Zarządzanie nieobecnościami

Wniosek urlopowy - wszystko, co musisz wiedzieć

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowę o pracę ma prawo do różnego rodzaju urlopu, ale żeby go otrzymać, musi napisać wniosek urlopowy. Dowiedz się, jakie rodzaje wniosków urlopowych możesz otrzymać od pracownika i w jaki sposób zoptymalizować proces zarządzania urlopami w swojej organizacji.

Prawo do urlopu przysługuje pracownikowi na podstawie Kodeksu pracy. Określa on zasady, na jakich pracownik może wziąć wolne oraz zasady, na podstawie których pracodawca może zaakceptować bądź odrzucić taki wniosek.

Urlop musi zostać udzielony na dni, które w normalnych warunkach byłyby dniami pracującymi danej osoby. Wniosek urlopowy jest informacją dla pracodawcy, że pracownik chciałby skorzystać z prawa do wykorzystania takich dni. Do tego jest jednak niezbędna zgoda pracodawcy.

Co to jest wniosek urlopowy

Wniosek urlopowy jest dokumentem składanym pracodawcy przez pracownika, w którym ten wyraża chęć skorzystania z przysługujących mu dni wolnych. Musi on zawierać imię, nazwisko i nazwę stanowiska pracownika, dane firmy oraz datę i miejsce złożenia wniosku.

W treści wniosku powinny znaleźć się informacje na temat rodzaju urlopu, o jaki prosi pracownik, oraz dokładny termin wnioskowanego urlopu. Należy w nim wpisać jedynie dni robocze, w które pracownik chce być zwolniony od pracy.

Złożenie wniosku urlopowego następuje w momencie, gdy pracownik przedstawi wniosek pracodawcy. W tym momencie rozpoczyna się proces rozpatrywania wniosku i dopiero w momencie, w którym pracodawca podejmie decyzję o akceptacji wniosku, pracownik może nie zjawić się pracy.

Samo złożenie wniosku nie zobowiązuje pracodawcy do jego akceptacji. W zależności od sytuacji w firmie oraz obowiązków pracownika, pracodawca może odmówić pracownikowi urlopu. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest sytuacja, w której pracownik składa wniosek o urlop macierzyński lub ojcowski.

Udanie się na urlop bez zgody pracodawcy może skutkować rozwiązaniem umowy bez okresu wypowiedzenia. Pracodawca ma również prawo do odwołania urlopu pracownika w dowolnym momencie. W takiej sytuacji musi jednak zwrócić koszty, jakie w związku z tym poniósł pracownik.

Rodzaje urlopów i wniosków urlopowych

Istnieje kilka rodzajów urlopów, z których każdy ma swoje określony zasady wykorzystania. Różnią się one sytuacją życiową, w jakiej pracownicy mogą z nich skorzystać oraz długością, jaka przysługuje każdemu z nich.

Urlop wypoczynkowy

Odnawiany co roku urlop w wymiarze zależnym od długości stażu pracy pracownika. przypadku staży do 10 lat pracownikowi przysługuje 20 dni, urlopu wypoczynkowego. W przypadku dłuższego stażu pracy limit ten zwiększa się do 26 dni.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wymiarze rocznym do odpowiednio 20 lub 26 dni, jednak nie musi zaakceptować każdego wniosku urlopowego złożonego przez pracownika. W przypadku, w którym pracodawca uzna, że obecność pracownika jest niezbędna, może odmówić udzielenia urlopu.

Urlop bezpłatny

Urlop bezpłatny ma na celu zwolnienie pracownika od świadczeń pracy. W trakcie takiego urlopu pracownik nie otrzyma więc wynagrodzenia, ale w dalszym ciągu przysługują my prawa pracownicze. W związku z tym, w okresie urlopy bezpłatnego pracodawca nie może wypowiedzieć pracownikowi umowy, ponieważ jej realizacja jest w tym czasie zawieszona.

Pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi takiego urlopu. Nie może też samowolnie skierować pracownika na urlop bezpłatny. Jeżeli tak się staje, pracodawca zobowiązany jest do wypłacenia wynagrodzenia przestojowego.

Urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w związku z zaistnienie ważnej okoliczności i w czasie jego trwania wypłacane jest wynagrodzenie. Pracownik ma obowiązek dostarczyć wniosek z odpowiednio udokumentowanym powodem okoliczności, np. aktem urodzenia.

W przypadku tego rodzaju urlopu pracodawca może odrzucić wniosek, jeżeli nie obejmuje on okresu występowania wydarzenia lub jeśli istnieją stanowcze przesłanki, że przeznaczenie urlopu nie będzie miało związku z okolicznością, na którą pracownik się powołuje.

Urlop na żądanie

Każdemu pracownikowi przysługują rocznie 4 dni urlopu na żądanie. Może on zostać wykorzystany jednorazowo lub pojedyńczo i jest on częścią urlopu wypoczynkowego. Pracownik musi zgłosić urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.

Urlopu na żądanie nie można zaplanować, a forma jego zgłaszania jest dowolna - ustnie, drogą telefoniczną, drogą elektroniczną lub za pośrednictwem innej osoby.

Pracodawca, co do zasady, powinien rozpatrzyć pozytywnie wniosek o urlop na żądanie, jednak w wyjątkowych sytuacjach pracodawca może odmówić przyznania go pracownikowi.

