Ewidencja czasu pracy

9 powodów, ze względu na które warto korzystać z mobilnej aplikacji do rejestracji czasu pracy

Rozwój technologiczny i popularyzacja urządzeń mobilnych sprawiła, że aplikacje do mierzenia czasu pracy można zabrać ze sobą wszędzie. Dlaczego warto skorzystać z tego rozwiązania i jak wpływa ono na codzienną pracę w firmie?

Popularność urządzeń mobilnych na świecie

Urządzenia mobilne od lat stają się coraz bardziej nowoczesne, ich możliwości wzrastają, a wraz z nimi rośnie ich popularność. Ta z kolei sprawia, że coraz bardziej pomysłowych, ułatwiających codzienność programów na telefony jest coraz więcej.

Dane zebrane przez portal Statista pokazują, jak w przeciągu ostatnich lat zwiększyła, i ma się zwiększać, liczba aktywnych smartfonów. W roku 2016 było ich 3 669 milionów. W 2020 było ich już 6 055 milionów, a prognozowana liczba na rok 2026 wynosi 7 516 milionów – czyli ponad dwa razy tyle, ile dekadę wcześniej.

To samo źródło podaje również, że obecnie liczba aktywnych subskrypcji smartfonów przekracza 6 miliardów i w ciągu kilku najbliższych lat wzrośnie o kilkaset milionów. Wśród nich znajdują się millenialsi i generacja Z (Gen-Z), która jest obecnie najliczniejszą grupą wśród osób pracujących (59%). Zgodnie z danymi zebranymi przez Snapchat, 74% millenialsów i 78% pokolenia Gen Z uważa smartfona za swoje najważniejsze i najpotrzebniejsze urządzenie codziennego użytku.

Statista pozwala również zauważyć, że na przestrzeni ostatnich miesięcy – od października 2020 udział urządzeń mobilnych na rynku przerósł udział urządzeń stacjonarnych, osiągający nawet do 55.78% udziałów.

Inny raport przedstawia wiodące pod względem użytkowania smartfonów kraje na świecie. W czołówce użytkowników znalazły się następujące kraje:

2021-07-05_16-39 2021-07-05_16-39

Tak ogromna popularność urządzeń mobilnych wraz z pracą zdalną, która ze względu na pandemię koronawirusa również stała się powszechnym rozwiązaniem, sprawia, że używanie mobilnej aplikacji do rejestrowania czasu pracy jest czymś oczywistym. Niesie ze sobą również wiele korzyści zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Może również poprawić efektywność i komunikację w firmie.

W rzeczywistości, w której aż 40% pracowników uważa telefon za najważniejsze urządzenie i ma go przy sobie cały czas, korzystanie z mobilnej aplikacji do kontroli czasu pracy to rozsądna decyzja unowocześniająca zarządzanie organizacją.

Dlaczego warto używać mobilnej aplikacji do mierzenia czasu pracy?

Rejestrowanie czasu pracy za pomocą smartfona to niezwykle elastyczny sposób rozliczania się z przepracowanych godzin. Oto największe zalety tego rozwiązania, które przyniosą organizacji wiele korzyści.

1. Rejestrowanie czasu pracy nie tylko z biura

Już w przypadku pracy stacjonarnej pracownikom znane było poczucie irytacji wynikające z niewielkiego spóźnienia ze względu na aktualizację systemu, tłok w winach czy kolejkę do czytnika kart obecności. Mobilna aplikacja do rejestracji czasu pracy (RCP) rozwiązuje wszystkie z tych problemów.

Przede wszystkim, dzięki korzystaniu z systemu online, każdy pracownik może zalogować się ze swojego mobilnego urządzenia za pomocą pracowniczego konta. Sprawia to, że może rozpocząć, przerwać lub zakończyć czas pracy w dowolnym momencie z dokładnością co do sekundy.

W przypadku pracowników zdalnych lub osób, które w swojej pracy na co dzień się przemieszczają, aplikacja mobilna to niesamowite ułatwienie. Nie tylko sprawia, że nie muszą rozpoczynać i kończyć zmiany w biurze przy terminalu bądź swoim stanowisku pracy, ale również mogą dokładnie określić, w jakich godzinach wykonywali swoje obowiązki oraz kiedy i jak długą mieli przerwę.

Aplikacja mobilna RCP sprawia również, że współpraca z freelancerami i pracownikami zdalnymi oraz przepływ informacji na temat ich dostępności również jest prostszy. Pracodawcy nie muszą stale ich kontrolować, by mieć pewność, że wykonują obowiązki zgodnie z umową. Pracownicy również mogą czuć się pewniej, mając udokumentowany dowód czasu, za jaki należy im się wynagrodzenie.

