HR, Zarządzanie nieobecnościami, Ewidencja czasu pracy

Jak przekonać szefa do wybrania programu do ewidencji czasu pracy i zarządzania urlopami?

Wybranie odpowiedniego programu do ewidencji czasu pracy stanowi nie lada wyzwanie. Nawet jeśli z punktu widzenia pracownika działu HR narzędzie nadaje się doskonale, by móc z niego skorzystać, trzeba znaleźć argumenty, które przekonają pracodawcę.

Dlatego w tym tekście zebrane zostały zalety i wady zarówno modułu Calamari Clock In jak i Calamari Leave, które przekonają każdego, że inwestycja w ten program do rejestracji czasu pracy to dobra decyzja:

Czym jest program do ewidencji czasu pracy i zarządzania wnioskami urlopowymi

Program do ewidencji czasu pracy i zarządzania wnioskami urlopowymi to oprogramowanie, które wspomaga dział HR w obowiązkach związanych z tworzeniem raportów czasu pracy, kontrolowaniem spóźnień, nadgodzin oraz zbyt krótkiej pracy podwładnych.

Umożliwia zgłaszanie i akceptowanie wniosków urlopowych, bieżące rejestrowanie przepracowanych godzin, tworzenie listy obecności, a także szybkie generowanie cyklicznych raportów. Dzięki przechowywaniu danych w chmurze, wszystkie informacje na temat czasu pracy dostępne są z każdego miejsca i o każdej porze, co dodatkowo ułatwia zarządzanie pracownikami.

Jest to jednak rozwiązanie, z którego skorzysta nie tylko dział kadr. Narzędzie takie jak Calamari znacznie ułatwia pracę wszystkich w firmie. Dzięki dostępowi do kalendarza urlopowego wszystkich pracowników, zaplanowanie spotkań, projektów i innych ważnych działań w firmie jest znacznie łatwiejsze i zajmuje dużo mniej czasu.

Dzięki liście obecności pracownicy na bieżąco wiedzą, kto pracuje danego dnia, więc mogą odpowiednio zaplanować swój czas w taki sposób, by nie tracić go w oczekiwaniu na ludzi, których nie ma.

Rozpoczynanie i kończenie czasu pracy za pomocą różnych form, jakie oferuje Calamari:

  • aplikacji webowej,
  • aplikacji mobilnej,
  • kodów QR (Calamari KIOSK),
  • beaconów,

minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, zgubienia listy obecności i sytuacji, w której ktoś zapomniał się podpisać. Możliwość ustawienia powiadomień na temat rozpoczęcia i zakończenia pracy dodatkowo zmniejsza ryzyko, że pracownik nie dopełni swojego obowiązku.

Prowadzenie dokumentacji czasu pracy jest jednym z obowiązków pracodawcy, rozwiązania takie jak Calamari stają się stają się niezbędnymi pozycjami dla rozwijających się, nowoczesnych firm, dla których liczy się oszczędność czasu, efektywność i zadowolenie pracowników.

Zalety programu do zarządzania wnioskami urlopowymi online

Calamari jest podzielone na dwa główne moduły: rejestrację czasu pracy (RCP) oraz zarządzanie wnioskami urlopowymi. Zastanawiając się nad zakupem narzędzia, można wybrać zarówno sam moduł do wniosków urlopowych, rejestrator czasu pracy bądź oba rozwiązania jednocześnie.

Wybranie rozwiązania, które najlepiej odpowie na potrzeby organizacji, jest więc niezwykle proste i nie wymaga ponoszenia kosztów za funkcjonalności, które nie są danej firmie potrzebne.

Dlaczego warto wybrać moduł Calamari Leave do zarządzania nieobecnościami pracowników?

Zmniejszenie kosztów prowadzenia ewidencji czasu pracy

Generowanie okresowych raportów czasu pracy i urlopów to zadanie, które bez pomocy oprogramowania wykonać muszą pracownicy działu HR. To duży wkład czasu przekładającego się na koszty, które można ograniczyć dzięki oprogramowaniu HRM.

Wykorzystanie programu do zarządzania urlopami pozwala:

  • oszczędzić czas i wysiłek potrzebne na manualne sprawdzenie informacji o urlopach każdego z pracowników organizacji zebranych w postaci papierowej dokumentacji;
  • skrócić czas potrzebny do uzyskania informacji na temat planowanych nieobecności. W przypadku braku cenhttps://calamari.pl/elektroniczne-wnioski-urlopowe/karta-urlopowa-pracownikatralnego systemu, pozyskanie informacji na temat dostępności pracowników z różnych działów to strata czasu, na którą nie zawsze można sobie pozwolić;
  • zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów – zarówno w raportach, które wynikają ze zwykłej ludzkiej pomyłki w obliczeniach, jak również koszt źle zaplanowanych w czasie projektach.

