Dokumentacja i zarządzanie dostępami pracowników do firmowego oprogramowania (SaaS)

Sprawne zarządzanie uprawnieniami pracowników do oprogramowania wykorzystywanego na co dzień w pracy ma ogromny wpływ na bezpieczeństwo danych w firmie i tempo realizowania projektów. Sprawdź, jak wydajnie zarządzać upoważnieniami pracowników do firmowych narzędzi.

Zarządzanie danymi i upoważnieniami pracowników

Bezpieczeństwo danych przechowywanych przez firmę jest ściśle związane z bezpieczeństwem w sieci i stale wystawiane jest na próbę. Jak wynika z badania Blurred World przeprowadzonego przez firmę Samsung jedynie 44% pracowników wie, jak skutecznie chronić dane na urządzeniach, z których korzystają podczas pracy. W związku z tym przedsiębiorstwa muszą zadbać o wypracowanie sposobów na przeciwdziałanie naruszeniom bezpieczeństwa danych.

Zgodnie z zasadami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych przedsiębiorcy są zobowiązani dostosować politykę swoich firm do przedstawionych wymogów. Chociaż wydawać by się mogło, że RODO utrudnia pracę organizacji, w rzeczywistości pozwala na wypracowanie solidnych standardów bezpieczeństwa danych oraz informacji, co przynosi długofalowe korzyści zarówno przedsiębiorcom jak i ich klientom.

Samo wprowadzenie RODO nie wystarcza jednak do tego, by uznać dane za bezpieczne. W tym celu należy wykorzystać odpowiednie oprogramowanie, które pomoże zachować bezpieczeństwo danych. Rozporządzenie sprawiło, że programy do zarządzania HR musiały przystosować swoje działanie i zabezpieczenia zgodnie z opisanymi standardami RODO. Stawia to przedsiębiorstwa w korzystnej sytuacji, umożliwiając odpowiednie zabezpieczenie danych dzięki oprogramowaniu takiemu jak Calamari.

Ze względu na masowe przejście na pracę zdalną spowodowane pandemią wirusa Covid-19, koszt naruszenia bezpieczeństwa danych w firmach wzrósł z 3,89 do 4,96 miliona. Zgodnie z raportem 2021 Data Threat Report przygotowanym przez Thales Group aż 82% przedsiębiorców obawia się naruszenia bezpieczeństwa danych ze względu na pracę zdalną. Biorąc pod uwagę, że w Europie aż 58% organizacji doświadczyło złamania zabezpieczeń, sprawa jest poważna i powinna być jednym z priorytetów odpowiedzialnych przedsiębiorstw.

Wiele organizacji poważnie podchodzi do ochrony swoich dokumentów i danych, w tym danych osobowych pracowników. Poniższa tabela prezentuje wzrost wydatków związanych z ochroną firmowych informacji na różnych płaszczyznach, jaki miał miejsce na przestrzeni 2020 i 2021 roku na podstawie danych zaprezentowanych przez Gartner w maju bieżącego roku.

Dlaczego warto zadbać o narzędzie do zarządzania dostępami pracowników?

Zadbanie o bezpieczeństwo informacji i dokumentów, w tym ochrony danych osobowych pracowników, zebranych na kontach firmowych, jest możliwe dzięki narzędziu do zarządzania danymi logowania i upoważnieniami pracowników. To tylko jedna z zalet korzystania z tego typu oprogramowania. Ma ono również wiele innych benefitów, dzięki którym przyspiesza pracę w organizacji i pomaga zadbać o dobrą organizację w firmie. Jednocześnie ułatwia też pracę działowi HR – przede wszystkim przy onboardingu i offboardingu zatrudnionych osób.

Jakie więc zalety dla organizacji niesie ze sobą wprowadzenie programu do dokumentacji dostępów pracowniczych?

