Kwestionariusz osobowy to dokumenty wymagany przy podpisywaniu umowy o pracę i umowy zlecenie. Zatrudniając pracownika, pracodawca ma prawo żądać określonych danych osobowych. Sprawdź, jak poprawnie przygotować kwestionariusz osobowy pracownika i pobierz darmowy wzór od Calamari!
Zatrudnienie nowej osoby wiąże się z przygotowaniem wielu różnych dokumentów, takich jak:
... czy właśnie kwestionariusz osobowy. Wszystkie te dokumenty należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej inaczej nazywanej aktami pracowniczymi.
Dbanie o kompletność dokumentacji, jej zabezpieczenie oraz zapewnienie bieżącego stanu zawartych w niej informacji należy do obowiązków pracodawcy, tak samo jak przygotowanie kwestionariusza osobowego. Należy pamiętać, że mogą się w nim znaleźć jedynie pytania o dane osobowe, których pracodawca ma prawo żądać. Trzeba więc wiedzieć, o jakie informacje chodzi oraz jak poprawnie skonstruować taki dokument.
Z tego artykułu dowiesz się, co powinno znaleźć się w kwestionariuszu osobowym, jak zadbać o zgodność kwestionariusza z RODO i w jaki sposób przechowywać dokument w aktach osobowych pracownika.
W kwestionariuszu osobowym pracodawca może prosić pracownika o wiele różnych informacji, jednak informacje te muszą być zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Oznacza to, że jeśli pracodawca zawsze w kwestionariuszu pytanie niezgodne z przepisami, może ponieść za to karę.
Wśród informacji, o które pracodawca może prosić zatrudnionego, znajdują się;
W przypadku osoby, która dopiero ubiega się o zatrudnienie, pracodawca może żądać takich informacji, jak:
Przekazanie przez pracownika danych osobowych pracodawcy następuje w formie oświadczenia pracownika.
Wraz z wejściem w życie ustawy wprowadzającej RODO 4 maja 2019 roku, zmieniona została treść przepisów dotyczących udostępniania danych osobowych. W związku z tym zmieniony został zakres informacji, których pracodawca może wymagać od pracownika.
Nowelizacja przepisów dotyczyła przede wszystkim minimalizacji zakresu danych osobowych, które zostały ograniczone w zależności od celu ich przetwarzania.
Przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy dotyczące RODO jasno określają, jakich informacji pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika. Należą do nich:
W przypadku zatrudnionego pracownika niedozwolone jest domaganie się informacji o adresie zamieszkania pracownika.
Pracodawca ma jednak prawo wymagać od pracownika podania danych, które są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Oznacza to, że w szczególnym przypadku pracodawca może poprosić o informację na temat obywatelstwa czy niekaralności danej osoby, jeśli zostaną uznane za warunek zatrudnienia na danym stanowisku.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej określony jest w art. 94 Kodeksu pracy. Zobowiązuje on pracodawcę do tego, by niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników i formy prowadzenia działalności, prowadził odrębne akta osobowe dla każdego z zatrudnionych.
Wraz ze zmianami z 2019 roku, akta pracownicze można przechowywać w formie elektronicznej, co ułatwia ich przechowywanie, aktualizowanie, a także zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dostęp do akt osobowych pracowników powinny mieć jedynie upoważnione osoby.
Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych po 1999. W przypadku osób zatrudnionych wcześniej, w dalszym ciągu pracodawca musi przechowywać teczkę pracownika przez 50 lat.
Zgodnie z przepisami, do obowiązków pracodawcy należy również dopilnowanie, by informacje zawarte w aktach pracowniczych były aktualne. W związku z tym, sytuacji, gdy zmieniają się dane pracownika – np. dane kontaktowe lub nazwisko, pracodawca jest zobowiązany do zadbania o to, by informacje te zostały zaktualizowane dokumentacji pracownika.
Dzięki kwestionariuszowi osobowemu pracodawca może uzyskać niezbędne informacje dotyczące kandydata na pracownika oraz zatrudnionej już osoby. Wszystkie zebrane informacje musi przechowywać w aktach pracowniczych i aktualizować je na bieżąco. Niedopełnienie tego obowiązku może wiązać się z karami pieniężnymi.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat prawa pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Calamari może pomóc Ci w odpowiednim zabezpieczeniu dokumentacji pracowniczej, skontaktuj się z nami.
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