2. Wygodne zarządzanie przerwami

Posiadanie aplikacji do kontrolowania czasu pracy na smartfonie pozwala bardzo wygodnie zgłaszać wszelkiego rodzaju przerwy. Czasem bywa tak, że pracownik nagle musi coś załatwić i nie zawsze zdąży wrócić do komputera lub pobiec po kartę, by przyłożyć ją do terminala. Aplikacja w telefonie to świetne rozwiązanie w takich sytuacjach.

Pracownik może w każdej chwili sięgnąć po telefon – a te nosimy przy sobie niemal cały czas. Jak pokazują badania przeciętnie człowiek spędza z telefonem w dłoni 3 godziny i 15 minut. Przeciętny Amerykanin robi to przez prawie 5 i pół godziny! Biorąc to pod uwagę, zainstalowanie aplikacji do zliczania godzin pracy, by w razie potrzeby od razu zgłosić chwilową niedostępność, to wielkie udogodnienie.

Jeśli przerwy są limitowane czasowo, podczas lunchu można sprawdzić, ile minut zostało do jej końca, by spokojnie zjeść i odpocząć oraz wrócić do pracy na czas. W ten sposób można łatwo wyeliminować zbyt długie lub zbyt krótkie przerwy poszczególnych podwładnych.

3. Szczegółowy i dokładny zapis czasu pracy

Możliwość rozpoczęcia zmiany zaraz po zajęciu stanowiska pracy, zgłoszenie przerwy lub nagłej niedostępności z dowolnego miejsca oraz możliwość dodawania komentarzy do dnia pracy i kontrolowania przepracowanych danego dnia godzin ułatwia zbieranie szczegółowych danych na temat ewidencji czasu pracy. Dzięki temu raporty przygotowywane przez dział HR są dokładniejsze, a ich wygenerowanie zajmuje niewiele czasu, dzięki czemu specjaliści działu kadr mogą skupić się na innych obowiązkach, by lepiej zadbać o atmosferę w pracy.

Aplikacje takie jak Calamari umożliwiają ustawienie powiadomień, gdy pracownicy spóźniają się, pracują zbyt krótko, zbyt długo lub gdy nie korzystają z przysługujących im przerw. To ogromne ułatwienie dla managerów, którzy z pomocą programu mogą szybciej odnaleźć takich pracowników i pomóc im zadbać o kulturę pracy, by mniej się męczyli i stali się bardziej wydajni.

Tak dokładne informacje pozwalają również stworzyć wzorce zachowań pracowników i na ich podstawie wprowadzać modyfikacje i nowe rozwiązania do sposobu zarządzania, by podnieść zadowolenie podwładnych oraz ich efektywność – a tym samym zyski firmy.

4. Niezależność od źródła internetu i zasilania

W przeciwieństwie do komputerów stacjonarnych, a nawet wielu laptopów z wyższej półki, urządzenia mobilne są dużo bardziej niezależne od źródła zasilania. Smartfony są wyposażone w baterię o pojemności 3000-5000 mAh co przy dbaniu o jej żywotność pozwala na pracę nawet przez kilka dni przy odpowiednim użytkowaniu urządzenia i wspomaganiu przenośnym źródłem zasilania. Power bank o pojemności 20 000 mAh znanych marek można kupić już za niecałe 100 zł.

Telefon można również wyposażyć w powerbank na baterie słoneczne, a nowa technologia – bateria ładowana ciepłem, w tym również ciepłem ludzkiego ciała – to już tylko kwestia czasu. Tak wyposażony telefon sprawia, że jego użytkownik może przez kilka dni rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nawet jeśli w pobliżu nie ma źródła zasilania.

Połączenie z internetem za pomocą smartfona również jest znacznie wygodniejsze. Przede wszystkim – do dyspozycji użytkownika jest wi-fi, do którego publiczny dostęp na przestrzeni ostatnich lat wzrósł z 94 mln w 2016 r do 542 milionów w roku 2021. Ponadto prywatny internet udostępniany przez sieci wi-fi oraz dostęp mobilny opłacany wraz z ofertą abonamentową numeru telefonu sprawiają, że połączyć się z Internetem za pomocą telefonu można z niemal całego świata. W zestawieniu z możliwością używania urządzenia przez kilka dni daje to możliwość pracowania z bezludnej wyspy w zasięgu sygnału przez cały tydzień pracy.

5. Beacony – bierna rejestracja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy w telefonie to również wygoda i pomoc dla zapominalskich. Zabiegani pracownicy, którzy mają mnóstwo obowiązków z pewnością docenią możliwości, jakie daje korzystanie z beaconów.

