Kwestionariusz osobowy pracownika – wzór z omówieniem

Kwestionariusz osobowy to dokumenty wymagany przy podpisywaniu umowy o pracę i umowy zlecenie. Zatrudniając pracownika, pracodawca ma prawo żądać określonych danych osobowych. Sprawdź, jak poprawnie przygotować kwestionariusz osobowy pracownika i pobierz darmowy wzór od Calamari!

Zatrudnienie nowej osoby wiąże się z przygotowaniem wielu różnych dokumentów, takich jak:

• umowa o pracę/umowa zlecenie,
• skierowanie na badania,
• orzeczenia lekarskie,
• zgłoszenia do ubezpieczenia...
• szkolenia,

... czy właśnie kwestionariusz osobowy. Wszystkie te dokumenty należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej inaczej nazywanej aktami pracowniczymi.

Dbanie o kompletność dokumentacji, jej zabezpieczenie oraz zapewnienie bieżącego stanu zawartych w niej informacji należy do obowiązków pracodawcy, tak samo jak przygotowanie kwestionariusza osobowego. Należy pamiętać, że mogą się w nim znaleźć jedynie pytania o dane osobowe, których pracodawca ma prawo żądać. Trzeba więc wiedzieć, o jakie informacje chodzi oraz jak poprawnie skonstruować taki dokument.

Z tego artykułu dowiesz się, co powinno znaleźć się w kwestionariuszu osobowym, jak zadbać o zgodność kwestionariusza z RODO i w jaki sposób przechowywać dokument w aktach osobowych pracownika.

Kwestionariusz osobowy pracownika – co musi się w nim znaleźć

W kwestionariuszu osobowym pracodawca może prosić pracownika o wiele różnych informacji, jednak informacje te muszą być zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Oznacza to, że jeśli pracodawca zawsze w kwestionariuszu pytanie niezgodne z przepisami, może ponieść za to karę.

Wśród informacji, o które pracodawca może prosić zatrudnionego, znajdują się;

• adres zamieszkania,
• PESEL lub numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• dane, które są konieczne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
• numer rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłacanie wynagrodzenia do rąk własnych.

W przypadku osoby, która dopiero ubiega się o zatrudnienie, pracodawca może żądać takich informacji, jak:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe.
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przekazanie przez pracownika danych osobowych pracodawcy następuje w formie oświadczenia pracownika.

Kwestionariusz osobowy pracownika a RODO

Wraz z wejściem w życie ustawy wprowadzającej RODO 4 maja 2019 roku, zmieniona została treść przepisów dotyczących udostępniania danych osobowych. W związku z tym zmieniony został zakres informacji, których pracodawca może wymagać od pracownika.

Nowelizacja przepisów dotyczyła przede wszystkim minimalizacji zakresu danych osobowych, które zostały ograniczone w zależności od celu ich przetwarzania.

Jakich danych osobowych nie może przetwarzać pracodawca

Przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy dotyczące RODO jasno określają, jakich informacji pracodawca nie może żądać od kandydata na pracownika. Należą do nich:

• imiona rodziców,
• miejsce zamieszkania (w tym przypadku pracodawca może uzyskać jedynie dane kontaktowe wskazane przez kandydata).

W przypadku zatrudnionego pracownika niedozwolone jest domaganie się informacji o adresie zamieszkania pracownika.

Pracodawca ma jednak prawo wymagać od pracownika podania danych, które są niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Oznacza to, że w szczególnym przypadku pracodawca może poprosić o informację na temat obywatelstwa czy niekaralności danej osoby, jeśli zostaną uznane za warunek zatrudnienia na danym stanowisku.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej określony jest w art. 94 Kodeksu pracy. Zobowiązuje on pracodawcę do tego, by niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników i formy prowadzenia działalności, prowadził odrębne akta osobowe dla każdego z zatrudnionych.

Wraz ze zmianami z 2019 roku, akta pracownicze można przechowywać w formie elektronicznej, co ułatwia ich przechowywanie, aktualizowanie, a także zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dostęp do akt osobowych pracowników powinny mieć jedynie upoważnione osoby.

Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych po 1999. W przypadku osób zatrudnionych wcześniej, w dalszym ciągu pracodawca musi przechowywać teczkę pracownika przez 50 lat.

Obowiązek aktualizowania danych osobowych

Zgodnie z przepisami, do obowiązków pracodawcy należy również dopilnowanie, by informacje zawarte w aktach pracowniczych były aktualne. W związku z tym, sytuacji, gdy zmieniają się dane pracownika – np. dane kontaktowe lub nazwisko, pracodawca jest zobowiązany do zadbania o to, by informacje te zostały zaktualizowane dokumentacji pracownika.

Podsumowanie

Dzięki kwestionariuszowi osobowemu pracodawca może uzyskać niezbędne informacje dotyczące kandydata na pracownika oraz zatrudnionej już osoby. Wszystkie zebrane informacje musi przechowywać w aktach pracowniczych i aktualizować je na bieżąco. Niedopełnienie tego obowiązku może wiązać się z karami pieniężnymi.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat prawa pracy, obserwuj naszego bloga HR, a jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób Calamari może pomóc Ci w odpowiednim zabezpieczeniu dokumentacji pracowniczej, skontaktuj się z nami.