Dokumentacja pracownicza - co zawiera i jak ją prowadzić?

Zgodnie z kodeksem pracy obowiązkiem pracodawcy jest sporządzanie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracownika oraz z informacjami na jego temat. Sprawdź, na czym polega prawidłowe archiwizowanie dokumentacji pracowniczej, co powinna ona zawierać  i w jaki sposób poprawnie ją prowadzić.

Z dokumentacją pracownika mamy do czynienia od samego początku znajomości z nim. Już przy pierwszym kontakcie z firmą, pracownik składa swoje CV, które – jeśli zostanie przyjęty – staje się pierwszym dokumentem w jego kartotece pracowniczej. Odpowiednie zbieranie i archiwizowanie akt osobowych oraz dokumentów związanych ze stosunkiem pracy jest jednak nie tylko obowiązkiem pracodawcy, ale może się również przydać w trakcie współpracy. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentacji w ustrukturyzowany, łatwy do przeszukiwania sposób.

Co to jest dokumentacja pracownicza?

Zatrudniając nową osobę, pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia jej dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą zarówno akta osobowe pracowników, jak i dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.

Kartoteka pracownicza może być prowadzona i przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i jako dokumenty elektroniczne. Ważne, by była odpowiednio zabezpieczona, aby zagwarantować jej poufność, integralność, kompletność i dostępność w taki sposób, by nie uniknęła uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Uchylenie się od prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub prowadzenie jej w nieprawidłowy sposób podlega karze grzywny w wysokości od 1000 do 30 tys. złotych. Dlatego też, prowadzenie akt pracowników jest niezwykle ważne.

Rodzaje i części dokumentacji pracowniczej

Dokumentację pracowniczą można podzielić na dwa podstawowe rodzaje, w skład których wchodzą różne rodzaj dokumentów. Przy kompletowaniu dokumentacji, należy pamiętać, że wszystkie dokumenty mają w kartotece swoje miejsce i powinny być kompletowane właśnie w nim. Inaczej dokumentacja będzie prowadzona nieprawidłowo, co może grozić karą.

W skład dokumentacji osobowej, wchodzą:

• ewidencje,
• kartoteki,
• rejestry,
• wykazy prowadzone w oparciu o obowiązujące przepisy,
• dokumenty związane z rekrutacją, oświadczenia pracownika, informacje o szkoleniach, nagrodach, ale i o karach.

Wśród dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, znajdują się:

• ewidencja czasu pracy,
• wnioski pracownika,
• dokumentu związane z czasem pracy i nadgodzinami,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu,
• karta wypłaconego wynagrodzenia,
• dokumenty związane z odzieżą pracowniczą.

Dokumenty związane z aktami osobowymi pracowników

Pierwsza część kartoteki pracowniczej to dokumentacja osobowa. Akta osobowe podzielone są na pięć części. Trzy pierwsze (A, B i C) zawierają informacje powiązane ze sobą tematycznie i można je przechowywać w wydzielonych częściach, którym nadaje się numery A1, B1 i C1. Dokumenty z części D przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary i przyporządkowuje się im numer D1. Natomiast część E to najmłodsza część akt osobowych. Znajdują się w niej dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz z kontrolami na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Część A

Pracodawca przechowuje w niej oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych, które zostały zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Znajdują się w niej również badania i orzeczenia lekarskie wstępne, okresowe oraz kontrolne.

Znajdują się tam:

• wypełniony kwestionariusz osobowy,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
• świadectwa ukończenia szkoły,
• skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
• świadectwa ukończenia kursów i szkoleń,
• certyfikaty,
• dyplomy.

