Nieodnotowane nieobecności potrafią wyrządzić w firmie ogromne szkody. Najwygodniejszym sposobem, by zmierzyć się z tym zagrożeniem, jest cyfrowy system do zarządzania urlopami.
Uczniowie chodzili na wagary niemal od samego początku istnienia szkoły jako instytucji, a sami wagarowicze bywali nawet ukazywani na obrazach XIX-wiecznych malarzy.
.jpeg)
Podobnie jak uczniowie uchylają się od obowiązku szkolnego, tak i pracownikom zdarza się z różnych przyczyn nie przychodzić do pracy, co wiele firm po prostu wlicza w koszty i ryzyko. Jednak dzięki nowoczesnym narzędziom opartym na chmurze obliczeniowej i technologiach mobilnych możliwe jest precyzyjne wyliczanie czasu pracy oraz sprawdzenie ile dni faktycznie zostało przepracowanych.
Badanie przeprowadzone przez ManaHR wskazuje, że wskaźnik absencji (stosunek liczby dni nieprzepracowanych do wszystkich w roku) wśród polskich pracowników wynosi 8,1 procent. Po wyłączeniu ze wskaźnika urlopów wychowawczych i absencji ciążowej wskaźnik wynosi średnio 5,2 procent.
Liczba nieprzepracowanych dni różni się w zależności od typu wykonywanej pracy. Dla kadry zarządzającej wskaźnik absencji wynosi 4,6 proc., dla pracowników biurowych 6,3 proc., a dla pracowników fizycznych 9,1 procent. Po usunięciu z tego zestawienia urlopów wychowawczych i macierzyńskich wskaźniki te wynoszą odpowiednio 2,8, 3 oraz 6,3 procent.
Oznacza to, że typowy polski menedżer jest nieobecny w pracy przez około 16 dni, pracownik biurowy przez 22 dni, a pracownik fizyczny przez 33 dni w roku. Do tych dni zaliczają się zarówno urlopy płatne, jak i te okolicznościowe, urlopy macierzyńskie i wychowawcze oraz zwolnienia chorobowe. Przy pominięciu urlopów wychowawczych i macierzyńskich liczba wolnych dni wynosi odpowiednio 10 dla kadry biurowej i menedżerskiej oraz 20 dla pracowników fizycznych.
Każdy z tych dni to koszt dla pracodawcy. Oprócz wypłacania pensji pracownikowi (na urlopie wypoczynkowym lub chorobowym) konieczne jest takie zarządzanie przedsiębiorstwem, by praca została efektywnie wykonana. Dlatego właśnie ponad połowa (dokładnie 57 proc.) pracodawców przebadanych przez ManaHR uważa, że absencje stanowią problem dla ich organizacji.
Jednym z najskuteczniejszych narzędzi przeciwdziałania negatywnym skutkom nieobecności pracownika jest wdrożenie systemu do zarządzania absencjami.
Nieobecność w pracy to najczęściej urlop, a prawo do niego jest jednym z podstawowych praw pracowniczych w Polsce. Obecny porządek prawny dopuszcza istnienie elektronicznych wniosków urlopowych oraz pełnej cyfryzacji dokumentacji z tym związanej.
Dodatkowo cyfrowy system zarządzania nieobecnością w pracy może być uzupełniony o komponenty takie jak liczenie czasu pracy oraz zaznaczanie nieobecności spowodowanych chorobą, nagłymi wypadkami losowymi oraz tych wcześniej nieplanowanych lub nieuzasadnionych.
Liczba przepracowanych dni ma kluczowe znaczenie przy wypłacie wynagrodzeń. Gdy jest ich za dużo – pracownik ma prawo je odebrać lub otrzymać dodatkowe wynagrodzenie. Gdy z kolei jest ich za mało, pracodawca może zredukować wysokość wypłaty.
Podstawową zaletą istniania systemu do zarządzania nieobecnościai w firmie jest pełna i zgodna ze stanem faktycznym informacja o liczbie dni, które przepracowali zatrudnieni. Już samo istnienie takich informacji to pierwszy krok do uzyskiwania kolejnych korzyści.
W przypadku cyfrowych systemów do zarządzania urlopami zwiększenie produktywności odczuje nie tylko dział HR. Wynika to z trzech kwestii:
Dodatkową zaletą jest jasna informacja dla pracownika, ile wolnych dni jeszcze mu zostało do wykorzystania oraz ile i kiedy już wykorzystał. Łatwa procedura brania urlopu może być zachętą, by to częściej robić, a regularny wypoczynek pozwala zredukować stres oraz uniknąć wypalenia zawodowego.
W sytuacji, gdy pozostało niewiele czasu do deadline’u lub gdy nawał pracy jest ogromny, urlop pracownika może być dla firmy prawdziwym przekleństwem. Samo zarządzanie urlopami tak, by wszystkie dokumenty i procedury były zgodne z prawem, często wymaga zatrudnienia dodatkowej osoby.
Jednak z punktu widzenia pracodawcy ważnym aspektem jest zarządzanie pracownikami tak, by mieć dostęp do ich umiejętności, co pozwala na skuteczne wykonywanie pracy. Dlatego decyzja kiedy i który pracownik bierze urlop jest z punktu widzenia firmy strategiczna.
Zautomatyzowany, cyfrowy system do zarządzania nieobecnościami pozwala wyeliminować wiele błędów, które zdarzają się przy wnioskach urlopowych. Nie ma także możliwości, by złożony tą drogą wniosek zaginął lub został omyłkowo pominięty.
Kolejną korzyścią dla firmy jest przeniesienie ryzyka związanego z ochroną i przechowywaniem danych osobowych na dostawcę oprogramowania. Jest to szczególnie istotne w świetle wysokich kar, które mogą wynikać z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
Odpoczynek jest nie tylko prawem pracownika, ale również koniecznością. Wdrożenie systemu, który pozwala stworzyć przejrzyste i zrozumiałe zasady udzielania urlopów oraz pozwala śledzić, ile pozostało jeszcze dni wolnych do wzięcia, zdecydowanie zachęca do odpoczynku od czasu do czasu.
Dodatkowo transparentne zasady pozwalają unikać niesnasek i nieporozumień związanych z faktem, że któryś z pracowników bierze więcej dni wolnych niż inny. Ludzie mogą mieć swoje preferencje, ale systemy pozostają obojętne, a przez to sprawiedliwe.
Zarządzanie urlopami i dniami wolnymi to jeden z najważniejszych elementów prowadzenia nowoczesnego przedsiębiorstwa. Pozostanie przy tradycyjnych metodach opartych na papierowych wnioskach i dokumentacji generuje wiele kosztów związanych z pomyłkami oraz późniejszym przechowywaniem tych dokumentów.
Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej na temat cyfrowych platform do zarządzania absencją w firmie – skontaktuj się z nami! Chętnie porozmawiamy na ten temat.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
