Kwestionariusz osobowy pracownika – wzór z omówieniem

Kwestionariusz osobowy to dokumenty wymagany przy podpisywaniu umowy o pracę i umowy zlecenie. Zatrudniając pracownika, pracodawca ma prawo żądać określonych danych osobowych. Sprawdź, jak poprawnie przygotować kwestionariusz osobowy pracownika i pobierz darmowy wzór od Calamari!

Czym jest i do czego służy kwestionariusz osobowy pracownika?

Zatrudnienie nowej osoby wiąże się z przygotowaniem wielu różnych dokumentów, takich jak:

• umowa o pracę/umowa zlecenie,
• skierowanie na badania,
• orzeczenia lekarskie,
• zgłoszenia do ubezpieczenia...
• szkolenia,

czy właśnie kwestionariusz osobowy. Wszystkie te dokumenty należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej inaczej nazywanej aktami pracowniczymi.

Kwestionariusz osobowy to oficjalny dokument zawierający podstawowe dane osobowe niezbędne do nawiązania stosunku pracy. Bez niego pracodawca nie może prawidłowo prowadzić akt osobowych pracowników ani dopełnić obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego.

W praktyce kwestionariusz osobowy pełni podwójną funkcję. Jest pracodawcy niezbędny do prowadzenia dokumentacji kadrowej, zebrania informacji potrzebnych do przygotowania umowy o pracę i zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz dotyczących korzystania przez pracownika z różnych uprawnień pracowniczych. Stanowi też potwierdzenie, że pracownik przekazał wymagane dane dobrowolnie i zgodnie z prawdą. Jest to szczególnie istotne w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych.

Dbanie o kompletność dokumentacji, jej zabezpieczenie oraz zapewnienie bieżącego stanu zawartych w niej informacji należy do obowiązków pracodawcy, tak samo jak przygotowanie kwestionariusza osobowego. Należy pamiętać, że mogą się w nim znaleźć jedynie pytania o dane osobowe, których pracodawca ma prawo żądać. Trzeba więc wiedzieć, o jakie informacje chodzi oraz jak poprawnie skonstruować taki dokument.

Z tego artykułu dowiesz się, co powinno znaleźć się w kwestionariuszu osobowym, jak zadbać o zgodność kwestionariusza z RODO i w jaki sposób przechowywać dokumenty w aktach osobowych pracownika.

Kwestionariusz osobowy pracownika – co musi się w nim znaleźć?

W kwestionariuszu osobowym pracodawca może prosić pracownika o wiele różnych informacji, jednak informacje te muszą być zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Oznacza to, że jeśli pracodawca zawsze w kwestionariuszu pytanie niezgodne z przepisami, może ponieść za to karę.

Wśród informacji, o które pracodawca może prosić zatrudnionego, znajdują się;

• adres zamieszkania,
• PESEL lub numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• dane, które są konieczne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
• numer rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych.

W przypadku osoby, która dopiero ubiega się o zatrudnienie, pracodawca może żądać takich informacji, jak:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe.
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przekazanie przez pracownika danych osobowych pracodawcy następuje w formie oświadczenia pracownika.

Kwestionariusz osobowy pracownika a RODO

Wraz z wejściem w życie ustawy wprowadzającej RODO 4 maja 2019 roku, zmieniona została treść przepisów dotyczących udostępniania danych osobowych. W związku z tym zmieniony został zakres informacji, których pracodawca może wymagać od pracownika.

Nowelizacja przepisów dotyczyła przede wszystkim minimalizacji zakresu danych osobowych, które zostały ograniczone w zależności od celu ich przetwarzania.

Jakich danych osobowych przyszły pracodawca nie może wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie?

Przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy dotyczące RODO jasno określają, jakich informacji pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika. Należą do nich:

• imiona rodziców,
• miejsce zamieszkania (w tym przypadku pracodawca może uzyskać jedynie dane kontaktowe wskazane przez kandydata).

Niedopuszczalne jest pytanie kandydatów na stanowisko pracy o stan cywilny czy plany rodzinne, a także o dane osobowe dzieci pracownika (potencjalnego, przyszłego członka zespołu). Takie pytania mogą stanowić podstawę zarzutu dyskryminacji i narazić firmę na konsekwencje prawne. Podobnie zakazane jest żądanie fotografii, chyba że jej dołączenie wynika z przepisów szczególnych dla danego zawodu.

