Wraz z rozwojem nowych technologii biurowa rzeczywistość uległa zmianie. Pracodawcy zaczęli dostrzegać potencjał drzemiący w oprogramowaniu do ewidencji czasu pracy online.
Nowe rozwiązanie do zarządzania czasem pracy automatyzuje powtarzalne i czasochłonne obowiązki pracowników działu HR oraz pomaga podnieść efektywność pracy całych organizacji. Odciążenie działu kadr umożliwia skupienie się na rekrutacji, dbaniu o kulturę organizacji i zdrowy work-life balance.
Pandemia koronawirusa, która wymusiła na organizacjach na całym świecie przejście na pracę zdalną, przyspieszyła transformację technologiczną firm na całym świecie. Nowe elektroniczne narzędzia pozwoliły przenieść część życia firmy – spotkania, planowanie projektów, a nawet team-building – do Internetu. Dzięki temu mimo lockdownu, który w Polsce rozpoczął się oficjalnie 20 marca 2020 roku – jak podał Serwis Rzeczypospolitej Polskiej – większość firm mogła kontynuować pracę w nowej rzeczywistości.
Ze względu na zmianę podejścia do pracy w biurze i w domu, którą zauważyć można w Raporcie rynku pracy 2020/2021, część biurowego oprogramowania niezbędna do pracy na odległość zostanie w organizacjach na stałe, ponieważ w realiach pracy w biurze również przynosi wiele korzyści.
Jednym z narzędzi, którego możliwości pomogły nie tylko zachować ciągłość pracy, ale również odpowiedni przepływ informacji, a jednocześnie przyczyniły się do efektywniejszej organizacji pracy stacjonarnej i rotacyjnej w czasie pandemii, jest oprogramowanie do rejestrowania czasu pracy i zarządzania urlopami online.
Zastosowanie programu do ewidencji czasu pracy pozwoliło zachować ład w organizacjach. Wspomogło również managerów w zarządzaniu zespołami w trybie zdalnym. Narzędzia takie jak Calamari Clock In umożliwiły weryfikowanie liczby przepracowanych godzin na odległość, nie podważając zaufania do pracowników.
Inną motywacją do sięgnięcia po elektroniczną ewidencję czasu pracy są zmiany w Kodeksie Pracy na 2021, z których część weszła w życie pod koniec 2020 roku. Jedną z zasad jest konieczność ewidencjonowania czasu pracy umowy o dzieło.
Dzięki oprogramowaniu takiemu jak Calamari do rozliczania czasu pracy podwładnych zatrudnionych na podstawie różnego rodzaju umów wystarczy kilka kliknięć. Elastyczny program tworzy raporty pracy automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonych zależności (różnych rodzajów umów, wymiaru zatrudnienia itp.), dzięki czemu eliminuje błąd ludzki. Z tego względu nowe zasady nie utrudniają pracy działu kadr.
Wygenerowanie raportu czasu pracy wymaga zaledwie kilku kliknięć niezależnie od różnorodności rodzaju zatrudnienia w firmie. Calamari pozwala również na import kalendarzy różnych państw, dzięki czemu jest idealnym oprogramowaniem do rozliczania czasu pracy w firmach zatrudniających ludzi z różnych krajów.
Jednak prowadzić ewidencję czasu pracy można również w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym. Dlaczego więc warto zainwestować w profesjonalne narzędzie online?
Automatyzacja powtarzalnych, niewymagających ludzkiej decyzyjności czynności pozwala podnieść efektywność i zdobywać coraz odważniejsze cele. Rozwój technologiczny to najszybsza droga, by to osiągnąć. Wiele biurowych społeczności korzysta z narzędzi komunikacyjnych, raportujących lub zarządzających zadaniami – ważne jest więc odpowiednie ich połączenie i wykorzystanie.
Firmy mogą różnić się od siebie liczbą pracowników, jednak bez względu na to, wszystkie łączy jedno – pragnienie optymalizacji procesów, wygoda i praktyczne rozwiązania. Rezygnacja z papierowych list obecności czy niezbędnych do skanowania kart to krok, dzięki któremu łatwo można zaoszczędzić czas podwładnych. Jednocześnie pozwala to uniknąć sytuacji, w których osoba nie może zapisać swojej obecności, mimo iż stawiła się w miejscu pracy.
W przypadku Calamari czas można rejestrować za pomocą:
Dzięki metodom rejestracji czasu pracy dostosowanym do potrzeb zarówno pracowników stacjonarnych, freelancerów jak i pracowników uczelni w jednym narzędziu, dane na temat czasu pracy przechowywane są w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie nimi.
Dla podwładnych jest to również wygoda – nie muszą martwić się o zgubiony kod, zapomniane hasło czy brak identyfikatora. Program umożliwia bowiem udostępnienie pracownikom jednej lub kilku metod zapisywania czasu pracy na raz.
API, do którego dokumentacji aplikacje takie jak Calamari umożliwiają dostęp, jest zaś sposobem, dzięki któremu narzędzie można zintegrować z systemami wykorzystywanymi dotychczas w organizacji. Pozwala to stworzyć metodę rozpoczynania i kończenia pracy dopasowaną do indywidualnych wymagań danej firmy.
