Jak skutecznie motywować pracowników? Techniki motywacyjne i przykłady ich zastosowania z wykorzystaniem programu do ewidencji czasu pracy

Motywowanie pracowników jest częścią działalności działu HR. Jego celem było zadbanie o wydajność pracy, zaangażowanie ludzi i zapewnienie przyjaznej atmosfery, która zachęca do pracy w firmowym środowisku oraz motywuje do osiągania coraz lepszych wyników.

Od początku pandemii i masowego przejścia na pracę zdalną, pracownicy coraz częściej zgłaszają problemy związane z zaangażowaniem w pracy. Podobne spostrzeżenia mają również właściciele firm. By wystrzec się tego problemu w swojej organizacji, warto dowiedzieć się, jak skutecznie motywować pracowników, by podtrzymać ich zaangażowanie i efektywność.

Motywacja pracowników w liczbach

Wyniki ankiety przeprowadzonej przez firmę Gallup pokazują, że motywacja pracowników jest problemem, którego nie można bagatelizować. Zgodnie z nią jedynie 29% zatrudnionych czuje się zaangażowanych w swoją pracę. Problem nie dotyczy jedynie osób na stanowiskach niższego szczebla, dotyka również managerów. Jedynie 10% z nich skupia się na najważniejszych potrzebach firmy, pozostałe 90% przyznaje, że ma problem z określeniem i realizowaniem priorytetowych zadań.

Badanie Gallupa pokazało również, że firmy, w których pracownicy nie mają problemów z zaangażowaniem, w stosunku rok do roku mogą zanotować wzrost zysków o nawet 18%. Oprócz lepszych zysków, firmy te odnotowują również aż do 30% wyższy wskaźnik zadowolenia klientów. Tak ogromna różnica pokazuje, że nie można zaniedbywać tematu motywowania pracowników.

3 modele motywacji – Motywacja 1, 2 i 3.0

Podejście do motywacji i jej głównych czynników zmienia się z czasem. Wraz z rozwojem firm i zmianą podejścia do pracy zmieniają się potrzeby pracowników oraz ich motywacje. Mimo że obecnie kładzie się największy nacisk na motywację 3.0, warto wiedzieć, czym różni się ona od motywacji 1.0 i 2.0, ponieważ i one mają swoje zastosowanie w przypadku niektórych stanowisk i branż.

• Motywacja 1.0 – odwołuje się do sposobu funkcjonowania człowieka w oparciu o piramidę Maslova. Gdy człowiek spełni potrzeby niższego rzędu: fizyczne, bezpieczeństwa, czy przynależności, zaczyna odczuwać chęć realizowania pragnień wyższych – przynależności, szacunku i uznania czy samorealizacji. W odniesieniu do pracy: gdy pracownik otrzymuje godziwe wynagrodzenie, zacznie domagać się bezpiecznego i komfortowego stanowiska, a gdy je osiągnie, zacznie szukać sposobu na osiągnięcie zadowalających relacji w zespole.
• Motywacja 2.0 – zakłada, że pracownicy reagują na bodźce zewnętrzne w przewidywalny sposób. Podejście to bazuje na przekonaniu, że ludzie są z natury bierni i należy motywować ich do pracy za pomocą systemu nagród i kar. Założenie wywodzi się z behawiorystycznej Teorii Wzmocnień przedstawionej przez Burrhusa Frederica Skinnera. Do dziś jest dobrze rozpowszechniona i bazuje głównie na czynniku finansowym. Przynosi jednak krótkotrwały efekt. Sprawdza się w przypadku powtarzalnej pracy, która nie wymaga kreatywności, jak obsługa kasy czy praca przy taśmie produkcyjnej.
• Motywacja 3.0 – najnowszy, silnie promowany model, który bazuje na poznaniu i analizie wewnętrznych potrzeb jednostki, których zaspokojenie powoduje wzrost zaangażowania. Rozdziela aspekt finansowy (motywację zewnętrzną) od ludzkiego pędu do doskonalenia się (motywacji wewnętrznej). Do jej zastosowania niezbędne jest zapewnienie pracownikowi pewnego poziomu autonomii w zakresie wykonywanych przez niego zadań, czasu pracy, osób, z którymi pracują oraz technik wykorzystywanych do wypełniania obowiązków. Sprawdza się szczególnie na stanowiskach wymagających kreatywnego myślenia i różnorodnego podejścia do problemu.

O różnicach między motywacją 2.0 i 3.0 oraz o tym, jak wiele można osiągnąć, stosując motywację 3.0 przeczytać można w książce Drive napisanej przez Daniela H. Pinka. Autor przedstawia różnice pomiędzy podejściami do motywacji, dzieląc ludzkie zachowania na dwa typy: Typ X – odpowiadający podejściu motywacji 2.0 (motywacja przez otrzymanie nagrody) oraz Typ I opierający się na motywacji wewnętrznej. Pink zwraca uwagę, że u ludzi dominuje jeden z typów motywacji, ale każda osoba przejawia zarówno zachowania Typu X jak i Typu I.

