie zespołem oraz przyspiesza proces określania problemów dotykających jego team i ich eliminację.
Dzięki przechowywaniu informacji na temat przepracowanych godzin pracowników w systemie, aplikacja pozwala pracownikom na lepsze i szybsze zorientowanie się, kto i od której godziny jest danego dnia w pracy, kto jest aktualnie na przerwie, a kto już opuścił biuro.
Pozwala to podwładnym lepiej rozplanować dzień pracy i unikać organizowania spotkań w momencie, gdy wszystkich zainteresowanych na nie ma na miejscu. Poprzez skrócenie czasu planowania i minimalizowanie pomyłek i problemów związanych z niedoinformowaniem, organizacja funkcjonuje lepiej i szybciej.
Aplikacja do kontroli czasu pracy jest przede wszystkim ułatwieniem dla działów HR – automatyzuje część ich pracy, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na innych obowiązkach. Minimalizuje również ryzyko wystąpienia błędów.
Zbieranie informacji w systemie, do którego dostęp może mieć każdy pracownik, przyspiesza również sprawy organizacyjne i oszczędza czas na planowaniu i poszukiwaniu pracowników na terenie biura, ponieważ ich obecność można sprawdzić w systemie.
Ponadto samo rejestrowanie wejścia i wyjścia w postaci kliknięcia, przyłożenia karty do terminala bądź odczytania kodu jest szybsze niż odnalezienie swojego nazwiska na liście, wpisanie daty, godziny oraz złożenie podpisu. Nie jest to wielka różnica w skali jednostki, jednak w firmie liczącej wielu pracowników na rejestrację mogą uciekać całe godziny.
Programy do rejestrowania godzin wejść i wyjść tworzone są z myślą o użytkownikach – działowi HR oraz pracownikach, którzy korzystają z różnych sposobów zapisywania czasu pracy. Z tego względu specjaliści UX/UI tworzą proste i intuicyjne terminale graficzne, z których obsługą większość użytkowników nie ma żadnego problemu.
Zazwyczaj programy do rejestracji czasu pracy (RCP) oferują prosty samouczek, który przy pierwszym włączeniu w skrócie opisuje opcje i przeprowadza użytkownika przez najważniejsze narzędzia oraz procesy. Po zakończeniu samouczka użytkownik jest w stanie samodzielnie korzystać z aplikacji.
Przeważnie narzędzia RCP oferują również pomoc ze strony zespołu wsparcia, możliwość zarezerwowania szkolenia online oraz pomoc w przygotowaniu aplikacji do wdrożenia do firmy. Dzięki temu w przypadku problemów użytkownicy mogą skontaktować się z twórcami aplikacji, aby uzyskać pomoc.
Wdrożeniu programu RCP powinno towarzyszyć szkolenie dla pracowników, podczas którego specjalista HR – wcześniej zapoznany z narzędziem – przeprowadzi pozostałych członków firmy przez najważniejsze procesy i wyjaśni zasady korzystania z programu w organizacji. W ten sposób pracownicy najszybciej nauczą się, w jaki sposób korzystać z aplikacji.
Sposobów na zapisywanie godzin może być kilka. Najpopularniejszym z nich jest skorzystanie z komputera bądź urządzenia mobilnego i zarejestrowanie początku pracy poprzez włączenie zegara.
Może to jednak nastąpić poprzez wspomniane wcześniej karty, kody QR lub beacony. Oprócz tych metod część narzędzi, w tym Ewidencja Czasu Pracy Calamari, umożliwiają manualne zmiany czasu pracy. Opcja ta jest przydatna w przypadku błędów programu lub sytuacjach, w których pracownik zapomni włączyć zegar.
Część aplikacji do kontroli czasu pracy oferuje rejestrację lokalizacji, z której nastąpiła aktywacja lub dezaktywacja zegara. Ta możliwość pozwala pracodawcom mieć większą kontrolę nad tym, gdzie znajdują się ich podwładni – opcja, która staje się przydatna w czasie pandemii koronawirusa.
Znane są również programy, które podczas odczytywania kodu QR robią pracownikowi zdjęcie. Opcja ta wykorzystywana jest w celu wyeliminowania tak zwanego buddy punchingu – sytuacji, w której jeden z pracowników podbija kartę drugiego, nieobecnego pracownika.
Oprócz samego zegara mierzącego czas pracy podwładnych, wewnątrz aplikacji RCP znajdują się również dane osobowe pracowników oraz informacje związane z przepracowanym przez nich czasem – listą obecności, ewidencją czasu pracy, czasem spóźnień i nadgodzin, długością przerw – liczba i rodzaj danych zależą od oferty wybranego narzędzia.
Część programów oferuje możliwość tworzenia raportów i eksportowania ich do jednego z popularnych formatów dokumentów: .xlm czy .csm, ułatwiając tym samym pracę działu HR podczas tworzenia cyklicznych raportów obecności, których tworzenie wymogło na polskich przedsiębiorstwach zmiany w obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy wprowadzone w 2019 roku.
Aplikacja do kontroli czasu sprawdzi się zarówno w małych, średnich jak i dużych firmach. Wszystko zależy od potrzeb danej organizacji oraz specyfiki jej działalności. Nie każdy program skierowany jest jednak do wszystkich rodzajów przedsiębiorstw. Część z nich ukierunkowana jest na pracowników biurowych, inne na pracowników zmianowych, a jeszcze inne na kierowców czy pracowników fizycznych.
Część narzędzi dostosowana jest również do obsługi firm zlokalizowanych tylko na terenie jednego kraju bądź biura, podczas gdy inne są w stanie obsługiwać przedsiębiorstwa rozsiane po całym świecie. Cena, możliwości i opcję danych aplikacji do kontroli godzin pracy zależne są więc od wielu różnych możliwości, z których nie wszystkie są wartościowe z punktu widzenia każdego rodzaju firmy.
Podejmując więc decyzję na temat wyboru aplikacji do kontroli czasu pracy należy wziąć pod uwagę:
W Calamari specjalizujemy się w dostarczaniu programu do ewidencji czasu pracy w modelu SaaS (z danymi dostępnymi w chmurze danych), skierowanego do małych, średnich i rozwijających się firm. W swojej ofercie umożliwiamy rejestrację poprzez aplikację webową oraz mobilną, beacony, kody QR oraz poprzez integrację z zewnętrznym narzędziem Slack.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat naszego produktu, sprawdź: Calamari Ewidencja Czasu Pracy i Calamari Elektroniczne Wnioski Urlopowe lub skontaktuj się z nami.
5 powodów, ze względu na które warto korzystać z mobilnej aplikacji do zarządzania urlopami 9 powodów, ze względu na które warto korzystać z mobilnej aplikacji do rejestracji czasu pracy
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