Optymalizacja procesu onboardingu

Onboarding to zaraz po procesie rekrutacji najwcześniejsze doświadczenie z organizacją, jakie ma nowozatrudniony pracownik. Ważnym więc jest, by proces wdrażania nowej osoby do firmowej społeczności przebiegał płynnie i był dobrze przemyślany.

Oprócz organizacji wszystkich niezbędnych spotkań, na których pracownik pozna sposób funkcjonowania firmy, swoje obowiązki, zasady panujące w organizacji oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne sprawy, ważne jest również zadbanie o to, by mógł on bez problemu rozpocząć pracę nad powierzonym zadaniem, gdy wprowadzenie dobiegnie końca.

System zarządzania dostępami pracowników umożliwia wcześniejsze nadanie uprawnień do kont firmowych na platformach, które będą mu niezbędne do pracy. Dzięki temu, korzystając z oprogramowania HR, pracownik będzie mógł sprawdzić, do jakich narzędzi ma dostęp i będzie mógł bez problemu się do nich zalogować. W przypadku braku dostępów lub problemu z zalogowaniem do danych systemów, osoba odpowiedzialna za zarządzanie dostępami będzie mogła szybko zaktualizować dane pracownika.

Takie usprawnienie procesu onboardingu zapewnia dobrą organizację pracy i minimalizuje stres towarzyszący pracownikowi w pierwszych dniach nowej pracy. Pozwala również lepiej zorientować się w infrastrukturze organizacji, co ma szczególne znaczenie w przypadku specjalistów IT odpowiedzialnych za techniczne działanie i oprogramowanie w firmie.

Sprawny proces przyznawania i odbierania uprawnień

Gromadzenie danych logowania i dostępów pracowników do narzędzi używanych w firmie umożliwia również sprawne i szybkie przyznawanie oraz odbieranie upoważnień pracowników do korzystania z programów z najróżniejszych przyczyn. W sytuacji rezygnacji z danego narzędzia lub ograniczenia jego wykorzystania, za pomocą kilku kliknięć można zmienić uprawnienia poszczególnych osób, zyskując pewność, że jedynie upoważnieni pracownicy będą mogli z nich korzystać.

Rozwiązanie jest również niezwykle przydatne, gdy dany pracownik zmienia stanowisko lub otrzymuje awans. Wraz z takimi zmianami bardzo często wiąże się zwiększenie liczby obowiązków, które często wymagają możliwości korzystania z nowych narzędzi. Zarządzanie danymi do logowania pracowników online pozwoli szybko przyznać dostęp do nowych narzędzi i odebrać możliwość korzystania z tych, które nie będą już potrzebne do pracy.

W przypadku gdy pracownik potrzebuje dostępu do danego programu jedynie na czas realizowania danego projektu, tworzenie nowych kont pracowniczych i udostępnianie możliwości logowania się do nich optymalizuje organizację projektów i zmniejsza czas ich wykonania, co przekłada się bezpośrednio na zyski organizacji.

Lepsza organizacja informacji i pracy

Oprócz możliwości nadania i odebrania uprawnień konkretnym pracownikom z poziomu systemu przez administratora narzędzia do zarządzania dostępami, program pozwala również wygodnie sprawdzić, które osoby mają możliwość zalogowania się do wybranych narzędzi.

Dzięki temu podczas organizowania projektów i ich realizowania, w sytuacji, gdy potrzebna jest osoba posiadająca dostęp do danego programu, możliwe jest szybkie sprawdzenie, do kogo można się zwrócić. Sprawia to, że nawet jeśli jedna z osób posiadających dane logowania do programu jest nieobecna, można w prosty sposób znaleźć kogoś, kto będzie mógł ją zastąpić.

Jednocześnie już na etapie planowania projektów oraz przygotowywania kalendarza urlopowego organizacji można wziąć to pod uwagę i zapewnić możliwość dotarcia do danych z każdego niezbędnego narzędzia. W sytuacji, gdy żadnej z osób mających dostęp do programu nie ma w pracy, administrator systemu HR może przyznać go na czas realizacji projektu nowej osobie.