Czynniki motywujące pracowników

Na przestrzeni lat powstało wiele sposobów motywowania pracowników. Trendy zmieniały się z czasem. Poczynając od przestarzałej już motywacji 1.0, przez popularną do niedawna i powoli odchodzącą w cień motywację 2.0, do przybierającej na popularności motywacji 3.0, na przestrzeni lat zauważamy zmienne podejście do pracownika oraz jego potrzeb, które przekładają się na efektywność w pracy.

Za główne czynniki mogące motywować zatrudnionych uważa się:

• władzę,
• pieniądze,
• wolność,
• ciekawość,
• uznanie,
• mistrzostwo,
• porządek,
• akceptację innych,
• osiąganie celów,
• rozwój osobisty,
• rozwój zawodowy,
• bezpieczeństwo,
• work-life balance,
• pozycja,
• relacje.

Nie każdego pracownika przekonują te same motywatory, jednak badacze podejmowali się pogrupowania ich na podstawie różnych zależności. Jedną z nich jest model DISC zaproponowany przez amerykańskiego psychologa Williama Marstona, który wyróżnił cztery grupy pracowników na podstawie osobowości, a następnie do osobowości tych przyrównał motywacje, które z nich wynikają.

Co motywuje pracowników?

Motywacje zatrudnionych bywają różne, a ich prawidłowe określenie jest drogą do sukcesu działań mających podnieść chęć i zaangażowanie podwładnych. Sposobów na określenie czynników i ich grup jest wiele. Należą do nich wspomniana metoda DISC, testy dla pracowników czy specjalnie opracowane w tym celu gry.

Gdy uda się już określić, co zachęca osoby zatrudnione w danej organizacji do wydanej pracy, można przejść do wyboru technik zwiększających ich motywacje.

Przykłady technik motywacji pracowników

Mnogość technik motywacyjnych sprawia, że pracodawcy i pracownicy HR szukający trafiają na różne sposoby, spośród których mogą swobodnie wybierać.

Do dyspozycji poszukujących są poradniki internetowe zawierające zbiory najpopularniejszych, sprawrdzonych na szeroka skalę metod zebranych w zestawieniach top sposobów jak motywować pracowników. Pozwalają zapoznać się z często wykorzystywanymi metodami poprawiającymi sytuację w firmie. Wybierać można również korzystając z poradników podpowiadających odpowiednie metody dla pracowników o różnych osobowościach, pochodzących z różnych branż czy z firm o różnej wielkości i charakterze (np. startup, małe przedsiębiorstwo, korporacja).

Wśród obecnie najpopularniejszych sposobów podniesienia motywacji wśród pracowników wyróżnia się między innymi:

Gry integracyjne

Inaczej nazywane grami na team building; są to zabawy, które mają na celu zapoznanie ze sobą pracowników oraz pomoc w wypracowaniu skutecznych sposobów współpracy. Zapewnienie podwładnym dobrego samopoczucia, zrozumienia oraz prostych, sprawdzonych metod podchodzenia do komunikacji i rozwiązywania problemów zmniejsza stres zmniejsza występowanie sytuacji, w których zatrudnieni nie wiedzą, jak się zachować.

Przyjazne miejsce pracy

Kryć się za nim może wiele drobnych własności biurowej przestrzeni, która wpływa na to, jak ludzie się w niej czują. Składają się na nie między innymi:

• wystrój biura – styl wystroju, kolorystyka, dobór materiałów, świadome wykorzystanie psychologii kolorów, nawiązanie do firmy, jej misji bądź wyznawanych wartości;
• odpowiednie rozplanowanie przestrzeni – miejsca do pracy, podziału na konkretną liczbę osób w pomieszczeniach, rozlokowanie poszczególnych działów na podstawie ich zadań i częstotliwości współpracy w usprawniający pracę i komunikację sposób, wyraźne wydzielenie strefy pracowniczej od strefy relaksu, strefy kuchennej i jadalnianej oraz innych oferowanych przez organizację;
• oferowanie pracownikom możliwości personalizacji stanowiska – zadbanie o sprzęt zapewniający wygodę, łatwiejsze skupianie się lub usprawniający wykonywaną pracę;
• dbanie o wspólną przestrzeń – o porządek, szanowanie biura i tego, co się w nim znajduje, budowanie wspólnoty;
• zapewnianie atmosfery rozwoju i zdobywania wiedzy, nie strachu przed pomyłką i presją czasu;
• dbanie o kulturę komunikacji i współżycia pomiędzy pracownikami – kultura słowa, kultura zachowania, dbanie o tolerancję i równość, walka z niesprawiedliwym traktowaniem, budowanie zaufania i transparentności;
• elastyczne podejście do pracy w postaci takich opcji jak wyjście prywatne w trakcie godzin pracy, praca zdalna (tak zwane home office), praca z biura, nadrodziny czy elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy;
• zapewnienie pracownikom jedzenia i napojów, darmowych przekąsek, posiłków opłacanych przez firmę, cateringu mobilnego umożliwiającego zakup posiłków, zniżki do okolicznych lokali; gastronomicznych, zapewnienie napojów, owoców lub innych przekąsek dostępnych dla pracowników za darmo;
• budowanie zaufania między kadrą zarządzająca i pracownikami niższego szczebla – między innymi przez przejście na elektroniczną ewidencję czasu pracy, zmniejszenie poziomu kontroli pracownika na co dzień, gwarancja możliwości udokumentowania i udowodnienia swojej pracy w razie konieczności.

