Nowoczesne branie urlopu – najlepsze praktyki

Pandemia wirusa Covid-19 była początkiem wielu zmian na świecie – w tym również nawyków ludzi odnośnie pracy. W związku z lockdownem ludzie przywykli do nowej sytuacji, dlatego powrót do "starej normalności" może być dla nich trudny. Szczególne problemy mogą mieć osoby, które w ciągu ostatniego roku pracowały zdalnie.

Popularność pracy z domu rosła w stałym tempie już od lat, pandemia stała się zaś silnym impulsem, który znacznie przyspieszył jej rozwój, na dobre zmieniając biurowy krajobraz. Slack, Microsoft Teams, Google Hangouts i inne popularne narzędzia do komunikacji biurowej stały się głównymi kanałami wymiany informacji, pozwalając na współpracę wielu zespołów, niezależnie od tego, gdzie się znajdowały.

Wykształcone w ten sposób ekosystemy techniczne sprawiły, że z emaili pełnych, braków informacyjnych wydłużających procesy decyzyjne, planowanie działań firm przeniosło się w sferę rozmów w czasie rzeczywistym za pomocą czatów prywatnych, grupowych czy wideokonferencji.

Według businessofapps, Slack oraz inne chaty biurowe zmniejszają liczbę maili o 32% a spotkań o 27%.

Przygotowanie do urlopu – co zrobić ze Slackiem i MS Teams?

Korzystanie z licznych narzędzi komunikacyjnych zobowiązuje, by podczas wyjazdu odpowiednio poinformować współpracowników o swojej nieobecności. Prawidłowe wykorzystanie Slacka, Google Hangouts i Microsoft Teams pozwoli zredukować niepewność i chaos, jaki mogłaby wprowadzić czyjąś nieobecność, do zera.

Oto najlepsze praktyki, których należy przestrzegać, aby to osiągnąć.

Opracuj zestaw statusów

Statusy na czatach to coś więcej niż zabawny dodatek, który umożliwia spersonalizowanie swojej przestrzeni komunikacji internetowej i wyrażenie siebie. To również niepozornie potężne narzędzie do informowania współpracowników i członków zespołu o związanych ze sobą sprawach mających znaczenie w kontekście pracy.

Mówiąc ogólnie, najlepiej wybrać kilka typów statusów zawierających krótkie wyjaśnienia ich znaczenia – wykonywanych w danym momencie czynności. Gdy ktoś ustawi status "lunch", pozostali pracownicy, widząc go, będą wiedzieli, że na odpowiedź na swoje pytanie będą musieli chwilę poczekać. Z kolei status "nie pisać/nie przeszkadzać" oznacza, że na odpowiedź trzeba będzie poczekać dłużej – jednak nie bez powodu.

Podobnie wygląda sprawa ze statusami dotyczącymi nieobecności. Najbardziej przydatne z nich, to:

• Przygotowuję się do wyjazdu – to znak i przypomnienie dla współpracowników, że ktoś planuje wziąć wolne i jeśli się czegoś od niego potrzebuje, to ostatnia chwila, żeby to załatwić,
• Nie ma mnie – oczywista informacja. Jeśli ktoś jest na wakacja, nie będzie się od niego oczekiwało odpowiedzi. W statusie tym powinna się znaleźć informacja o terminie powrotu do pracy, by współpracownicy wiedzieli, kiedy spodziewać się odpowiedzi,
• Dopiero wróciłem, miej litość – po urlopie trzeba się ponownie wdrożyć do pracy, pierwsze dni bywają trudne. Warto poinformować o tym współpracowników, by wiedzieli, że będą musieli dłużej poczekać na odpowiedź.

Statusy komunikatorów są w dużej mierze niedoceniane, jednak dobrze wykorzystywane mają wiele zalet i mogą skutecznie wspomóc komunikację. Eksperymentowanie ze statusami może przynieść wiele nieoczekiwanych korzyści.