Koszt błędów wynikających z nieefektywnego zarządzania absencjami jest droższy niż jakikolwiek system powstały do tego celu. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w przygotowanym przez nas artykule: 5 zagrożeń płynących z nieefektywnego zarządzania absencjami.

Zwiększenie produktywności pracowników

Oprócz oczywistej poprawy wydajności działania działu HR, system do zarządzania urlopami Calamari Leave poprawia efektywność całej firmy. Dzieje się tak z kilku powodów:

  • automatyzacja – pozwala pozbyć się problemu z błędami w dokumentacji i asynchroniczną wymianą informacji. Minimalizuje to błędy wynikające z planowania zadań posiadając niekompletną lub niezaktualizowaną wiedzę na temat dostępności potrzebnych pracowników. Dzięki kalendarzowi obecności dostępnemu dla wszystkich, pracownik każdego szczebla może optymalnie rozplanować obowiązki;
  • łatwość wykorzystania – wykorzystanie technologii mobilnych pozwala śledzić kalendarz urlopów oraz zgłaszać i akceptować nieobecności nawet po godzinach pracy czy na ostatnią chwilę, bez konieczności każdorazowego uruchamiania komputera pracowniczego, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie pracownikami;
  • dostęp do limitów urlopowych i prosta procedura wnioskowania – każdy z pracowników wie, ile dni wolnych mu przysługuje, ponieważ ma dostęp do swoich limitów poprzez system Calamari. Nie musi więc tracić czasu swojego ani specjalistów HR, by takie informacje uzyskać, a przysługujące mu dni może rozplanować tak, by mieć szansę dobrze wypocząć. Prosty proces zgłaszania wniosków urlopowych dodatkowo zachęca pracowników do korzystania z wolnego, co przeciwdziała przepracowaniu.

Dostępność informacji i wyciąganie wniosków na ich podstawie

Decydując o tym, czy przyznać pracownikowi wolne danego dnia, przełożony często ma do dyspozycji ograniczone informacje – dotyczące zaplanowanych urlopów swojego zespołu bądź działu, ale niekoniecznie całej organizacji. Może się więc okazać, że nawet podejmując możliwie najlepszą decyzję, zdarzy się sytuacja, w której pracownika z daną umiejętnością zabraknie, gdy będzie potrzebny. Dochodzi wtedy do opóźnień, które bardzo często skutkują wzrostem kosztów lub zmniejszeniem dochodu firmy.

Dzięki kalendarzowi urlopowemu całej organizacji, podejmujący decyzję może mieć na względzie wszystkich pracowników i ich projekty, dzięki czemu posiada znacznie więcej informacji, by podjąć optymalną decyzję. Również sam pracownik, starając się o wolne, wie, kiedy jest sens o nie wnioskować, a w jakim czasie raczej nie będzie mógł pozwolić sobie na nieobecność. Dzięki temu oszczędzi czas managera potrzebny na przeanalizowanie zgłoszenia.

Zgodność z prawem

Zgodnie z unijną dyrektywą NR 2003/88/EC ustanowioną w 2019 roku, wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie państw członkowskich są zobowiązani do prowadzenia ewidencji czasu pracy i urlopów pracowników. W związku z tymi, niezależnie od narzędzia, pracodawcy muszą zbierać i przechowywać takie dane.

Dzięki programowi do ewidencji urlopów Calamari można przyspieszyć proces zbierania tych danych i zminimalizować możliwość wystąpienia błędów. Korzystając z programu, ryzyko związane z przechowywaniem danych osobowych zostaje przeniesione na dostawcę oprogramowania. Jeśli więc dojdzie do naruszenia bezpieczeństwa informacji, konsekwencje i kary wynikające z Rozporządzenia o Ochronie Danych osobowych (RODO) – rzędu 100 – 300 tys. złotych – przeniesione zostają na Calamari, co jest dodatkową ochroną dla firm.

Podniesienie poziomu zadowolenie pracowników

Odpoczynek od pracy to nie tylko przywilej, ale również obowiązek pracownika, którego pracodawca powinien dopilnować. Wykorzystanie programu do zarządzania nieobecnościami pozwala stworzyć proste zasady zgłaszania i przyznawania wolnego. Możliwość złożenia wniosku urlopowego online za pomocą kilku kliknięć zachęca do skorzystania z tej możliwości, dzięki czemu pracownicy chętniej odpoczywają i rzadziej bywają przemęczeni.