W idealnym scenariuszu wystarczyłoby tylko jedno narzędzie, by zarządzać wszystkimi procesami w firmie. Znalezienie idealnego bywa jednak trudne, dlatego twórcy oprogramowania biurowego oferują firmom integrację, dzięki której możliwe jest połączenie różnych narzędzi w jeden współpracujący ze sobą system.
Calamari również korzysta z integracji, dzięki czemu współpracuje między innymi ze Slackiem, MS Teams, Jirą czy Asaną. Połączenie to znacznie przyspiesza przekazywanie informacji dotyczące pracy nad projektami i nieobecnościami pracowników. Funkcjonalność ta sprawia, że planowanie kolejnych projektów i inicjatyw oparte jest na bieżących danych i zoptymalizowane pod kątem dostępności niezbędnych pracowników.
Integracje to również ułatwienie dla pracowników w kwestii brania urlopu. Nie muszą pisać wniosków i czekać, aż zostaną zaakceptowane przez dział kadr, ponieważ mogą zrobić to samodzielnie za pośrednictwem aplikacji. W momencie wysłania wniosku osoba odpowiedzialna za jego akceptację otrzyma powiadomienie, a gdy rozpatrzy wniosek i zdecyduje, pracownik również zostanie o tym poinformowany przy użyciu innych narzędzi, na przykład komunikatora.
Ewidencja czasu pracy online pomaga nie tylko w wygodniejszym i szybszym procesie wnioskowania i akceptacji urlopów. Odciąża również dział kadr i oszczędza czas pozostałych pracowników.
Dzięki przechowywaniu informacji online w bezpiecznej, zaszyfrowanej formie, ludzie mogą w każdej chwili podejrzeć swoje limity urlopowe, przepracowane godziny czy kalendarz, w którym zaznaczone są również planowane nieobecności innych pracowników.
Dzięki temu wybranie terminu na wypoczynek tak, by nie wstrzymywać prac w organizacji i by urlopy osób odpowiedzialnych za to samo nie wypadły jednocześnie, jest dużo prostsze zarówno dla managerów jak i samych pracowników.
W przypadku wszelkiego rodzaju niejasności oraz błędów dotyczących obecności w pracy, zarówno pracodawca jak i pracownik mogą podeprzeć się elektroniczną kartą pracy – jest to więc również zabezpieczenie dla ludzi i gwarancja uczciwości obu stron.
Twoim pracownikom zdarza się przyjść do pracy za późno? A może są wśród nich tacy, którzy, gdy wpadną w wir pracy, zapominają o całym świecie – łącznie z tym, że praca kiedyś dobiega końca i należy wrócić do domu, by odpocząć?
Dzięki przypomnieniu o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy Calamari, oraz inne podobne programy, zapobiegają przepracowaniu i braniu nadgodzin. Odpowiedni balans pomiędzy pracą i odpoczynkiem jest trudny do wypracowania, ale niezwykle ważny i coraz istotniejszy dla poważnych firm. Mimo to, jak podaje odpowiedzialnybiznes.pl, w 2020 roku w 81% firm nie wprowadzono zasad dotyczących polityki dotyczącej work-life balance.
Dobry pracownik powinien być nie tylko kompetentny i dobry w tym co robi – musi być również wypoczęty i zdrowy, by w godzinach pracy móc w pełni wykorzystać swój potencjał. W przypadku osób, które mają tendencję do spóźniania się, tego typu przypomnienia pomogą wyrobić dobry nawyk, zmniejszając liczbę spóźnień.
Calamari informuje pracowników również o tym, że ich współpracownicy obchodzą urodziny. Ten miły akcent pozwala zaplanować wspólne świętowanie w pracowniczym gronie z wyprzedzeniem i daje ludziom okazję, by być wobec siebie miłymi i zacieśniać więzi, by w miejscu pracy czuć się komfortowo.
Ewidencja czasu pracy online to również świetna okazja, by usystematyzować zasady dotyczące pracy poza biurem. Dzięki możliwości rejestrowania czasu i generowania listy obecności pracodawca nie musi obawiać się, że dana osoba w rzeczywistości nie będzie wykonywała swoich obowiązków.
Opcja dodawania własnych typów nieobecności oferowana przez Calamari pozwala doskonale zarządzać czasem pracy w różnych sytuacjach. Praca z domu, z biura podczas lockdownu, dzień wolny w nagrodę za osiągnięcia i wiele innych – dzięki elastycznym możliwościom narzędzia online można mieć stale rękę na pulsie.
Elektroniczny program do ewidencji czasu pracy mają jeszcze jedną ważną zaletę – przechowuje archiwalne dane na temat obecności i przepracowanych godzin, dzięki czemu, jeśli istnieje konieczność sprawdzenia, kto był w biurze danego dnia, w mgnieniu oka można się tego dowiedzieć.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy to niezbędny element cyfrowej transformacji każdej organizacji, którego niewielki koszt może przełożyć się na wzrost efektywności pracowników i lepsze osiągnięcia organizacji. Jednocześnie pozwala zadbać o pracowników i dostarcza im dobrego źródła informacji na tematy związane z obecnością i urlopami.
Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy warto zdecydować się na program do rejestrowania czasu pracy i zarządzania urlopami jak Calamari, poznaj zagrożenia wynikające z nieodpowiedniego zarządzania nieobecnościami lub skontaktuj się z nami.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