Urlop macierzyński

Urlop macierzyński ma za zadanie chronić zdrowie kobiety w ciąży i umożliwić jej opiekę nad nowo narodzonym dzieckiem. Wymiar urlopu zależny jest od liczby dzieci, jakie urodzi kobieta i waha się między 20 a 37 tygodniami.

W przypadku urlopu macierzyńskiego pracodawca nie ma prawa odmówić kobiecie udania się na niego. Musi go udzielić pracownicy, która urodziła dziecko lub przyjęła je na wychowanie i ubiega się o jego przysposobienie. Urlopu musi również udzielić samotnemu ojcu oraz w przypadku, w którym matka przekaże część swojego urlopu na ojca.

Urlop wychowawczy

Urlop wychowawczy przysługuje pracownikowi do opieki nad dzieckiem do ukończenia przez nie 6 roku życia. Wyjątkiem jest dziecko niepełnosprawne, w przypadku którego czas ten wydłuża się do 18 roku dziecka.

Wymiar urlopy wychowawczego wynosi 36 miesięcy i może być wykorzystywany przez oboje rodziców. Może być udzielany w nie więcej niż 5 częściach. Jeden z rodziców może wykorzystać maksymalnie 35 miesięcy urlopu.

Pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu wychowawczego, chyba że ten ubiega się o niego wcześniej niż po przepracowaniu co najmniej 6 miesięcy w danym roku kalendarzowym.

Urlop szkoleniowy

Ten typ urlopu otrzymuje pracownik, który podnosi swoje kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego pozwoleniem z inicjatywy własnej. Przysługuje w wymiarze:

  • 6 dni - jeżeli pracownik przygotowuje się do egzaminu maturalnego, eksternistycznego i potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
  • 21 dni - jeżeli pracownik pisze pracę dyplomową i przygotowuje się do egzaminu dyplomowego.

W trakcie trwania urlopu pracodawca jest zobowiązany do wypłacania wynagrodzenia. Dokładne warunki urlopu określane są w umowie w porozumieniu między stronami.

Formy wniosków urlopowych

Wniosek urlopowy można składać w dwóch formach: papierowej i elektronicznej. Zmiany w Kodeksie pracy umożliwiły pracodawcom digitalizację papierowej dokumentacji i prowadzenie dokumentacji elektronicznej, dzięki czemu elektroniczne wnioski urlopowe stały się honorowanym dokumentem.

Papierowe wnioski elektroniczne sprawdzają się w małych organizacjach, w których pracownicy wykonują obowiązki z biura.Rozpatrywanie ich jest jednak bardziej czasochłonne. Kłopotliwe jest również przechowywanie papierowych wniosków urlopowych w aktach pracowniczych. Tradycyjna dokumentacja jest również droższa - wymaga opłacenia kosztu papieru oraz tuszu do drukarek - a także nieekologiczna.

Elektroniczne wnioski urlopowe sprawdzają się w firmach niezależnie od ich wielkości. Usprawniają proces rozpatrywania zgłoszenia urlopowego i wspomagają dział HR. Dodatkowo są idealnym rozwiązaniem dla firm, które wdrożyły hybrydowy tryb pracy lub mają siedziby w różnych lokalizacjach.

Zalety elektronicznych wniosków urlopowych

Dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym Calamari pracownik może w wygodny sposób sprawdzić swoje limity urlopowe, by wiedzieć ile dni jakiego rodzaju urlopu ma jeszcze do wykorzystania. Wniosek składa się wygodnie za pomocą aplikacji webowej, mobilnej lub za pomocą integracji ze Slackiem.

W momencie złożenia wniosku, osoba odpowiedzialna za jego rozpatrzenie otrzymuje powiadomienie e-mail i na Slacku, dzięki czemu może od razu go rozpatrzyć. Dzięki dodatkowym funkcjonalnościom, takim jak podgląd kalendarza nieobecności i dostęp do nieobecnych w tym samym czasie z podziałem na zespoły, manager może szybko podjąć decyzję w oparciu o wszystkie niezbędne informacje.

Calamari usprawnia pracę działu HR, pozwalając na tworzenie cyklicznych raportów obecności. System automatycznie wylicza limity urlopowe i nadzoruje stan ich wykorzystania, dzięki czemu o wszystkich nieprawidłowościach system informuje samodzielnie. Specjaliści HR mogą więc skupić się na innych zadaniach, takich jak dbanie o kulturę i morale organizacji i pozyskiwanie nowych talentów na rynku.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat możliwości wniosków urlopowych online w Calamari - skontaktuj się z nami, a jeśli interesują Cię zagadnienia związane z zarządzaniem pracownikami, obserwuj naszego bloga HR.

Najnowsze Artykuły

Kontrakt B2B to popularna forma zawierania współpracy pomiędzy organizacją a wykonawcą, z której chętnie korzystają między innymi programiści. Samozatrudnienie nie uwzględnia jednak urlopu. Jak więc zapewnić osobie zatrudnionej na B2B dni wolne?

Czytaj dalej

Poprawne wydanie świadectwa pracy w terminie jest obowiązkiem pracodawcy, którego niedopełnienie podlega karze grzywny do 30 000 zł. Sprawdź, kiedy musisz je wystawić i i jak to zrobić, by wystawić je prawidłowo.

Czytaj dalej

Zobacz wszystkie artykuły

Wypróbuj za darmo
14 dni testów za darmo bez zobowiązań
Rejestracja nie udała się :( Proszę spróbować ponownie za kilka minut. W razie problemów prosimy o kontakt mailowy.