Przyszły pracodawca nie może również wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o niekaralności, z wyjątkiem stanowisk, gdzie takie wymogi wynikają z odrębnych przepisów. Dotyczy to na przykład pracy z dziećmi, w instytucjach finansowych czy w służbach mundurowych.

Warto pamiętać, że wszystkie dane zebrane w procesie rekrutacji od osób, które nie zostały zatrudnione, należy usunąć. Ich dalsze przechowywanie wymaga odrębnej zgody kandydata. To często pomijany obowiązek, który może generować problemy podczas kontroli ochrony danych.

Pracodawca ma jednak prawo wymagać od pracownika podania danych, które są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Oznacza to, że w szczególnym przypadku pracodawca może poprosić o informację na temat obywatelstwa czy niekaralności danej osoby, jeśli zostaną uznane za warunek zatrudnienia na danym stanowisku.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej określony jest w art. 94 Kodeksu pracy. Zobowiązuje on pracodawcę do tego, by niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników i formy prowadzenia działalności, prowadził odrębne akta osobowe dla każdego z zatrudnionych.

Wraz ze zmianami z 2019 roku, akta pracownicze można przechowywać w formie elektronicznej, co ułatwia ich przechowywanie, aktualizowanie, a także zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dostęp do akt osobowych pracowników powinny mieć jedynie upoważnione osoby.

Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych po 1999. W przypadku osób zatrudnionych wcześniej, w dalszym ciągu pracodawca musi przechowywać teczkę pracownika przez 50 lat.

Obowiązek aktualizowania danych osobowych

Zgodnie z przepisami, do obowiązków pracodawcy należy również dopilnowanie, by informacje zawarte w aktach pracowniczych były aktualne. W związku z tym, sytuacji, gdy zmieniają się dane pracownika – np. dane kontaktowe lub nazwisko, pracodawca jest zobowiązany do zadbania o to, by informacje te zostały zaktualizowane dokumentacji pracownika.

Jak prawidłowo wypełnić kwestionariusz osobowy?

Dobrze wypełniony kwestionariusz osobowy pracownika jest czytelny i kompletny. Dokument powinien być wypełniony w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

Należy w nim:

1. wpisać dane zgodne z tymi z dowodu osobistego;
2. podać aktualne dane kontaktowe – adres, pod który przyjdzie PIT-11 czy ewentualne świadectwo pracy po wypowiedzeniu umowy;
3. wpisać numer konta – pomyłka w numerze rachunku bankowego oznacza opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia;
4. uzupełnić dane dotyczące wykształcenia i dotychczasowych miejsc pracy – pozwala to obliczyć dodatek stażowy i wymiar urlopu;
5. podpisać dokument.

Warto, aby pracownik działu kadr sprawdził dokument przy odbiorze i w razie wątpliwości poprosił o okazanie dowodu tożsamości do wglądu (bez kserowania!) w celu ich potwierdzenia.

Pracodawca może zobowiązać pracownika do zaktualizowania danych osobowych w przypadku ich zmiany. Zaniedbanie tego obowiązku przez pracownika może skutkować pominięciem przy przyznawaniu świadczeń oraz uprawnień pracowniczych, a także brakiem informacji o uzyskanych dochodach. Odmowa aktualizacji danych przez zatrudnionego stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Oprócz tego pracodawca może wymagać podania innych danych osobowych (zgodnie z art.  22 §  4 Kodeksu Pracy), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Może np. zażądać adresu poczty elektronicznej.

Kwestionariusz osobowy pracownika - podsumowanie

Dzięki kwestionariuszowi osobowemu pracodawca może uzyskać niezbędne informacje dotyczące kandydata na pracownika oraz zatrudnionej już osoby. Wszystkie zebrane informacje musi przechowywać w aktach pracowniczych i aktualizować je na bieżąco. Niedopełnienie tego obowiązku może wiązać się z karami pieniężnymi.

W dobie cyfryzacji warto rozważyć elektroniczne rozwiązania do zarządzania dokumentacją pracowniczą. Systemy takie jak Calamari ułatwiają przechowywanie kwestionariuszy oraz automatyzują wiele procesów związanych z danymi podawanymi przez pracowników.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat prawa pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Calamari może pomóc Ci w odpowiednim zabezpieczeniu dokumentacji pracowniczej, skontaktuj się z nami.

Źródła:

• https://druki.gofin.pl/dzial/54/druk/372/kwestionariusz-osobowy-dla-pracownika
• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy.