Zgodnie z Kodeksem Pracy obowiązkiem pracodawcy jest sporządzanie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracownika oraz z informacjami na jego temat. Sprawdź, co zawiera dokumentacja pracownicza i w jaki sposób poprawnie ją prowadzić.
Z dokumentacją pracownika mamy do czynienia od samego początku znajomości z nim. Już przy pierwszym kontakcie z firmą, pracownik składa swoje CV, które – jeśli zostanie przyjęty – staje się pierwszym dokumentem w jego kartotece pracowniczej. Odpowiednie zbieranie i przechowywanie dokumentów pracowniczych jest jednak nie tylko obowiązkiem pracodawcy, ale może się również przydać w trakcie współpracy, dlatego warto zadbać o odpowiednie przechowywanie akt w ustrukturyzowany, łatwy do przeszukiwania sposób.
Co to jest dokumentacja pracownicza?
Zatrudniając nową osobę, pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia jej dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą zarówno akta osobowe pracowników, jak również dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.
Kartoteka pracownicza może być prowadzona i przechowywana zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Ważne, by była odpowiednio zabezpieczona, aby zagwarantować jej poufność, integralność, kompletność i dostępność w taki sposób, by nie uniknęła uszkodzeniu lub zniszczeniu.
Uchylenie się od prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie jej w nieprawidłowy sposób podlega karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 tys. złotych. Dlatego też, prowadzenie akt pracowników jest niezwykle ważne.
Podrodzaje kartoteki pracowniczej:
Dokumentację pracowniczą można podzielić na dwa podstawowe rodzaje, w skład których wchodzą różne rodzaj dokumentów. Przy kompletowaniu dokumentacji, należy pamiętać, że wszystkie dokumenty mają w kartotece swoje miejsce i powinny być kompletowane właśnie w nim. Inaczej dokumentacja będzie prowadzona nieprawidłowo, co może grozić karą.
W skład dokumentacji osobowej, wchodzą:
- ewidencje,
- kartoteki,
- rejestry,
- wykazy prowadzone w oparciu o obowiązujące przepisy.
Wśród dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, znajdują się:
- ewidencja czasu pracy,
- wnioski pracownika,
- dokumentu związane z czasem pracy i nadgodzinami,
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu,
- karta wypłaconego wynagrodzenia,
- dokumenty związane z odzieżą pracowniczą.
Jakie dokumenty wchodzą w skład osobowej dokumentacji pracowniczej
Pierwsza część kartoteki pracownicze to dokumentacja osobowa. Akta osobowe podzielone są na cztery części. Trzy pierwsze (A, B i C) zawierają informacje powiązane ze sobą tematycznie i można je przechowywać w wydzielonych częściach, którym nadaje się numery A1, B1 i C1. Dokumenty z części D przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary i przyporządkowuje się im numer D1.
Część A
Pracodawca przechowuje w niej oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych, które zostały zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Znajdują się w niej również badania i orzeczenia lekarskie wstępne, okresowe oraz kontrolne.
Znajdują się tam:
- wypełniony kwestionariusz osobowy,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
- świadectwa ukończenia szkoły,
- orzeczenia i badania lekarskie,
- świadectwa ukończenia kursów i szkoleń,
- certyfikaty,
- dyplomy.
Część B
Wewnątrz części B pracodawca zbiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a w tym:
- oświadczenia o dokumenty dotyczące danych osobowych,
- umowę o pracę,
- zakres obowiązków pracownika, jeśli zostały określone,
- dokumenty dot. wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- potwierdzenia zapoznania się pracownika z regulaminem pracy, przepisami bhp, informacji dot. zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
- potwierdzenie informowania o warunkach zatrudnienia, ich zmianie oraz o celu, zakresie i sposobie monitoringu,
- dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń BHP,
- dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu,
- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem i uzupełnianiem wiedzy oraz umiejętności,
- dokumenty związane z przyznawaniem pracownikowi nagród lub wyróżnień,
- dokumenty związane z urlopem macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim i wychowawczym,
- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
- oświadczenia dot. korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- dokumenty dotyczące urlopu bezpłatnego,
- skierowania i wyniki badań lekarskich,
- umowa o zakazie konkurencji,
- dokumenty dotyczące pracy w formie telepracy.
Część C
Wewnątrz części C zbierane są dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięcie stosunku pracy. Zaliczają się do nich:
- świadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
- wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
- dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalenty pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- kopia wydanego świadectwa pracy,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
- skierowania na badania lekarskie.
Część D
Wewnątrz tej części pracodawca przechowuje dokumenty związane z karami pracowników. W ich skład wchodzi odpis zawiadomienia o ukaraniu danego pracownika, a także inne dokumenty związane z ponoszeniem przez niego odpowiedzialności porządkowej lub określonej w odrębnych przepisach.
Inne rodzaje dokumentów
Wymienione wyżej dokumenty dotyczą głównie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Oprócz nich, pracodawca przechowuje również inne dokumenty - między innymi umowy osób zatrudnionych na podstawie innych rodzajów umów. Wśród nich znajdują się między innymi:
- umowa zlecenie,
- umowa o dzieło,
- wypowiedzenie umowy zlecenia,
- wypowiedzenie umowy o pracę,
- oceny pracownicze.
Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy
Część kartoteki pracowniczej dotycząca stosunku pracy obejmuje wiele różnych dokumentów odnośnie ewidencji czasu pracy pracownika. Można tu znaleźć dokumenty na temat:
- przepracowanych godzin,
- godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy
- zwolnień od pracy
- usprawiedliwionych nieobecności od pracy,
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia wychowawczego dziecka w wieku do 14 lat,
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- stosowanego systemu skróconego tygodnia pracy,
- stosowanie zadaniowego czasu pracy.
W ramach dokumentacji pracowniczej zbierane są również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta wypłaconego wynagrodzenia oraz karta ewidencji przydziału odzieży.
Przechowywanie dokumentacji
Pracodawca ma obowiązek do przechowywania dokumentacji pracowniczej w taki sposób, który zagwarantuje jej poufność, kompleksowość, integralność oraz dostępność w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów. Wraz z nowelizacją ustawy o dokumentacji pracowniczej, od stycznia 2019 roku Kodeks Pracy znosi obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji. Oznacza to, że pracodawca może, ale nie ma obowiązku, prowadzić jedynie elektroniczną dokumentację.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza
W przypadku elektronicznej formy dokumentacji pracowniczej pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia jej w taki sposób, by była zabezpieczona przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem. Dokumenty muszą być zabezpieczone w taki sposób, by nie było możliwe wprowadzanie do nich zmian innych niż wprowadzanych w ramach ustalonych procedur.
Upoważnione do tego osoby powinny mieć stały dostęp do kartoteki pracowniczej, a wszystkie osoby, które ją przeglądają, powinny zostać zidentyfikowane, a wprowadzane przez nie zmiany dokumentowane. Powinny być również przechowywanie w takiej formie, by możliwe było ich wydanie w formie elektronicznej bądź papierowej – muszą być więc możliwe do wydrukowania.
Papierowa dokumentacja pracownicza
W przypadku dokumentów papierowych, pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego ich zabezpieczenia w taki sposób, by nie uniknęły zniszczeniu, uszkodzeniu lub utracie, a dostęp do nich jest strzeżony i niedostępny dla nieupoważnionych do tego osób. Miejsce, w jakim dokumentacja powinna być przechowywana, wymaga odpowiedniej wilgotności i temperatury, by podczas ich przechowywania nie zostały uszkodzone.
CoreHR – dokumentacja pracowncza w Calamari
Wiedząc, jak ważne jest prawidłowe i bezpieczne prowadzenie kartoteki pracowniczej, w ramach rozwoju produktu, Calamari planuje wprowadzenie nowego narzędzia, które pomoże w dokumentowaniu i zarządzaniu dokumentacją pracowników.
O wprowadzeniu nowości dowiesz się, obserwując “Co nowego”!
W ramach nowych funkcjonalności, użytkownik będzie mógł tworzyć strukturę dokumentów – z podziałem na typy, katalogi i rodzaje, by zachować porządek w aktach pracowników. Planujemy również umożliwić opcję zgłaszania prośby o podpis dokumentu, możliwość podpisania dokumentu oraz możliwość zapoznania się z treścią dokumentów i potwierdzania go z poziomu aplikacji.
Dzięki temu rozwiązaniu zarządzanie dokumentacją pracowniczą stanie się nie tylko szybsze, ale również bezpieczniejsze, a jednocześnie ekologiczne. Rezygnując z papierowej dokumentacji, by wygodnie przechowywać akta pracowników w dobrze zabezpieczonej chmurze, firmy mogą przyczynić się do poprawiania stanu naszej planety, oszczędzenia własnych środków i podniesienia produktywności organizacji.
Podsumowanie
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to odpowiedzialne zadanie, którego nieprawidłowe wykonywanie lub uchylenie się od obowiązku jej prowadzenia może skutkować wysokimi grzywnami pieniężnymi. Warto wiedzieć, w jaki sposób prawidłowo przechowywać dokumenty i jak je zabezpieczyć. Dzięki Calamari, Twoja organizacja już niedługo będzie mogła zarządzać dokumentacją online!
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat dokumentacji pracowniczej i innych kwestiach związanych z zarządzaniem pracownikami, obserwuj naszego bloga HR. A jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat nowości i planów dotyczących rozwijania Calamari – skontaktuj się z nami!.