Część B

Wewnątrz części B pracodawca zbiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a w tym:

• oświadczenia o dokumenty dotyczące danych osobowych,
• umowę o pracę,
• zakres obowiązków pracownika, jeśli zostały określone,
• dokumenty dot. wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• potwierdzenia zapoznania się pracownika z regulaminem pracy, przepisami bhp, informacji dot. zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
• potwierdzenie informowania o warunkach zatrudnienia, ich zmianie oraz o celu, zakresie i sposobie monitoringu,
• dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń BHP,
• dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu,
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem i uzupełnianiem wiedzy oraz umiejętności,
• dokumenty związane z przyznawaniem pracownikowi nagród lub wyróżnień,
• dokumenty związane z urlopem macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim i wychowawczym,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
• oświadczenia dot. korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• dokumenty dotyczące urlopu bezpłatnego,
• skierowania i wyniki badań lekarskich,
• umowa o zakazie konkurencji,
• dokumenty dotyczące pracy w formie telepracy.

Część C

Wewnątrz części C zbierane są dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięcie stosunku pracy. Zaliczają się do nich:

• świadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalenty pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• kopia wydanego świadectwa pracy,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy,
• skierowania na badania lekarskie.

Część D

Wewnątrz tej części pracodawca przechowuje dokumenty związane z karami zatrudnionych. W ich skład wchodzi odpis zawiadomienia o ukaraniu danego pracownika, a także inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w odrębnych przepisach.

Inne rodzaje dokumentów

Wymienione wyżej dokumenty dotyczą głównie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Oprócz nich, pracodawca przechowuje również inne dokumenty - między innymi umowy osób zatrudnionych na podstawie innych rodzajów umów. Wśród nich znajdują się między innymi:

• umowa zlecenie,
• umowa o dzieło,
• wypowiedzenie umowy zlecenia,
• wypowiedzenie umowy o pracę,
• oceny pracownicze.

Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?

Część kartoteki pracowniczej dotycząca stosunku pracy obejmuje wiele różnych dokumentów odnośnie ewidencji czasu pracy pracownika. Są one wymienione w § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Można tam znaleźć dokumenty na temat:

• przepracowanych godzin,
• godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy
• zwolnień od pracy
• usprawiedliwionych nieobecności od pracy,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia wychowawczego dziecka w wieku do 14 lat,
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• stosowanego systemu skróconego tygodnia pracy,
• dotyczące tego, czy w przypadku pracownika miał zastosowanie zadaniowy czas pracy.

W ramach dokumentacji pracowniczej zbierane są również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, karta wypłaconego wynagrodzenia oraz karta ewidencji przydziału odzieży.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma obowiązek do przechowywania dokumentacji pracowniczej w taki sposób, który zagwarantuje jej poufność, kompleksowość, integralność oraz dostępność w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów. Wraz z nowelizacją ustawy o dokumentacji pracowniczej, od stycznia 2019 roku Kodeks pracy znosi obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji – określa to art. 94 pkt 9a i 9b tejże ustawy:

Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

(...)

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (...)

‍

Oznacza to, że pracodawca ma wybór – może prowadzić papierową lub elektroniczną dokumentację albo jednocześnie papierową i elektroniczną.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

W przypadku elektronicznej formy dokumentacji pracowniczej pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia jej w taki sposób, by była zabezpieczona przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem. Dokumenty muszą być zabezpieczone w taki sposób, by nie było możliwe wprowadzanie do nich zmian innych niż wprowadzanych w ramach ustalonych procedur.

Upoważnione do tego osoby powinny mieć stały dostęp do kartoteki pracowniczej, a wszystkie osoby, które ją przeglądają, powinny zostać zidentyfikowane, a wprowadzane przez nie zmiany dokumentowane. Powinny być również przechowywanie w takiej formie, by możliwe było ich wydanie w formie elektronicznej bądź papierowej – muszą być więc możliwe do wydrukowania.

Papierowa dokumentacja pracownicza

W przypadku dokumentów papierowych, pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego ich zabezpieczenia w taki sposób, by nie uniknęły zniszczeniu, uszkodzeniu lub utracie, a dostęp do nich jest strzeżony i niedostępny dla nieupoważnionych do tego osób. Miejsce, w jakim dokumentacja powinna być przechowywana, wymaga odpowiedniej wilgotności i temperatury, by podczas ich przechowywania nie zostały uszkodzone.