Dla pracodawcy to również dodatkowy atut. W razie niejasności, problemów czy podejrzenia, że pracownik nie wykorzystuje wolnego bądź w jakikolwiek sposób narusza zasady, wszystkie informacje można szybko sprawdzić. Jest to również zabezpieczenie dla pracownika, który w razie potrzeby może udowodnić, kiedy był w pracy, a kiedy miał wolne. Dzięki korzystaniu z elektronicznych wniosków urlopowych można szybciej rozeznać się w planie nieobecności całej organizacji, by lepiej zaplanować projekty, szkolenia czy wyjazdy integracyjne.

Poprawienie jakości komunikacji i organizacji pracy

Udostępnianie wszystkim w firmie informacji o planowanych urlopach to doskonały sposób, by zoptymalizować pracę. Planowanie projektów można bowiem oprzeć o rzetelne informacje dotyczące obecności kluczowych dla jego zrealizowania pracowników. Dużo łatwiej jest więc wyeliminować sytuacje, gdy wykonanie zadania odwleka się ze względu na czyjąś nieobecność.

Możliwość wcześniejszego zaplanowania nieobecności i projektów, a także bieżący dostęp do listy obecności każdego dnia sprawia, że pracownicy nie tracą czasu na poszukiwania osoby, której może w firmie nie być. Mogą więc skupić się na innych obowiązkach, nie tracąc dodatkowych, cennych godzin.

Dobra wymiana informacji – między innymi również dzięki automatycznej aktualizacji statusów w Slacku, którą umożliwia Calamari – pozwala uniknąć sytuacji, w których pracowniczy umówieni na spotkanie czekają na osobę, której w firmie może tego dnia w ogóle nie być. Dobre zarządzanie czasem pozwala oszczędzić pieniądze, zredukować koszty, a nawet zwiększyć zyski.

Zalety programu do rejestrowania czasu pracy

Zarówno narzędzie do zarządzania wnioskami urlopowymi jak i to do kontrolowania czasu pracy pracowników niesie ze sobą mnóstwo zalet wykraczających poza obowiązki działu HR. Decydując się na wybór programu do ewidencji czasu pracy warto mieć na uwadze również inne benefity, z których skorzysta cała organizacja.

Lista obecności w czasie rzeczywistym

Dzięki Calamari Clock In można nie tylko automatycznie zliczać przepracowane godziny, rozpoczynając i kończąc dzień za pomocą wielu różnych metod. Można również na bieżąco sprawdzać obecności pracowników, tego, kto jest na przerwie, kto wyszedł, a kto jest w trakcie pracy.

Dzięki temu managerowie mogą dać podwładnym odpocząć, nie przeszkadzając im w trakcie posiłku, a osoba szukająca pomocy u jednego ze współpracowników może szybko zorientować się, gdzie może ją znaleźć oraz czy będzie w stanie udzielić jej pomocy.

Taka lista obecności jest również niezwykle przydatna w sytuacji zagrożenia, gdy trzeba ewakuować biuro. Z jej pomocą łatwo można sprawdzić, którzy pracownicy byli w budynku, by upewnić się, że wszyscy są bezpieczni. W przypadku koronawirusa to również ułatwienie w znalezieniu pracowników, którzy mieli kontakt z zarażoną osobą.

Elastyczność i ułatwienie rejestrowania czasu pracy

Calamari umożliwia rejestrację czasu za pomocą różnych metod, dzięki czemu dopasowanie sposobu rozpoczynania i kończenia pracy można łatwo dostosować do rodzaju firmy oraz wykonywanych przez pracowników obowiązków.

Oprócz rejestrowania czasu pracy poprzez aplikację webową, można korzystać również z wersji mobilnej – zarówno przez aplikację Calamari, jak również dzięki integracji z komunikatorem Slack – za pomocą aplikacji mobilnej tego narzędzia.

Możliwość rozpoczynania dnia pracy poprzez kody QR – wraz ze zrobieniem zdjęcia pracownikowi, który skanuje kod – to dodatkowa ochrona przed nadużyciami, która daje pracodawcy pewność, że podwładni są uczciwi. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w organizacjach zatrudniających dużo osób, gdzie nie wszyscy mają okazję się poznać.

Opcja automatycznego zapisywania godziny wejścia i wyjścia dzięki technologii iBeacon to zaś doskonałe rozwiązanie dla osób zapominalskich lub bardzo zajętych. Urządzenie rejestruje wszystkie wejścia i wyjścia z całego dnia, by następnie poprawnie obliczyć i zapisać czas pracy.

Calamari jest zorientowane na potrzeby klientów, dlatego udostępnia swoją dokumentację API. Dzięki niej, jeśli dana firma potrzebuje innego rozwiązania lub chce je zintegrować ze swoim wewnętrznym systemem, jest to możliwe przy niedużym nakładzie pracy i pełnym wsparciem teamu supportowego oprogramowania.