Przypomnienia

Powiadomienia i przypomnienia można zaplanować i zautomatyzować, dlatego ustawienie odpowiednich przypomnieć zawczasu może zaoszczędzić frustracji całemu zespołowi. Jeśli w związku z planowanym urlopem ustawisz przypomnienia na dwa tygodnie i na tydzień przed wyjazdem, współpracownicy z pewnością go nie przeoczą i będą mogli dostosować swoje plany.

Przypomnienia są niezwykle elastyczne. Można ustawiać osobne z nich dla każdego z zespołów, z którymi się współpracuje. Będąc częścią kilku projektów jednocześnie, poinformowanie innych o swojej nieobecności z odpowiednim wyprzedzeniem ma ogromne znaczenie. Nie należy jednak ustawiać zbyt wielu przypomnień – mogą stać się irytujące i być ignorowane, nie przynosząc spodziewanego rezultatu.

Ustawienie autorespondera

Automatyczne odpowiedzi mogą zmienić bardzo wiele w codziennej komunikacji – przede wszystkim oszczędzają frustracji i niepewności osobom próbującym skontaktować się z nieobecnym pracownikiem. W dobrym responderze powinna znaleźć się informacja na temat daty powrotu do pracy i osobie, z którą do tego czasu należy się kontaktować.

Nowoczesne systemy pozwalają użytkownikowi spersonalizować autoresponder jeszcze bardziej, wysyłając różne odpowiedzi do różnych klientów w zależności od ustalonych reguł. Wiadomości mogą różnić się w zależności od źródła, z jakiego przyjdzie wiadomość. To przydatna opcja w przypadku, w którym różne problemy powinno się kierować do kilku różnych osób - a nie jednego wybranego zastępcy.

Aktualizuj swój kalendarz firmowy i udostępnij go współpracownikom

Komunikatory takie jak Slack to potężne i wszechstronne narzędzia, jednak nie zamyka się w nich całe życie firmy. Mając to na uwadze, warto zadbać, by zaznaczyć swoją obecność również w firmowym kalendarzu.

Pozwoli to na automatyczne odrzucanie cyklicznych spotkań w trakcie nieobecności i uniemożliwi zapraszanie nieobecnego na kolejne spotkania w dni, w których go nie ma.

Pamiętaj – jesteś na urlopie

Jeśli chcesz naprawdę wypocząć na urlopie, musisz całkowicie odciąć się od pracy.

Z tego względu zaleca się, by nie logować się ani do Slacka, ani do żadnego innego firmowego komunikatora. Należy wyłączyć powiadomienia z pracowniczego maila i skupić się na wypoczynku. W przeciwnym razie można się przepracować i wypalić zawodowo.

Podsumowanie

Mimo że celem urlopu jest zmniejszenie stresu i odpoczynek, bez odpowiedniego przygotowania i zadbania o firmowe sprawy może nie udać się uciec myślami od pracy i naprawdę wypocząć. Urlop może być przyczyną dezinformacji i zmniejszenia wydajności firmy.

Jeśli jednak będzie się pamiętać o zastosowaniu przytoczonych wyżej wskazówek, współpracownicy będą odpowiednio powiadomieni, a wszystkie procesy zabezpieczone, dzięki czemu będzie można z czystym sumieniem odpocząć w wolne dni.

Jeśli interesują Cię sposoby zarządzania procesem urlopów i optymalizacja jego płynności, skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na Twoje pytania!

Sprawdź więcej artykułów na temat urlopów:

• 5 powodów, ze względu na które warto korzystać z mobilnej aplikacji do zarządzania urlopami
• 5 zalet integracji kalendarza urlopowego z Jirą
• Jak przekonać szefa do wybrania programu do ewidencji czasu pracy i zarządzania urlopami?
• Jak wybrać narzędzie do ewidencji czasu pracy i urlopów dla G Suite (Google Workplace)
• Kiedy nie planować projektów? – Czas pracy 2021 a planowanie działań w firmie
• Urlop na zakupy – szaleństwo Black Friday prosto z Ameryki
• 5 powodów, dla których Twoja firma potrzebuje zarządzania urlopami