Automatyczna aktualizacja danych pracowniczych sprawi, że informacja o przyznaniu dostępu do konta w danym narzędziu kolejnemu pracownikowi będzie dostępna od ręki dla pozostałych osób. Pozwoli to zachować porządek w dokumentach i ułatwi odebranie danych do logowania, gdy przestaną być potrzebne.

Optymalizacja kosztów

Możliwość zarządzania danymi logowania pracowników do firmowego oprogramowania SaaS pozwala wydajnie zarządzać dostępami i zmniejszyć koszty związane z opłacaniem kont, z których pracownicy nie korzystają. Jak w przypadku Calamari – gdzie wysokość subskrypcji zależna jest od liczby aktywnych użytkowników w systemie – każdy pracownik posiadający dostęp do narzędzia generuje dodatkowy koszt, który musi ponieść organizacja.

Zarządzanie uprawnieniami pracowniczymi w excelu sprawdza się w przypadku małych firm, ale im większa jest organizacji, tym bardziej arkusz kalkulacyjny okazuje się wadliwy, w konsekwencji czego często okazuje się, że opłata za faktyczne wykorzystanie danego oprogramowania jest wyższa niż powinna być.

Poprzez kontrolowanie dostępu pracowników do narzędzi SaaS administrator systemu może sprawdzić, kiedy ostatnio dana osoba logowała się do wybranego narzędzia, ile czasu w nim spędza oraz jak duże ma uprawnienia pracownicze. Jeśli okaże się, że część z pracowników nie korzysta z narzędzia, można odebrać im dostępy – tym samym obniżając koszt używania go – lub całkowicie z programu zrezygnować, jeśli okaże się, że w praktyce jest ono zbędne lub może je zastąpić inny z posiadanych już programów.

Inwentaryzacja firmowego oprogramowania

Oprócz benefitów usprawniających pracę oraz procesy wdrażania pracowników i ich offboardingu, narzędzie do zarządzania uprawnieniami pracowników pozwala zbierać informacje na temat oprogramowania wykorzystywanego w firmie oraz liczbie kont i użytkowników z nich korzystających.

Informacje te są przydatne podczas planowania budżetu firmy. Pozwalają w prosty sposób znaleźć te narzędzia, które przynoszą największe koszty oraz te, których użyteczność okazuje się znikoma. Dzięki temu znacznie łatwiej oszczędzić pieniądze bez konieczności rezygnowania z użytecznego lecz kosztownego rozwiązania.

Umożliwia to również kontrolę nad liczbą narzędzi, z jakich korzysta organizacja, co jest niezwykle istotne ze względu na bezpieczeństwo dokumentów oraz danych. Ograniczenie zbędnych narzędzi i kont, które mogą się do nich zalogować, zmniejsza ryzyko kradzieży danych.

Bezpieczeństwo danych

Tym, co najbardziej wpływa na prywatność informacji zebranych na kontach pracowniczych, jest korzystanie z tego samego loginu i hasła przez wiele osób z organizacji. Nie tylko uniemożliwia to zweryfikowanie, która osoba jest odpowiedzialna za naruszenie bezpieczeństwa (lub na którym urządzeniu doszło do wykradnięcia danych).

Utrudnia to znalezienie i wyeliminowanie źródła problemu. Korzystanie z tych samych danych do logowania z wielu różnych urządzeń oraz adresów IP (na przykład podczas pracy zdalnej lub hybrydowej) również zwiększa ryzyko wykradnięcia danych.

W sytuacji, gdy firma posiada tylko jedno konto i jedne dane do logowania, może dojść do całkowitej utraty dostępu do konta przez firmę. To krytyczne naruszenie bezpieczeństwa, które późno wykryte może przynieść firmie ogromne straty.