Zapobieganie spóźnieniom i nadużyciom

Spóźnienia pracowników, przedłużanie przerw lub zbyt wczesne wychodzenie z biura to pozornie niewielkie problemy, które potrafią jednak kosztować firmę naprawdę ciężkie pieniądze. Program do rejestracji czasu pozwala rozwiązać ten problem.

Calamari umożliwia managerom ustawienie alertów przychodzących do nich w momencie, gdy ktoś z jego zespołu przychodzi do pracy zbyt późno. Dzięki temu bardzo szybko można stwierdzić, które osoby mają problem z punktualnością. Problem można rozwiązywać na różne sposoby, jednak szybkie i skuteczne wyłapywanie spóźnialskich oraz niepozostawanie obojętnym wobec tej szkodliwej praktyki same w sobie przynoszą spore efekty.

Spóźnienia można też eliminować, nagradzając pracowników, którzy zjawiają się w pracy punktualnie. Więcej na temat wykorzystania Calamari w ten sposób dowiesz się, czytając artykuł: Jak wykorzystać program do ewidencji czasu pracy do nagradzania i motywowania pracowników.

Oznaczanie czasu trwania przerw i pracy nad wybranymi projektami

Nie każdy dział potrzebuje tak zaawansowanego narzędzia do zarządzania projektami jak Jira czy Basecamp, w większości wystarczy tablica w Trello lub arkusz kalkulacyjny. Dzięki Calamari również można w prosty sposób kontrolować pracę nad projektami.

Wystarczy, że do pracownika zostaną przypisane projekty, a przy rozpoczynaniu dnia pracy będzie mógł wybrać, za które zadanie się zabiera. Pozwala to managerowi sprawdzić, ile czasu faktycznie zajmuje wykonanie danego obowiązku, a dla pracownika jest informacją, ile czasu poświęca na poszczególne zadania, by lepiej mógł zaplanować dzień pracy – a tym samym podnieść swoją efektywność.

Więcej zalet rejestracji przepracowanych godzin poznasz, czytając nasz artykuł: 13 benefitów ewidencji czasu pracy.

Ułatwienie współpracy z pracownikami zdalnymi

Od ogłoszenia lockdownu w Polsce w marcu 2020 roku, praca zdalna jeszcze bardziej przybrała na popularności. Zarówno pracownicy jak i pracodawcy musieli odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Chociaż część firm powraca do biur, większość pracowników przyznała, że chciałaby częściej korzystać z możliwości pracy z domu. W związku z tym pracownikom mobilnych zacznie przybywać.

Calamari jest doskonałą odpowiedzią na potrzebę pracodawców, by rejestrować czas pracy osób wykonujących swoje obowiązki spoza biura. Zarówno w przypadku rozliczenia godzinowego jak i miesięcznego, program pozwala zapisywać dokładny czas pracy, należność urlopu oraz automatycznie sprawdza, czy dana osoba wywiązuje się z czasowych zobowiązań.

Ponadto dzięki integracji z popularnymi biurowymi narzędziami, takimi jak Slack, MS Teams, G-Suite (Google Workplace) czy Jira, umożliwia szybką wymianę informacji i zarządzanie projektami, dzięki czemu odległość przestaje być czynnikiem uniemożliwiającym pracę zdalną.

Podsumowanie

Program do ewidencji czasu pracy to narzędzie, które wspomaga dział HR w rozliczaniu czasu pracy i zarządzaniu urlopami. Na tym jednak jego zalety się nie kończą. Mądrze wykorzystane przyspieszy przepływ informacji w firmie, pomoże zaoszczędzić pieniądze, lepiej planować projekty i przeciwdziałać spóźnieniom oraz nadgodzinom.

Znając tak liczne korzyści programu RCP Calamari, nie sposób nie skusić się chociażby na dwutygodniowy okres próbny.

A jakie argumenty przekonały Ciebie do wybrania Calamari? Daj nam znać! Jesteśmy niezwykle ciekawi, co spodobało Ci się najbardziej!

Sprawdź więcej artykułów na temat urlopów:

Najnowsze Artykuły

Pandemia COVID-19 doprowadziła do popularyzacji pracy zdalnej w tempie, którego nikt wcześniej się nie spodziewał. Kiedy lockdown dobiegł końca, część firm zdecydowała się na częściowy powrót do biur. Poznaj zalety pracy hybrydowej i dowiedz się, jak narzędzie do ewidencji czasu pracy pomaga w jej organizacji.

Czytaj dalej

W Calamari stale dbamy o to, by stawiać naszych klientów na pierwszym miejscu i pomagać im w codziennym zarządzaniu czasem pracy. Team Customer Success dokłada wszelkich starań, by pomagać klientom w dostosowywaniu naszego programu HR do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.