Nagradzanie wysiłków

Różne formy nagród za trud włożony w pracę następować może na wiele sposobóœ, na przykład poprzez pochwały na forum zespołu czy nagradzanie benefitami podkreślającymi wartość wykazanego zaangażowania. Mogą to być różnorodne rzeczy, w zależności od tego, co jest najatrakcyjniejsze dla danego pracownika: zarówno organizacja wewnętrznych szkoleń czy dofinansowanie do podjętej nauki poszerzającej kompetencje pracownika, z których organizacja może skorzystać. Nagradzanie nie tylko motywuje, ale często jest również jednym z czynników wpływających na zmniejszanie się rotacji pracowników.

Przykłady nagród z użyciem ewidencji czasu pracy

Oferowanie pracownikom nagród w postaci skróconego czasu pracy to doskonały sposób by bez konieczności dodatkowego wkładu pieniężnego wynagrodzić ciężką pracę i osiągnięcia ludzi.

Do najpopularniejszych nagród w postaci czasu pracy należą:

• dodatkowe dni wolne – najczęściej w ramach nagrody za wybitne osiągnięcia czy ponadprzeciętnie wysokie wyniki sprzedaży. Do przekazania pracownikowi nagrody można wykorzystać program do Rejestracji Czasu Pracy (RCP), w którym stworzy się specjalnie do tego przeznaczony rodzaj urlopu;
• krótszy czas pracy – najczęściej mniej godzin pracy w piątek lub późniejsze zaczęcie zmiany w poniedziałek. Doskonała nagroda za punktualność, zaangażowanie oraz pracowitość. W przypadku wielu organizacji sprawdza się również jako nagroda za rzucenie palenia/nie palenie na terenie organizacji;
• dłuższe przerwy – drobniejsze nagrody, które również można ustawić i przekazywać podwładnym w programie do rejestracji godzin pracy. Są dobrą nagrodą za wyeliminowanie spóźnień lub inne pozytywne zachowania.

Więcej na ten temat dowiesz się w naszym artykule: Jak wykorzystać program do ewidencji czasu pracy do nagradzania i motywowania pracowników.

Grywalizacja

Znana od wielu lat, a w ostatnich latach znacznie przybierająca na popularności pozwala osiągać doskonałe efekty. Dzięki grywalizacji pracownicy zyskują dodatkową motywację do osiągania większych sukcesów.

Może zostać wykorzystana, jak zrobiło to Google, do zlecenia pracownikom, żeby wyszukiwali tańsze połączenia. Zadaniem pracowników było wyszukiwanie noclegów i połączeń komunikacyjnych tańszych od tych, które zostały im zaproponowane. W efekcie firma zaoszczędziła miliony dolarów, a uczestnicy gry zyskali pieniądze oraz satysfakcję ze swojej zaradności.

Dzięki grywalizacji można:

• zwiększyć zaangażowanie pracowników – na przykład oferując nagrody, jak dodatkowe punkty i poziomy, za które otrzymuje się benefity za dodatkowe osiągnięcia czy wyjście z ciekawą inicjatywą;
• zoptymalizować koszty – jak w przypadku Google, ale nie tylko. Można w ten sposób zaoszczędzić na artykułach papierniczych, usługach i wielu innych. Na przykład: proponując nagrodę za znalezienie sposobu na oszczędzanie papieru poprzez rezygnację z tradycyjnej dokumentacji na rzecz elektronicznej;
• budować relacje – w przypadku ciekawego projektu umożliwienie graczom wymiany zdań może przyczynić się do jeszcze lepszych wyników i ciekawszych pomysłów. Na przykład: wymiana opinii podczas burzy mózgów nie tylko pozwala osiągnąć lepsze wyniki, ale również daje szansę pracownikom na poznanie ich różnych spojrzeń i sposobu myślenia, co w przyszłości może przyspieszyć proces kreatywnego planowania;
• eliminować niepożądane zachowania – nieuczciwych praktyk, dawania z siebie jedynie minimum zaangażowania i tym podobnych. Na przykład poprzez prowadzenie statystyk i przyznawanie pracownikom punktów za wychodzenie z inicjatywą i tworzenie okresowych podsumowań takich zachowań. Zmotywuje to osoby z dołu listy, by dawały z siebie więcej.

Podsumowanie

Skuteczne motywowanie pracownika wymaga przede wszystkim określenia tego, co motywuje podwładnych, podzielenia ich na grupy, ustalenia najskuteczniejszych motywatorów w przypadku różnych branż, zawodów, osobowości czy form zatrudnienia. Dopiero zdobywając tę wiedzę i umiejętnie ją wykorzystując, można osiągnąć optymalny skutek.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o motywowaniu pracowników lub znasz inne skuteczne metody podnoszenia zaangażowania, które sprawdziły się w Twojej organizacji – odezwij się do nas!