Ewidencja czasu pracy

Przetwarzanie wizerunku pracownika w ewidencji czasu pracy

Wykorzystywanie wizerunku pracownika w firmie w różnych celach to temat, który nie raz wzbudza wiele niejasności. Sprawdź, na jakich zasadach pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracownika do ewidencji czasu pracy, a kiedy nie jest to możliwe.

Wizerunek pracownika a dane biometryczne

Zgodnie z art. 4. pkt. 14. RODO danymi biometrycznymi nazywany dane osobowe wynikające ze specjalnego przetwarzania technicznego. Dotyczą cech fizjologicznych, fizycznych lub behawioralnych osoby fizycznej i umożliwiają jej jednoznaczną identyfikację, np. wizerunek twarzy.

Zakres dopuszczalności przetwarzania danych biometrycznych pracownika określony jest zaś w przepisach Kodeksu pracy. W przypadku osoby, która ubiega się o zatrudnienie, jej zgoda jest podstawą do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, w tym danych biometrycznych, gdy ich przekazanie wynikało z inicjatywy ubiegającego się o pracę.

Jeśli jakaś dana nie spełniał wszystkich powyższych wymagań, nie jest uznawana za daną biometryczną.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy rejestrowanie przepracowanych przez pracowników godzin należy do obowiązków pracodawcy. Jest on zobowiązany do prowadzenia dokumentacji i odpowiedniego jej przechowywania. Ze względu na możliwość prowadzenia jej zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, większość nowoczesnych firm zdecydowała się na tę drugą opcję.

Niesie ona ze sobą mnóstwo korzyści, jednak ma również swoje wady. Jedną z nich jest buddy punching - praktyka polegająca na tym, że jeden pracownik odnotowuje obecność za innego pracownika. Możliwość rejestrowania wizerunku pracownika podczas rozpoczynania i kończenia dnia pracy jest jednym z najłatwiejszych sposobów zapobiegania tej praktyce.

Wizerunek pracownika w ewidencji czasu pracy

Jeśli pracownik wyrazi zgodę na użycie dostarczonego przez niego zdjęcia, a pracodawca nie korzysta z programu, który pozwala porównanie tego zdjęcia z cechą biometryczną osoby, na podstawie której miałaby zostać potwierdzona jej tożsamość, to przetwarzanie przez pracodawcę takiego zdjęcia nie jest uznawane za przetwarzanie danej biometrycznej.

W związku z tym przetwarzanie wizerunku danej osoby zazwyczaj nie jest równoważne z przetwarzaniem danych biometrycznych.

Programy do [ewidencji czasu pracy takie jak Calamari](https://calamari.pl/ewidencja-czasu-pracy) nie posiadają algorytmów zdolnych do analizowania wizerunku osoby i ustalenia jej tożsamości. Podczas rejestrowania obecności program wykonuje zdjęcie pracownika, jednak dostęp do niego posiadają jedynie uprawnione do tego osoby - pracodawca i upoważnione przez niego osoby. Są one odpowiedzialne za osobistą weryfikację czy na zdjęciu jest odpowiedni pracownik. Z tego względu robienie zdjęć podczas [rejestrowania czasu pracy](https://calamari.pl/ewidencja-czasu-pracy/system-rcp) nie jest przetwarzaniem danych biometrycznych.

Zgodnie z powyższym, nie istnieje żadna przesłanka przeciwko robieniu zdjęć pracownikom podczas odnotowywania ich obecności w pracy przy użyciu narzędzia do ewidencji czasu pracy.

Warto zaznaczyć, że w takiej sytuacji pracodawca nie musi posiadać zgody pracowników do zapisywania zdjęć w czasie rejestrowania godzin wejścia i wyjścia, jednak wykorzystanie wizerunku pracownika w tym celu powinno zostać określone w regulaminie pracy. Jeśli organizacja nie posiada regulaminu, informację o zarejestrowaniu wizerunku pracodawca powinien przekazać nowo zatrudnionej osobie w ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę.

Podsumowanie

Przetwarzanie danych osobowych i danych biometrycznych pracowników to złożony proces, którego prawne niuanse nie zawsze są oczywiste, jednak ewidencjonowanie czasu pracy z wykorzystaniem wizerunku pracownika jest zgodne zarówno z RODO jak i z polskim Kodeksem pracy.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej an temat ewidencji czasu pracy i zgodności z normami prawnymi obowiązującymi w Polsce, skontaktuj się z nami!

Najnowsze Artykuły

Kontrakt B2B to popularna forma zawierania współpracy pomiędzy organizacją a wykonawcą, z której chętnie korzystają między innymi programiści. Samozatrudnienie nie uwzględnia jednak urlopu. Jak więc zapewnić osobie zatrudnionej na B2B dni wolne?

Czytaj dalej

Poprawne wydanie świadectwa pracy w terminie jest obowiązkiem pracodawcy, którego niedopełnienie podlega karze grzywny do 30 000 zł. Sprawdź, kiedy musisz je wystawić i i jak to zrobić, by wystawić je prawidłowo.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.