Kiedy nie planować projektów? – Czas pracy 2021 a planowanie działań w firmie

Każdego roku w kalendarzu znaleźć można kilka okresów, w czasie których pracownicy chętnie korzystają z dni wolnych. Są to najczęściej okolice świąt i dni ustawowo wolnych od pracy. Warto wiedzieć, kiedy wypadają takie dni, by móc optymalnie zaplanować działania firmy na dany rok.

Nic dziwnego, że pracownicy starają się wykorzystać urlopy tak, by zyskać jak najwięcej dni wolnych od pracy. Każdy potrzebuje odpoczynku, a przemyślane rozłożenie urlopów w roku pozwala czasem nawet na 3 dwutygodniowe urlopy – a to jest już wystarczająco dużo czasu, by można było odpocząć.

Jednak urlopy pracownicze bywają kłopotliwe z punktu widzenia pracodawców oraz menadżerów zespołów. Ich zadaniem jest zarządzanie pracą i doprowadzenie projektów do końca. Wiedząc, kiedy liczba wniosków o urlop pracowników może wzrastać, można przemyśleć strategię na cały rok pracy i tak rozłożyć zadania, by zachować płynność pracy, a jednocześnie umożliwić zatrudnionym pójście na zasłużony odpoczynek.

Na kiedy nie planować projektów?

Podchodząc do konstruowania okresowego planu działań w firmie, należy mieć na uwadze gorące okresy urlopowe. Nie są one bowiem dobre na rozpoczynanie nowych zadań – ze względu na niedobory pracowników, których po powrocie z urlopu będzie trzeba wdrożyć w rozpoczęte już zadanie. Nie jest to również dobry moment na zamykanie większych zadań – w najgorszej sytuacji może się okazać, że kluczowego pracownika nie będzie i trzeba będzie czekać na jego powrót – tym samym realizacja projektu zostanie opóźniona.

Czas pracy w 2021 roku łącznie wynosić będzie 2016 godzin, co daje 252 dni pracujące. Warto pamiętać, że pracownikowi przysługuje dodatkowy dzień urlopu za każdy ustawowo wolny dzień przypadający w sobotę. W roku 2021 takie dni zdarzają się dwa: w maju oraz w grudniu. Dni wolnych od pracy łącznie w tym roku przypada 113.

W jakich okresach nie należy więc rozpoczynać i kończyć prac nad nowymi zadaniami w 2021 roku?

Kwiecień

W 2021 roku Wielkanoc wypada 4 kwietnia, a drugi dzień Wielkiej Nocy – ustawowo wolny od pracy – w poniedziałek 5 kwietnia. To dobry moment dla pracowników, aby korzystając z 4 dni urlopu (6-9 kwietnia) móc odpocząć przez 11 dni. Tym samym nie jest to dobry moment, by rozpoczynać i kończyć nowy projekt.

Maj

Sytuacja w maju wygląda podobnie do tej z kwietnia. 3 maja wypada w poniedziałek, dlatego chcąc mieć możliwie długi urlop, pracownicy chętnie wybierać będą dni 4-7 maja, by za 4 dni urlopu móc odpocząć 9 dni. Wobec tego początek maja również nie nadaje się na rozpoczynanie i kończenie ważnych projektów.

Listopad

1 listopada wypada w poniedziałek, a 11 w czwartek. Chcąc wypocząć, pracownicy mogą skorzystać w tym czasie z dwóch możliwych opcji przedłużenia sobie wolnego. Biorąc urlop na dni 2-5 listopada uzyskają 9 dni odpoczynku. Mogą jednak wybrać również dni 8-10 oraz 12 listopada lub połączyć oba terminy, co łącznie za 8 dni urlopu daje im aż 16 dni wolnych.

Grudzień

Końcówka grudnia to oczywisty czas, kiedy nie planuje się żadnych większych prac ani zmian w firmach. Pod koniec grudnia wypadają święta, a 6 stycznia Święto Trzech Króli. Pracownicy, którzy nie wykorzystali urlopu wcześniej, z pewnością będą chcieli to zrobić w tym czasie. Z tego względu lepiej poczekać z nowymi wyzwaniami do połowy stycznia.

