Prowadzenie ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy jest obowiązkiem zleceniodawcy od 2017 roku. Sprawdź, w jaki sposób ją prowadzić oraz co powinno się w niej znaleźć!
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dotyczy zarówno osób zatrudnionych na umowę o pracę jak i zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie. W każdym z tych przypadków sposób prowadzenia ewidencji jest nieco inny, jednak w programach do rejestracji czasu pracy takich jak Calamari bez problemu można prowadzić taką dokumentację niezależnie od tego, na jakiej podstawie zatrudniony został pracownik.
Dowiedz się, w jaki sposób prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy zgodnie z prawem oraz co musi się w niej znaleźć.
Ewidencja czasu pracy to dokumentacja obecności pracownika danego dnia w pracy oraz liczby godzin, którą w tym czasie przepracował. Spisywanie tych danych w przypadku pracownika na umowie zlecenie obowiązkowe jest od 1 stycznia 2017 roku. Jest konsekwencją ogłoszenia płacy minimalnej za godzinę pracy na umowie zlecenie oraz świadczenia określonych usług.
W zależności od wysokości stawki minimalnej danego roku, pracodawca jest zobowiązany do dostosowania wysokości wynagrodzenia w zależności od tego wskaźnika. Minimalna stawka godzinowa w 2022 roku wynosi: 19,70 zł.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej to sposób, dzięki któremu można rejestrować czasu pracy zarówno pracowników stacjonarnych, jak i tych pracujących zdalnie, dzięki czemu jest to idealne rozwiązanie dla firm umożliwiająca pracę hybrydową, zdalną, a także dla organizacji rozproszonych po różnych miastach lub państwach.
Ewidencjonowanie czasu pracy w tej formie jest zgodne z prawem i przy wykorzystaniu odpowiedniego narzędzia, takiego jak Calamari, minimalizuje możliwość wystąpienia błędów oraz usprawnia pracę działu HR w zakrese rejestracji czasu pracy oraz tworzenia cyklicznych raportów ewidencji czasu pracy.
Sposób ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy może zostać określony w treści umowy zlecenie. Jeżeli w umowie nie ma zapisu na ten temat, oznacza to, że zleceniobiorca, lub osoba, która wykonuje świadczenia na jej rzecz, powinna dostarczyć zleceniodawcy informację na temat liczby godzin przepracowanych w celu wykonania zlecenia lub świadczenia usług w terminie poprzedzającym wypłatę wynagrodzenia za wykonaną pracę.
Przepisy prawa nie określają konkretnie sposobu, w jaki powinna być prowadzona ewidencja czasu w umowie zlecenie, jednak w przypadku kontroli przedsiębiorca jest zobowiązany do wykazania, że zatrudnieni przez niego zleceniobiorcy otrzymali wynagrodzenie zgodne z minimalną stawką godzinową. Do udowodnienia tego potrzebne jest potwierdzenie - właśnie w postaci ewidencji czasu pracy, stąd konieczność jej prowadzenia.
Ze względu na to, że prawo nie reguluje w sposób konkretny, w jaki sposób należy prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy, strony umowy mogą wspólnie ustalić sposób rozliczania przepracowanych godzin. Najważniejsze jest to, by z ewidencji czasu pracy jasno wynikało, ile godzin danego miesiąca przepracował zleceniobiorca. W przypadku prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej dobrą praktyką jest opatrzenie dokumentu podpisem zleceniobiorcy.
Dzięki aplikacjom takim jak Calamari, prowadzenie ewidencji czasu pracy może odbywać się również w forme elektronicznej. Taka opcja zapewnia dostęp do przepracowanych godzin zarówno zleceniobiorcy jak i zleceniodawcy w każdej chwili. Elektroniczna rejestracja czasu pracy zapewnia poprawność informacji i traktowana jest przez prawo jako dokument, dzięki czemu sprawdza się doskonale zarówno w przypadku ewidencjonowania czasu pracy w umowie o pracę i w umowie zlecenie.
Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy wiąże się z konsekwencjami prawnymi dla zleceniodawcy. Kara za to uchybienie wynieść może od 1000 zł do 30 000 zł. Ze względu na zmiany prawne obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących czas pracy pracowników przez 10 lat.
Z tego względu również warto zdecydować się na elektroniczną ewidencję czasu pracy, która ułatwia zabezpieczanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w dobrze zabezpieczonej chmurze.
Mimo że prawo nie określa jednoznacznie, w jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorców, warto zdecydować się na elektroniczny system, który zapewnia prawidłowość informacji i ułatwia ich przechowywanie.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat ewidencji czasu pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz podzielić się z nami swoimi przemyśleniami, skontaktuj się z nami!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