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynika z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca ma obowiązek przechowywać ją:

(...) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Okres 10 lat dotyczy dokumentacji pracowniczej prowadzonej dla pracowników:

• zatrudnionych w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później;
• zatrudnionych w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem złożenia przez pracodawcę do ZUS-u za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie oświadczeń (ZUS OSW) oraz raportów informacyjnych (ZUS RIA).

Z kolei dokumentację, a w tym akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999, należy przechowywać przez 50 lat [1].

Zasady odbioru dokumentacji pracowniczej

Zasady odbioru dokumentacji pracowniczej określa §16 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.  

Pracodawca za pokwitowaniem doręcza pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację lub zawiadamia go o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Robi to osobiście, pocztą, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub wydaje je pełnomocnikowi.

Zarówno obecni, jak i byli pracownicy mają prawo wnioskować do pracodawcy o wydanie kopii całości lub części zgromadzonych na ich temat dokumentów. Taki wniosek można złożyć w formie tradycyjnej (papierowej) lub elektronicznej. Pracodawca ma obowiązek przygotować i wydać żądane kopie dokumentów (całość lub część dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku) w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. Dołącza się go do akt osobowych pracownika.

Sposób wydania kopii zależy od formy, w jakiej przechowywana jest dokumentacja:

• gdy dokumentacja ma formę papierową, pracodawca może wydać kopię:
  
  • w postaci papierowej, potwierdzonej za zgodność z oryginałem podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej,
  • w postaci elektronicznej  – np. skanów w formacie PDF opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, co potwierdza ich autentyczność;
• gdy dokumentacja ma formę elektroniczną, pracodawca może wydać kopię:
  
  • w tej samej formie elektronicznej,
  • w formie wydruku, który musi zawierać określone metadane (informacje systemowe) oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzający zgodność z elektronicznym oryginałem [2].

CoreHR – dokumentacja pracowncza w Calamari

Wiedząc, jak ważne jest prawidłowe i bezpieczne prowadzenie kartoteki pracowniczej, w ramach rozwoju produktu, Calamari planuje wprowadzenie nowego narzędzia, które pomoże w dokumentowaniu i zarządzaniu dokumentacją pracowników.

O wprowadzeniu nowości dowiesz się, obserwując “Co nowego”!

W ramach nowych funkcjonalności, użytkownik będzie mógł tworzyć strukturę dokumentów – z podziałem na typy, katalogi i rodzaje, by zachować porządek w aktach pracowników. Planujemy również umożliwić opcję zgłaszania prośby o podpis dokumentu, możliwość podpisania dokumentu oraz możliwość zapoznania się z treścią dokumentów i potwierdzania go z poziomu aplikacji.

Dzięki temu rozwiązaniu zarządzanie dokumentacją pracowniczą stanie się nie tylko szybsze, ale również bezpieczniejsze, a jednocześnie ekologiczne. Rezygnując z papierowej dokumentacji, by wygodnie przechowywać akta pracowników w dobrze zabezpieczonej chmurze, firmy mogą przyczynić się do poprawiania stanu naszej planety, oszczędzenia własnych środków i podniesienia produktywności organizacji.

Podsumowanie

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to odpowiedzialne zadanie, którego nieprawidłowe wykonywanie lub uchylenie się od obowiązku jej prowadzenia może skutkować wysokimi grzywnami pieniężnymi. Warto wiedzieć, w jaki sposób prawidłowo przechowywać dokumenty i jak je zabezpieczyć. Dzięki Calamari, Twoja organizacja już niedługo będzie mogła zarządzać dokumentacją online!

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat dokumentacji pracowniczej i innych kwestiach związanych z zarządzaniem pracownikami, obserwuj naszego bloga HR. A jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat nowości i planów dotyczących rozwijania Calamari – skontaktuj się z nami!

‍

Przypisy:

• [1] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101
• [2] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101