W przypadku Calamari wystarczy zainstalowanie aplikacji na telefonie i zalogowanie się na swoje konto. Następnie, gdy pracownik zjawia się w firmie, beacon rejestruje jego obecność i przez cały dzień zbiera dane na temat jego dostępności. Pod koniec dnia program automatycznie wylicza i zapisuje przepracowane godziny.

6. Kontrola czasu pracy kodami QR

Niektóre programy, tak jak Calamari, umożliwiają zmianę urządzenia mobilnego – na przykład tabletu – w terminal kodów QR. To jedno z popularniejszych rozwiązań podobne do czytnika kart wstępu. W przypadku Calamari można jednak rozpocząć, przerwać i zakończyć czas przy terminalu bez konieczności posiadania karty czy wydrukowanego kodu.

Rozwiązanie sprawia, że nawet w sytuacji, gdy pracownik zapomina swojego kodu bądź identyfikatora, w dalszym ciągu może bez trudu zalogować swoją obecność. Przechowywanie kodu QR w aplikacji sprzyja też dbaniu o środowisko, ograniczając zużycie papieru w organizacji.

7. Rejestrowanie lokalizacji rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy

Możliwość zapisywania lokalizacji, z której nastąpiło rozpoczęcie i zakończenie czasu pracy to opcja, która umożliwia zarządzanie pracownikami w jeszcze bardziej szczegółowy sposób. Aplikacja pozwala bowiem ograniczyć lokalizację lub zwyczajnie je rejestrować, by przekazywać przełożonemu informacje o miejscu pracy.

Możliwość może okazać się niezwykle pomocna, szczególnie w sytuacjach kryzysowych. W przypadku zagrożenia pożarem, po ewakuacji osób z budynku dużo łatwiej sprawdzić, czy wszyscy pracownicy go opuścili. Można to zrobić, pobierając listę osób, która danego dnia zarejestrowała swoją obecność w zagrożonym miejscu.

8. Bieżąca lista obecności

Dostęp do aplikacji do ewidencji czasu pracy w czasie rzeczywistym w smartfonie sprawia też, że w każdej chwili można uzyskać informacje na temat dostępności danego pracownika. Dzięki temu łatwo zorientować się, kto jest dostępny, kogo można prosić o pomoc, a na kogo trzeba będzie poczekać. Takie dane pomagają lepiej zarządzać czasem i modyfikować plan dnia w zależności od bieżącej sytuacji.

9. Stały dostęp do informacji na temat czasu pracy

Ze stałego dostępu do danych na temat czasu pracy korzystają również pracownicy. Dzięki możliwości sprawdzenia, ile godzin danego dnia się przepracowało, o której rozpoczęło się zmianę i o której powinno się ją zakończyć oraz ile czasu przerwy ma się do wykorzystania, znacznie łatwiej pozostać punktualnym.

Pracownik nie musi pamiętać, o której zaczął pracę ani liczyć minut – program zrobi to za niego. Opcja powiadamiania o godzinie początku i końca pracy może zaś służyć za przypomnienie, by nie zapomnieć zarejestrować swojej obecności i skończyć pracę na czas, by zapobiegać przepracowaniu.

Podsumowanie

Program do ewidencji czasu pracy w wersji mobilnej na urządzenia z systemem Android i iOS to ogromne udogodnienie, które poprawia przepływ informacji w firmie, pozwala lepiej zarządzać czasem zespołu i pojedynczych pracowników. Umożliwia również zbieranie szczegółowych danych, które mogą posłużyć do poprawy samopoczucia i jakości pracy w organizacji.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o zaletach programu do rejestracji czasu pracy, sprawdź pozostałe artykuły na naszym blogu lub skontaktuj się z nami i przekonaj się, że mobilna rejestracja czasu pracy to rozwiązanie, które pokochają pracownicy od pierwszego kliknięcia.

Sprawdź inne artykuły na temat mobilnego zarządzania HR:

5 powodów, ze względu na które warto korzystać z mobilnej aplikacji do zarządzania urlopami Aplikacja do kontroli czasu pracy – wszystko, co warto wiedzieć

Najnowsze Artykuły

Pandemia COVID-19 doprowadziła do popularyzacji pracy zdalnej w tempie, którego nikt wcześniej się nie spodziewał. Kiedy lockdown dobiegł końca, część firm zdecydowała się na częściowy powrót do biur. Poznaj zalety pracy hybrydowej i dowiedz się, jak narzędzie do ewidencji czasu pracy pomaga w jej organizacji.

Czytaj dalej

W Calamari stale dbamy o to, by stawiać naszych klientów na pierwszym miejscu i pomagać im w codziennym zarządzaniu czasem pracy. Team Customer Success dokłada wszelkich starań, by pomagać klientom w dostosowywaniu naszego programu HR do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.