Kontrolowanie dostępów pracowniczych i przyznawanie podwładnym spersonalizowanych danych logowania, podobnie jak dokumentowanie firmowego sprzętu, z którego pracownicy korzystają w codziennej pracy, zmniejsza ryzyko naruszenia bezpieczeństwa i ułatwia zweryfikowanie źródła naruszenia. Dzięki temu można szybciej rozwiązać problem i zminimalizować ewentualne straty organizacji.

Przechowywanie wszystkich danych pracowników w jednym miejscu

Zaopatrzenie firmy w system HR, który umożliwia ewidencjonowanie czasu pracy, rozliczanie urlopów, dokumentowanie sprzętu pracowniczego oraz dostępów do kont firmowych to ogromne udogodnienie w zarządzaniu pracownikami dla specjalistów HR.

Nie tylko zapewnia bezproblemowy proces onboardingu i offboardingu, ale również tworzenie cyklicznych raportów czasu pracy, wykorzystania sprzętu i innych. Oprogramowanie takie jak Calamari przechowuje dane w dobrze zabezpieczonej chmurze, dzięki czemu umożliwia dostęp z każdego miejsca oraz w każdym momencie. Dzięki temu w każdej chwili można sprawdzić potrzebne informacje.

To duże udogodnienie zarówno podczas planowania projektów, urlopów jak również onboardingu pracowników. Ułatwia przygotowanie nowych stanowisk pracy i przyznawanie niezbędnych dostępów do narzędzi potrzebnych do pracy. Automatyczne aktualizowanie danych pozwala zaś zawsze mieć dostęp do bieżących informacji, co minimalizuje błędy i znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami.

Sprawny proces offboardingu

Offboarding to jeden z najistotniejszych procesów związanych z zarządzaniem dostępami i sprzętem pracowników, którego błędne lub niedokładne przeprowadzenie może przynieść organizacji straty. Przede wszystkim, podczas rozwiązywania współpracy z daną osobą, należy upewnić się, że zdała cały firmowy sprzęt. Zbieranie informacji na ten temat w module programu HR przyspiesza proces i minimalizuje szanse na wystąpienie błędów, a tym samym zmniejsza potencjalne straty firmy.

Zadbanie o dezaktywowanie kont pracowniczych osób, które już nie należą do organizacji, jest jeszcze istotniejsze z punktu widzenia zabezpieczeń. Osoba, która mimo odejścia z firmy, ma dostęp do danych na temat jej projektów lub pracowników, ma ułatwione zadanie, jeśli chciałby zadziałać na jej szkodę. Nawet jeśli były pracownik pozostaje uczciwy wobec firmy, posiadanie przez niego działającego loginu i hasła zmniejsza bezpieczeństwo dokumentów organizacji i naraża na potencjalny wyciek danych.

Przechowywanie informacji na temat dostępów pracowników i wygodny sposób zarządzania nimi za pośrednictwem programu HR zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych i zmniejsza koszty w firmie, pozwalając szybko i konkretnie określić, które programy i konta są zbędne.

Podsumowanie

Prowadzenie dokumentacji na temat dostępów pracowników do programów oraz narzędzi SaaS wykorzystywanych na co dzień w organizacji to sposób na przyspieszenie realizacji projektów i zapewnienie bezpieczeństwa firmowym danym. Pozwala zadbać o sprawny proces onboardingu i offboardingu. Umożliwia również zmniejszenie kosztów korzystania z tego typu programów.

Interesuje Cię wykorzystanie narzędzia HR w celu dokumentowania uprawnień pracowniczych oraz inne korzyści płynące z takiego rozwiązania? A może chcesz podzielić się z nami swoją wiedzą i doświadczeniem w tym temacie? Nie czekaj i skontaktuj się z nami już teraz!

A jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat zarządzania danymi logowania pracowników w ramach oprogramowania HRM obserwuj naszego bloga HR i zawsze bądź na bieżąco z nowinkami ze świata systemów do zarządzania pracownikami.