Kiedy jest dobry moment na rozpoczęcie nowego projektu?

Wiedząc już, kiedy nie planować projektów, warto też zastanowić się nad tym, kiedy najlepiej zacząć nowe prace w firmie. Doskonałymi moemntami na rozpoczęcie nowych, dłuższych projektów wymagających skupienia są te okresy, gdy pracownicy są najbardziej wypoczęci i mają przed sobą odpowiednio dużo dni pracujących nieprzeplatanych wolnym. Najlepiej więc planować projekty:

• w lutym i w marcu – ze względu na dużo dni do przepracowania i brak świąt,
• w kwietniu po Wielkanocy – to dobry moment na przeprowadzenie krótszego, intensywnego projektu, warto jednak mieć na uwadze, że warto zakończyć go przed majówką,
• w czerwcu, lipcu i sierpniu – to okres wakacyjny, więc część pracowników z pewnością będzie korzystała z dni wolnych, jednak nie tak licznie jak w okresach świątecznych. Jest to więc dobry moment na zajęcie się większym, wymagającym dłuższych prac projektem, który nie będzie wymagał pośpiechu,
• w drugiej połowie listopada i pierwszej połowie grudnia – to również dobra okazja na zaplanowanie projektu. Pomiędzy Świętem Niepodległości i pierwszym dniem Bożego Narodzenia przypada 31 dni pracujących.

A kiedy zachęcać pracowników do wzięcia wolnego?

Wiedząc, kiedy nie warto planować nowych projektów i trudniejszych zadań, można optymalnie rozplanować rok pracy tak, by móc na czas zrealizować każde z zadań. Nie jest to jednak jedyna zaleta. Pracownicy często zastanawiają się kiedy wziąć urlop, dlatego znajomość kalendarza świąt i planu projektowego pomoże stworzyć sytuację win-win. Można zachęcić pracowników, by skorzystali z wolnego w okolicach świąt i czasu, gdy nie ma zaplanowanych większych zadań. Warto informować ich o takiej możliwości – pozwoli ona nie tylko lepiej ułożyć urlopy, by wypocząć, ale również pozwoli pracownikom odetchnąć, mając świadomość, że w tych najkorzystniejszych momentach mogą śmiało i bez obaw o problemy wypocząć i odetchnąć od biura.

Najlepiej zaproponować pracownikom wolne we wspomnianych wyżej terminach:

• w okolicach wielkanocy,
• w czasie majówki,
• pomiędzy Świętem Zmarłych i Świętem Niepodległości,
• Na święta Bożego Narodzenia i nowy rok.

Podsumowanie

Planując pracę w firmie na kolejny rok, warto brać pod uwagę układ kalendarza świąt. Dzięki temu można uniknąć wielu problemów wynikających ze złej organizacji czasu, takich jak – opóźnienia w zakończeniu zadań, nieobecność kluczowych pracowników, przepracowanie zespołów. Dobre planowanie to również szansa na to, by budując w pracownikach dobre zdanie o firmie, wyjść im naprzeciw i zachęcić do odpoczynku w korzystnych dla nich warunkach.

A czy Ty planujesz projekty w firmie, biorąc pod uwagę święta kalendarzowe i preferencje pracowników? A może podchodzisz do tematu w inny sposób? Daj znam znać!

Sprawdź więcej artykułów na temat urlopów:

• 5 powodów, ze względu na które warto korzystać z mobilnej aplikacji do zarządzania urlopami
• 5 zalet integracji kalendarza urlopowego z Jirą
• Jak przekonać szefa do wybrania programu do ewidencji czasu pracy i zarządzania urlopami?
• Jak wybrać narzędzie do ewidencji czasu pracy i urlopów dla G Suite (Google Workplace)
• Urlop na zakupy – szaleństwo Black Friday prosto z Ameryki
• 5 powodów, dla których Twoja firma potrzebuje zarządzania urlopami